LegalizeReglament organitzatiu de la Comissió d'Avaluació de la Documentació (CAD), de 8-7-98
Reglament organitzatiu de la Comissió d'Avaluació de la Documentació (CAD) L'Administració central genera un volum documental creixent, el qual, passada la seva vigència administrativa, no és necessari conservar totalment. Un cop expirat el període de vigència als òrgans que els han produït o rebut, els documents han de ser objecte d'una avaluació i una tria, a fi de conservar de forma permanent només aquells que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la llei.
D'acord amb aquests principis i amb l'article 4 del Reglament dels Arxius Nacionals, del 22 de desembre de 1975, els objectius d'aquest Reglament són, d'una banda, regular i donar solucions a les necessitats d'avaluació i tria que ara es planteja l'Administració central, i de l'altra, assentar les bases per establir unes taules d'avaluació de documents.
A proposta del ministre de Cultura i en execució de l'acord del Govern de data 8 de juliol de 1998, s'aprova el Reglament següent:
Article 1
Comissió d'Avaluació de la Documentació: creació i funcions 1. Es crea la Comissió d'Avaluació de la Documentació, amb les sigles CAD, que té per objecte:
Analitzar la documentació de l'Administració central Elaborar i regular els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació de l'Administració central, i controlar-ne l'aplicació correcta Establir les taules d'avaluació de la documentació de l'Administració central 2. Les resolucions de la CAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.
Article 2
Comissió d'Avaluació de la Documentació: composició La CAD és integrada pels membres següents:
President/a: el/la secretari/ària general del Govern Vicepresident/a: el/la director/a de Cultura Vocals:
El/la cap del Servei d'Arxius Un/a tècnic/a de l'Arxiu Històric Nacional d'Andorra que actua com a secretari/ària Un/a professor/a-investigador/a d'història contemporània Un/a jurista amb amplis coneixements de dret administratiu Un/a economista Els vocals de la CAD els nomena el ministre encarregat de la Cultura.
Article 3
Documentació objecte d'avaluació i tria 1. És objecte d'avaluació i tria la documentació de l'Administració central que es troba en qualsevol de les fases prèvies a l'ingrés a l'Arxiu Històric Nacional.
No pot ingressar a l'Arxiu Històric Nacional cap document que no hagi estat avaluat prèviament.
No pot ser objecte d'avaluació i tria la documentació de l'Administració central anterior a l'1 de gener de 1984, llevat d'aquells casos excepcionals i degudament justificats.
Article 4
Procediment d'avaluació i tria 1. El procediment d'avaluació i tria de la documentació de l'Administració central s'inicia a proposta del responsable de l'òrgan titular de la documentació o del Ministeri encarregat de la Cultura després de la proposta del cap del Servei d'Arxius.
Per portar a terme una avaluació i una tria de la documentació cal que l'òrgan titular de l'arxiu ho comuniqui al president de la CAD.
a. Aquesta comunicació ha d'incloure una proposta elaborada pel responsable tècnic de l'arxiu, avalada pel director del departament corresponent, a partir dels criteris generals d'avaluació i tria de la documentació, on es concreti de forma raonada i justificada la documentació que es considera que pot ser eliminada.
b. En cas que el departament no disposi d'un responsable tècnic de l'arxiu, serà el Servei d'Arxius del Ministeri encarregat de la Cultura qui nomenarà l'arxiver que elabori la proposta.
En cap cas es pot iniciar un procés d'avaluació de documents a fi de triar i eliminar documentació si la proposta no compleix els requisits recollits a l'apartat 2 d'aquest article.
Article 5
Procediment d'avaluació i tria: instrucció i resolució 1. La CAD estudia cada proposta per ordre de recepció i emet dictamen en cada cas, aplicant els criteris generals que ha elaborat la CAD i aprovat el Govern.
La CAD, abans d'emetre dictamen, pot requerir la informació i l'assessorament que consideri necessaris.
De les reunions de la CAD se n'aixeca sempre acta.
L'acta ha d'incloure la relació detallada de la documentació que s'acorda eliminar i de la documentació que s'acorda conservar. De l'acta se'n fan tres certificacions, una per al Servei d'Arxius del Ministeri encarregat de la Cultura, una per al titular de la documentació objecte d'avaluació i tria, i una darrera per a l'arxiu on s'ingressa la documentació que s'ha de conservar.
La resolució de la CAD, un cop aprovada pel Govern, s'ha de notificar al responsable de l'òrgan titular de la documentació en el termini màxim de tres mesos comptats des de la data en què la sol.licitud hagi estat presentada amb els elements descrits a l'article 4.2, llevat de casos excepcionals i justificats.
Article 6
Aplicació de les resolucions de la CAD 1. L'òrgan titular de la documentació objecte d'avaluació i tria és el responsable d'aplicar les resolucions de la CAD.
a. De l'eliminació de la documentació, n'aixeca acta i en tramet còpia en els termes establerts a l'article 5.3.
b. Quan la documentació que cal conservar ingressa a l'arxiu corresponent, adjunta al document de transferència un exemplar de l'acta de la resolució de la CAD.
Article 7
Taules d'avaluació Entenem per taules d'avaluació l'indicatiu que assenyala els períodes de utilització i els suports de conservació dels documents actius i semiactius i que identifica els documents que s'han de conservar permanentment i els que s'han d'eliminar.
La CAD impulsa i coordina l'elaboració i la revisió de les taules d'avaluació de la documentació i les eleva al Govern perquè les aprovi.
Article 8
Del règim de reunions de la Comissió d'Avaluació de la Documentació La CAD es reuneix almenys un cop cada tres mesos per tal d'avançar en la resolució de les funcions que li han estat encomanades. Correspon al President/a convocar la reunió amb un mínim de 15 dies d'antelació.
Disposició final
El present Reglament entrarà en vigor al cap dels 15 dies de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d'Andorra.
Andorra la Vella, 8 de juliol de 1998
La consulta d'aquest document no substitueix la lectura del Butlletí Oficial del Principat d'Andorra (BOPA) corresponent. No assumim cap responsabilitat per eventuals inexactituds derivades de la transcripció de l'original a aquest format.