LegalizeΠροεδρικά Διατάγματα — ΦΕΚ A' 255/2021
Κώδικας Διοικητικών Διαδικασιών της Ελληνικής Αστυνομίας
Η ΠΡΟΕΔΡΟΣ
ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
Έχοντας υπόψη:
Τις διατάξεις της παρ. 6 του άρθρου 67 του ν. 4622/ 2019 «Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης» (Α΄ 133).
Το υπ’ αρ. 566/29-09-2021 έγγραφο του Προέδρου της Κεντρικής Επιτροπής Κωδικοποίησης (Κ.Ε.Κ.).
Την υπό στοιχεία 8000/1/2021/94-α΄/04-10-2021 εισήγηση του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών και Επιτελικού Σχεδιασμού του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη, σύμφωνα με την οποία δεν προκαλείται οικονομική επιβάρυνση σε βάρος του προϋπολογισμού του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη. Μετά από πρόταση του Υπουργού Προστασίας του Πολίτη, αποφασίζουμε: Κωδικοποιούνται σε ενιαίο κείμενο οι ισχύουσες διατάξεις που αναφέρονται στις διοικητικές διαδικασίες της Ελληνικής Αστυνομίας, ως εξής: ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ
ΜΕΡΟΣ Α΄
ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
ΤΜΗΜΑ Ι ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1 Σκοπός
ΤΜΗΜΑ ΙΙ ΕΓΓΡΑΦΑ
Άρθρο 2 Είδη Εγγράφων
Άρθρο 3 Διαταγές
Άρθρο 4 Αναφορές
Άρθρο 5 Έγγραφα με στενή έννοια
Άρθρο 6 Πιστοποιητικά - Βεβαιώσεις
Άρθρο 7 Χορήγηση πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων
Άρθρο 8 Ανακοινώσεις
Άρθρο 9 Εσωτερικά έγγραφα
Άρθρο 10 Εισηγητικά σημειώματα (ΕΙΣ. ΣΗΜ.)
Άρθρο 11 Υπηρεσιακά σημειώματα (Υ.Σ.)
Άρθρο 12 Ενημερωτικά Σημειώματα (ΕΝ. ΣΗΜ.)
Άρθρο 13 Φύλλα εξέλιξης υποθέσεων (Φ.Ε.Υ.)
Άρθρο 14 Σήματα
Άρθρο 15 Πρακτικά Συλλογικών Οργάνων
Άρθρο 16 Αποφάσεις
Άρθρο 17 Σχέδια Αστυνομικών Ενεργειών (Σ.Α.Ε.)
Άρθρο 18 Λοιπά είδη εγγράφων
ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ ΕΠΙΤΕΛΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Άρθρο 19 Μορφές - Είδη εργασίας
Άρθρο 20 Δεοντολογία εργασιών
Άρθρο 21 Τεχνική εργασιών
ΤΜΗΜΑ IV ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ ΕΓΓΡΑΦΩΝ - ΘΕΩΡΗΣΕΙΣ
ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Άρθρο 22 Χορήγηση αντιγράφων εγγράφων
Άρθρο 23 Στοιχεία αντιγράφων εγγράφων
Άρθρο 24 Βεβαίωση γνησίου υπογραφής και επικύρωση αντιγράφου εγγράφων
ΜΕΡΟΣ Β΄
ΓΕΝΙΚΑ ΠΕΡΙ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ
ΤΜΗΜΑ Ι ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Άρθρο 25 Γενικά στοιχεία κατάρτισης εγγράφων
Άρθρο 26 Τεχνικά στοιχεία διατύπωσης εγγράφων
Άρθρο 27 Αποδέκτες εγγράφων
Άρθρο 28 Συνημμένα εγγράφων
Άρθρο 29 Χρήση συντετμημένων τίτλων (Σ.Τ.) κατά τη
σύνταξη εγγράφων
ΤΜΗΜΑ ΙΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΓΕΝΙΚΑ
Άρθρο 30 Διακίνηση εγγράφων
Άρθρο 31 Ασφάλεια εγγράφων
Άρθρο 32 Προτεραιότητα εγγράφων
Άρθρο 33 Διεκπεραίωση εγγράφων
Άρθρο 34 Ειδική διαχείριση εγγράφων
Άρθρο 35 Εξέλιξη υποθέσεων εγγράφων
ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΓΙΑ ΑΔΙΚΗΜΑΤΑ, ΣΥΜΒΑΝΤΑ ΚΑΙ ΣΥΛΛΗΨΕΙΣ
Άρθρο 36 Αδικήματα, συμβάντα και συλλήψεις
Άρθρο 37 Σηματικές και έγγραφες αναφορές αδικημάτων, συμβάντων και συλλήψεων
Άρθρο 38 Περιοδικές αναφορές και καταστάσεις - Στατιστικοί πίνακες
Άρθρο 39 Καταδιωκτικά έγγραφα
ΤΜΗΜΑ IV ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ
ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ
Άρθρο 40 Αλληλογραφία με τις Δημόσιες Αρχές
Άρθρο 41 Περιορισμός της διακινούμενης
αλληλογραφίας ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ - ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ - ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ
ΤΜΗΜΑ Ι ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 42 Συντονισμός Αρμοδιοτήτων - Δικαιοδοσία
οργάνων
ΤΜΗΜΑ ΙΙ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Άρθρο 43 Υπογραφή εγγράφων από τον Αρχηγό
Άρθρο 44 Υπογραφή εγγράφων από τον Υπαρχηγό
Άρθρο 45 Υπογραφή εγγράφων από τον Προϊστάμενο
του Επιτελείου Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 46 Υπογραφή εγγράφων από τον Γενικό Επιθεωρητή της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 47 Υπογραφή εγγράφων από τους Προϊσταμένους των Κλάδων του Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 48 Υπογραφή εγγράφων από τους Διευθυντές
Διευθύνσεων του Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 49 Υπογραφή εγγράφων από τους Διευθυντές
Υποδιευθύνσεων του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη
Άρθρο 50 Υπογραφή εγγράφων από Τμηματάρχες των
Διευθύνσεων του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη
Άρθρο 51 Υπογραφή εγγράφων από Γενικούς Αστυνομικούς, Διευθυντές, Υποδιευθυντές, Διοικητές και
άλλα όργανα Περιφερειακών Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας
ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΙΚΩΝ
ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ
Άρθρο 52 Υπαρχηγός, Προϊστάμενος Επιτελείου, Γενικός Επιθεωρητής Αστυνομίας, Προϊστάμενοι Κλάδων
Άρθρο 53 Διευθυντές Διευθύνσεων
Άρθρο 54 Τμηματάρχες Διευθύνσεων του Υπουργείου
Προστασίας του Πολίτη
Άρθρο 55 Επιτελείς Διευθύνσεων Κλάδων του Αρχηγείου Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 56 Λοιπό προσωπικό του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη
Άρθρο 57 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Προϊσταμένων
Τμημάτων ή Γραφείων διεκπεραίωσης αλληλογραφίας
Άρθρο 58 Υπηρεσίες Αρχείου του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη - Καθήκοντα Προϊσταμένων
ΜΕΡΟΣ Δ΄ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΟΥ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ - ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΕΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΩΝ - ΒΙΒΛΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ
ΤΜΗΜΑ Ι ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟ ΜΕ
ΤΗ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ
Άρθρο 59 Γενικά Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Προϊσταμένων γραφείων
Άρθρο 60 Ειδικά Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Προϊσταμένων γραφείων
Άρθρο 61 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Ανθυπαστυνόμων και Αρχιφυλάκων Προϊσταμένων γραφείων
Άρθρο 62 Καθήκοντα λοιπού προσωπικού γραφείων
Άρθρο 63 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες αρχειοθηκών
Άρθρο 64 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες δακτυλογράφων
Άρθρο 65 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες γραμματέων
Αστυνομικών Τμημάτων Τάξης και εξομοιουμένων Υπηρεσιών γενικά
Άρθρο 66 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Διοικητών Αστυνομικών Τμημάτων Τάξης και εξομοιουμένων Υπηρεσιών
γενικά
Άρθρο 67 Καθήκοντα - Αρμοδιότητες Διοικητών Υπηρεσιών επιπέδου κατωτέρου του Αστυνομικού Τμήματος
Τάξης
ΤΜΗΜΑ ΙΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΩΝ
Άρθρο 68 Ειδικό προσωπικό
Άρθρο 69 Υποψήφιοι για εκτέλεση υπηρεσίας αρχειοθήκη
Άρθρο 70 Υποψήφιοι για εκτέλεση υπηρεσίας δακτυλογράφου - Χειριστή τηλέτυπου (Τ/Ι Ι)
Άρθρο 71 Εκπαίδευση προσωπικού για εκτέλεση
υπηρεσίας αρχειοθέτηση - δακτυλογράφου - χειριστή τηλέτυπου
Άρθρο 72 Αλλαγή προσωπικού που εκτελεί υπηρεσία
αρχειοθέτη ή δακτυλογράφου ή χειριστή τηλέτυπου
ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ ΒΙΒΛΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ
ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Άρθρο 73 Βιβλία και τυποποιημένα έγγραφα
ΜΕΡΟΣ Ε΄ ΑΡΧΕΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ - ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ
ΤΜΗΜΑ Ι ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ - ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΦΑΚΕΛΩΝ
Άρθρο 74 Οργάνωση και λειτουργία αρχείου της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 75 Γενικοί και ειδικοί φάκελοι
Άρθρο 76 Φάκελοι ατομικών υποθέσεων πολιτών για
κατάταξη
Άρθρο 77 Φάκελοι ατομικών υποθέσεων δοκίμων
Άρθρο 78 Αποστολή φακέλων ατομικών υποθέσεων
κατά τις μεταθέσεις
Άρθρο 79 Χρόνος τήρησης φακέλων ατομικών υποθέσεων
Άρθρο 80 Φάκελοι υποθέσεων προσωπικού μη ανήκοντος στη δύναμη
Άρθρο 81 Φάκελοι προσωπικού που εξέρχονται από
Σώμα
Άρθρο 82 Ευρετηρίαση υποθέσεων Αρχείου
ΤΜΗΜΑ ΙΙ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ
ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ
Άρθρο 83 Περιοδική εκκαθάριση και καταστροφή
εγγράφων
Άρθρο 84 Ρύθμιση λεπτομερειών
ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΑΝΑΣΥΣΤΑΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ, Ο ΟΠΟΙΟΣ ΕΧΕΙ ΑΠΟΛΕΣΘΕΙ ΑΠΟ ΥΠΑΙΤΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ
Άρθρο 85 Πεδίο εφαρμογής
Άρθρο 86 Καταχώρηση και τήρηση στοιχείων σε ηλεκτρονική μορφή
Άρθρο 87 Αρμόδια υπηρεσία και τρόπος ανασύστασης
φακέλου
Άρθρο 88 Ολική απώλεια φακέλου
Άρθρο 89 Μερική απώλεια φακέλου
Άρθρο 90 Σύμπραξη πολίτη ο φάκελος του οποίου
έχει απολεσθεί φακέλου
Άρθρο 93 Προσωρινή διεκπεραίωση του αιτήματος
του πολίτη
ΜΕΡΟΣ Ζ΄
ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ
Άρθρο 94 Έκταση εφαρμογής
Άρθρο 95 Αρχεία υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 96 Καθορισμός χρόνου διατήρησης εγγράφων
για αρχειοθέτηση
Άρθρο 97 Επιτροπές εκκαθάρισης παλαιών αρχείων
της Ελληνικής Αστυνομίας
Άρθρο 98 Διαδικασία εκκαθάρισης παλαιών αρχείων
Άρθρο 99 Καταστροφή ή διατήρηση εγγράφων
Άρθρο 100 Υποχρεώσεις προσωπικού διεξαγωγής
αλληλογραφίας
Άρθρο 101 Περιοδική εκκαθάριση νέων αρχείων
ΜΕΡΟΣ Η΄
ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΑΠΟΣΤΡΑΤΕΙΩΝ - ΑΠΟΛΥΣΕΩΝ ΑΝΘΥΠΑΣΤΥΝΟΜΩΝ
Άρθρο 102 Καθορισμός υπηρεσιών
ΜΕΡΟΣ Θ΄
ΥΠΟΧΡΕΟΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΙΔΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΩΝ ΣΦΡΑΓΙΔΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ
Άρθρο 103 Καθορισμός υπόχρεων τήρησης σφραγίδων
Άρθρο 104 Καθορισμός υπηρεσιακής σφραγίδας
Άρθρο 105 Αντίτυπα σφραγίδων. Υπεύθυνοι φύλαξης
ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ
Άρθρο 106 Καθορισμός προθεσμιών
ΜΕΡΟΣ ΙΑ΄
ΕΝΑΡΞΗ ΙΣΧΥΟΣ
Άρθρο 107 Έναρξη ισχύος
ΜΕΡΟΣ Α΄
ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
ΤΜΗΜΑ Ι
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Σκοπός. Σκοπός του παρόντος διατάγματος είναι: α. Η ομοιόμορφη και με συστηματικό τρόπο σύνταξη, διεξαγωγή και διακίνηση της αλληλογραφίας των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας, τόσο μεταξύ τους, όσο και με τις άλλες Δημόσιες, Δημοτικές και Κοινοτικές Αρχές, τους Οργανισμούς και τα νομικά και φυσικά πρόσωπα. β. Ο καταμερισμός των αρμοδιοτήτων όσων ασχολούνται με τη διεξαγωγή εργασιών γραφείου. γ. Ο καθορισμός των καθηκόντων και υποχρεώσεων του προσωπικού των γραφείων, που ασχολείται με τη διεξαγωγή εργασιών γραφείου. δ. Ο καθορισμός του τρόπου οργάνωσης, λειτουργίας και τήρησης του αρχείου των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας.
ΤΜΗΜΑ ΙΙ
ΕΓΓΡΑΦΑ
Άρθρο 2
Είδη Εγγράφων. Τα κυριότερα είδη εγγράφων είναι τα ακόλουθα: α. Οι διαταγές. β. Οι αναφορές. γ. Τα έγγραφα με στενή έννοια. δ. Τα πιστοποιητικά και οι βεβαιώσεις. ε. Οι ανακοινώσεις. στ. Τα εσωτερικά έγγραφα. ζ. Τα σήματα. η. Τα πρακτικά των συλλογικών οργάνων. θ. Οι αποφάσεις. ι. Τα σχέδια των αστυνομικών ενεργειών. ια. Λοιπά είδη εγγράφων όπως νομοσχέδια, κανονισμοί, αιτιολογικές εκθέσεις, εισηγητικές εκθέσεις, σχέδια προεδρικών διαταγμάτων, επιτελικές μελέτες, δελτία κάθε μορφής, καταστάσεις, εκθέσεις, στατιστικοί πίνακες, διαγράμματα, σχέδια, απεικονίσεις, επιστολές και άλλα παραστατικά στοιχεία.
Άρθρο 3
Διαταγές.
Διαταγές είναι τα έγγραφα που εκδίδονται από Υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας και απευθύνονται στις υφιστάμενες τους Υπηρεσίες και το προσωπικό ή σε άλλες Υπηρεσίες του Σώματος, κατώτερου από αυτές διοικητικού κλιμακίου.
Οι διαταγές διακρίνονται σε: α. Κανονιστικές. β. Βασικές. γ. Εγκύκλιες. δ. Συνήθεις.
Κανονιστικές καλούνται οι διαταγές που εκδίδονται από τον Υπουργό Προστασίας του Πολίτη ή τον Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου ή τον Αρχηγό της Ελληνικής Αστυνομίας με τις οποίες δίνονται πάγια σαφείς οδηγίες για τον τρόπο χειρισμού των υπηρεσιακών θεμάτων, με βάση τις υπάρχουσες διατάξεις ή καθορίζονται νέες διαδικασίες που επιβάλλονται από την εξελικτική πορεία του Σώματος. Οι Κανονιστικές Διαταγές χαρακτηρίζονται ανάλογα με τα αντικείμενα που ρυθμίζουν και λαμβάνουν ξεχωριστό αύξοντα αριθμό. Ειδικότερα, για θέματα που ρυθμίζονται από τους Κανονισμούς, εκδίδεται, αν ανακύπτει ανάγκη, ενιαία Κανονιστική Διαταγή, για κάθε Κανονισμό του Σώματος, που συμπληρώνεται στη συνέχεια με θέματα που απαιτούν ειδική διαχείριση. Οι Κανονιστικές Διαταγές διαιρούνται σε μέρη, τα μέρη σε τμήματα, τα τμήματα σε κεφάλαια, τα κεφάλαια σε άρθρα, τα άρθρα σε παραγράφους, οι παράγραφοι σε υποπαραγράφους και σε άλλες υποδιαιρέσεις και εκδίδονται με το σύστημα της διαρκούς ενημέρωσής τους. Οι Κανονιστικές Διαταγές Κλάδου Διοικητικής Υποστήριξης και Ανθρωπίνου Δυναμικού του Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας (Α.Ε.Α.), παίρνουν αύξοντα αριθμό και αποστέλλονται σε όλες τις
Βασικές καλούνται οι διαταγές που εκδίδονται από τις Διευθύνσεις Αστυνομίας ή από τις εξομοιούμενες προς αυτές Υπηρεσίες και ανώτερες αυτών, με τις οποίες ρυθμίζονται ειδικότερα θέματα, που αφορούν την εσωτερική λειτουργία των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας, εφόσον αυτά δεν ρυθμίζονται με άλλες διατάξεις ή Κανονιστικές Διαταγές. Οι βασικές Διαταγές ισχύουν μόνο για την Υπηρεσία που τις εκδίδει και τις υφιστάμενές της Υπηρεσίες. Σε συστεγαζόμενες Υπηρεσίες, για τη ρύθμιση κοινών θεμάτων, τέτοιες διαταγές εκδίδονται από την ιεραρχικά ανώτερη Υπηρεσία.
Εγκύκλιες καλούνται οι διαταγές που εκδίδονται από τον Υπουργό Προστασίας του Πολίτη, τον Γενικό Γραμματέα του ίδιου Υπουργείου ή τον Αρχηγό της Ελληνικής Αστυνομίας και απευθύνονται κατά κανόνα προς όλες τις Υπηρεσίες του Σώματος ή προς το σύνολο του προσωπικού της Ελληνικής Αστυνομίας. Με αυτές δίδονται οδηγίες για τον τρόπο εφαρμογής των νόμων, διαταγμάτων, αποφάσεων και λοιπών νομικών διατάξεων, της εκτέλεσης των επιμέρους καθηκόντων από τις Υπηρεσίες και το προσωπικό του Σώματος, της ορθής συμπεριφοράς και παράστασης αυτού και απευθύνονται μηνύματα της ανωτέρω ηγεσίας του Σώματος με πανηγυρικό χαρακτήρα.
Συνήθεις διαταγές είναι αυτές που εκδίδονται από οποιαδήποτε Υπηρεσία και αφορούν επιμέρους θέματα που απασχολούν μεμονωμένες Υπηρεσίες και το προσωπικό τους.
Διαταγές που περιέχουν συστάσεις ή παρατηρήσεις απευθύνονται μόνο προς τις Υπηρεσίες ή το προσωπικό του Σώματος, που αποκλειστικά αφορούν.
Άρθρο 4
Αναφορές.
Αναφορές είναι τα έγγραφα που απευθύνονται από μία Υπηρεσία προς άλλη, ανωτέρου αυτής κλιμακίου, ή από το προσωπικό του Σώματος προς Υπηρεσία, που διοικείται από ανώτερο κατά βαθμό ή από κατώτερο βαθμολογικά προς ανώτερο. Στις αναφορές διαλαμβάνονται ιδίως γεγονότα ή υποβάλλονται προτάσεις, εισηγήσεις και αιτήματα για θέματα που αφορούν την υπηρεσία γενικά ή που ενδιαφέρουν ατομικά το προσωπικό.
Οι αναφορές διακρίνονται σε υπηρεσιακές και ατομικές, οι δε υπηρεσιακές σε περιοδικές και σε αναφορές που υποβάλλονται μία ή περισσότερες φορές.
Οι ατομικές αναφορές αιτήσεις χαρτοσημαίνονται, με χαρτόσημο Δημοσίου και Αστυνομικό, στις περιπτώσεις που προβλέπονται από τον νόμο.
Άρθρο 5
Έγγραφα με στενή έννοια. Έγγραφα με στενή έννοια είναι όσα απευθύνονται σε ισότιμες Υπηρεσίες του Σώματος ή σε άλλες Δημόσιες Υπηρεσίες και Αρχές, με τις οποίες δεν υπάρχει υπηρεσιακή εξάρτηση ή σε Οργανισμούς και νομικά ή φυσικά πρόσωπα.
Άρθρο 6
Πιστοποιητικά - Βεβαιώσεις. Πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις είναι τα έγγραφα που εκδίδονται από τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Σώματος για επικύρωση, πιστοποίηση ή βεβαίωση πραγματικών γεγονότων ή καταστάσεων.
Άρθρο 7
Χορήγηση πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων.
Πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις χορηγούνται από τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας ή τους αναπληρωτές αυτών, καθώς και από τους Προϊσταμένους των Υποδιευθύνσεων, τμημάτων ή γραφείων των υπηρεσιών, επιπέδου διεύθυνσης και άνω, με εντολή του Προϊσταμένου της οικείας υπηρεσίας. Αν οι διοικητές των υπηρεσιών, επιπέδου Αστυνομικού Σταθμού, ελλείπουν ή κωλύονται, και οι αναπληρωτές αυτών δεν είναι ανακριτικοί υπάλληλοι, τα πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις χορηγούνται από τις αμέσως προϊστάμενες αυτών Αστυνομικές Αρχές.
Πιστοποιητικά και βεβαιώσεις, με την επιφύλαξη της παραγράφου 5 του παρόντος άρθρου, χορηγούνται στις εξής περιπτώσεις: α. Όταν η χορήγηση από την Ελληνική Αστυνομία προβλέπεται από διάταξη νόμου, διατάγματος ή υπουργικής απόφασης και τα προς βεβαίωση ή πιστοποίηση περιστατικά εμπίπτουν στα έργα που σχετίζονται με την αποστολή της Ελληνικής Αστυνομίας όπως την καθορίζει ο νόμος και ο κανονισμός της. Αν τα ζητούμενα για πιστοποίηση ή βεβαίωση περιστατικά δεν προκύπτουν από τα τηρούμενα στην Υπηρεσία στοιχεία, μπορεί να εξακριβωθούν με αναζήτηση αυτών, εφόσον ανάγονται στην αρμοδιότητα και τη δυνατότητα της Ελληνικής Αστυνομίας και η εξακρίβωσή τους μπορεί να γίνει κατά τρόπο βέβαιο και ασφαλή. β. Για συμβάντα, για τα οποία καταχωρίζονται εγγραφές σε υπηρεσιακά βιβλία ή τηρούνται στοιχεία στις Αστυνομικές Υπηρεσίες, στα πλαίσια της άσκησης των αρμοδιοτήτων και των καθηκόντων της Ελληνικής Αστυνομίας.
Αν δεν συντρέχουν οι προϋποθέσεις της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου δίνεται αντί πιστοποιητικού ή βεβαίωσης ανάλογη έγγραφη απάντηση.
Αν τα ζητούμενα για πιστοποίηση ή βεβαίωση περιστατικά δεν προκύπτουν όλα από τα τηρούμενα στην Υπηρεσία στοιχεία ή δεν δύνανται να εξακριβωθούν, κατά τις διακρίσεις της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου, πιστοποιούνται ή βεβαιώνονται όσα προκύπτουν ή εξακριβώνονται κατά τρόπο βέβαιο, για δε τα λοιπά γίνεται σχετική μνεία στο πιστοποιητικό ή τη βεβαίωση.
Πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις δεν χορηγούνται: α. Όταν δεν συντρέχουν οι προϋποθέσεις της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου. β. Όταν συντρέχουν οι λόγοι του άρθρου 22 του παρόντος διατάγματος, που δικαιολογούν την άρνηση γ. Όταν για το προς πιστοποίηση γεγονός υπάρχει άλλη αρμόδια καθ’ ύλην Υπηρεσία. δ. Όταν η πιστοποίηση ή βεβαίωση κάποιου γεγονότος απαιτεί ειδικές γνώσεις που δεν διαθέτουν οι αρμόδιοι για τη χορήγηση ή το προσωπικό τους.
Σε περίπτωση αμφιβολίας για τη χορήγηση ή μη του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης, η καταρχήν αρμόδια για τη χορήγηση Υπηρεσία της Ελληνικής Αστυνομίας υποβάλλει τα σχετικά έγγραφα με τη γνώμη της στην προϊσταμένη Υπηρεσία, η οποία θα πάρει την τελική απόφαση.
Η ανάγνωση του παρόντος εγγράφου δεν αντικαθιστά την ανάγνωση του αντίστοιχου τεύχους της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως. Δεν αναλαμβάνουμε ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες που οφείλονται στη μετατροπή του πρωτοτύπου σε αυτή τη μορφή.