Vyhláška o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti

ČÁST PRVNÍ

§ 1

Předmět úpravy

(1) Tato vyhláška stanoví podrobnosti stanovení a označení stupně utajení a postupy při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

(2) Tato vyhláška se nevztahuje na zpracovávání nebo přenos utajovaných skutečností v informačních systémech a kryptografických prostředcích, které se řídí zvláštními právními předpisy.^1)

§ 2

Vymezení pojmů pro účely této vyhlášky

(1) Utajovanými písemnostmi jsou listiny, nosná média a jiné materiály, obsahující utajované skutečnosti vyjádřené v jakékoli podobě.

(2) Pověřenou osobou je bezpečnostní ředitel, bezpečnostní tajemník nebo osoba pověřená ochranou utajovaných skutečností.

(3) Zásilkou je utajovaná písemnost vybavená k přepravě, přepravovaná nebo doručená na místo určení do ukončení přepravy.

(4) Opisem, kopií, překladem nebo výpisem je vyhotovení písemného záznamu nebo určitého počtu výtisků z originálu utajované písemnosti. Originálem utajované písemnosti se rozumí výtisk utajované písemnosti doručené nebo výtisk utajované písemnosti vzniklé, uvedený v rozdělovníku.

(5) Přepravou zásilky je její dopravení mimo objekt^2) orgánu státu nebo organizace za účelem jejího doručení adresátovi.

(6) Přenášením utajované písemnosti je její dopravení mimo objekt orgánu státu nebo organizace (např. pro potřeby jednání, porad), při kterém nedojde k jejímu předání.

(7) Zničením utajované písemnosti je její uvedení do takového stavu, kdy je znemožněna její rekonstrukce a identifikace utajované skutečnosti, kterou obsahovala.

§ 3

Stanovení stupně utajení

(1) Stupeň utajení se stanoví s využitím seznamu utajovaných skutečností podle toho, zda a v jaké intenzitě by neoprávněné nakládání s utajovanou skutečností mohlo způsobit újmu zájmům České republiky, nebo zájmům, k jejichž ochraně se Česká republika zavázala, nebo by mohlo být pro tyto zájmy nevýhodné.

(2) Při stanovení stupně utajení se posuzuje každá nově vznikající písemnost nebo její část samostatně. Skládá-li se utajovaná písemnost z více částí, stanoví se stupeň utajení podle části s nejvyšším stupněm utajení nebo vyšší.

(3) Pokud je při stanovování stupně utajení zřejmá nezbytně nutná doba, po kterou má být stupeň utajení zachován, uvede se lhůta pro utajení na přední stranu prvního listu pod horní označení stupně utajení slovy „UTAJOVAT DO“.

§ 4

Označení stupně utajení

(1) Na utajované písemnosti se stupeň utajení vyznačuje takto:

• a) „PŘÍSNĚ TAJNÉ“ a v čísle jednacím utajované písemnosti zkratkou „PT“,

• b) „TAJNÉ“ a v čísle jednacím utajované písemnosti zkratkou „T“,

• c) „DŮVĚRNÉ“ a v čísle jednacím utajované písemnosti zkratkou „D“, nebo

• d) „VYHRAZENÉ“ a v čísle jednacím utajované písemnosti zkratkou „V“.

(2) Stupeň utajení se na utajované písemnosti v listinné formě vyznačí v horní a dolní části uprostřed na každé straně utajované písemnosti obsahující informace.

(3) Stupeň utajení se na utajované písemnosti v nelistinné formě vyznačí na popisném štítku, nebo, je-li to možné, přímo na utajovanou písemnost.

(4) Stupeň utajení se vyznačí na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované písemnosti, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Stupeň utajení se vyznačuje psaným slovem podle odstavce 1 nebo otiskem razítka podle vzoru upraveného v příloze č. 1 k této vyhlášce.

§ 5

Změna nebo zrušení stupně utajení

(1) O změně nebo zrušení stupně utajení podle § 6 odst. 4 písm. b), c) a d) zákona rozhoduje statutární orgán orgánu státu nebo organizace, kde byl původní stupeň utajení stanoven, nebo osoba jím pověřená. Změnu nebo zrušení stupně utajení oznámí ten, kdo o změně nebo zrušení rozhodl, písemně všem adresátům utajované písemnosti.

(2) V případech podle § 6 odst. 4 písm. c) a d) zákona upozorní ten, kdo tuto skutečnost zjistil, orgán státu nebo organizaci, kde byl původní stupeň utajení stanoven, nebo jejich právního nástupce, a není-li jej, Národní bezpečnostní úřad (dále jen „Úřad“).

(3) Změna nebo zrušení stupně utajení se na písemnosti provede přeškrtnutím vyznačení stupně utajení tak, aby zůstala čitelná. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na písemnosti s uvedením důvodu, data provedení, jména, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení provedla.

(4) O změně stupně utajení utajované písemnosti se v příslušném jednacím protokolu provede záznam a utajovaná písemnost se přeeviduje podle nového stupně utajení. Do jednacího protokolu se v případě změny stupně utajení uvede odkaz na číslo jednací utajované písemnosti, pod kterým byla utajovaná písemnost nově zaevidována (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce). Dojde-li ke změně stupně utajení utajované písemnosti na stupeň utajení „Vyhrazené“, uvede se odkaz na číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení. V případě, že jsou utajované písemnosti různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím zkratky stupně utajení ve sloupci č. 1 jednacího protokolu, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v tomto jednacím protokolu. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizované utajované písemnosti v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize.

(5) O zrušení stupně utajení utajované písemnosti se v příslušném jednacím protokolu provede záznam, škrtne se pořadové číslo ve sloupci č. 1 a písemnost se vyvede z této evidence. Vyvedení z evidence se neprovádí při zrušení stupně utajení utajované písemnosti v rámci skartačního řízení, pokud následuje zničení písemnosti nebo její předání do archivu.

ČÁST DRUHÁ

ADMINISTRATIVNÍ POMŮCKY A POMŮCKY PRO PŘENÁŠENÍ, PŘEPRAVU A UKLÁDÁNÍ UTAJOVANÝCH PÍSEMNOSTÍ

§ 6

Administrativní pomůcky

(1) Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují

• a) jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro evidování utajované písemnosti. Jednací protokol obsahuje evidenční položky podle vzoru upraveného v příloze č. 2 k této vyhlášce,

• b) pomocný jednací protokol, kterým je kniha nebo sešit pro zaznamenávání pohybu utajované písemnosti uvnitř orgánu státu nebo organizace. Pomocný jednací protokol obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 3 k této vyhlášce,

• c) manipulační kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání přebírání a předávání utajované písemnosti osobou, která utajovanou písemnost vytváří nebo které byla utajovaná písemnost předána k vyřízení. Manipulační kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 4 k této vyhlášce,

• d) doručovací kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání předání utajované písemnosti. Doručovací kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 5 k této vyhlášce,

• e) zápůjční kniha, kterou je kniha nebo sešit pro zaznamenávání zápůjček uložené utajované písemnosti. Zápůjční kniha obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,

• f) kontrolní list utajované písemnosti stupně utajení „Důvěrné“, „Tajné“, nebo „Přísně tajné“ (dále jen „kontrolní list“) pro vedení přehledu osob, které se s utajovanou písemností u orgánu státu nebo organizace seznámily. Kontrolní list obsahuje položky podle vzoru upraveného v příloze č. 7 k této vyhlášce.

(2) Jednací protokol a pomocný jednací protokol lze vést pomocí prostředků výpočetní techniky. Nejsou-li vedeny souběžně v listinné formě, musí být splněna podmínka, že jde o systém schválený statutárním orgánem, který obsahuje evidenční položky jako administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a) a b), je zabezpečen proti následnému nebo jinému neoprávněnému zásahu do vedené evidence a proti přístupu neoprávněné osoby a prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny vedené evidence a pohybu utajované písemnosti.

(3) Administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a), b) a c) musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo organizace přesahující okraj přelepu, uvede doložka o počtu listů a podpis pověřené osoby a datum přidělení k užívání.

(4) Kromě administrativních pomůcek dle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky, sloužící k evidenci utajovaných písemností, obsahují přiměřeně podle účelu položky jako jednací protokol a jsou upraveny podle odstavce 3.

(5) Kontrolní list vyhotovuje k utajované písemnosti osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Kontrolní list se nestává součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní až do jejího vyřazení. Kontrolní list lze nahradit např. otiskem razítka, obsahujícím položky seznámení, na utajovanou písemnost.

(6) Vydané administrativní pomůcky dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, a administrativní pomůcky dle odstavce 1 s výjimkou kontrolního listu se evidují. Evidenci vede pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(7) Do administrativních pomůcek dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, do administrativních pomůcek dle odstavce 1 a do sběrného archu se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo pořizují otiskem razítka.

§ 7

Přenosné schránky

Za přenosné schránky se pro účely této vyhlášky považují zejména všechny druhy aktovek, kufříků, kufrů, přenosných bezpečnostních schránek, kurýrních vaků. Podmínkou pro jejich použití k přepravě utajované písemnosti je možnost jejich uzamčení (zejména mechanickým, kódovým zámkem) nebo zajištění proti neoprávněné manipulaci s jejich obsahem bez vědomí uživatele (zejména pečetěním, plombováním). Každá přenosná schránka musí být opatřena na vhodném místě nápisem: „V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“

§ 8

Úschovné objekty

Za úschovné objekty se pro účely této vyhlášky považují všechny druhy trezorů a uzamykatelných kovových skříní.

ČÁST TŘETÍ

MANIPULACE S UTAJOVANÝMI PÍSEMNOSTMI STUPNĚ UTAJENÍ „VYHRAZENÉ“

§ 9

(1) Zásilku přijímá osoba určená k přebírání zásilek, za dodržení § 17 odst. 1 zákona.

(2) Utajovaná písemnost musí být prokazatelným způsobem zaevidována, a to nejméně v rozsahu sloupců č. 1, 2, 3, 5, 6 a 7 jednacího protokolu; v případě, je-li utajovaná písemnost odesílána mimo orgán státu nebo organizaci, i v rozsahu sloupce č. 10 jednacího protokolu.

(3) Oprava zápisu v evidenci se provede takto:

• a) původní zápis se přeškrtne tak, aby zůstal čitelný,

• b) provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

(4) Na doručenou utajovanou písemnost se vyznačí

• a) obchodní firma nebo název (dále jen „označení“) příjemce,

• b) datum zaevidování.

Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka.

§ 10

(1) Na první stranu utajované písemnosti v listinné formě se uvede označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, počet listů, počet příloh v listinné formě a počet jejich listů, případně počet a druh příloh v nelistinné formě, a to způsobem podle § 18 odst. 2.

(2) Utajované písemnosti v nelistinné formě se opatří popisným štítkem, na který se uvede označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, pod kterým je médium vedeno v evidenci podle § 21 odst. 1, resp. příloha k číslu jednacímu utajované písemnosti a stupeň utajení. Tyto údaje se mohou uvádět, je-li to možné, přímo na utajovanou písemnost v nelistinné formě.

§ 11

(1) Opis, kopie, překlad nebo výpis z utajované písemnosti lze pořizovat, pouze je-li to nezbytné.

(2) Je-li utajovaná písemnost předávána mimo orgán státu nebo mimo organizaci, lze tak učinit pouze proti podpisu.

(3) Utajovaná písemnost se odesílá ve 2 obálkách. Na vnitřní obálku se uvede označení odesílatele, označení adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajované písemnosti nebo jiné evidenční označení. Na vnější obálku se uvede označení odesílatele a označení adresáta, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím utajované písemnosti (je-li použito). V případě, že utajovanou písemnost nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů.

(4) Přeprava zásilky se provádí

• a) kurýrní službou,

• b) držitelem poštovní licence^3) (dále jen „pošta“), formou doporučeného psaní, nebo doporučeného balíku.^4)

Kurýr, který zásilku bude přepravovat, se prokáže odesílateli platným osvědčením.^5)

(5) Utajovaná písemnost se přenáší v zalepené obálce nebo uzavřeném obalu, na kterých je uvedeno označení orgánu státu nebo organizace a nápis „V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“.

§ 12

(1) V průběhu zpracování i po jejich vyřízení se utajované písemnosti uschovávají do úschovných objektů v zabezpečených oblastech^6) nebo do zabezpečených oblastí, jsou-li splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem.

(2) Po vyřízení se utajovaná písemnost vrací k evidenčnímu místu k uložení. Na utajovanou písemnost uvede před uložením ten, kdo ji vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení, vrací-li ji v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

(3) Vyřízené utajované písemnosti se ukládají odděleně od ostatních písemností posloupně podle čísel jednacích utajovaných písemností, nebo evidenčních označení, nebo podle problematik do spisových svazků. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými písemnostmi se vyznačí stupeň utajení. Utajované písemnosti ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených písemností, který je jeho součástí.

(4) Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných písemností, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

(5) Uloženou utajovanou písemnost lze zapůjčit uvnitř orgánu státu nebo organizace na dobu nezbytně nutnou osobě určené ke styku s utajovanou skutečností příslušného stupně utajení a rozsahu činnosti.

(6) Vyřazování (skartace)^7) utajované písemnosti se provádí podle zvláštního právního předpisu^8) a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací. Nadpočetné výtisky utajovaných písemností se mohou zničit mimo skartační řízení.

§ 13

(1) Ustanovení části třetí se nevztahují na utajované písemnosti kryptografické ochrany utajovaných skutečností.

(2) Ustanovení části čtvrté lze pro manipulaci s utajovanými písemnostmi stupně utajení „Vyhrazené“ použít přiměřeně.

ČÁST ČTVRTÁ

MANIPULACE S UTAJOVANÝMI PÍSEMNOSTMI STUPŇŮ UTAJENÍ „DŮVĚRNÉ“, „TAJNÉ“ A „PŘÍSNĚ TAJNÉ“

§ 14

Příjem zásilky

(1) Zásilku přijímá, za dodržení § 17 odst. 1 zákona, pověřená osoba, osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek (podatelna). Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka orgánu státu nebo organizace. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně pověřené osobě nebo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování.

(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada (např. nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaných písemností mohla seznámit nepovolaná osoba, nesouhlasí-li počet listů nebo příloh), sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam; zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí pověřená osoba adresáta.

(3) Zjistí-li se po otevření obálky nebo obalu zásilky, že utajovaná písemnost byla určena jinému adresátovi, příjemce ji neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajované písemnosti se uvede „Doručeno omylem“, označení a adresa orgánu státu nebo organizace, která utajovanou písemnost omylem obdržela, datum, jméno a příjmení a podpis pověřené osoby nebo osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

§ 15

Evidence utajované písemnosti

(1) Utajované písemnosti, doručené nebo vznikající v orgánu státu nebo organizaci, se evidují v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v textové části přílohy č. 2 k této vyhlášce, pokud tato vyhláška nestanoví jinak. Evidenci provádí pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(2) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se evidují v samostatném jednacím protokolu, není-li dále stanoveno jinak. Utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ a „Vyhrazené“ se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu.

(3) Na doručené utajované písemnosti se vyznačí

• a) označení příjemce,

• b) datum zaevidování,

• c) číslo jednací utajované písemnosti příjemce.

Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka.

(4) Orgán státu nebo organizace mohou pro účely zaznamenávání pohybu utajované písemnosti z jednacích protokolů na organizační útvary, které jednací protokoly nevedou, zavést na těchto organizačních útvarech pomocné jednací protokoly. Pohyb utajované písemnosti se zaznamenává v pomocných jednacích protokolech obdobně podle odstavce 2. Do pomocných jednacích protokolů se utajované písemnosti zapisují pod přidělenými pořadovými čísly z jednacího protokolu.

(5) Je-li utajovaná písemnost převzata, např. při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, bude neprodleně předána proti podpisu v manipulační knize osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování v jednacím protokolu. Při přepravě takovéto utajované písemnosti je nutné dodržet podmínky § 26 odst. 4 a 5.

(6) Doručené zásilky opatřené na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá, evidují se neotevřené a předávají se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajované písemnosti v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů dle odstavce 3 na utajovanou písemnost.

(7) Ten, kdo utajovanou písemnost vytváří nebo mu byla přidělena k vyřízení, ji zaznamenává v přidělené manipulační knize, není-li dále stanoveno jinak. Záznam se provede neprodleně po přijetí utajované písemnosti nebo přidělení čísla jednacího pro vznikající utajovanou písemnost. Osoba, která se s utajovanou písemností stupně utajení „Přísně tajné“, „Tajné“ nebo „Důvěrné“ pouze seznamuje bez přidělení, nezaznamenává toto seznámení ve své manipulační knize, ale potvrdí je podpisem v kontrolním listu.

(8) Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a její přímý nadřízený nebo pověřená osoba.