Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda vadības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr.694Rīgā 2012.gada 9.oktobrī (prot. Nr.56 3.§)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Ekonomikas zonasfinanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta2009.–2014.gada perioda vadības likuma15.panta 1. un 2.punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā:

1.1. Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta (turpmāk – finanšu instrumenti) vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina finanšu instrumentu vadību;

1.2. valsts budžetā plāno līdzekļus finanšu instrumentu līdzfinansēto programmu (turpmāk – programma) un atklāta konkursa un iepriekš noteikto projektu (turpmāk kopā – projekts) īstenošanai un veic maksājumus.

2. Programmas apsaimniekotāja funkcijas nodrošina:

2.1. Ekonomikas ministrija;

2.2. Izglītības un zinātnes ministrija;

2.3. Kultūras ministrija;

2.4. Sabiedrības integrācijas fonds;

2.5. Tieslietu ministrija;

2.6. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija.

3. Valsts izglītības attīstības aģentūra veic aģentūras funkcijas finanšu instrumentu līdzfinansētajā programmā "Stipendiju un Norvēģijas–Latvijas pētniecības atbalsta fonds un stipendiju programma".

4. Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra veic aģentūras funkcijas Norvēģijas finanšu instrumenta līdzfinansētajā programmā "Inovācijas "zaļās" ražošanas jomā".

5. Valsts reģionālās attīstības aģentūra veic aģentūras funkcijas Norvēģijas finanšu instrumenta līdzfinansētajā programmā "Kapacitātes stiprināšana un institucionālā sadarbība starp Latvijas un Norvēģijas valsts institūcijām, vietējām un reģionālām iestādēm" un Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta līdzfinansētajā programmā "Nacionālā klimata politika", izņemot minēto programmu iepriekš noteiktajā projektā, kur Valsts reģionālās attīstības aģentūra ir projekta partneris.

6. Iekšlietu ministrija veic nacionālā programmas partnera funkcijas Norvēģijas finanšu instrumenta līdzfinansētajā programmā "Latvijas korekcijas dienestu un Valsts policijas īslaicīgās aizturēšanas vietu reforma".

7. Labklājības ministrija veic atbildīgās nozares ministrijas funkcijas Norvēģijas finanšu instrumenta līdzfinansētajā programmā "Globālais fonds cienīga darba un trīspusējās sadarbības veicināšanai".

8. Programmas izmaksas ir attiecināmas, ja tās veiktas pēc tam, kad attiecīgo programmu apstiprinājusi Norvēģijas Ārlietu ministrija vai Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta komiteja (turpmāk – donorvalstis). Programmas sagatavošanas izmaksas nav attiecināmas no programmas īstenošanai paredzētajiem finanšu līdzekļiem.

9. Iepriekš noteiktā projekta izmaksas ir attiecināmas no dienas, kad vadošā iestāde ir informējusi Finanšu instrumenta biroju par programmas apsaimniekotāja iepriekš noteiktā projekta pozitīvu novērtējumu.

II. Saprašanās memoranda, programmas un programmas līguma apstiprināšana un grozīšana

10. Vadošā iestāde sadarbībā ar donorvalstu pārstāvjiem izstrādā un iesniedz noteiktā kārtībā Ministru kabinetā saprašanās memorandu par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā starp Latvijas Republiku un Īslandi, Lihtenšteinas Firstisti un Norvēģijas Karalisti un saprašanās memorandu par Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā starp Latvijas Republiku un Norvēģijas Karalisti (turpmāk – saprašanās memorandi).

11. Pēc saprašanās memoranda parakstīšanas programmas apsaimniekotājs izstrādā un iesniedz noteiktā kārtībā Ministru kabinetā programmas projektu. Programmas projektā iekļauj iepriekš noteikto projektu kopsavilkumus.

12. Pēc programmas projekta atbalstīšanas Ministru kabinetā vadošā iestāde iesniedz programmas projektu apstiprināšanai donorvalstīm.

13. Ja donorvalstis apstiprina programmas projektu ar nosacījumiem vai grozījumiem, programmas apsaimniekotājs nodrošina nosacījumu izpildi.

14. Ja donorvalstis noraida programmas projektu, vadošā iestāde lemj par vienu no šādiem risinājumiem:

14.1. programmas apsaimniekotājs izstrādā jaunu programmas projektu un iesniedz to noteiktā kārtībā Ministru kabinetā. Pēc programmas projekta atbalstīšanas Ministru kabinetā vadošā iestāde iesniedz programmas projektu apstiprināšanai donorvalstīm. Jauna programmas projekta izstrādi un iesniegšanu donorvalstīm programmas apsaimniekotājs un vadošā iestāde nodrošina četru mēnešu laikā no lēmuma par programmas projekta noraidīšanu pieņemšanas;

14.2. vadošā iestāde sadarbībā ar programmas apsaimniekotāju četru mēnešu laikā pēc donorvalstu lēmuma saņemšanas lemj par noraidītajam programmas projektam paredzēto finanšu līdzekļu pārdali citai programmai, veicot atbilstošus grozījumus saprašanās memorandā.

15. Pēc donorvalstu lēmuma saņemšanas par programmas projekta apstiprināšanu vadošā iestāde piecu darbdienu laikā informē par to programmas apsaimniekotāju, aģentūru, sertifikācijas iestādi un revīzijas iestādi.

16. Pēc programmas līguma projekta saņemšanas no donorvalstīm vadošā iestāde sadarbībā ar programmas apsaimniekotāju to izskata un saskaņo ar donorvalstīm. Vadošā iestāde nodrošina programmas līguma noslēgšanu ar Norvēģijas Ārlietu ministriju vai Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta komiteju. Par programmas līguma īstenošanu ir atbildīga vadošā iestāde un attiecīgās programmas apsaimniekotājs:

16.1. Ekonomikas ministrija par programmu "Inovācijas "zaļās" ražošanas jomā";

16.2. Izglītības un zinātnes ministrija par programmu "Stipendijas un Latvijas–Norvēģijas pētniecības atbalsta fonda un stipendiju programma";

16.3. Kultūras ministrija par programmu "Kultūras un dabas mantojuma saglabāšana un atjaunināšana";

16.4. Sabiedrības integrācijas fonds par programmu "NVO fonds";

16.5. Tieslietu ministrija par programmu "Latvijas korekcijas dienestu un Valsts policijas īslaicīgās aizturēšanas vietu reforma";

16.6. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija par programmu "Nacionālā klimata politika" un "Kapacitātes stiprināšana un institucionālā sadarbība ar Norvēģijas publiskajām institūcijām, vietējām un reģionālām varas iestādēm".

17. Programmas apsaimniekotājs finanšu instrumentu vadības dokumentos noteiktajos gadījumos var ierosināt izdarīt programmā grozījumus. Priekšlikumu par grozījumiem programmas apsaimniekotājs iesniedz vadošajā iestādē. Vadošā iestāde minēto priekšlikumu izvērtē un saskaņo ar programmas apsaimniekotāju vai noraida 15 darbdienu laikā pēc to saņemšanas.

18. Pēc donorvalstu lēmuma par programmas grozījumiem saņemšanas vadošā iestāde piecu darbdienu laikā informē par to programmas apsaimniekotāju, aģentūru, sertifikācijas iestādi un revīzijas iestādi.

III. Projektu iesniegumu atklātais konkurss, iepriekš noteikto projektu novērtēšana, projekta līguma saturs un slēgšanas kārtība

19. Projektu iesniegumu atklāto konkursu (turpmāk – atklātais konkurss) organizē šādā kārtībā:

19.1. (svītrots ar MK 24.09.2013. noteikumiem Nr.899);

19.2. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra nosaka projektu iesniegumu iesniegšanas termiņu ne agrāk kā divus mēnešus no atklātā konkursa uzsākšanas dienas;

19.3. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra izveido projektu iesniegumu vērtēšanas komisiju atsevišķi katrai programmai;

19.4. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra izstrādā, apstiprina un ievieto savā tīmekļa vietnē atklātā konkursa norises un projektu iesniegumu vērtēšanas kārtību;

19.5. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra izvērtē projektu iesniegumus atbilstoši projektu iesniegumu vērtēšanas kritērijiem;

19.6. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra piecu darbdienu laikā pēc tam, kad pieņemts lēmums par projekta iesnieguma apstiprināšanu, apstiprināšanu ar nosacījumu vai noraidīšanu informē par to projekta iesniedzēju.

20. Pirms projekta līguma noslēgšanas programmas apsaimniekotājs nodrošina iepriekš noteiktā projekta izvērtēšanu atbilstoši programmas nosacījumiem un Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta komitejas 2011.gada 13.janvārī apstiprināto noteikumu par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā (turpmāk – Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumi) 5.5.panta 3.punktam vai Norvēģijas Ārlietu ministrijas 2011.gada 11.februārī apstiprināto noteikumu par Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanu 2009.–2014.gadā (turpmāk – Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumi) 5.5.panta 3.punktam.

21. Lēmumā par atklātā konkursa projekta iesnieguma apstiprināšanu, atzinumā par minētajā lēmumā iekļauto nosacījumu izpildi vai atzinumā par iepriekš noteiktā projekta pozitīvu novērtējumu programmas apsaimniekotājs vai aģentūra iekļauj informāciju par tīmekļa vietni, kurā pieejams projekta līguma paraugs, un uzaicinājumu līdzfinansējuma saņēmējam slēgt projekta līgumu.

22. Programmas apsaimniekotājs vai aģentūra projekta līgumā iekļauj vismaz šādu informāciju:

22.1. norādi uz programmas līgumu un attiecīgi uz Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumiem vai Norvēģijas finanšu instrumenta ieviešanas noteikumiem;

22.2. projekta nosaukumu un projekta līguma priekšmetu;

22.3. programmas apsaimniekotāja vai aģentūras, nacionālā programmas partnera (ja attiecināms) un līdzfinansējuma saņēmēja rekvizītus;

22.4. projekta kopējo finansējuma summu, nodalot projektam apstiprināto maksimālo finanšu instrumenta un valsts budžeta līdzfinansējuma (turpmāk abi kopā – programmas līdzfinansējums) summu (euro) un likmi, kā arī līdzfinansējuma saņēmēja nacionālā līdzfinansējuma summu (euro) un likmi;

22.5. programmas apsaimniekotāja vai aģentūras, nacionālā programmas partnera (ja attiecināms) un līdzfinansējuma saņēmēja tiesības un pienākumus;

22.6. projekta līgumā noteikto darbību izpildes termiņus;

22.7. attiecināmās izmaksas, izmaksu attiecināmības nosacījumus, kā arī laikposmu, kurā veiktās izmaksas var uzskatīt par attiecināmām;

22.8. apstiprināto projektu, tai skaitā detalizēto projekta budžeta veidlapu, pieļaujot līdz 5 % no projekta kopējā budžeta izdevumiem neparedzētiem gadījumiem (attiecināms, ja to paredz programma);

22.9. netiešo izmaksu aprēķināšanas metodi un šo izmaksu maksimālo summu (attiecināms, ja to paredz programma);

22.10. projektu pārskatu, tai skaitā maksājuma pieprasījumu (turpmāk – projekta pārskats), sagatavošanas un iesniegšanas kārtību;

22.10.1 pārskata par pievienotās vērtības nodokļa summām, ko līdzfinansējuma saņēmējs pārskata periodā paredz iekļaut projekta attiecināmajās izmaksās (turpmāk – pārskats par projekta attiecināmajās izmaksās iekļaujamām pievienotās vērtības nodokļa summām), sagatavošanas un iesniegšanas kārtību;

22.11. avansa izlietošanas termiņu, kas nav ilgāks par 12 mēnešiem no avansa izmaksāšanas dienas, kārtību, kādā līdzfinansējuma saņēmējs sniedz pārskatu par izlietoto avansu, un nosacījumus noteiktā termiņā neizlietotā avansa atgūšanai;

22.12. programmas līdzfinansējuma izmaksas kārtību, ja līdzfinansējuma saņēmējs ir privātpersona;

22.13. projekta finanšu kontroles, audita un citu pārbaužu veikšanas kārtību, tai skaitā norādi, ka līdzfinansējuma saņēmējam ir pienākums nekavējoties sniegt nepieciešamo informāciju;

22.14. projekta publicitātes prasības, ieskaitot finanšu instrumentu logo izmantošanu;

22.15. nosacījumu, ka līdzfinansējuma saņēmējam, slēdzot preču, pakalpojumu vai būvniecības līgumu, ir pienākums ievērot labas saimnieciskas prakses, caurskatāmības un godīgas konkurences principu, kā arī nodrošināt lietderīgu piešķirtā finansējuma izlietojumu;

22.16. nosacījumus iepirkuma veikšanai, ja plānotā līgumcena nesasniedz iepirkumu pasūtītāja finansētajam projektam noteikto līgumcenas robežu vai neatbilst normatīvajiem aktiem par publisko iepirkumu līgumcenu robežām, lai nodrošinātu šo noteikumu 22.15.apakšpunktā minēto principu ievērošanu;

22.17. nosacījumus, kuru izpildi projekta īstenošanā un pēc tā pabeigšanas līdzfinansējuma saņēmējam jānodrošina, ņemot vērā programmas līguma 1.pielikuma 2.1.apakšpunktā noteikto (ja attiecināms);

22.18. šo noteikumu 29.punktā minēto paziņojumu iesniegšanas kārtību;

22.19. ar projekta īstenošanu saistīto dokumentu uzglabāšanas termiņu;

22.20. maksājumu atlikšanas, pārtraukšanas, to apmēra samazināšanas un atmaksāšanas noteikumus;

22.21. projekta līguma darbības laiku, kā arī projekta un projekta līguma grozīšanas un izbeigšanas kārtību;

22.22. strīdu risināšanas kārtību;

22.23. norādi uz partnerību līgumiem vai, ja nepieciešams, nodomu vēstulēm;

22.24. noteikumus par intelektuālā īpašuma tiesībām (attiecināms, ja programmā paredzētas ar pētniecību saistītas aktivitātes);

22.25. saistību tiesību pastiprinājumus un sankcijas (līgumsoda apmēru un aprēķināšanas kārtību) (attiecināms, ja līdzfinansējuma saņēmējs ir Latvijas Republikā reģistrēta juridiskā persona vai šādu personu apvienība).

23. Pēc lēmuma pieņemšanas par projekta iesnieguma apstiprināšanu vai atzinuma sniegšanas par iepriekš noteiktā projekta pozitīvu novērtējumu, bet pirms projekta līguma noslēgšanas līdzfinansējuma saņēmējs, programmas apsaimniekotājs, aģentūra vai nacionālais programmas partneris var precizēt projekta iesniegumā norādīto informāciju, ja tā ir novecojusi, pēc būtības nemainot projekta iesniegumu. Precizējumus izdara šādā kārtībā:

23.1. ja precizējumu iniciators ir līdzfinansējuma saņēmējs:

23.1.1. tas par nepieciešamajiem precizējumiem paziņo programmas apsaimniekotājam vai aģentūrai, ar kuru tiks slēgts projekta līgums par projekta īstenošanu;

23.1.2. programmas apsaimniekotājs vai aģentūra 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.1.1.apakšpunktā minētā paziņojuma saņemšanas pieņem lēmumu par projekta iesnieguma precizēšanu un informē par to līdzfinansējuma saņēmēju;

23.1.3. ja šo noteikumu 23.1.2.apakšpunktā minētais lēmums ir pozitīvs, līdzfinansējuma saņēmējs 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.1.2.apakšpunktā minētā lēmuma saņemšanas iesniedz precizētās projekta iesnieguma sadaļas programmas apsaimniekotājam vai aģentūrai projekta līguma noslēgšanai;

23.2. ja precizējumu iniciators ir programmas apsaimniekotājs vai aģentūra:

23.2.1. tā par nepieciešamajiem precizējumiem paziņo līdzfinansējuma saņēmējam;

23.2.2. ja līdzfinansējuma saņēmējs piekrīt precizējumiem, tas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.2.1.apakšpunktā minētā paziņojuma saņemšanas iesniedz precizētās projekta iesnieguma sadaļas programmas apsaimniekotājam vai aģentūrai projekta līguma noslēgšanai;

23.3. ja precizējumu iniciators ir nacionālais programmas partneris:

23.3.1. tas par nepieciešamajiem precizējumiem paziņo programmas apsaimniekotājam;

23.3.2. programmas apsaimniekotājs 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.3.1.apakšpunktā minētā paziņojuma saņemšanas pieņem lēmumu par projekta iesnieguma precizēšanu un informē par to līdzfinansējuma saņēmēju;

23.3.3. ja līdzfinansējuma saņēmējs piekrīt precizējumiem, tas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.3.2.apakšpunktā minētā paziņojuma saņemšanas iesniedz precizētās projekta iesnieguma sadaļas programmas apsaimniekotājam vai aģentūrai projekta līguma noslēgšanai.

24. Ja līdzfinansējuma saņēmējs vai nacionālais programmas partneris lūdz programmas apsaimniekotāju vai aģentūru precizēt kontaktinformāciju vai informāciju par norēķina rekvizītiem, programmas apsaimniekotājs vai aģentūra ņem vērā šādu informāciju, sagatavojot projekta līgumu.

25. Ja līdzfinansējuma saņēmējs, programmas apsaimniekotājs, aģentūra vai nacionālais programmas partneris nepiekrīt šo noteikumu 23.punktā minētajam priekšlikumam precizēt projekta iesniegumu vai nepiekrīt atsaukt savu priekšlikumu vai ja puses nevar vienoties par citu projekta iesnieguma redakciju, projekta līgums netiek noslēgts.

26. Projekta līgumu slēdz 40 darbdienu laikā pēc tam, kad līdzfinansējuma saņēmējs ir saņēmis:

26.1. lēmumu par projekta iesnieguma apstiprināšanu;

26.2. atzinumu par nosacījumu izpildi, ja lēmumā par projekta iesnieguma apstiprināšanu ir ietverti nosacījumi;

26.3. atzinumu par iepriekš noteiktā projekta pozitīvu novērtējumu.

27. Pēc līdzfinansējuma saņēmēja pieprasījuma programmas apsaimniekotājs vai aģentūra var pagarināt šo noteikumu 26.punktā minēto projekta līguma noslēgšanas termiņu ne vairāk kā par 20 darbdienām (ja normatīvajos aktos, kas nosaka programmas īstenošanas kārtību, nav noteikts citādi), un triju darbdienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas par projekta līguma noslēgšanas termiņa pagarināšanu informē par to līdzfinansējuma saņēmēju. Ja līdzfinansējuma saņēmējs nenoslēdz projekta līgumu šo noteikumu 26. vai šajā punktā noteiktajā termiņā, līgums ar līdzfinansējuma saņēmēju netiek slēgts.

IV. Grozījumu izdarīšana projekta iesniegumā un projektā

28. Ja pēc projekta līguma noslēgšanas projektā nepieciešami grozījumi, līdzfinansējuma saņēmējs vai nacionālais programmas partneris iesniedz grozījumu pieprasījumu programmas apsaimniekotājam vai aģentūrai, ar kuru noslēgts projekta līgums.

29. Ja pēc projekta līguma noslēgšanas mainījusies līdzfinansējuma saņēmēja vai nacionālā programmas partnera kontaktinformācija vai norēķina rekvizīti, programmas apsaimniekotājs vai aģentūra pēc paziņojuma saņemšanas pievieno to projekta līgumam.

30. Ja līdzfinansējuma saņēmēja iesniegtie projekta grozījumi neattiecas uz šo noteikumu 29.punktā minēto informāciju, programmas apsaimniekotājs vai aģentūra, ar kuru noslēgts projekta līgums (izņemot šo noteikumu 34.punktā paredzēto gadījumu), 25 darbdienu laikā no grozījumu pieprasījuma saņemšanas dienas sadarbībā ar nacionālo programmas partneri (ja attiecināms) izvērtē iesniegto grozījumu lietderību, pamatotību un nepieciešamību projekta mērķa sasniegšanai un atbilstību atklātā konkursa nolikumā minētajiem nosacījumiem (ja attiecināms):

30.1. izdara atbilstošus projekta grozījumus un informē par to līdzfinansējuma saņēmēju un nacionālo programmas partneri;

30.2. pieņem lēmumu neizdarīt projekta grozījumus un informē par to līdzfinansējuma saņēmēju un nacionālo programmas partneri, pamatojot atteikumu vai norādot informāciju par nepieciešamajiem precizējumiem grozījumu pieprasījumā un tā atkārtotas iesniegšanas kārtību un termiņu.

31. Ja šo noteikumu 30.punktā minētos grozījumus nepieciešams izdarīt iepriekš noteiktajā projektā un saskaņot arī ar programmas sadarbības komiteju, programmas apsaimniekotājs grozījumu pieprasījumu izvērtē un saskaņo ar programmas sadarbības komiteju 40 darbdienu laikā no grozījumu pieprasījuma saņemšanas dienas.

32. Ja ir samazinājušās projektā paredzēto darbību izmaksas, līdzfinansējuma saņēmējs grozījumu pieprasījumā var paredzēt projektā veikt papildu darbības vai ietaupījumu novirzīt citu projektā paredzēto darbību finansēšanai. Programmas apsaimniekotājs vai aģentūra, ar kuru noslēgts projekta līgums, sadarbībā ar nacionālo programmas partneri (ja attiecināms) lemj par grozījumu veikšanu projektā šo noteikumu 30. un 31.punktā minētajā kārtībā.

32.1 Programmas apsaimniekotājs vai aģentūra pagarina projekta īstenošanas termiņu atbilstoši donorvalstu lēmumam par attiecīgā projekta īstenošanas termiņa pagarināšanu, bet ne ilgāk kā līdz 2017. gada 30. aprīlim.

33. Projektā radušos ietaupījumu var izmantot, novirzot to nākamajiem atklātajiem konkursiem attiecīgās programmas aktivitātē, citām programmas aktivitātēm vai citam projektam.