Iekšējā audita veikšanas un novērtēšanas kārtība

Ministru kabineta noteikumi Nr.385Rīgā 2013.gada 9.jūlijā (prot. Nr.39 8.§)

Izdoti saskaņā ar Iekšējā audita likuma8.panta pirmo un ceturto punktu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita veikšanas kārtību;

1.2. iekšējā audita struktūrvienību darbības novērtējuma pamatprincipus un saturu, kā arī iekšējā audita struktūrvienību darbības novērtēšanas kārtību;

1.3. gadījumus, kuros Finanšu ministrijai ir tiesības veikt iekšējo auditu ministrijā vai iestādē attiecībā uz Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda, Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta, Norvēģijas valdības finanšu instrumenta un Latvijas un Šveices sadarbības programmas (turpmāk – ārvalstu finanšu palīdzība) vadību.

2. Noteikumi attiecas uz ministrijām un iestādēm.

2. Iekšējā audita sistēma

3. Iekšējā audita sistēmu nosaka ar attiecīgu lēmumu, kurā norāda:

3.1. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas, kā arī iestādes iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā ietvertās institūcijas un pilnvaras, veicot auditus šajās institūcijās;

3.2. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas:

3.2.1. padotības institūcijas, kurās izveidojamas iekšējā audita struktūrvienības, un šo struktūrvienību plānu un pārskatu, kā arī citas informācijas sniegšanas kārtību;

3.2.2. iekšējā audita struktūrvienības tiesības un uzdevumus padotības institūciju iekšējā audita struktūrvienību koordinācijā;

3.2.3. iekšējā audita struktūrvienības ziņošanas kārtību Ministru prezidentam, lēmējinstitūcijai vai ministram par iekšējā audita sistēmas darbības rezultātiem;

3.2.4. kārtību, kādā gūst pārliecību par padotības institūciju iekšējā audita struktūrvienību darba rezultātiem.

4. Iekšējā audita struktūrvienības reglamentā nosaka iekšējā audita struktūrvienības statusu, mērķi, funkcijas, uzdevumus, konsultāciju būtību, darba apjomu, struktūru, tiesības un atbildību.

5. Ministrijas vai iestādes iekšējā audita darba organizācijas un iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzības kārtībā nosaka sadarbību ar institūcijas vadību, auditējamiem, ārējiem auditoriem un citām institūcijām (personām) Iekšējā audita likumā noteikto iekšējā audita struktūrvienības uzdevumu īstenošanai.

6. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosaka kārtību, kādā tiek sagatavots viedoklis par ministrijas vai iestādes iekšējās kontroles sistēmas darbību.

7. Ja tiek ietekmēta iekšējā auditora neatkarība vai objektivitāte plānošanā, darba uzdevuma veikšanā vai ziņošanā, iekšējais auditors nekavējoties rakstiski informē iekšējā audita struktūrvienības vadītāju, bet iekšējā audita struktūrvienības vadītājs – valsts sekretāru vai iestādes vadītāju (lēmējinstitūciju).

8. Ja valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) nepieņem lēmumu, lai novērstu iekšējā auditora vai iekšējā audita struktūrvienības vadītāja neatkarības vai objektivitātes ietekmēšanu, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē nākamo augstāko amatpersonu un Iekšējā audita padomi.

3. Iekšējā audita struktūrvienības plānu izstrāde

3.1. Iekšējā audita vides noteikšana un aktualizācija

9. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs, nosakot iekšējā audita vidi, dokumentē visu ministrijā vai iestādē esošo auditējamo sistēmu un apakšsistēmu kopumu.

10. Iekšējā audita vidi, tai skaitā auditējamo sistēmu un apakšsistēmu aprakstu, apstiprina valsts sekretārs vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija).

11. Ministrijas vai iestādes iekšējā audita vidē iekļauj:

11.1. ministrijas vai iestādes pamatdarbības sistēmas;

11.2. šādas vadības un atbalsta funkciju sistēmas (ja ministrijā vai iestādē tādas ir izveidotas):

11.2.1. stratēģiskā un darba plānošana;

11.2.2. riska vadība un kvalitātes vadība;

11.2.3. personāla vadība;

11.2.4. finanšu vadība un finanšu pārskati;

11.2.5. iekšējā un ārējā komunikācija;

11.2.6. darbības nodrošināšana, iepirkumi;

11.2.7. juridiskais atbalsts;

11.2.8. informācijas tehnoloģiju vadība.

12. Šo noteikumu 11.1.apakšpunktā minētās pamatdarbības sistēmas var iedalīt apakšsistēmās. Sistēmu iedalot apakšsistēmās, ņem vērā tās sarežģītību un iekšējā audita struktūrvienības resursus. Iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā iekļauto apakšsistēmu aprakstā skaidro apakšsistēmu sadalījumu.

13. Šo noteikumu 11.2.apakšpunktā minētās vadības un atbalsta funkciju sistēmas nedala apakšsistēmās. Auditējamo sistēmu aprakstā skaidro katras vadības un atbalsta funkciju sistēmas sadalījumu.

14. Ministrija vai iestāde, kura ir iesaistīta Eiropas Savienības pilnīgi vai daļēji finansēto programmu un projektu vai ārvalstu finanšu palīdzības vadības funkciju īstenošanā, iekšējā audita vidē iekļauj Eiropas Savienības finansēto programmu un projektu un ārvalstu finanšu palīdzības projektu vadības sistēmas.

15. Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas iekšējā audita vidē iekļauj attiecīgi Ministru prezidentam padotās institūcijas vai ministrijas iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā iekļauto institūciju sistēmas (apakšsistēmas).

16. Iekšējā audita vidi aktualizē, ņemot vērā izmaiņas ministrijas vai iestādes funkcijās un uzdevumos un iekšējā audita struktūrvienības pilnvarās, kā arī ievērojot citus faktorus, kas ietekmē iekšējā audita vidi.

17. Sākotnējo informāciju par katru auditējamo sistēmu var uzglabāt atsevišķā lietā. Tajā ietver dokumentus un informāciju, kas raksturo auditējamo sistēmu.

3.2. Iekšējā audita struktūrvienības stratēģiskā plāna izstrāde

18. Iekšējā audita struktūrvienība sagatavo iekšējā audita struktūrvienības stratēģisko plānu (turpmāk – stratēģiskais plāns) piecu gadu laikposmam. Stratēģiskajā plānā ietver:

18.1. informāciju par iekšējā audita struktūrvienības:

18.1.1. resursiem;

18.1.2. iepriekšējā perioda darbības analīzes (pašnovērtējuma) rezultātu;

18.1.3. rezultatīvajiem rādītājiem, tai skaitā šo noteikumu 88.punktā minētajiem darba izpildes un kvalitātes rādītājiem;

18.1.4. attīstības prioritātēm, uzdevumiem un pasākumiem un to ieviešanas laiku vai regularitāti;

18.1.5. mācību vajadzībām, kas izriet no nepieciešamajām zināšanām un prasmēm iekšējā audita vidē noteikto sistēmu auditēšanai;

18.2. katra šo noteikumu 22.punktā minētā faktora skaitliskās vērtības skaidrojumu un attiecīgas vērtības piešķiršanas pamatojumu;

18.3. auditējamo sistēmu prioritātes novērtējumu (1.pielikums);

18.4. stratēģiskā plāna izpildes grafiku (2.pielikums);

18.5. skaidrojumu par iekšējā audita stratēģiju un iekšējā audita struktūrvienības gada plānā iekļautajiem iekšējiem auditiem.

19. Stratēģiskā plāna izstrāde ietver šādus posmus:

19.1. iekšējā audita vides noteikšana un aktualizācija, kā arī auditējamo sistēmu (apakšsistēmu) apraksta sagatavošana;

19.2. iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu (apakšsistēmu) prioritātes noteikšana;

19.3. iekšējo auditu stratēģijas noteikšana;

19.4. nepieciešamo un pieejamo resursu saskaņošana;

19.5. stratēģiskā plāna izpildes grafika izstrāde.

20. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs dokumentē katru stratēģiskā plāna izstrādes posmu, lai nodrošinātu stratēģiskā plāna izstrādes izsekojamību.

21. Stratēģisko plānu aktualizē vismaz reizi gadā, ņemot vērā iekšējā audita struktūrvienības darba rezultātus, resursus, izmaiņas sistēmās, ministrijas vai iestādes funkcijās un citus faktorus, kas ietekmē iekšējā audita vidi.

3.2.1. Iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu prioritātes noteikšana

22. Lai noteiktu iekšējā audita vidē iekļauto sistēmu prioritāti, iekšējā audita struktūrvienība izvērtē šādus faktorus:

22.1. iesaistīto resursu apjoms;

22.2. problēmas, par kurām ziņots iepriekšējos iekšējos auditos vai citos iekšējos informācijas avotos un ārējos auditos;

22.3. sistēmas nozīme iestādes mērķu sasniegšanā;

22.4. izmaiņas;

22.5. korupcijas (krāpšanas) iespēja;

22.6. nepieciešamā darbinieku kompetence;

22.7. iestādes reputācijas pasliktināšanās;

22.8. sistēmas sarežģītība.

23. Novērtējot šo noteikumu 22.2., 22.4., 22.5., 22.6. un 22.8.apakšpunktā minētā faktora ietekmi uz konkrēto sistēmu, tam piešķir attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

23.1. vērtējums 1 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir maza vai arī tas neietekmē sistēmu;

23.2. vērtējums 3 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir vidēja, sistēmas darbība tiek ietekmēta, bet tā spēj darboties tālāk;

23.3. vērtējums 5 norāda, ka faktora ietekme uz sistēmu ir augsta, sistēmas darbība tiek nopietni ietekmēta vai arī tās darbība tiek apturēta.

24. Novērtējot šo noteikumu 22.1., 22.3. un 22.7.apakšpunktā minētā faktora ietekmi uz ministrijas vai iestādes darbību, tam piešķir attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

24.1. vērtējums 1 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir zema;

24.2. vērtējums 3 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir vidēja;

24.3. vērtējums 5 norāda, ka faktora ietekme uz ministrijas vai iestādes darbību attiecīgās sistēmas ietvaros ir augsta.

25. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs iegūst informāciju par ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) novērtējumu, katrai sistēmai piešķirot attiecīgu skaitlisko vērtību 1, 3 vai 5:

25.1. vērtējums 1 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā zemas nozīmes sistēmu;

25.2. vērtējums 3 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā vidējas nozīmes sistēmu;

25.3. vērtējums 5 norāda, ka vadītājs sistēmu vērtē kā augstas nozīmes sistēmu.

26. Veicot novērtējumu, iekšējā audita struktūrvienība iegūst informāciju no ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja, auditējamās sistēmas vadītāja un citiem informācijas avotiem.

27. Katras iekšējā audita vidē iekļautās sistēmas kopējo novērtējumu nosaka, saskaitot katra faktora skaitliskās vērtības un īpatsvara koeficienta reizinājumu un ministrijas valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) novērtējuma un īpatsvara koeficienta reizinājumu (1.pielikums).

28. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs izvērtē novērtējuma rezultātus un auditējamās sistēmas iedala šādās grupās:

28.1. augstas prioritātes sistēmas;

28.2. vidējas prioritātes sistēmas;

28.3. zemas prioritātes sistēmas.

29. Augstu prioritāti piešķir ne mazāk kā 10 % auditējamo sistēmu ar augstāko kopējo novērtējumu. Pārējās sistēmas nosaka kā vidējas un zemas prioritātes sistēmas.

3.2.2. Iekšējo auditu stratēģijas noteikšana

30. Izstrādājot stratēģiskā plāna izpildes grafiku, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pieņem lēmumu par iekšējo auditu biežumu un iekšējā audita veikšanai nepieciešamo dienu skaitu saskaņā ar sistēmu prioritātes novērtējumu, iekšējā audita struktūrvienības resursiem, kā arī ņemot vērā attiecīgās ministrijas vai iestādes specifiku.

31. Atkarībā no sistēmas prioritātes nosaka iekšējo auditu biežumu:

31.1. augstas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi trijos gados;

31.2. vidējas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi četros gados;

31.3. zemas prioritātes sistēmas auditē ne retāk kā reizi piecos gados.

32. Ja saskaņā ar sistēmas risku novērtējumu atlikušais risks ir zems, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs var pieņemt lēmumu zemas prioritātes sistēmas auditēt retāk nekā reizi piecos gados. Sistēmas risku novērtējumā norāda identificētos riskus, to ietekmi un iekšējās kontroles uzbūves vērtējuma rezultātu, kuru dokumentē. Iekšējā audita vadītāja lēmums un sistēmas riska novērtējums ir neatņemama stratēģiskā plāna sastāvdaļa.

33. Ja nepieciešams, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs var noteikt citu iekšējo auditu biežumu, bet ne retāku, kā minēts šo noteikumu 31. un 32.punktā.

3.2.3. Nepieciešamo un pieejamo resursu saskaņošana

34. Stratēģiskajā plānā iekļauto sistēmu auditēšanai nepieciešamo dienu skaitu piecus gadus ilgam laikposmam aprēķina, saskaitot ar iekšējo auditu saistīto dienu skaitu.

35. Nosakot pieejamo dienu skaitu, ņem vērā brīvdienas, svētku dienas, atvaļinājumus, mācības un citus ar iekšējo auditu nesaistītus darbus.

36. Lai noteiktu kopējo pieejamo dienu skaitu, saskaita visiem iekšējiem auditoriem pieejamo ar iekšējo auditu saistīto dienu skaitu gadā un reizina ar stratēģiskā plāna laika periodu (3.pielikums).

37. Iekšējā audita veikšanai nepieciešamo dienu skaitā iekļauj ar iekšējā audita grafika izpildi saistītos darbus un citus darbus, kas saistīti ar iekšējā audita darbību, kā arī laiku, kas nepieciešams iekšējā audita struktūrvienības vadītājam uzraudzības funkciju nodrošināšanai.

38. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē ministrijas valsts sekretāru vai iestādes vadītāju (lēmējinstitūciju) par darba apjoma un resursu izmaiņām un resursu trūkuma iespējamām sekām.

39. Lai samazinātu starpību starp pieejamiem un nepieciešamiem laika resursiem un cilvēkresursiem, ministrijas valsts sekretārs vai iestādes vadītājs pieņem lēmumu par papildu resursu vai ārpakalpojuma nepieciešamību.

40. Apkopojot aprēķinu rezultātus, sagatavo stratēģiskā plāna izpildes grafiku.

3.3. Iekšējā audita struktūrvienības gada plāns

41. Iekšējā audita struktūrvienības gada plānā (turpmāk – gada plāns) (4.pielikums) ietver stratēģiskā plāna izpildes grafika kārtējā gada sistēmas (apakšsistēmas) un iekšējā audita nosaukumu, kas izriet no sistēmu (apakšsistēmu) sadalījuma, Ministru kabineta noteiktās kopējās valsts pārvaldē auditējamās prioritātes, kā arī papildu uzdevumus pēc Ministru prezidenta, ministra, valsts sekretāra vai iestādes vadītāja (lēmējinstitūcijas) pieprasījuma.

42. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs uzrauga gada plāna izpildes gaitu un aktualizē gada plānu, ja ir notikušas vai paredzētas būtiskas izmaiņas. Aktualizētajam gada plānam iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pievieno skaidrojumu par gada plāna izmaiņām un to nepieciešamību.

4. Iekšējā audita struktūrvienības plānu apstiprināšana un iesniegšana Finanšu ministrijā un Valsts kontrolē

43. Stratēģisko plānu un gada plānu:

43.1. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs vai ministrijas valsts sekretārs, vai iestādes vadītājs (lēmējinstitūcija) apstiprina līdz kārtējā gada 15.decembrim;

43.2. iestādes vadītājs, izņemot Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītāju, iesniedz ministrijas valsts sekretāram līdz kārtējā gada 20.decembrim.

44. Ministrijas valsts sekretārs nodrošina ministrijas un iestādes stratēģiskā plāna un gada plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā līdz kārtējā gada 30.decembrim. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs nodrošina Ministru prezidentam padotās institūcijas stratēģiskā plāna un gada plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā līdz kārtējā gada 30.decembrim.

45. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs aktualizēto stratēģisko plānu un gada plānu iesniedz apstiprināšanai ministrijas valsts sekretāram vai iestādes vadītājam (lēmējinstitūcijai). Aktualizēto stratēģisko plānu un gada plānu kopā ar šo noteikumu 42.punktā minēto skaidrojumu:

45.1. iestādes vadītājs (izņemot Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītāju) iesniedz valsts sekretāram piecu darbdienu laikā pēc izmaiņu apstiprināšanas;

45.2. ministrijas valsts sekretārs iesniedz Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā piecu darbdienu laikā pēc iestāžu (izņemot Ministru prezidentam padotu institūciju) plānu saņemšanas vai ministrijas aktualizēto plānu apstiprināšanas;

45.3. Ministru prezidentam padotas institūcijas vadītājs iesniedz Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā piecu darbdienu laikā pēc izmaiņu apstiprināšanas.

5. Iekšējā audita posmi

46. Iekšējā audita procesu iedala šādos posmos:

46.1. iekšējā audita plānošana;

46.2. pārbaudes un rezultātu novērtējums;

46.3. iekšējā audita ziņojuma un ieteikumu ieviešanas grafika sagatavošana;

46.4. iekšējā audita slēgšana;

46.5. ieteikumu ieviešanas uzraudzība;

46.6. iekšējā audita lietas slēgšana.

47. Lai sekmētu iekšējā audita gaitā uzkrāto darba dokumentu apkopošanu un sistematizēšanu, kā arī lai trešā persona varētu izsekot iekšējā audita norisei, visus iekšējā audita darba dokumentus apkopo iekšējā audita lietā.

48. Lai nodrošinātu, ka iekšējā audita lieta pilnīgi un precīzi atspoguļo iekšējo auditu, iekšējais auditors dokumentē to informāciju, kas pamato iekšējā auditora konstatētos faktus, secinājumus un ieteikumus.

49. Informāciju, kas sniedz pierādījumus par konstatētajiem faktiem, secinājumiem un ieteikumiem un nodrošina katra iekšējā audita posma izsekojamību, ievieto iekšējā audita lietā.

50. Iekšējā audita lietas sadaļās dokumentus ievieto šo noteikumu 46.punktā noteiktajā iekšējā audita posmu īstenošanas secībā.

51. Katrai iekšējā audita lietai piešķir numuru, norāda iekšējā audita nosaukumu, iekšējā audita lietas glabāšanas termiņu un citas identifikācijas pazīmes atbilstoši iekšējā audita struktūrvienības vadītāja noteiktajai metodikai, ņemot vērā institūcijas darbību reglamentējošos un citus tiesību aktus.

5.1. Iekšējā audita plānošana

52. Iekšējā audita plānošanas ietvaros iekšējā audita struktūrvienības vadītājs izvērtē katra iekšējā audita posma veikšanai nepieciešamos resursus un palīdzības saņemšanas nepieciešamību no ekspertiem vai konsultantiem.

53. Lai informētu auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāju par plānoto iekšējo auditu, iekšējā audita struktūrvienība pirms iekšējā audita uzsākšanas sagatavo un nosūta auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītājam informatīvu vēstuli. Vēstulē norāda iekšējā audita nosaukumu, iekšējo auditoru (auditorus), kas veiks iekšējo auditu, kā arī lūdz sniegt iekšējā audita gaitā nepieciešamo informāciju.

54. Lai noteiktu iekšējā audita mērķi un apjomu, kā arī identificētu sistēmas riskus, iekšējais auditors veic sistēmas izpēti. Sistēmas izpēte ietver:

54.1. visu normatīvo aktu, kā arī citas uz auditējamo sistēmu attiecināmas informācijas analīzi;

54.2. uz auditējamo sistēmu attiecināmās iepriekšējā iekšējā audita lietā ietvertās informācijas izvērtēšanu;

54.3. citu iekšējo un ārējo auditu atklājumu un ieteikumu ieviešanas statusa izvērtējumu;

54.4. citu pārliecības sniedzēju darba rezultātu izvērtējumu;

54.5. ja nepieciešams, auditējamo anketēšanu;

54.6. risku iespējamības novērtēšanu par:

54.6.1. iekšējās kontroles darbības atbilstību ministrijas vai iestādes mērķiem;

54.6.2. ministrijas vai iestādes finanšu uzskaites un citas informācijas ticamību un pietiekamību;

54.6.3. ministrijas vai iestādes struktūrvienību darbības atbilstību tiesību aktiem, noteiktajām funkcijām un apstiprinātajiem rīcības plāniem;

54.6.4. ministrijas vai iestādes darbības resursu izmaksu efektivitāti, kā arī ekonomisko un funkcionālo efektivitāti un resursu sargāšanu no zaudējumiem;

54.6.5. korupciju (krāpšanu).

55. Lai noteiktu iekšējā audita un sistēmas mērķi, iekšējā audita apjomu, auditējamās sistēmas riskus, kontroles un iekšējā audita laikā izmantojamos kontroļu novērtēšanas kritērijus, sistēmas izpētes laikā iekšējais auditors iegūst informāciju no auditējamās institūcijas vai struktūrvienības vadītāja.