Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

§ 1

Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví

(1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace^4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen „druhotná evidence“) se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby.

(3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen „ústřední evidence“) se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií.

(4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.

§ 2

Změny v evidenci Národního archivního dědictví při přemístění archiválií

(1) Návrh na převedení archiválie do péče jiného archivu podle § 18a odst. 2 zákona adresovaný ministerstvu obsahuje pro potřeby aktualizace ústřední evidence stejnopisy evidenčních listů Národního archivního dědictví (dále jen „evidenční listy“), na kterých jsou evidovány archiválie přemisťované mezi archivy nebo kulturně vědeckými institucemi, které vedou základní evidenci, za účelem zajištění péče o archiválie (dále jen „delimitace“), a přesnou charakteristiku přemisťovaných archiválií vyjádřenou v evidenčních jednotkách a metráži; u zpracovaných a inventarizovaných archiválií je obsažen i soupis předmětných archiválií.

(2) Delimitované archiválie, vezme archiv nebo kulturně vědecké instituce, do které se archiválie delimitují, do základní evidence a archiv nebo kulturně vědecké instituce, v jejichž péči byly archiválie do doby delimitace, je ze základní evidence vyřadí.

(3) Pokud jsou delimitované archiválie vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě, oznámí pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv nebo kulturně vědecké instituce předávající archiválie tuto skutečnost Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu, v jehož základní evidenci jen v listinné podobě jsou archiválie vedeny.

(4) Pokud vedení druhotné evidence delimitovaných archiválií, které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě, přechází na jiný archiv, oznámí to pro potřeby aktualizace druhotné evidence archiv, který je v druhotné evidenci vedl, archivu, do jehož působnosti vedení druhotné evidence přechází.

§ 3

Evidence přírůstků a úbytků archiválií

(1) Evidence přírůstků a úbytků archiválií se člení na evidenci vnějších přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnější změna“) a evidenci vnitřních přírůstků a úbytků archiválií (dále jen „vnitřní změna“), které nastaly s archiváliemi archivního fondu nebo archivní sbírky (dále jen „archivní soubor“).

(2) Vnější změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru ve vztahu archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, k jiné fyzické nebo právnické osobě, například původci, vlastníkovi, jinému archivu, jiné kulturně vědecké instituci.

(3) Vnitřní změna zachycuje změny, které nastaly s archiváliemi příslušného archivního souboru uvnitř archivu nebo kulturně vědecké instituce, která má tyto archiválie ve své základní evidenci, například při archivním zpracování, při přehodnocení významu archiválií nebo zničení archiválií.

(4) V základní evidenci u kulturně vědeckých institucí a u archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce se přírůstky a úbytky vedou jen na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

§ 4

Evidence vnějších změn

(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána jako celistvý soubor. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje

• a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen „číselník archivů“), který archiválie vede v základní evidenci,

• b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,

• c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje,

• d) datum vnější změny,

• e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar),

• f) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny,

• g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,

• h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,

• i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad,

• j) u archiválií v analogové podobě počet běžných metrů (dále jen „metráž“) archiválií vnější změny, kterou je

• 1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií,

• 1. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií,

• 1. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií,

• 1. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných,

• k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění

• 1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě,

• 1. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií,

• l) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou

• 1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,

• 1. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,

• 1. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i),

• m) místo uložení přírůstku,

• n) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru.

(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.

(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 5

Evidence vnitřních změn

(1) Evidence vnitřních změn v listinné podobě je vedena na evidenčních listech v rozsahu uvedeném v § 6 odst. 3 písm. s).

(2) V základní evidenci archivů vedené v digitální podobě se vnitřní změny evidují v samostatné evidenci, a to zejména změny podle § 17 odst. 2 zákona, změny zjištěné při inventuře archiválií vyhlášené ministerstvem podle § 44 písm. i) zákona a změny při archivním zpracování. Záznam vnitřní změny vždy obsahuje

• a) číslo archivu z číselníku archivů, který archiválie vede v základní evidenci,

• b) číslo vnitřní změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,

• c) charakteristiku typu vnitřní změny (např. úbytek části archivního souboru zničením, změny v archivním souboru při archivním zpracování) a popis vnitřní změny (např. okolnosti popisující zničení archiválií),

• d) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnitřní změna vztahuje,

• e) datum vnitřní změny,

• f) časový rozsah archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),

• g) u archiválií v analogové podobě metráž archiválií, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),

• h) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),

• i) evidenční jednotky, kterých se vnitřní změna týká, způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. l),

• j) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny, pokud takový dokument existuje.

(3) Evidenci vnitřních změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

§ 6

Evidenční listy Národního archivního dědictví

(1) Všechny archiválie se evidují na evidenčních listech.

(2) Evidenční listy vedené v základní evidenci v listinné podobě se opatří podpisem zpracovatele evidenčního listu a ředitele archivu nebo statutárního zástupce kulturně vědecké instituce. U archiválií, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se opatří podpisem vlastníka nebo držitele. Je-li vlastníkem nebo držitelem evidovaných archiválií právnická osoba, je nutný podpis fyzické osoby, která je oprávněna za právnickou osobu jednat. U archiválií náležejících do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce se evidenční list opatří i otiskem razítka příslušného archivu nebo kulturně vědecké instituce.

(3) Evidenční list vždy obsahuje

• a) číslo archivu nebo kulturně vědecké instituce z číselníku archivů, který archivní soubor vede ve své základní evidenci; neuvádí se u archiválií uvedených v písmenu b),

• b) číslo z číselníku archivů, pod kterým jsou evidovány archiválie, které nenáleží do péče archivu nebo kulturně vědecké instituce, v příslušném archivu,

• c) údaje o vlastnících nebo držitelích archiválií podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,

• d) číslo evidenčního listu, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu nebo kulturně vědecké instituci,

• e) název archivního souboru,

• f) evidenční status archivního souboru, vyjadřující vztah archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede archivní soubor v základní evidenci, k evidovaným archiváliím,

• g) časový rozsah archiválií archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. i),

• h) datum, kdy byl evidenční list vyplněn a podepsán, popřípadě datum poslední změny na evidenčním listu,

• i) údaje o přístupnosti archivního souboru pro nahlížení podle § 34, 37 a § 38 odst. 1 až 3 zákona,

• j) u archiválií v analogové podobě metráž archivního souboru, a to způsobem uvedeným v § 4 odst. 1 písm. j),

• k) u archiválií v digitální podobě jejich velikost v bytech, a to v členění uvedeném v § 4 odst. 1 písm. k),

• l) stav zachování archivního souboru v rozsahu úplnost, fyzický stav, u poškozených archivních souborů i charakter poškození,

• m) číslo skupiny tematické evidence a tematický popis archivního souboru, kde skupiny tematické evidence jsou obecné, významově nadřazené pojmy shrnující společné znaky určitého typu archivních souborů,

• n) místo vzniku a místo uložení archivního souboru,

• o) evidenční jednotky archivního souboru podle § 4 odst. 1 písm. l),

• p) archivní pomůcky archivního souboru podle § 7 odst. 2 písm. b), f), h) a i),

• q) údaje o tom, zda archivní soubor obsahuje archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku, podle § 10 odst. 4,

• r) označení původce archivního souboru v původním jazyce, starší nebo jiné názvy původce s dobou, po kterou byl název užíván, a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona,

• s) přírůstky a úbytky archivního souboru, kde se uvádí

• 1. všechny vnější změny, v jejichž důsledku došlo ke změnám v popisovaném archivním souboru, a to v rozsahu: číslo vnější změny, datum vnější změny a číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny,

• 1. všechny vnitřní změny, a to v rozsahu: popis vnitřní změny a datum vnitřní změny,

• 1. v případě evidence podle § 3 odst. 4 se uvádí základní popis přírůstku nebo úbytku, a to v rozsahu: charakteristika typu vnitřní změny nebo důvody vnější změny, metráž přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. j) a evidenční jednotky přírůstku nebo úbytku podle § 4 odst. 1 písm. l),

• 1. údaj o převzetí archivního souboru do archivu nebo kulturně vědecké instituce v případě, nejsou-li předchozí údaje známé,

• t) údaje o výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení,

• u) údaje o archiváliích náležejících do archivního souboru, uložených v jiných archivech nebo jiných kulturně vědeckých institucích nebo uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,

• v) údaje o literatuře o archivním souboru pojednávající o obsahu a dějinách archivního souboru a edice z archivního souboru,

• w) informace o opatřeních podle § 27 a 32 zákona, jde-li o archivní soubory, které nejsou uloženy ve veřejném archivu,

• x) údaje podle § 18 odst. 3 zákona, datum uložení archiválií do archivu a údaje o případném omezení přístupnosti archivního souboru vyplývající ze smlouvy o úschově, jde-li o archivní soubory uložené v archivu na základě smlouvy o úschově,

• y) údaje podle § 18 odst. 3 zákona a datum uzavření smlouvy, jde-li o archivní soubory uložené na základě smlouvy mimo archiv nebo kulturně vědeckou instituci, která archiválie vede v základní evidenci,

• z) datum předání a místo uložení předaného archivního souboru a další údaje podle § 18 odst. 3 zákona, jde-li o archivní soubory fyzicky předané vlastníkům.

(4) Evidenční list vždy dále obsahuje

• a) jméno zpracovatele evidenčního listu,

• b) jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,

• c) značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,

• d) údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích.

(5) Evidenční listy v listinné podobě, které nejsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyplňují hůlkovým písmem perem nebo na psacím stroji tak, aby byla zachována čitelnost údajů již neplatných; pokud zaznamenávané změny znesnadní čitelnost evidenčního listu, příslušný evidenční list se vyřadí a nahradí se novým.

(6) Evidenční listy v listinné podobě, které jsou tiskovým výstupem z evidence vedené v digitální podobě, se vyřazují a nahrazují jejich aktuálním zněním při jakékoliv změně v evidenčním listu.

(7) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě se označí škrtnutím přes celou plochu formuláře s datem vyřazení a podpisem zpracovatele nového evidenčního listu.

(8) Vyřazené evidenční listy v listinné podobě zůstávají ve spisovně archivu nebo kulturně vědecké instituce a ukládají se do spisu o archivním souboru.

§ 7

Evidence archivních pomůcek

(1) Evidence archivních pomůcek vedená v základní evidenci je vedena na evidenčních listech v listinné podobě, které obsahují údaje podle odstavce 2 písm. b), f), h) a i).

(2) Evidence vedená v základní, druhotné a v ústřední evidenci v digitální podobě obsahuje

• a) číslo archivu, který archiválie popsané v archivní pomůcce vede v základní evidenci (dále jen „archiv s archivním souborem“),

• b) evidenční číslo archivní pomůcky z archivu s archivním souborem; toto číslo je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,

• c) jméno, popřípadě jména a příjmení fyzické osoby nebo název právnické osoby, v jejíž správě či držení se archiválie nacházejí, jde-li o archivní pomůcky popisující archiválie uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce,

• d) číslo archivu, který má stejnopis archivní pomůcky ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,

• e) jedinečné evidenční číslo stejnopisu archivní pomůcky z archivu, který má stejnopis ve své evidenci, jde-li o evidenci stejnopisu archivní pomůcky,

• f) druh archivní pomůcky podle přílohy č. 2 k této vyhlášce,

• g) název archivní pomůcky,

• h) časové rozmezí archiválií popisovaných v archivní pomůcce označující období, ze kterého pocházejí archiválie popsané v archivní pomůcce,

• i) rok vzniku archivní pomůcky,

• j) formu vyhotovení archivní pomůcky,

• k) údaje o dodatcích, které nemají zvláštní název, úvod a tiráž,

• l) číslo skupiny tematické evidence charakterizující archiválie popisované v archivní pomůcce,

• m) jméno a příjmení zpracovatele (zpracovatelů) archivní pomůcky,

• n) místo vzniku archiválií popisovaných v archivní pomůcce,

• o) číslo evidenčního listu nebo čísla evidenčních listů, na kterých jsou evidovány archiválie popsané v archivní pomůcce.

(3) Archivní pomůcky nahrazené archivními pomůckami s aktualizovaným obsahem nejsou součástí základní evidence a u archivu nebo kulturně vědecké instituce, která vede příslušný archivní soubor ve své základní evidenci, se uloží do spisu o archivním souboru.

§ 8

Zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek

(1) Do ústřední evidence zasílají archivy a kulturně vědecké instituce stejnopisy dílčích inventářů, inventářů, katalogů, rejstříků, tematických katalogů, soupisů dokumentů a tematických rejstříků uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

(2) Bezpečnostní archivy, specializované archivy, archivy územních samosprávných celků, soukromé archivy a kulturně vědecké instituce zasílají stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 těm archivům, které vedou v druhotné evidenci jejich archiválie.

(3) Stejnopisy archivních pomůcek uvedených v odstavci 1 se zasílají v listinné podobě nebo v digitální podobě. Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií.

(4) Ministerstvo vede evidenci přijatých stejnopisů archivních pomůcek. Zaslané stejnopisy archivních pomůcek a jejich evidence jsou součástí ústřední evidence.