Vyhláška Ministerstva vnitra o postupech při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a o náležitostech spisové evidence při provádění spisové rozluky

§ 1

Tato vyhláška stanoví postupy při provádění spisové rozluky v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů a náležitosti spisové evidence při provádění spisové rozluky u agend, které v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů vykonávají od 1. ledna 2003 orgány územních samosprávných celků a organizační složky státu (dále jen „přebírající orgány“).

§ 2

Pro účely této vyhlášky se rozumí

• a) písemností písemné, obrazové, zvukové nebo jiné záznamy v podobě analogové nebo digitální, které byly okresnímu úřadu doručeny, vznikly z jeho činnosti nebo v souvislosti s ní a které podléhají skartačnímu řízení,^1)

• b) spisem soubor písemností vzniklých úředním jednáním v téže věci,

• c) spisovnou zařízení okresního úřadu sloužící k ukládání vyřízených písemností do jejich zařazení do skartačního řízení.

§ 3

(1) Před ukončením své činnosti okresní úřady:

• a) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynuly ke dni 31. 12. 2001, zařadí do skartačního řízení, které provedou do 30. 11. 2002,

• b) písemnosti, jejichž skartační lhůty uplynou ke dni 31. 12. 2002, zařadí do skartačního návrhu.

(2) Jde-li o písemnosti, jejichž skartační lhůty neuplynou ke dni 31. 12. 2002, okresní úřady

• a) uloží všechny písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení do spisovny, není-li dále stanoveno jinak,

• b) zhotoví soupisy všech písemností týkajících se pravomocně neukončených správních řízení a připraví je k protokolárnímu předání přebírajícím orgánům,

• c) zhotoví soupisy písemností uložených ve spisovně a tyto písemnosti připraví k protokolárnímu předání obecním úřadům obcí s rozšířenou působností stanovených zvláštním zákonem^2) (dále jen „stanovené obecní úřady“).

(3) Soupisy uvedené v odstavci 2 písm. b) a c) jsou součástí předávacího protokolu a obsahují označení předmětu písemností, jejich časový rozsah a množství.

(4) Po podpisu předávacích protokolů předávající a přejímající stranou obdrží od předávající strany jedno vyhotovení předávacího protokolu rovněž územně příslušný státní okresní archiv.

(5) Přednosta okresního úřadu nebo jeho zástupce svým podpisem pod posledním zápisem v podacím deníku, popř. podacích denících, pokud se jich na okresním úřadu vede více, (dále jen „podací deník okresního úřadu“) ke dni 31. 12. 2002 podací deník okresního úřadu uzavře.

§ 4

(1) Přebírajícím orgánům se předají

• a) písemnosti týkající se pravomocně neukončených správních řízení,

• b) písemnosti, u nichž není v podacím deníku záznam o vyřízení a uložení,

• c) písemnosti včetně uzavřených písemností či písemností týkajících se pravomocně ukončených správních řízení, které jsou potřebné pro výkon jejich působnosti, a písemnosti, u nichž povinnost uložení u přebírajícího orgánu stanoví zvláštní zákon,^3)

• d) písemnosti týkající se majetku a závazků státu, se kterými bude naloženo podle zvláštního zákona,^4)

• e) osobní spisy zaměstnanců České republiky zařazených k výkonu práce v okresních úřadech (dále jen „zaměstnanec okresního úřadu“), u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů anebo výkon těchto práv a povinností na tyto orgány přejdou jako na přejímajícího zaměstnavatele,^5)

• f) písemnosti týkající se nároků zaměstnanců okresních úřadů z pracovněprávních vztahů a nároků České republiky vůči zaměstnancům okresních úřadů, u nichž práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů ani výkon těchto práv a povinností na tyto orgány nepřejdou,

• g) písemnosti týkající se pravomocně ukončených správních řízení ve věcech dávek sociální péče a dávek státní sociální podpory.

(2) Písemnosti neuvedené v odstavci 1, u nichž neuplynuly skartační lhůty, se předají do péče stanovených obecních úřadů.

(3) Jestliže písemnost má být předána podle odstavce 1 písm. d) a je současně písemností, která se předává přebírajícímu orgánu podle odstavce 1 písm. a) nebo b) nebo c) anebo podle odstavce 2, pořídí okresní úřad ověřenou kopii této písemnosti a podle odstavce 1 písm. d) se přebírajícímu orgánu předá pouze tato ověřená kopie.

§ 5

(1) Přebírající orgán protokolárně převezme písemnosti okresního úřadu uvedené v § 3 odst. 2 písm. b). V podacím deníku okresního úřadu do sloupce „Záznam o vyřízení“ uvede název přebírajícího orgánu a datum předání.

(2) Podací deník okresního úřadu se po ukončení spisové rozluky předá do péče stanoveného obecního úřadu.

(3) Přebírající orgán opatří převzaté písemnosti uvedené v odstavci 1 podacím razítkem a zapíše je do svého podacího deníku. V podacím deníku okresního úřadu uvede název předávajícího okresního úřadu a datum převzetí spisů.

(4) Pokud jsou předmětem spisové rozluky neprotokolované písemnosti, je evidenční povinnost splněna sepsáním předávacího protokolu.

(5) Písemnosti trvalé hodnoty,^6) které budou předány přebírajícímu orgánu a nestanou se součástí nových spisů, budou po uplynutí skartačních lhůt a posouzení ve skartačním řízení předány k uložení územně příslušnému státnímu okresnímu archivu.

§ 6

Stanovené obecní úřady pečují o spisovnu okresního úřadu podle zvláštního zákona^7) až do uplynutí skartačních lhůt všech písemností v ní uložených a zpracovávají návrhy na jejich vyřazení (skartaci).

§ 7

Spisová rozluka písemností obsahujících utajované skutečnosti a předání písemností spojené s přechodem příslušnosti hospodařit s majetkem státu a plnit úkoly spojené se závazky státu a s přechodem výkonu práv a povinností z pracovněprávních vztahů zaměstnanců okresních úřadů na Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových se provádí podle zvláštních právních předpisů.^8)^,^9)

§ 8

Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem vyhlášení.

Ministr:

Mgr. Gross v. r.

^1) § 3 vyhlášky č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

^2) § 2 zákona č. 314/2002 Sb., o stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a stanovení obcí s rozšířenou působností.

^3) Například § 23 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů.

^4) Čl. CXVII body 11, 12, 14 a 15 zákona č. 320/2002 Sb., o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů.

^5) § 249 odst. 2 zákoníku práce.

^6) § 2 zákona č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění zákona č. 343/1992 Sb.

^7) § 6 zákona č. 97/1974 Sb.

^8) § 31 vyhlášky č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

^9) § 29 a 30 zákona č. 201/2002 Sb., o Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových.