Νόμοι — ΦΕΚ A' 297/2005

Καθιερώνεται Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.), στο οποίο εγγράφονται υποχρεωτικά τα κατωτέρω πρόσωπα και ενώσεις προσώπων (εφεξής «οι υπόχρεοι»). α. Τα φυσικά πρόσωπα που είναι έμποροι και διαθέτουν επαγγελματική κατοικία ή εγκατάσταση ή ασκούν εμπορία μέσω κύριας ή δευτερεύουσας εγκατάστασης στην ημεδαπή. β. Η ένωση προσώπων που ασκεί εμπορία μέσω κύριας ή δευτερεύουσας εγκατάστασης στην ημεδαπή και κάθε εμπορική εταιρία, εφόσον συστάθηκε κατά το ελληνικό δίκαιο, ήτοι η ομόρρυθμη και ετερόρρυθμη (απλή ή κατά μετοχές) εταιρεία, o αστικός συνεταιρισμός, στον οποίο περιλαμβάνεται ο αλληλοασφαλιστικός και ο πιστωτικός συνεταιρισμός, η εταιρεία περιορισμένης ευθύνης και η ανώνυμη εταιρεία. Από την εγγραφή στο Γ.Ε.ΜΗ. εξαιρούνται οι οικοδομικοί συνεταιρισμοί που προβλέπονται στο π.δ. 53/1987 (ΦΕΚ 52 Α΄), οι Ναυτικές Εταιρείες που συνιστώνται κατά το ν. 959/1979 (ΦΕΚ 192 Α΄) και οι Ναυτιλιακές Εταιρείες Πλοίων Αναψυχής που συνιστώνται κατά το ν. 3182/2003 (ΦΕΚ 220 Α΄). γ. Οι ευρωπαϊκοί όμιλοι οικονομικού σκοπού, που προβλέπονται από τον Κανονισμό 2137/1985/ΕΟΚ (ΕΕΕΚ L. 199, διορθωτικό L. 247) και έχουν την έδρα τους στην ημεδαπή. δ. Οι ευρωπαϊκές εταιρείες που προβλέπονται στον Κανονισμό 2157/2001/ΕΚ (ΕΕΕΚ L. 294) και έχουν την έδρα τους στην ημεδαπή. ε. Οι ευρωπαϊκές συνεταιριστικές εταιρείες που προβλέπονται στον Κανονισμό 1435/2003/ΕΚ (ΕΕΕΚ L. 207) και έχουν την έδρα τους στην ημεδαπή. στ. Οι υπόχρεοι που αναφέρονται στις προηγούμενες περιπτώσεις και έχουν την κύρια εγκατάσταση ή την έδρα τους στην ημεδαπή έχουν αυτοτελή υποχρέωση εγγραφής, ως προς τα υποκαταστήματα που διατηρούν στην ημεδαπή. ζ. Οι αλλοδαπές εταιρείες που αναφέρονται στο άρθρο 1 της Οδηγίας 68/151/ΕΟΚ (ΕΕΕΚ L. 65), όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 1 της Οδηγίας 2003/58/ΕΚ (ΕΕΕΚ L. 221) και έχουν έδρα σε κράτος − μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Ε.Ε.), ως προς τα υποκαταστήματα ή πρακτορεία που διατηρούν στην ημεδαπή. η. Οι αλλοδαπές εταιρείες που έχουν έδρα σε τρίτη χώρα και νομική μορφή ανάλογη με εκείνη των αλλοδαπών εταιριών που αναφέρεται στην περίπτωση ζ΄, ως προς τα υποκαταστήματα ή πρακτορεία που διατηρούν στην ημεδαπή. θ. Άλλα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή ενώσεις προσώπων που έχουν την κύρια εγκατάσταση ή την έδρα τους στην αλλοδαπή και δεν εμπίπτουν στις περιπτώσεις ζ΄ και η΄, ως προς τα υποκαταστήματα ή πρακτορεία μέσω των οποίων ασκούν εμπορία στην ημεδαπή.

Στο Γ.Ε.Μ.Η. εγγράφονται προαιρετικά: α. οι κοινοπραξίες, β. οι αστικές εταιρείες που προβλέπονται στο άρθρο 784 ΑΚ, γ. τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή ενώσεις προσώπων που ασκούν ή προτίθενται να ασκήσουν οικονομική ή επαγγελματική δραστηριότητα, χωρίς να έχουν καταστεί έμποροι από την άσκηση της δραστηριότητας αυτής.

Με κοινή απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και του κατά περίπτωση αρμόδιου Υπουργού, μπορεί να προβλέπεται η εγγραφή στο Γ.Ε.ΜΗ. φυσικών ή νομικών προσώπων ή ενώσεων προσώπων, πέραν αυτών που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2. Με κοινή απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων, μπορεί να αποφασισθεί η εγγραφή στο Γ.Ε.ΜΗ. των Αγροτικών Συνεταιριστικών Οργανώσεων (Α.Σ.Ο.) όλων των βαθμίδων τους, όπως προβλέπονται στις διατάξεις του ν. 2810/2000 (ΦΕΚ 61 Α΄), μετά από αίτηση των Α.Σ.Ο. και γνώμη της ΠΑ.Σ.Ε.ΓΕ.Σ.. Με όμοια απόφαση ορίζονται η διαδικασία, οι τεχνικές λεπτομέρειες της εγγραφής, οι σχετικές προθεσμίες και κάθε αναγκαία λεπτομέρεια.

Στην Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων (Κ.Ε.Ε.) που προβλέπεται στο άρθρο 5 του ν. 2081/1992 (ΦΕΚ 154 Α΄), συνιστάται Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., η οποία είναι αρμόδια για:

Σε κάθε Επιμελητήριο συνιστάται ειδική υπηρεσία («Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ.») η οποία, με την επιφύλαξη ειδικότερων διατάξεων, είναι αρμόδια για: α. την εξ αποστάσεως και με ηλεκτρονικά μέσα, αρχική καταχώρηση (εγγραφή) των υπόχρεων στο Γ.Ε.ΜΗ. και κάθε μεταγενέστερη πρόσθετη καταχώρηση, μεταβολή ή διαγραφή υφιστάμενων καταχωρήσεων και β. την παραλαβή, την πρωτοκόλληση και τον έλεγχο νομιμότητας των σχετικών αιτήσεων και των συνοδευτικών εγγράφων, καθώς και τον έλεγχο νομιμότητας των νομικών πράξεων, των δηλώσεων, των εγγράφων και των λοιπών στοιχείων που αφορούν τους υπόχρεους και δικαιολογούν την καταχώρηση, μεταβολή ή διαγραφή. Η καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμοδιότητα του Επιμελητηρίου καθορίζεται με βάση την κύρια δραστηριότητα και την κύρια επαγγελματική κατοικία ή την εγκατάσταση του υπόχρεου, αντίστοιχα. Για τα υποκαταστήματα ή τα πρακτορεία, η καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμοδιότητα της υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ., καθορίζεται από την κύρια δραστηριότητα και την έδρα του υποκαταστήματος ή του πρακτορείου, αντίστοιχα. Κάθε υπόχρεος υπάγεται σε μία μόνο υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..

Στη Γενική Διεύθυνση Εσωτερικού Εμπορίου της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης, συνιστάται αυτοτελές Τμήμα Γ.Ε.ΜΗ., ενιαίο για τις Διευθύνσεις Α.Ε. και Πίστεως και Ασφαλιστικών Επιχειρήσεων και Αναλογιστικής. Οι Διευθύνσεις αυτές διαβιβάζουν στο Τμήμα Γ.Ε.ΜΗ. όλες τις πράξεις και τα στοιχεία που καταχωρίζονται στο Γ.Ε.ΜΗ. και αφορούν τις ανώνυμες εταιρείες, τις ευρωπαϊκές εταιρείες, τις ευρωπαϊκές συνεταιριστικές εταιρείες και τα υποκαταστήματά τους στην ημεδαπή, για την εξ αποστάσεως και με ηλεκτρονικά μέσα αρχική καταχώρηση (εγγραφή) των ανωτέρω προσώπων στο Γ.Ε.ΜΗ., καθώς και κάθε μεταγενέστερη καταχώρηση, μεταβολή ή διαγραφή αυτών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 5.

Οι υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. των Επιμελητηρίων και το Τμήμα Γ.Ε.ΜΗ. της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης («υπηρεσίες καταχώρησης στο Γ.Ε.ΜΗ.») έχουν την αποκλειστική αρμοδιότητα να προβαίνουν σε καταχωρήσεις στο Γ.Ε.ΜΗ..

Στις υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. των Επιμελητηρίων μπορεί να συνιστάται, με απόφαση των Υπουργών Οικονομίας και Οικονομικών και Ανάπτυξης, μία (1) οργανική θέση επιστημονικού συνεργάτη αποκλειστικής απασχόλησης. Η ανωτέρω θέση πληρούται από δικηγόρο, με ειδίκευση στο εμπορικό δίκαιο που αποδεικνύεται από την κατοχή σχετικού διδακτορικού ή μεταπτυχιακού διπλώματος. Ο ανωτέρω επιστημονικός συνεργάτης επικουρεί τις υπηρεσίες καταχώρησης στο Γ.Ε.ΜΗ., όταν παρίσταται ανάγκη κατά την άσκηση του προληπτικού ελέγχου νομιμότητας των αιτήσεων εγγραφής, μεταβολής, διαγραφής και κάθε άλλης καταχώρησης στο Γ.Ε.ΜΗ.. Ο δικηγόρος, επιστημονικός συνεργάτης, προσλαμβάνεται με απόφαση του οικείου Επιμελητηρίου, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 του ν. 1649/1986 (ΦΕΚ 149 Α΄), όπως ισχύει κάθε φορά.

Με προεδρικό διάταγμα που εκδίδεται, μετά από πρόταση των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Οικονομίας και Οικονομικών και Ανάπτυξης, ρυθμίζονται τα θέματα οργάνωσης, καθορίζονται ο αριθμός των οργανικών θέσεων κατά κατηγορία, κλάδο και ειδικότητα και ο τρόπος στελέχωσης, της Κεντρικής Υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ., των υπηρεσιών Γ.Ε.ΜΗ. και του Τμήματος Γ.Ε.ΜΗ. και κάθε αναγκαία λεπτομέρεια.

Με κοινή απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και του, κατά περίπτωση, αρμόδιου Υπουργού, μπορεί να αποφασισθεί η εξ αποστάσεως διασύνδεση του Γ.Ε.ΜΗ. με άλλα ειδικά μητρώα και δημόσια αρχεία και να καθορισθούν οι ειδικότεροι όροι και οι προϋποθέσεις της διασύνδεσης, τηρουμένων των διατάξεων για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και του εμπορικού απορρήτου.

Η Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. εποπτεύεται από Κεντρικό Εποπτικό Συμβούλιο, που εδρεύει στην Αθήνα, το οποίο απαρτίζεται από ένα συνταξιούχο δικαστικό λειτουργό με βαθμό τουλάχιστον Εφέτη της πολιτικής ή διοικητικής δικαιοσύνης, ως πρόεδρο, ένα καθηγητή Νομικής Σχολής, με ειδίκευση στο Εμπορικό Δίκαιο, ένα καθηγητή Α.Ε.Ι. με ειδίκευση σε θέματα πληροφορικής, οι οποίοι ορίζονται με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης, με τους αναπληρωτές τους, τον Πρόεδρο της Κ.Ε.Ε., έναν εκπρόσωπο του Υπουργείου Ανάπτυξης, έναν εκπρόσωπο της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, έναν εκπρόσωπο της Ένωσης Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων Ελλάδος (Ε.Ν.Α.Ε.) και φορείς, με τους αναπληρωτές τους. Το Κεντρικό Εποπτικό Συμβούλιο συντονίζει το έργο των συμβουλίων που προβλέπονται στις επόμενες παραγράφους και μεριμνά για την ομοιόμορφη εφαρμογή των διατάξεων του νόμου αυτού από όλα τα Επιμελητήρια της χώρας εκδίδοντας, προς τούτο, κανονισμούς, εγκυκλίους και αποφάσεις. Το Συμβούλιο αυτό συγκροτείται με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης με θητεία πέντε (5) ετών. Με κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομίας και Οικονομικών και Ανάπτυξης, καθορίζονται οι αμοιβές των μελών του Κεντρικού Εποπτικού Συμβουλίου, μετά από σύμφωνη γνώμη της Κ.Ε.Ε., η δαπάνη των οποίων βαρύνει τον προϋπολογισμό της.

Οι υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. όλων των Επιμελητηρίων κάθε νομού υπόκεινται σε ενιαία εποπτεία, η οποία ασκείται από Περιφερειακό Εποπτικό Συμβούλιο. Το Συμβούλιο αυτό απαρτίζεται από έναν συνταξιούχο δικαστικό λειτουργό με βαθμό τουλάχιστον Προέδρου Πρωτοδικών, της πολιτικής ή διοικητικής δικαιοσύνης, ως Πρόεδρο, ο οποίος ορίζεται με απόφαση του Γενικού Γραμματέα της οικείας Περιφέρειας, με τον αναπληρωτή του, από έναν εκπρόσωπο της Ε.Ν.Α.Ε., τον Πρόεδρο ή τους Προέδρους όλων των Επιμελητηρίων των νομών της οικείας Περιφέρειας, έναν υπάλληλο της οικείας Περιφέρειας με βαθμό Α΄ και έναν εκπρόσωπο των Συλλόγων των Υπαλλήλων Επιμελητηρίων της Περιφέρειας, που ορίζονται από τους οικείους φορείς, με τους αναπληρωτές τους. Το Περιφερειακό Εποπτικό Συμβούλιο ασκεί έλεγχο νομιμότητας για την τήρηση και εφαρμογή των διατάξεων του νόμου αυτού, σε επίπεδο υπηρεσιών Γ.Ε.ΜΗ.. Το Συμβούλιο αυτό συγκροτείται με απόφαση του Γενικού Γραμματέα της οικείας Περιφέρειας με θητεία πέντε (5) ετών. Με κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομίας και Οικονομικών και Ανάπτυξης, καθορίζονται οι αμοιβές των μελών του Περιφερειακού Εποπτικού Συμβουλίου, μετά από γνώμη των οικείων Επιμελητηρίων των νομών της οικείας Περιφέρειας, η δαπάνη των οποίων βαρύνει τον προϋπολογισμό τους. Με την ίδια απόφαση καθορίζεται το ποσοστό της δαπάνης που αναλογεί σε κάθε Επιμελητήριο για τις ανωτέρω αμοιβές. Κάθε υπόχρεος ή τρίτος που έχει ειδικό έννομο συμφέρον, μπορεί να ασκήσει ένσταση ενώπιον του Περιφερειακού Εποπτικού Συμβουλίου κατά των αποφάσεων των υπηρεσιών Γ.Ε.ΜΗ. των Επιμελητηρίων, για θέματα που αφορούν την εγγραφή, μεταβολή, διαγραφή ή άλλη καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ.. Η ένσταση ασκείται εντός προθεσμίας δεκαπέντε (15) ημερών από την επίδοση της σχετικής απόφασης ή την πλήρη γνώση του περιεχομένου της. Κάθε υπόχρεος ή τρίτος που έχει ειδικό έννομο συμφέρον μπορεί να ασκήσει ένσταση κατά των αποφάσεων του Τμήματος Γ.Ε.ΜΗ., ενώπιον του Κεντρικού Εποπτικού Συμβουλίου, για θέματα που αφορούν την εγγραφή, μεταβολή, διαγραφή ή άλλη καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ., σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο προηγούμενο εδάφιο.

Στο Κεντρικό Εποπτικό Συμβούλιο και στα Περιφερειακά Εποπτικά Συμβούλια παρέχεται διοικητική υποστήριξη από την Κ.Ε.Ε. και το μεγαλύτερο, σε αριθμό μελών, Επιμελητήριο του νομού της έδρας της Περιφέρειας, αντίστοιχα.

Το Κεντρικό Εποπτικό Συμβούλιο καταρτίζει τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας αυτού και του Περιφερειακού Εποπτικού Συμβουλίου, ο οποίος εγκρίνεται με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Οι διατάξεις του νόμου αυτού δεν θίγουν την αρμοδιότητα των υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης και των υπηρεσιών των οικείων Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων (Ν.Α.), για την έκδοση διοικητικών πράξεων και την άσκηση εποπτείας και ελέγχου νομιμότητας των καταχωρητέων πράξεων και στοιχείων, σύμφωνα με τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας, οι οποίες αφορούν τις ανώνυμες εταιρείες, τις ευρωπαϊκές εταιρείες, τις ευρωπαϊκές συνεταιριστικές εταιρείες και τα υποκαταστήματα αλλοδαπών εταιρειών που υπάγονται στην αρμοδιότητά τους, καθώς και τις αρμοδιότητες των Ειρηνοδικείων σχετικά με τους συνεταιρισμούς που υπάγονται σε αυτά. Οι διοικητικές πράξεις των αρμόδιων υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης και των οικείων Ν.Α., καθώς και οι αποφάσεις των Ειρηνοδικείων, αποτελούν αναγκαία προϋπόθεση για την εγγραφή στο Γ.Ε.ΜΗ. και κάθε περαιτέρω καταχώρηση, μεταβολή ή διαγραφή των υπόχρεων που αναφέρονται στο προηγούμενο εδάφιο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία.

Οι υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. παράγουν με ευθύνη τους και χωρίς υπαίτια καθυστέρηση, ψηφιακά αντίγραφα των αιτήσεων καταχώρησης, των συνοδευτικών εγγράφων και δικαιολογητικών και κάθε άλλου στοιχείου που υποβάλλεται σε αυτές, εφόσον αυτά δεν έχουν ήδη υποβληθεί σε ηλεκτρονική μορφή και τα διαβιβάζουν, χωρίς υπαίτια καθυστέρηση και με ηλεκτρονικά μέσα, στις αρμόδιες υπηρεσίες των Ν.Α.. Η ανωτέρω υποχρέωση των υπηρεσιών του Γ.Ε.ΜΗ. αναφέρεται και στις οικονομικές και λογιστικές καταστάσεις των ανωνύμων εταιρειών, των ευρωπαϊκών εταιρειών και των ευρωπαϊκών συνεταιριστικών εταιρειών, για τις οποίες υπάρχει υποχρέωση δημοσίευσης σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Ευθύς ως οι αρμόδιες υπηρεσίες των Ν.Α. ασκήσουν την αρμοδιότητά τους κατά την παράγραφο 1, κοινοποιούν αυθημερόν, με ηλεκτρονικά μέσα, τις διοικητικές πράξεις που εκδίδουν, στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ.. ευρωπαϊκές εταιρείες, τις ευρωπαϊκές συνεταιριστικές εταιρείες και τα υποκαταστήματα αλλοδαπών εταιρειών, κοινοποιούν αυθημερόν, με ηλεκτρονικά μέσα, στις αρμόδιες υπηρεσίες καταχώρησης στο Γ.Ε.ΜΗ. τις διοικητικές πράξεις που αφορούν συγκεκριμένο υπόχρεο που υπάγεται σε αυτές και επηρεάζουν τις καταχωρήσεις στο Γ.Ε.ΜΗ., όπως τις αποφάσεις διαγραφής ή ανάκλησης της άδειας σύστασης εταιρείας ή υποκαταστήματος.

Με κοινή απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Ανάπτυξης, ρυθμίζονται οι όροι, οι προϋποθέσεις και η διαδικασία της σύμπραξης και συνεργασίας του Τμήματος Γ.Ε.ΜΗ. και των υπηρεσιών Γ.Ε.ΜΗ. με τις αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης και των Ν.Α., αντίστοιχα, σε ζητήματα διαβίβασης και ανταλλαγής στοιχείων και δεδομένων που αφορούν τους υπόχρεους.

Οι διατάξεις του παρόντος νόμου δεν θίγουν την αρμοδιότητα των Επιμελητηρίων να τηρούν για τα μέλη τους μητρώα ανεξάρτητα από το Γ.Ε.ΜΗ., καθώς και αρχεία ασφαλείας παράλληλα προς το Γ.Ε.ΜΗ..

Το Γ.Ε.ΜΗ. απαρτίζεται από το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, τη Μερίδα και το Φάκελο.

Το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και η Μερίδα τηρούνται ηλεκτρονικά ως αρχεία μίας ή περισσοτέρων βάσεων δεδομένων, προσβάσιμων εξ αποστάσεως με ηλεκτρονικά μέσα, οι οποίες εξυπηρετούνται από ειδικό λειτουργικό σύστημα που εγκαθίσταται στην Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..

Στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών καταχωρίζονται, κατά αλφαβητική σειρά, οι εμπορικές ή οι εταιρικές επωνυμίες των υπόχρεων ή, σε περίπτωση που ο εγγραφόμενος δεν έχει εμπορική ιδιότητα, το ονοματεπώνυμό του, καθώς και οι διακριτικοί τίτλοι της εκάστοτε επιχείρησης ή καταστήματός του, εφόσον διαφέρουν, κατά τρόπο ευδιάκριτο από τις ήδη καταχωρισμένες επωνυμίες ή τους διακριτικούς τίτλους άλλων υπόχρεων που υπάγονται σε Επιμελητήριο του ίδιου νομού.

Στη Μερίδα καταχωρίζονται, κατά χρονική ακολουθία, περιληπτικές αναφορές των νομικών πράξεων, των δηλώσεων και των εγγράφων του Φακέλου που αφορούν τον υπόχρεο.

Στο Φάκελο αρχειοθετούνται και φυλάσσονται οι αιτήσεις, τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση («νομιμοποιητικά έγγραφα»), τα δικαιολογητικά κάθε καταχώρησης στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και στη Μερίδα («συνοδευτικά έγγραφα») και γενικά όλα τα έγγραφα για τα οποία υπάρχει υποχρέωση εμπορικής δημοσιότητας σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία («δημοσιευτέα έγγραφα»).

Η αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. και το Τμήμα Γ.Ε.ΜΗ. τηρούν τους Φακέλους των υπόχρεων που υπάγονται στις υπηρεσίες αυτές. Ως προς τις αιτήσεις καταχώρησης και τα δημοσιευτέα έγγραφα που αφορούν εμπορικές εταιρείες, ενώσεις προσώπων και υποκαταστήματα που αναφέρονται στις περιπτώσεις ζ΄, η΄ και θ΄ της πρώτης παραγράφου του άρθρου 1, ο Φάκελος τηρείται υποχρεωτικά και σε ηλεκτρονική μορφή. Στις περιπτώσεις αυτές, ο Φάκελος τηρείται ως αρχείο μίας ή περισσοτέρων βάσεων δεδομένων, προσβάσιμων εξ αποστάσεως με ηλεκτρονικά μέσα, οι οποίες λειτουργούν υπό την εποπτεία της Κεντρικής Υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ., σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 2. Αν ο Φάκελος τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, η πρόσβαση στα έγγραφα αυτού γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, μέσω της Μερίδας.