Zákon o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování)

ČÁST PRVNÍ

VÝKON STÁTNÍ SPRÁVY

§ 1

(1) Působnost na úseku ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (dále jen „vidimace“) a ověřování pravosti podpisu (dále jen „legalizace“) podle tohoto zákona vykonávají

• a) Ministerstvo vnitra (dále jen „ministerstvo“),

• b) krajské úřady,

• c) obecní úřady obcí s rozšířenou působností,

• d) obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis (dále jen „obecní úřad“),

• e) újezdní úřady^1),

• f) držitel poštovní licence,

• g) Hospodářská komora České republiky.

(2) Působnost stanovená krajskému úřadu, obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností, nebo obecnímu úřadu podle tohoto zákona, je výkonem přenesené působnosti.

§ 2

Ministerstvo

• a) vede vzory otisků úředních razítek^2) krajů a podpisové vzory úředníků územních samosprávných celků^3) (dále jen „úředník“) provádějících vidimaci a legalizaci u krajských úřadů včetně jejich změn, jakož i vzory otisků úředních razítek držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky a podpisové vzory zaměstnanců držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky provádějících vidimaci a legalizaci včetně jejich změn,

• b) provádí zkoušky úředníků zařazených do krajského úřadu (§ 14 odst. 2) a zaměstnanců držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky provádějících vidimaci a legalizaci (§ 14a odst. 2),

• c) vykonává metodickou a kontrolní činnost na úseku vidimace a legalizace vůči újezdním úřadům, držiteli poštovní licence a Hospodářské komoře České republiky.

§ 3

Krajský úřad

• a) provádí vidimaci a legalizaci,

• b) vede evidenci vidimací a legalizací,

• c) vede vzory otisků úředních razítek obcí s rozšířenou působností a podpisové vzory úředníků provádějících vidimaci a legalizaci u obecních úřadů obcí s rozšířenou působností včetně jejich změn,

• d) provádí zkoušky úředníků zařazených do obecního úřadu obce s rozšířenou působností (§ 14 odst. 2).

§ 4

Obecní úřad obce s rozšířenou působností

• a) provádí vidimaci a legalizaci,

• b) vede evidenci vidimací a legalizací,

• c) vede vzory otisků úředních razítek obcí a újezdních úřadů a podpisové vzory

• 1. úředníků nebo starostů anebo místostarostů provádějících vidimaci a legalizaci u obecních úřadů,

• 1. zaměstnanců zařazených do újezdních úřadů provádějících vidimaci a legalizaci u újezdních úřadů

včetně jejich změn,

• d) provádí zkoušky úředníků zařazených do obecních úřadů (§ 14 odst. 2).

§ 5

(1) Obecní úřad, újezdní úřad, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky

• a) provádí vidimaci a legalizaci a

• b) vede evidenci vidimací a legalizací.

(2) Legalizaci na dokumentu v elektronické podobě provádí z obecních úřadů pouze ty, které jsou kontaktními místy veřejné správy^20).

Vidimace

§ 6

(1) Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (dále jen „vidimovaná listina“) se doslova shoduje s předloženou listinou.

(2) Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy. Krajský úřad, obecní úřad obce s rozšířenou působností, obecní úřad, újezdní úřad, držitel poštovní licence ani Hospodářská komora České republiky (dále jen „úřad“) za obsah vidimované listiny neodpovídá.

(3) Vidimace se provádí na žádost. Vidimovanou listinu pořizuje žadatel na své náklady, není-li dále stanoveno jinak.

§ 7

(1) Vidimace se na vidimované listině nebo na listu pevně s ní spojeném vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka.

(2) Po provedení vidimace se vidimovaná listina označí tak, aby text na ní nemohl být po provedené vidimaci doplňován.

(3) Způsob označení vidimované listiny stanoví prováděcí právní předpis.

§ 8

Ověřovací doložka obsahuje

• a) označení úřadu,

• b) pořadové číslo, pod kterým je vidimace zapsána v ověřovací knize,

• c) údaj o tom, že vidimovaná listina se doslova shoduje s listinou, z níž byla pořízena, a zda tato listina je

• 1. prvopisem,

• 1. již ověřenou vidimovanou listinou,

• 1. listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů^15),

• 1. opisem nebo kopií pořízenou ze spisu^4), nebo

• 1. stejnopisem písemného vyhotovení rozhodnutí nebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu^5),

a z kolika stran se skládá,

• d) údaj o tom, z kolika stran se skládá vidimovaná listina,

• e) údaj o tom, zda je vidimovaná listina opisem úplným nebo částečným nebo zda jde o kopii úplnou nebo částečnou,

• f) údaj o tom, zda listina, ze které je vidimovaná listina pořízena, obsahuje viditelný zajišťovací prvek,

• g) datum provedení vidimace,

• h) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis úředníka, starosty anebo místostarosty, zaměstnance zařazeného do újezdního úřadu, zaměstnance držitele poštovní licence nebo zaměstnance Hospodářské komory České republiky (dále jen „ověřující osoba“), který vidimaci provedl.

§ 9

Vidimace se neprovede

• a) je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba,

• b) je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého^6) nebo slovenského; to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,

• c) je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, opatřena viditelným zajišťovacím prvkem; to neplatí, je-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,

• d) je-li předložená listina již ověřenou vidimovanou listinou, v jejíž ověřovací doložce je uveden údaj podle § 8 písm. f),

• e) je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů^15), v jejíž doložce je uveden údaj o tom, že vstup do autorizované konverze dokumentů obsahoval viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup,

• f) jsou-li v předložené listině, z níž je vidimovaná listina pořízena, změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost,

• g) jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s předloženou listinou, z níž byla pořízena,

• h) není-li z předložené listiny, z níž je vidimovaná listina pořízena, patrné, zda se jedná o

• 1. prvopis,

• 1. již ověřenou vidimovanou listinu,

• 1. listinu, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů^15),

• 1. opis anebo kopii pořízenou ze spisu, nebo

• 1. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu^5).

Legalizace

§ 10

(1) Legalizací se ověřuje, že žadatel před ověřující osobou

• a) listinu vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní, nebo

• b) elektronický podpis na dokumentu v elektronické podobě uznal za vlastní.

(2) Legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v dokumentu ani jejich soulad s právními předpisy. Úřad za obsah dokumentu neodpovídá.

(3) Legalizace se provádí na žádost.

(4) Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků.

(5) Účast dvou svědků se k legalizaci nevyžaduje, má-li ten, kdo nemůže číst nebo psát, schopnost seznámit se s obsahem dokumentu s pomocí přístrojů nebo speciálních pomůcek nebo prostřednictvím jiné osoby, kterou si zvolí, a je schopen vlastnoručně dokument podepsat.

§ 11

(1) Legalizace se na listině nebo na listu pevně s ní spojeném vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka.

(2) Je-li legalizován podpis žadatele na listině, která je nedílnou součástí souboru listin, jednotlivé listy se pevně spojí do svazku.

(3) Způsob spojení listin podle odstavce 2 stanoví prováděcí právní předpis.

§ 11a

(1) Legalizace se na dokumentu v elektronické podobě provede připojením ověřovací doložky.

(2) Formát a náležitosti dokumentu v elektronické podobě, u nějž lze provést legalizaci, a postup při provádění legalizace na dokumentu v elektronické podobě stanoví prováděcí právní předpis.

§ 12

Ověřovací doložka obsahuje

• a) označení úřadu,

• b) pořadové číslo, pod kterým je legalizace zapsána v ověřovací knize,

• c) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4,

• d) adresu místa trvalého pobytu nebo adresu místa pobytu na území České republiky anebo adresu bydliště mimo území České republiky žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4, je-li v předloženém dokladu uvedena; pokud předložený doklad tento údaj neobsahuje, zapíše se údaj na základě ústního prohlášení žadatele, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4,

• e) označení dokladu, na jehož základě byly údaje podle písmene c) a d) zjištěny,

• f) údaj o tom, že žadatel listinu před ověřující osobou podepsal, nebo že podpis na listině, popřípadě elektronický podpis na dokumentu v elektronické podobě, uznal za vlastní,

• g) datum provedení legalizace,

• h) jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ověřující osoby, která legalizaci provedla, nebo jméno, popřípadě jména, příjmení a kvalifikovaný elektronický podpis ověřující osoby, která legalizaci provedla, a kvalifikované elektronické časové razítko, jde-li o legalizaci na dokumentu v elektronické podobě.

§ 13

Legalizace se neprovede,

• a) jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí,

• b) jde-li o legalizaci podpisu na dokumentu, který neobsahuje žádný text,

• c) nepředloží-li žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4, k prokázání své totožnosti platný doklad podle § 18,

• d) nemůže-li žadatel psát a listina současně neobsahuje jeho podpis,

• e) jde-li o legalizaci podpisu dokumentu, který je psán v jiném než českém nebo slovenském jazyce, a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je dokument psán, a není-li současně předložen v úředně ověřeném překladu do jazyka českého^6) nebo slovenského,

• f) jde-li o legalizaci podpisu nahrazeného mechanickými prostředky využívajícími zejména grafické znázornění vlastnoručního podpisu,

• g) jde-li o legalizaci dokumentu v jiné než textové nebo obrázkové podobě, nebo dokumentu v elektronické podobě, který není ve formátu nebo nemá náležitosti stanovené prováděcím právním předpisem, nebo

• h) jde-li o legalizaci podpisu na zcela nevyplněném formuláři.

Společná ustanovení

§ 14

(1) Vidimaci a legalizaci u krajského úřadu, obecního úřadu obce s rozšířenou působností a obecního úřadu provádí úředník, který

• a) prokázal zvláštní odbornou způsobilost pro výkon správních činností při správě matrik a státního občanství^7), nebo

• b) prokázal odbornou způsobilost matrikáře podle zvláštního právního předpisu^8), nebo

• c) složil zkoušku podle tohoto zákona.

(2) Obsahem zkoušky podle odstavce 1 písm. c) je ústní a praktické ověření znalostí právních předpisů týkajících se oblasti vidimace a legalizace, vybraných ustanovení právních předpisů týkajících se správních poplatků a správního řádu a schopnosti jejich aplikace.

(3) Složení zkoušky podle odstavce 1 písm. c) se prokazuje osvědčením o vykonání zkoušky vydaným ministerstvem, krajským úřadem nebo obecním úřadem obce s rozšířenou působností. Vzor osvědčení stanoví prováděcí právní předpis.

(4) Prováděním zkoušky úředníků lze pověřit jen úředníka, který splňuje podmínky podle odstavce 1 písm. a). Na zaměstnance ministerstva pověřené prováděním zkoušky se věta první nepoužije.

(5) Neuspěl-li úředník při zkoušce podle odstavce 2, může zkoušku dvakrát opakovat. Opakovanou zkoušku je možno vykonat nejdříve za 60 dnů a nejpozději do 90 dnů ode dne konání zkoušky, při níž úředník neuspěl.

§ 14a

(1) Vidimaci a legalizaci provádí u držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky zaměstnanec, který složil zkoušku.

(2) Obsahem zkoušky je ústní ověření znalostí právních předpisů týkajících se oblasti vidimace a legalizace, vybraných ustanovení právních předpisů týkajících se správních poplatků a správního řádu a schopnosti jejich aplikace.

(3) Složení zkoušky se prokazuje osvědčením o vykonání zkoušky vydaným ministerstvem podle § 14 odst. 3.

(4) Neuspěl-li zaměstnanec při zkoušce, může zkoušku dvakrát opakovat. Opakovanou zkoušku je možno vykonat nejdříve za 60 dnů a nejpozději do 90 dnů ode dne konání zkoušky, při níž zaměstnanec neuspěl.

§ 15

(1) Vidimace a legalizace se provádí v úředních místnostech úřadu. Na jiném vhodném místě ve správním obvodu krajského úřadu, obecního úřadu obce s rozšířenou působností, obecního úřadu a újezdního úřadu lze provést vidimaci a legalizaci jen ze závažných důvodů.

(2) Ověřovací doložka má formu otisku razítka, anebo může být vyhotovena na samostatném listu, na dokumentu nebo přelepce za pomoci výpočetní techniky; při legalizaci na dokumentu v elektronické podobě má ověřovací doložka formu dokumentu v elektronické podobě.

(3) Prováděcí právní předpis stanoví

• a) vzor ověřovací doložky,

• b) způsob vyznačení ověřovací doložky na listině, způsob provádění oprav v ověřovací doložce vyznačené na listině a způsob spojení ověřovací doložky s listinou,

• c) způsob připojení ověřovací doložky k dokumentu v elektronické podobě.

§ 16

(1) Evidence vidimací a legalizací se vede ve svázané ověřovací knize s tiskopisy očíslovanými v souvislé řadě (dále jen „ověřovací kniha“). Součástí ověřovací knihy je úvodní list a list podpisových vzorů ověřujících osob provádějících vidimaci a legalizaci.

(2) Tiskopis ověřovací knihy obsahuje

• a) pořadové číslo, pod kterým je vidimace nebo legalizace zapsána,

• b) datum provedení vidimace nebo legalizace,

• c) údaj uvedený v § 8 písm. c) až f), jde-li o vidimaci,

• d) údaj uvedený v § 12 písm. c), d), e) a f), jde-li o legalizaci,

• e) označení druhu dokumentu, který je vidimován nebo na kterém je legalizován podpis,

• f) podpis žadatele, jehož podpis je legalizován, popřípadě svědků, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4,

• g) údaj o uhrazení správního poplatku (uvedení výše poplatku a čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis a

• h) podpis ověřující osoby.

(3) Vzor úvodního listu, listu podpisových vzorů a tiskopisu ověřovací knihy stanoví prováděcí právní předpis.

(4) Ověřovací kniha se vede po dobu kalendářního roku. Po jejím uzavření je uložena u úřadu po dobu 10 let.

(5) Vede-li úřad více než jednu knihu, oznámí počet paralelně vedených knih do 31. ledna běžného roku. Krajský úřad, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky toto oznámí ministerstvu, obecní úřad obce s rozšířenou působností krajskému úřadu, obecní úřad obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností.

(6) Úřad zabezpečí ochranu ověřovacích knih před zneužitím údajů v nich obsažených, před odcizením nebo poškozením.

(7) Zanikne-li působnost úřadu vykonávat vidimaci a legalizaci, rozhodne ministerstvo, který úřad převezme ověřovací knihy.

(8) Technický způsob vedení ověřovací knihy stanoví prováděcí právní předpis.

§ 17

Úřad může vést rejstřík ověřovací knihy, který obsahuje tyto údaje:

• a) jméno, případně jména, příjmení a datum narození žadatele, jde-li o fyzickou osobu, a

• b) pořadové číslo zápisu v ověřovací knize.

§ 18

(1) Žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4, předloží k prokázání své totožnosti

• a) občanský průkaz^9), nebo cestovní doklad^10), jde-li o státního občana České republiky,

• b) cestovní doklad, průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie, smluvního státu Dohody o Evropském hospodářském prostoru nebo Švýcarské konfederace nebo doklad opravňující k pobytu na území České republiky podle zvláštního právního předpisu^11), jde-li o cizince, nebo

• c) identifikační průkaz vydaný Ministerstvem zahraničních věcí podle zvláštního právního předpisu^18), jde-li o osobu požívající výsad a imunit podle mezinárodního práva.

(2) Doklad podle odstavce 1 písm. b) nebo c) lze k prokázání totožnosti použít pouze tehdy, obsahuje-li fotografii držitele.

§ 18e

Listina vydaná orgány České republiky nebo Slovenské republiky, ke které je připojen vícejazyčný standardní formulář vyhotovený podle přímo použitelného předpisu Evropské unie^19), se spolu s tímto formulářem pro účely tohoto zákona považuje za listinu, která je psána v českém jazyce.

Přechodná a závěrečná ustanovení

§ 19

(1) Obecní úřad zašle ve 2 vyhotoveních do 30 dnů ode dne nabytí účinnosti prováděcího právního předpisu, kterým se stanoví seznam obecních úřadů vykonávajících vidimaci a legalizaci, obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností vzor otisku úředního razítka a podpisové vzory úředníků nebo starosty anebo místostarosty provádějících u obecního úřadu vidimaci a legalizaci podle tohoto zákona. Újezdní úřad tak učiní do 30 dnů ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona. Kopie otisků úředních razítek a podpisových vzorů podle věty první a druhé zašle obecní úřad obce s rozšířenou působností Ministerstvu zahraničních věcí.

(2) Obecní úřad obce s rozšířenou působností zašle ve 2 vyhotoveních do 30 dnů ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona krajskému úřadu vzor otisku úředního razítka a podpisové vzory úředníků provádějících u obecního úřadu obce s rozšířenou působností vidimaci a legalizaci podle tohoto zákona. Kopie otisků úředních razítek a podpisových vzorů podle věty první zašle krajský úřad Ministerstvu zahraničních věcí.