Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony

ČÁST PRVNÍ

Změna zákona o archivnictví a spisové službě

Čl. I

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 413/2005 Sb., zákona č. 444/2005 Sb., zákona č. 112/2006 Sb., zákona č. 181/2007 Sb., zákona č. 296/2007 Sb., zákona č. 32/2008 Sb., zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 227/2009 Sb. a zákona č. 424/2010 Sb., se mění takto:

• 1. V § 1 písmeno a) zní:

• „a) výběr a evidenci archiválií,“.

• 1. V § 2 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:

• „b) péčí o archiválie jejich výběr, evidence, ochrana, archivní zpracování, uložení a zpřístupnění,“.

Dosavadní písmena b) až s) se označují jako písmena c) až t).

• 1. V § 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova „; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán“.

• 1. V § 2 písm. h) se slova „činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku“ nahrazují slovy „z činnosti původce“.

• 1. V § 2 písm. k) se slovo „inventarizace“ nahrazuje slovem „popis“.

• 1. V § 3 odst. 1 se písmeno n) zrušuje.

• 1. V § 3 odst. 2 písm. a) se slova „podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku“ nahrazují slovy „obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev“.

• 1. V § 3 odst. 2 se za písmeno b) vkládá písmeno c), které zní:

• „c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,“.

• 1. V § 3 se za odstavec 2 vkládají nové odstavce 3 a 4, které znějí:

„(3) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále právní nástupci veřejnoprávních a soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci.

(4) V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.“.

Dosavadní odstavec 3 se označuje jako odstavec 5.

• 1. V § 7 odst. 1 se věta druhá zrušuje.

• 1. V § 8 odst. 2 se věta třetí zrušuje.

• 1. V § 8 odst. 3 se za slova „řízení se“ vkládá slovo „dále“ a slova „při zániku“ se nahrazují slovy „před zánikem“.

• 1. V § 9 odst. 1 se na konci textu písmene b) doplňují slova „; jsou-li do výběru archiválií ve skartačním řízení zařazeny rovněž dokumenty vzniklé z činnosti původce, jehož je zpracovatel skartačního návrhu právním nástupcem, uvedou se tyto dokumenty s označením tohoto původce v seznamu samostatně“.

• 1. V § 9 odst. 1 se na konci písmene b) čárka nahrazuje tečkou a písmeno c) se zrušuje.

• 1. V § 10 odst. 1 se slovo „vyhotoví“ zrušuje a za slovo „archiv“ se vkládají slova „určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet, a vyhotoví“.

• 1. V § 10 odst. 2 se písmeno b) zrušuje.

Dosavadní písmena c) a d) se označují jako písmena b) a c).

• 1. V § 10 odst. 2 písmeno b) zní:

• „b) označení archivu určeného podle odstavce 1,“.

• 1. V § 10 odst. 2 se na konci textu písmene c) doplňují slova „; soupis se nepořizuje, lze-li využít seznamu dokumentů navržených ke skartačnímu řízení podle § 9 odst. 1 písm. b)“.

• 1. V § 10 odst. 4 se slovo „d)“ nahrazuje slovem „c)“.

• 1. V § 11 odst. 1 se za písmeno c) vkládá nové písmeno d), které zní:

• „d) České republiky, které připadlo vlastnictví k nim odúmrtí,“.

Dosavadní písmeno d) se označuje jako písmeno e).

• 1. V § 11 odstavec 2 zní:

„(2) Výběr archiválií mimo skartační řízení prováděný podle odstavce 1 písm. a) a c) se zahajuje na žádost původce nebo vlastníka dokumentů. Na základě žádosti dohodne původce nebo vlastník dokumentů s příslušným archivem termíny, v nichž bude výběr archiválií mimo skartační řízení proveden; v případě zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu na původce požádá původce o výběr archiválií mimo skartační řízení neprodleně. Příslušný archiv si před provedením výběru archiválií mimo skartační řízení může od původce nebo vlastníka dokumentů vyžádat seznam dokumentů navržených pro výběr archiválií s uvedením doby jejich vzniku. Jsou-li do výběru archiválií mimo skartační řízení zařazeny rovněž dokumenty vzniklé z činnosti původce, jehož je zpracovatel skartačního návrhu, který je původcem podle odstavce 1 písm. a), právním nástupcem, uvedou se tyto dokumenty s označením původce v seznamu samostatně; obdobně se postupuje, jsou-li do výběru archiválií zařazovány dokumenty podle odstavce 1 písm. c).“.

• 1. V § 11 odst. 3 se za slovy „písm. b)“ slovo „a“ nahrazuje čárkou a za slovo „d)“ se vkládají slova „a e)“.

• 1. V § 11 se na konci odstavce 5 doplňuje věta „Ustanovením věty první nejsou dotčeny povinnosti kulturně vědeckých institucí podle § 3, jedná-li se o dokumenty vzniklé z jejich činnosti.“.

• 1. V § 12 odstavce 1 a 2 znějí:

„(1) Po ukončení výběru archiválií mimo skartační řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném výběru archiválií mimo skartační řízení a určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet. Byl-li výběr archiválií mimo skartační řízení proveden na žádost vlastníka dokumentu vybraného jako archiválie, lze tento dokument svěřit do péče archivu pouze se souhlasem tohoto vlastníka a na základě jeho přivolení s určením, do čí péče bude dokument náležet.

(2) Ustanovení § 10 odst. 2 písm. a) a b) se na obsah protokolu podle odstavce 1 použije obdobně.“.

• 1. V § 12 se odstavec 3 zrušuje.

Dosavadní odstavec 4 se označuje jako odstavec 3.

• 1. V § 13 odst. 1 se slova „do skartačního řízení zařadit“ nahrazují slovy „k výběru archiválií předložit“.

• 1. V § 13 odst. 2 se slova „předložit dokumenty k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení jen s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí“ nahrazují slovy „k výběru archiválií předložit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést jen se souhlasem původce“.

• 1. V § 13 odst. 2 se za větu první vkládá věta „Byl-li dokument vybrán jako archiválie, původce jej po výběru archiválií opatří doložkou, v níž uvede druh tajemství v dokumentu obsažený.“.

• 1. V § 13 odst. 4 se slova „ve skartačním řízení a při výběru archiválií mimo skartační řízení“ zrušují.

• 1. V § 13 odstavec 5 zní:

„(5) Původce, který nevykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, převede dokument v digitální podobě určený k výběru archiválií mimo skartační řízení do výstupního datového formátu stanoveného prováděcím právním předpisem a opatří ho metadaty stanovenými prováděcím právním předpisem podle § 19 písm. g), a to nejpozději při přípravě výběru archiválií mimo skartační řízení. Pokud dokument nelze převést do stanoveného datového formátu a opatřit ho metadaty, a to ani ve spolupráci s příslušným archivem, dokument jeho původce převede do analogové podoby.“.

• 1. V § 13 odst. 6 se za slovo „výběru“ vkládá slovo „archiválií“ a slova „ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení“ se zrušují.

• 1. V § 15 odst. 1 se slova „k trvalému uložení v“ nahrazují slovy „a určené do péče“.

• 1. V § 15 se na konci textu odstavce 1 doplňují slova „, jehož součástí je soupis předávaných dokumentů; u každého dokumentu v digitální podobě se uvedou údaje nutné pro jeho vyhledávání“.

• 1. V § 15 se na konci odstavce 1 doplňuje věta „Prováděcí právní předpis stanoví náležitosti soupisu předávaných dokumentů v digitální podobě.“.

• 1. V § 15 odst. 2 se slova „se ukládají do“ nahrazují slovy „náležejí do péče“ a slova „se ukládají v této instituci“ se nahrazují slovy „náležejí do péče této instituce“.

• 1. V § 15 se za odstavec 2 vkládá nový odstavec 3, který zní:

„(3) Archiválie v digitální podobě náležející do péče Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo státních oblastních archivů se ukládají v Národním archivu. Archiválie v digitální podobě náležející do péče ostatních archivů se v těchto archivech ukládají, je-li jejich zřizovatelům uděleno oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě. Není-li zřizovatel archivu držitelem oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě, archiválie v digitální podobě náležející do jeho péče se na základě písemné dohody zřizovatelů archivů uloží v Národním archivu nebo v archivu, jehož zřizovateli je uděleno oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě (dále jen „digitální archiv“). Neuzavře-li zřizovatel archivu dohodu o uložení archiválií, archiválie v digitální podobě náležející do jeho péče se uloží v Národním archivu. Příslušnost archivu, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, není jejím uložením v Národním archivu nebo v digitálním archivu dotčena.“.

Dosavadní odstavec 3 se označuje jako odstavec 4.

• 1. V § 15 odst. 4 se slova „ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení“ a slova „nebo zrušení“ zrušují.

• 1. V § 16 odst. 3 se slovo „správě“ nahrazuje slovem „péči“.

• 1. V § 16 se na konci odstavce 3 doplňují věty „Pokud je jako archiválie vybrán dokument v digitální podobě, jako archiválie se eviduje a v Národním archivu nebo v digitálním archivu se ukládá jeho replika; replikou se pro účely péče o archiválii v digitální podobě rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen.“.

• 1. V § 16 odst. 4 se slova „uložené mimo archivy a kulturně vědecké instituce“ nahrazují slovy „, která nenáleží do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí,“.

• 1. V § 16 odst. 5 se slova „uloženého v archivech a kulturně vědeckých institucích“ nahrazují slovy „náležejícího do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí“.

• 1. V § 17 odstavec 2 zní:

„(2) Ministerstvo rozhodne na návrh zřizovatele archivu o vyřazení z evidencí Národního archivního dědictví

• a) archivního fondu nebo archivní sbírky z důvodu přehodnocení jejich významu,

• b) archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu zničení; v případě archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie v digitální podobě se za zničení považuje rovněž narušení jejich obsahu, ztráta jejich čitelnosti nebo ztráta metadat nezbytných pro nakládání s archivním fondem, archivní sbírkou nebo archiválií v digitální podobě,

• c) archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu vydání do zahraničí.“.

• 1. V § 17 se na konci odstavce 5 tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se písmeno e), které zní:

• „e) velikost vyřazovaného archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie v bytech, navrhuje-li se vyřadit archivní fond, archivní sbírku nebo archiválii v digitální podobě.“.

• 1. V § 18 odst. 1 písmeno c) zní:

• „c) údaje o tom, kdo o archiválii, archivní sbírku, archivní soubor nebo jejich ucelenou část pečuje a kde je uložena.“.

• 1. § 18a zní:

㤠18a

(1) V případě zániku veřejného archivu určí ministerstvo archiv, do jehož péče budou archiválie náležet; určení archivu předchází zániku veřejného archivu. Archiválie mohou být svěřeny do péče Národního archivu nebo státního oblastního archivu.

(2) Ministerstvo rozhodne na návrh zřizovatele soukromého archivu o převedení archiválie do péče jiného archivu. Navrhuje-li se převedení archiválie do péče jiného archivu než Národního archivu nebo státního oblastního archivu, ministerstvo může návrhu vyhovět, souhlasí-li tento archiv.“.

• 1. Za § 18a se vkládají nové § 18b a 18c, které včetně nadpisů znějí:

㤠18b

Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě

(1) Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“).

(2) Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v digitálním archivu, s výjimkou bezpečnostního archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je digitální archiv.

(3) Národní portál je informačním systémem veřejné správy.

(4) Prostřednictvím národního portálu je způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťován

• a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,

• b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví,

• c) příjem metadat popisů původců,

• d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí,

• e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě,

• f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

(5) Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťovány

• a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,

• b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

§ 18c

Správa metadat archiválií

(1) Národní archiv ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváří, spravuje a zpřístupňuje prostřednictvím národního portálu skupiny metadat obsahujících

• a) základní identifikaci archiválie,

• b) popis archiválie,

• c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění.

(2) Digitální archiv ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváří, spravuje a s výjimkou bezpečnostního archivu též zpřístupňuje prostřednictvím jím provozovaného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě skupiny metadat obsahujících

• a) základní identifikaci archiválie,

• b) popis archiválie,

• c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění.

(3) Archiv, s výjimkou bezpečnostního archivu, ve spolupráci s Národním archivem vytváří, spravuje a prostřednictvím národního portálu zpřístupňuje

• a) evidenci Národního archivního dědictví,

• b) popis a evidenci původců,

• c) popis a evidenci archivu a kulturně vědeckých institucí.

(4) Digitální archiv s výjimkou bezpečnostního archivu zpřístupňuje i skupiny metadat podle odstavce 3 prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož je správcem, a to prostřednictvím funkčního vyhledavače s odkazem na národní portál.

(5) Národní archiv a digitální archiv ukládají spisové a skartační plány.

(6) Ukládá-li Národní archiv nebo digitální archiv archiválii v digitální podobě náležející do péče jiného archivu, zpřístupňuje tomuto archivu způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje o

• a) změně metadat, datových formátů a velikosti archiválie v bytech,

• b) narušení obsahu archiválie, ztrátě její čitelnosti nebo ztrátě metadat nezbytných pro nakládání s archiválií v rozsahu umožňujícím příslušnému archivu posouzení, zda jsou splněny skutečnosti pro podání žádosti k zahájení řízení o vyřazení archiválie z evidence Národního archivního dědictví podle § 17 odst. 2.“.

• 1. V § 19 se na konci písmene e) tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena f) a g), která znějí:

• „f) podrobnosti vytváření, správy a zpřístupňování metadat archiválií,

• g) rozsah metadat dokumentů v digitální podobě vybraných jako archiválie mimo skartační řízení u původců, kteří nevykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.“.

• 1. V části první hlavě II nadpis dílu 2 zní:

„Prohlášení archiválie za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku“.

• 1. § 20 se zrušuje.

• 1. V § 21 odst. 2 písm. a) se slova „kde jsou archiválie uloženy“ nahrazují slovy „do jejichž péče archiválie, archivní sbírka, archivní fond nebo jejich ucelená část náleží“.

• 1. V § 21 odst. 3 písm. d) se slovo „stav“ nahrazuje slovy „popis stavu“ a slova „bezpečnostní kopie“ se nahrazují slovy „kopie, které svými vlastnostmi a způsobem zpracování zaručují nejvýše možnou dosažitelnou obsahovou a materiálovou stálost pro potřeby jejich dlouhodobého uložení (dále jen „bezpečnostní kopie“),“.

• 1. V § 21 odst. 3 písm. e) se za slovo „archivu“ vkládají slova „nebo kulturně vědecké instituce“.

• 1. Za § 22 se vkládá nový § 22a, který zní:

㤠22a

Prováděcí právní předpis stanoví způsob označování archiválií, které byly prohlášeny za archivní kulturní památku nebo národní kulturní památku.“.

• 1. V § 24 odst. 2 a 4 se slova „který nemá archiválii uloženu ve veřejném archivu“ nahrazují slovy „která nenáleží do péče veřejného archivu“.

• 1. V § 25 odst. 1 písm. a) se slova „o archiválii pečovat“ nahrazují slovy „pečovat o archiválii v analogové podobě“.

• 1. V § 25 odst. 1 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:

• „b) vytvořit z dokumentu v digitální podobě vybraného jako archiválie jeho repliku v datovém formátu stanoveném prováděcím právním přepisem a předat ji neprodleně po provedeném výběru archiválií Národnímu archivu nebo digitálnímu archivu k uložení,“.

Dosavadní písmeno b) se označuje jako písmeno c).

• 1. V § 25 odst. 2, § 73 odst. 5 a v § 74 odst. 4 se za slovo „archiválie“ vkládají slova „v analogové podobě“.