Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů

Čl. I

Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb. a vyhlášky č. 433/2011 Sb., se mění takto:

• 1. V § 2 se na konci písmene e) tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se písmeno f), které zní:

• „f) spisem spojení dokumentů týkajících se téže věci; spis může dále vzniknout spojením sběrného archu s dokumenty, kterým bylo přiděleno číslo jednací nebo evidenční označení ze samostatné evidence, nebo spojením sběrných archů.“.

• 1. V § 3 odst. 1 písmeno f) zní:

• „f) kontrolní list utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo kontrolní list utajovaného dokumentu cizí moci stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo kontrolní list spisu obsahující utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné pro vedení přehledu osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily (dále jen „kontrolní list“). Kontrolní list obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,“.

• 1. V § 3 odst. 1 písm. g) se za slova „v jednacím protokolu“ vkládají slova „nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle odstavce 2 věty druhé“.

• 1. V § 3 se na konci textu odstavce 3 doplňují slova „; to neplatí, je-li osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, pokud vykonává funkci bezpečnostního ředitele. Pověření musí být písemné a uchované až do vyřazení výše uvedených administrativních pomůcek“.

• 1. V § 3 odstavec 5 zní:

„(5) Kontrolní list vyhotovuje

• a) k utajovanému dokumentu osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci utajovaného dokumentu nebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje a zapíše se do něj jako první,

• b) ke spisu obsahující utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci spisu.“.

• 1. V § 3 se za odstavec 5 vkládají nové odstavce 6 a 7, které znějí:

„(6) Kontrolní list není součástí utajovaného dokumentu nebo spisu, ale ukládá se společně s utajovaným dokumentem nebo spisem až do jeho vyřazení nebo odeslání. Po vyřazení či odeslání utajovaného dokumentu se kontrolní list uloží u jednacího protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé, ve které je evidován, a jde-li o kontrolní list u spisu nebo o desky podle odstavce 7, se kontrolní list uloží u administrativní pomůcky, ve které je spis evidován, nejméně na dobu 5 let, není-li dále stanoveno jinak (§ 27 odst. 9). Po uplynutí této doby osoba pověřená vedením jednacího protokolu kontrolní list zničí.

(7) Zápis v kontrolním listu u spisu nahrazuje zápis v kontrolních listech utajovaných dokumentů ve spisu zařazených. Zápis v kontrolním listu lze nahradit zápisem na deskách spisu za předpokladu, že položky zápisu budou obsahovat minimálně údaje uvedené v kontrolním listu podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce. Zpravodajské služby mohou nahradit zápis v kontrolním listu jiným vhodným způsobem za předpokladu, že zajistí uchování údajů ve stejném rozsahu jako údaje, které se uvádějí v kontrolním listu, je zaručena dohledatelnost změn utajovaného dokumentu nebo spisu a údaje jsou uchovávány nejméně po stejnou dobu, jako je uchováván kontrolní list; to neplatí pro kontrolní list k utajovanému dokumentu cizí moci.“.

Dosavadní odstavce 6 až 9 se označují jako odstavce 8 až 11.

• 1. V § 3 odst. 11 se slova „a doručovací knihy“ nahrazují slovy „, doručovací knihy a další administrativní pomůcky sloužící k evidenci“.

• 1. Nadpis § 4 zní: „Číslo jednací a jiné evidenční označení utajovaného dokumentu“.

• 1. V § 4 se doplňují odstavce 4 a 5, které znějí:

„(4) Jiné evidenční označení utajovaného dokumentu tvoří:

• a) zkratka stupně utajení podle odstavce 1 písm. a),

• b) pořadové číslo z příslušné další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé nebo jiné evidenční označení stanovené původcem utajované informace; v případě použití sběrného archu se za pořadovým číslem vyznačí spojovník a pořadové číslo ze sběrného archu,

• c) lomítko,

• d) rok, ve kterém bylo pořadové číslo podle písmene b) přiděleno,

• e) lomítko,

• f) zkratka evidenčního označení („EO“).

(5) Součástí jiného evidenčního označení utajovaného dokumentu mohou být další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu, právnickou osobou nebo podnikající fyzickou osobou; tyto údaje nebo znaky se od údajů a znaků podle odstavce 4 oddělují spojovníkem.“.

• 1. V § 6 odstavce 1 a 2 znějí:

„(1) Změna nebo zrušení stupně utajení se na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části vyznačí přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení zůstal čitelný. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části s uvedením důvodu, data provedení, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části vyznačila. Zapůjčený utajovaný dokument se neprodleně vrátí k jednacímu protokolu nebo k další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé k provedení záznamu o zrušení nebo změně stupně utajení.

(2) O změně stupně utajení utajovaného dokumentu se v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé provede záznam a utajovaný dokument se přeeviduje podle nového stupně utajení. V případě změny stupně utajení se uvede odkaz na číslo jednací nebo jiné evidenční označení dokumentu, pod kterým byl utajovaný dokument nově zaevidován. V případě, že jsou utajované dokumenty různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím zkratky stupně utajení, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.“.

• 1. V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní:

„(4) Změna nebo zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu zapsaného nebo evidovaného ve sběrném archu se provede podle odstavce 1. O změně nebo zrušení stupně utajení se ve sběrném archu provede záznam ve sloupci „Poř. číslo“ tak, že se změna stupně utajení vyznačí přeškrtnutím zkratky stupně utajení a vyznačí se zkratka nového stupně utajení. Ve sloupci poznámka se uvede odkaz na číslo jednací dokumentu nebo jiné evidenční označení, pod kterým byl dokument nově zaevidován, datum zaevidování, příjmení a podpis osoby, která záznam a přeevidování provedla.“.

• 1. § 6a včetně nadpisu zní:

㤠6a

Příjem zásilky

(1) Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená odpovědnou osobou, bezpečnostním ředitelem nebo jimi pověřenou osobou. Přijme-li zásilku určená osoba, předá ji neprodleně k zaevidování.

(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba^6), nebo se po otevření zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument nesplňuje náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom určená osoba neprodleně záznam. Zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu se uvede „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a místo podnikání podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela, a datum, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.“.

• 1. V § 7 odstavec 1 zní:

„(1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci lze použít jednací protokol, sběrný arch (§ 7a odst. 1) nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé. Dokument cizí moci stupně utajení odpovídající stupni utajení Vyhrazené se eviduje v samostatném jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu utajovaného dokumentu cizí moci.“.

• 1. V § 7 odst. 3 písm. c) se za slovo „původce“ vkládají slova „utajované informace“ a na konci textu se doplňují slova „a dále označení podle § 4 odst. 4 písm. e) a f) a odst. 5“.

• 1. V § 7 odstavec 4 zní:

„(4) Na konci kalendářního roku se jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé uzavřou tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení v tomto roce. Pod podtržením se uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích nebo jiných evidenčních označeních, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a dále bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé.“.

• 1. V § 7 se doplňuje odstavec 6, který zní:

„(6) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 3 na utajovaný dokument.“.

• 1. Za § 7 se vkládá nový § 7a, který včetně nadpisu zní:

㤠7a

Sběrný arch

(1) Při vytváření sběrného archu se utajovaný dokument, kterým se zakládá sběrný arch, zaeviduje v příslušném jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a současně se zapíše do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Další utajované dokumenty se do sběrného archu zaevidují v pořadí, ve kterém jsou doručeny, nebo ve kterém vznikly podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé.

(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení.

(3) Na každý utajovaný dokument zapsaný a zaevidovaný ve sběrném archu se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu se v čísle jednacím nebo jiném evidenčním označení utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b) nebo § 4 odst. 4 písm. b).

(4) Uzavření sběrného archu se provede tak, že se poslední zápis celý podtrhne, ukončí se přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení sběrného archu. Pod podtržením se uvede záznam s datem uzavření sběrného archu, celkový počet uložených listů utajovaných dokumentů a počet a druh dokumentů v nelistinné podobě sběrného archu, příjmení a podpis osoby, která záznam provedla. Utajované dokumenty zapsané a evidované ve sběrném archu se při uzavření pevně spojí, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s takto vzniklým souborem utajovaných dokumentů. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty a dokumenty se zrušeným stupněm utajení zapsané ve sběrném archu nedělitelný soubor dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto souboru dokumentů se uvede spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů v nelistinné podobě. Zároveň se provede i záznam do administrativní pomůcky k číslu jednacímu nebo k jinému evidenčnímu označení, ve které je sběrný arch zaevidován.

(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu nebo u další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu se ukládá u souboru dokumentů vzniklého podle odstavce 4, je jeho součástí a nezapočítává se do počtu listů. Po uzavření sběrného archu lze odeslat pouze soubor dokumentů podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.“.

• 1. § 8 včetně nadpisu zní:

㤠8

Vyhotovení utajovaného dokumentu a jeho náležitosti

(1) Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací nebo jiné evidenční označení utajovaného dokumentu, stupeň utajení, datum vzniku a místo, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě, a to způsobem podle § 15 odst. 2. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit další údaje. Jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, z nichž některé jsou utajované, vyznačí se stupeň utajení a další údaje podle věty první i v případě, kdy sám dokument neobsahuje utajované informace.

(2) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné podobě se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a utajovaných příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za jeden list.

(3) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu se označuje číslem jednacím utajovaného dokumentu nebo jiným evidenčním označením tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Neutajovaná příloha č. ... k evid. ozn. ...“. Na přední stranu prvního listu utajované přílohy v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, vlastní číslo výtisku a počet listů. Na utajované příloze v nelistinné podobě se uvede „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“ a další náležitosti podle § 17 odst. 1. Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. Nelze-li uvedené náležitosti vyznačit na přílohu, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

(4) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, stupeň utajení, datum vzniku, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo je-li utajovaný dokument evidován v administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení, nebo je-li přílohou, označení „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

(5) Odpojení přílohy a její nové zaevidování či přeevidování se vyznačí písemným záznamem na přední stranu prvního listu, v pravé horní části nebo u doručeného utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu dle § 7 odst. 3 nebo jiným vhodným způsobem. Písemný záznam obsahuje, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové číslo jednací nebo jiné evidenční označení odpojené přílohy, příjmení a podpis osoby, která odpojení a písemný záznam provedla. Odpojená příloha zaevidovaná pod novým číslem jednacím nebo jiným evidenčním označením musí splňovat požadavky podle odstavce 1, je-li přílohou tak označena „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“.

(6) V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu se vyhotovuje rozdělovník a záznam na utajovaném dokumentu. Ten, kdo vyhotovuje čistopis utajovaného dokumentu, neprodleně po jeho schválení, zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu utajovaného dokumentu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly. Stejně tak se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud není evidován. Podkladovým materiálem stupně utajení Vyhrazené k čistopisu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené, materiál v listinné i nelistinné podobě obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené, který není originálem ani čistopisem utajovaného dokumentu, je určen pro jeho vyhotovení; například jde o materiál, který vzniká při jednání a je podkladem pro výsledný utajovaný dokument nebo oficiální závěr z jednání, nebo kopie utajovaného dokumentu. Podkladový materiál vyhotovuje zpracovatel pouze pro vlastní potřebu. Pokud se stane podkladový materiál součástí čistopisu utajovaného dokumentu, musí být evidován. Při vyhotovení kryptografického dokumentu^2a) se podkladový materiál nesmí vytvářet.

(7) Na výtisku utajovaného dokumentu vytvořeném ve více výtiscích se rozdělovník a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce vyhotovuje pouze na výtisku utajovaného dokumentu určenému k uložení. Rozdělovník a záznam se vždy uvede na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě, že jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument. Rozdělovník a záznam se uvede též na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě, že výčet všech adresátů není uveden v jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Pokud je rozdělovník a záznam uveden na samostatném listu, je součástí utajovaného dokumentu, ale nezapočítává se do počtu listů a na utajovaný dokument se uvede „Rozdělovník přiložen“. Při zničení utajovaného dokumentu obsahující rozdělovník a záznam na samostatném listu z důvodu neuvedení výčtu všech adresátů v jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé se vytvoří jeho kopie a uloží se u příslušného jednacího protokolu nebo u další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Po písemném oznámení adresátům o zrušeném stupni utajení utajovaného dokumentu se kopie rozdělovníku a záznam zničí.“.