Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony

ČÁST PRVNÍ

Změna zákona o archivnictví a spisové službě

Čl. I

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 413/2005 Sb., zákona č. 444/2005 Sb., zákona č. 112/2006 Sb., zákona č. 181/2007 Sb., zákona č. 296/2007 Sb. a zákona č. 32/2008 Sb., se mění takto:

• 1. V § 2 písmeno d) zní:

• „d) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,“.

• 1. V § 2 písm. e) se slovo „záznam“ nahrazuje slovem „dokument“.

• 1. V § 2 se za písmeno h) vkládá nové písmeno i), které zní:

• „i) archivní pomůckou informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí,“.

Dosavadní písmena i) až l) se označují jako písmena j) až m).

• 1. V § 2 se písmeno k) zrušuje.

Dosavadní písmena l) a m) se označují jako písmena k) a l).

• 1. V § 2 písm. k) se slova „došlých a vzešlých“ nahrazují slovem „vzniklých“.

• 1. V § 2 se za písmeno k) vkládají nová písmena l) až r), která znějí:

• „l) spisovnou místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení,

• m) správním archivem součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let,

• n) metadaty data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času,

• o) spisovým řádem vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení,

• p) spisovým znakem označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování,

• q) skartačním znakem označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení,

• r) skartační lhůtou doba, během níž musí být dokument uložen u původce,“.

Dosavadní písmeno l) se označuje jako písmeno s).

• 1. V § 3 odstavce 1 a 2 znějí:

„(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají

• a) organizační složky státu,

• b) ozbrojené síly,

• c) bezpečnostní sbory,

• d) státní příspěvkové organizace,

• e) státní podniky,

• f) územní samosprávné celky,

• g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,

• h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,

• i) vysoké školy,

• j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),

• k) zdravotní pojišťovny,

• l) veřejné výzkumné instituce,

• m) právnické osoby zřízené zákonem,

• n) notáři,

(dále jen „veřejnoprávní původci“).

(2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem také

• a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

• b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,

(dále jen „soukromoprávní původci“).“.

• 1. V § 5 odst. 1 se slovo „budou“ nahrazuje slovem „se“ a slova „vždy vybrány“ se nahrazují slovem „vybírají“.

• 1. V § 5 odst. 1 písm. c) se slova „, filmové a zvukové“ zrušují a číslo „1920“ se nahrazuje číslem „1900“.

• 1. V § 5 se na konci odstavce 1 tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena d) a e), která znějí:

• „d) zvukové záznamy vzniklé do roku 1930,

• e) filmové záznamy vzniklé do roku 1930.“.

• 1. V § 5 odstavec 2 zní:

„(2) Podle obsahu se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu danou jejich politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem; k výběru musí být vždy předloženy dokumenty uvedené v příloze č. 2 k tomuto zákonu.“.

• 1. V § 7 odstavec 1 zní:

„(1) Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv z dokumentů veřejnoprávního původce, z dokumentů jeho právního předchůdce a z dokumentů soukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý archiv. Výběr archiválií ve skartačním řízení se provádí i z dokumentů veřejnoprávního původce uložených u jeho právního nástupce, který není veřejnoprávním původcem.“.

• 1. V § 7 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:

„(2) Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv z dokumentů soukromoprávního původce, požádá-li o to soukromoprávní původce.“.

Dosavadní odstavce 2 a 3 se označují jako odstavce 3 a 4.

• 1. V § 7 odst. 3 se za slovo „dokumenty“ vkládají slova „, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou“ a slova „a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií“ se zrušují.

• 1. V § 7 odst. 4 se čárka za slovy „odpovídá původce“ nahrazuje slovem „nebo“, slova „, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhož přešla působnost zaniklého určeného původce dokumentu (§ 63)“ se zrušují a slovo „osoby“ se nahrazuje slovem „subjekty“.

• 1. V § 8 odst. 1 a 2 se slovo „původce“ nahrazuje slovy „subjekt uvedený v § 7 odst. 4“.

• 1. V § 8 odst. 3 se za slovo „zániku“ vkládá slovo „veřejnoprávního“.

• 1. V § 8 se odstavec 4 zrušuje.

• 1. V § 9 odst. 1 úvodní části ustanovení se slovo „původcem“ nahrazuje slovy „subjektem uvedeným v § 7 odst. 4“.

• 1. V § 9 odst. 1 písm. a) se slova „původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení“ nahrazují slovy „subjektu uvedeného v § 7 odst. 4“.

• 1. V § 10 odst. 1 se slova „(dále jen „protokol“)“ zrušují.

• 1. V § 10 odst. 2 se za slovem „Protokol“ vkládají slova „podle odstavce 1“ a slovo „skartovat“ se nahrazuje slovem „zničit“.

• 1. V § 10 odst. 3 se slova „původce nebo vlastník dokumentu“ nahrazují slovy „subjekt uvedený v § 7 odst. 4“, za slovo „protokolu“ se vkládají slova „podle odstavce 1“ a za slovo „němu“ se vkládají slova „do 15 dnů ode dne doručení protokolu“.

• 1. V § 10 se doplňuje odstavec 4, který zní:

„(4) Subjekt uvedený v § 7 odst. 4 může zničit dokumenty určené ve skartačním řízení ke zničení a uvedené v soupisu dokumentů podle odstavce 2 písm. d) po uplynutí lhůty pro podání námitek podle odstavce 3 a v případě podání námitek po ukončení řízení o námitkách.“.

• 1. V § 11 odst. 1 písmeno a) zní:

• „a) soukromoprávního původce,“.

• 1. V § 11 odst. 1 písmeno c) zní:

• „c) nabídnutých vlastníkem České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy,“.

• 1. V § 11 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Původce nebo vlastník dokumentu dohodne s příslušným archivem termíny, v nichž podá žádost o výběr archiválií mimo skartační řízení; v případě zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu na původce požádá původce o výběr archiválií mimo skartační řízení neprodleně.“.

• 1. V § 11 se doplňuje odstavec 5, který zní:

„(5) Dokumenty uložené v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, veřejných výzkumných institucích a vysokých školách (dále jen „kulturně vědecké instituce“) v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti splňující kritéria podle § 4 a 5 nebo podle přílohy č. 2 k tomuto zákonu a vzaté do evidence archiválií se považují za archiválie vybrané mimo skartační řízení.“.

• 1. V § 12 odst. 1 se slova „podle § 10“ nahrazují slovy „o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení, který obsahuje náležitosti uvedené v § 10 odst. 2 písm. a) až c)“.

• 1. V § 12 odst. 4 se za slovo „protokolu“ vkládají slova „o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení“ a za slovo „němu“ se vkládají slova „do 15 dnů ode dne doručení protokolu“.

• 1. V § 13 odst. 1 se za slovo „lze“ vkládají slova „do skartačního řízení zařadit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze“.

• 1. V § 13 se doplňují odstavce 5 a 6, které znějí:

„(5) Dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení musí být opatřeny metadaty podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Není-li tomu tak, převedou se po uzavření spisu do analogové podoby (§ 69a). Náležitosti dokumentů podle věty první stanoví prováděcí právní předpis.

(6) Dokumenty se předkládají k výběru ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení příslušnému archivu bez ohledu na místo jejich uložení.“.

• 1. V § 15 odst. 1 se za slovo „protokolu“ vkládají slova „o provedeném skartačním řízení nebo protokolu o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení“.

• 1. V § 15 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:

„(2) Archiválie ve vlastnictví České republiky a archiválie ve vlastnictví územních samosprávných celků nebo jiných veřejnoprávních původců se ukládají do veřejných archivů. Archiválie získané akviziční a sbírkotvornou činností kulturně vědecké instituce se ukládají v této instituci.“.

Dosavadní odstavce 2 a 3 se označují jako odstavce 3 a 4.

• 1. V § 15 se odstavec 3 zrušuje.

Dosavadní odstavec 4 se označuje jako odstavec 3.

• 1. V § 15 se na konci odstavce 3 doplňují věty „Nedodrží-li původce podmínky stanovené v trvalém skartačním souhlasu, příslušný archiv může trvalý skartační souhlas zrušit z moci úřední. V případě zániku nebo zrušení původce vydaný trvalý skartační souhlas nepřechází na právního nástupce.“.

• 1. V § 16 odstavec 1 zní:

„(1) Po provedeném výběru archiválií jsou dokumenty vybrané jako archiválie vzaty do evidence archiválií.“.

• 1. V § 16 odst. 2 se za slovo „nebo“ vkládají slova „jejich část nebo“.

• 1. V § 16 odst. 3 se slova „, muzea^7), knihovny^8), galerie^7), památníky^9), pracoviště Akademie věd České republiky^10) a vysoké školy“ nahrazují slovy „a kulturně vědecké instituce“.

Poznámky pod čarou č. 7 až 10 se zrušují, včetně odkazů na poznámky pod čarou.

• 1. V § 16 se na konci odstavce 3 doplňuje věta „Archivy a kulturně vědecké instituce zařadí základní jednotky evidence do základní evidence Národního archivního dědictví po výběru archiválií.“.

• 1. V § 16 odst. 4 se slova „, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy uvedené v odstavci 3“ nahrazují slovy „a kulturně vědecké instituce“.

• 1. V § 16 odst. 5 se slova „, v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách“ nahrazují slovy „a kulturně vědeckých institucích“, slova „, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy“ se nahrazují slovy „a kulturně vědecké instituce“ a na konci textu odstavce 5 se doplňují slova „a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek“.

• 1. V § 16 odst. 6 se slova „, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy“ nahrazují slovy „a kulturně vědecké instituce“ a na konci textu odstavce 6 se doplňují slova „a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek“.

• 1. V § 17 odst. 1 se slovo „písemné“ nahrazuje slovem „listinné“.

• 1. V § 17 odstavec 2 zní:

„(2) Ministerstvo vyřadí z evidencí Národního archivního dědictví

• a) archivní fond nebo archivní sbírku z důvodu přehodnocení významu,

• b) archivní fond, archivní sbírku nebo archiválii z důvodu zničení,

• c) archivní fond, archivní sbírku nebo archiválii z důvodu vydání do zahraničí.“.

• 1. V § 17 se doplňují odstavce 3 až 5, které znějí:

„(3) Archiv nebo kulturně vědecká instituce vyřadí archiválii, kterou vedou v základní evidenci, z evidencí Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu.

(4) Návrh na vyřazení z evidencí Národního archivního dědictví podle odstavce 2 podávají subjekty vedoucí archivní fond, archivní sbírku nebo archiválie v základní evidenci.

(5) Návrh podle odstavce 4 obsahuje

• a) označení subjektu podávajícího návrh,

• b) označení archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie,

• c) důvod vyřazení archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie,

• d) stejnopis aktuálního evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního fondu nebo archivní sbírky, které jsou předmětem vyřazení, nebo archivního fondu či archivní sbírky, do nichž vyřazované archiválie patří.“.

• 1. V § 18 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy“ nahrazují slovy „a kulturně vědecké instituce“.

• 1. V § 18 odst. 2 písm. a) se slova „, muzea, knihovny, galerie, památníku, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy“ nahrazují slovy „nebo kulturně vědecké instituce“.

• 1. Za § 18 se vkládá nový § 18a, který zní:

㤠18a

(1) V případě zániku zřizovatele archivu bez právního nástupce určí ministerstvo veřejný archiv, do něhož budou archiválie uloženy.

(2) Ministerstvo rozhodne na návrh archivu, případně jeho zřizovatele, o scelení archivního fondu nebo archivní sbírky a o jejich umístění.“.

• 1. V § 19 se na konci písmene d) tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se písmeno e), které zní:

• „e) způsob vedení evidence archivních pomůcek, druhy archivních pomůcek, jejich strukturu a obsah a způsob zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek.“.

• 1. V § 20 odst. 4 se za slovo „archivu“ vkládají slova „nebo kulturně vědecká instituce“ a slovo „němž“ se nahrazuje slovem „nichž“.

• 1. V § 20 se na konci odstavce 4 doplňuje závěrečná část ustanovení odstavce, která zní:

„Tato povinnost se nevztahuje na audiovizuální archiválie uložené v Národním filmovém archivu.“.

• 1. V § 21 odst. 2 písm. a) se za slovo „archiv“ vkládají slova „nebo kulturně vědecká instituce“.

• 1. V § 21 odst. 5 písm. a) a b) se slovo „vlastnictví“ nahrazuje slovy „vlastnického práva“.

• 1. V § 21 se doplňují odstavce 6 a 7, které znějí:

„(6) Ministerstvo může zrušit prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu přehodnocení jejího významu. Návrh na zrušení prohlášení za archivní kulturní památku podávají subjekty uvedené v odstavci 2; ministerstvo může zrušit prohlášení za archivní kulturní památku i bez návrhu.

(7) Návrh na zrušení prohlášení za archivní kulturní památku obsahuje

• a) název a evidenční údaje o archivní kulturní památce,

• b) odůvodnění zrušení prohlášení za archivní kulturní památku z důvodu přehodnocení významu.“.

• 1. V § 23 se odstavec 4 zrušuje.

• 1. V § 24 odst. 4 se slova „nebo držitel“ zrušují.

• 1. V § 25 odst. 1 písm. b) se slova „, Archivu bezpečnostních složek“ zrušují a slovo „vlastnictví“ se nahrazuje slovy „vlastnického práva“.

• 1. V § 26 odst. 1 se slova „tohoto zákona“ nahrazují slovy „§ 24 odst. 1, § 25, 27, 29, 30 a 32“.

• 1. V § 27 odst. 1 úvodní části ustanovení se za slovo „archivu“ vkládají slova „nebo kulturně vědecké instituci“.

• 1. V § 29 odst. 3 větě druhé se za slovo „vlastník“ vkládají slova „nebo držitel“.

• 1. V § 30 odst. 3 se za slovo „Archivy“ vkládají slova „a kulturně vědecké instituce“ a za slovo „archiv“ se vkládají slova „nebo kulturně vědecká instituce“.

• 1. V § 30 odst. 4 se za slovo „archivech“ vkládají slova „nebo kulturně vědeckých institucích“.

• 1. V § 31 odst. 3 se slova „nebo držitel“ zrušují.

• 1. V § 35 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:

• „b) data a místa narození,“.

Dosavadní písmena b) až e) se označují jako písmena c) až f).

• 1. V § 35 písmeno f) zní:

• „f) názvu, sídla a identifikačního čísla, bylo-li přiděleno, právnické osoby, pro kterou žadatel o nahlížení téma zpracovává.“.

• 1. V § 37 se na konci textu odstavce 1 doplňují slova „, a všechny zveřejněné archiválie“.

• 1. V § 37 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:

„(2) Do archiválií obsahujících osobní údaje žijící osoby lze nahlížet, nevznesla-li tato osoba písemně námitky. Archiv osobu písemně vyrozumí o podané žádosti o nahlížení do archiválií; jedná-li se o vyrozumění nejméně třiceti osob, lze je doručit veřejnou vyhláškou vyvěšenou na úřední desce archivu, a nezřizuje-li archiv úřední desku, na úřední desce státního oblastního archivu, v jehož obvodu má archiv sídlo. Ve vyrozumění uvede údaje podle § 35 písm. a) až c) a e) a f), osobní údaje osoby, které mají být zpřístupněny, období, ve kterém bude do archiválií nahlíženo, a poučení o právních následcích podání a nepodání námitky ve stanovené lhůtě. Námitku proti nahlížení do archiválií podle věty první může vznést osoba do 30 dnů ode dne doručení vyrozumění. Z námitky musí být zřejmé, jakých osobních údajů se týká. Nevznese-li osoba námitky ve lhůtě podle věty čtvrté, má se za to, že s nahlížením do archiválií souhlasí. Na doručování a počítání lhůt se vztahuje část druhá správního řádu.“.