Noteikumi par civilstāvokļa aktu reģistriem

Ministru kabineta noteikumi Nr.761Rīgā 2013.gada 3.septembrī (prot. Nr.47 60.§)

Izdoti saskaņā ar Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likuma3.panta sesto daļu, 7.panta trešo daļu un 19.panta piekto daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka civilstāvokļa aktu (laulības noslēgšanas, dzimšanas un miršanas fakta):

1.1. reģistrācijas kārtību;

1.2. reģistru ierakstu paraugus;

1.3. reģistra ierakstā iekļaujamās ziņas;

1.4. reģistra ieraksta glabāšanas, aktualizēšanas (labošana, papildināšana vai anulēšana) un atjaunošanas kārtību;

1.5. ziņu izsniegšanas kārtību un apjomu;

1.6. paraugus dokumentiem, kurus iesniedz civilstāvokļa aktu reģistrācijai;

1.7. paraugus dokumentiem, kurus izsniedz, pamatojoties uz reģistru ierakstiem.

2. Civilstāvokļa aktu reģistrē jebkurā pašvaldības dzimtsarakstu nodaļā (turpmāk – dzimtsarakstu nodaļa) vai Latvijas Republikas diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā ārvalstī (turpmāk – pārstāvniecība), ievērojot Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likumā noteiktos izņēmumus.

3. Nav pieļaujama laulības noslēgšana, dzimšanas un miršanas fakta reģistrācija vienā telpā vienlaikus.

4. Civilstāvokļa aktu reģistrē, aktualizē, atjauno un civilstāvokļa akta reģistra ierakstu (turpmāk – reģistra ieraksts) iekļauj Fizisko personu reģistrā. Reģistra ieraksts, kas sastādīts līdz 2012. gada 31. decembrim, ir vēsturiskais reģistra ieraksts.

5. Dzimtsarakstu nodaļa, pārstāvniecība un Tieslietu ministrija pirms ziņu iekļaušanas Fizisko personu reģistrā un pirms civilstāvokļa akta reģistrāciju apliecinoša dokumenta atkārtotas izsniegšanas pārbauda sniegtās ziņas Fizisko personu reģistrā.

6. Ziņu iekļaušanu par reģistra ieraksta vai vēsturiskā reģistra ieraksta reģistrēšanu, aktualizēšanu un atjaunošanu uzsāk ar personas personas koda ievadīšanu. Ja ziņas par personu nav iekļautas Fizisko personu reģistrā un persona netiek identificēta, ziņas iekļauj atbilstoši uzrādītajiem dokumentiem vai vēsturiskajam reģistra ierakstam un automātiski ģenerētu individuālu personas kodu nepiešķir.

7. Personas vārdu(-us) un uzvārdu reģistra ierakstā iekļauj valsts valodā, ievērojot normatīvos aktus par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, to atveidi (arī atveidojot svešvalodas oriģinālformu latīņalfabētiskajā transliterācijā), pielīdzināšanu un identifikāciju.

8. Ja reģistra ierakstā iekļauj ziņas par ārzemnieku, personvārdus atveido atbilstoši šo noteikumu 7.punktam. Ja persona vēlas, viņas vārdu(-us) un uzvārdu reģistra ierakstā iekļauj arī atbilstoši ārzemnieka personu apliecinošajam dokumentam, atveidojot svešvalodas oriģinālformu latīņalfabētiskajā transliterācijā.

9. Iekļaujot Fizisko personu reģistrā ziņas par vēsturisko civilstāvokļa reģistra ierakstu, pilngadīgas personas vārdu un uzvārdu norāda atbilstoši vēsturiskajam reģistra ierakstam, bet personas kodu, tautību, valstisko piederību un tās veidu ieraksta atbilstoši Fizisko personu reģistrā esošajām aktuālajām ziņām.

10. Ja dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona nespēj mutvārdos vai rakstiski saprasties ar personu ar invaliditāti vai personu, kurai nepiemīt rakstītprasme vai lasītprasme, reģistra ierakstā ziņas par personu ar invaliditāti vai personu, kurai nepiemīt rakstītprasme vai lasītprasme, iekļauj tādas atbalsta personas klātbūtnē, kura var saprasties ar minēto personu un kura ar savu parakstu apliecina, ka reģistra ierakstā iekļautās ziņas atbilst personas ar invaliditāti gribai vai tās personas gribai, kurai nepiemīt rakstītprasme vai lasītprasme. Ja persona spēj mutvārdos paust savu gribu un spēj izlasīt reģistra ierakstā iekļautās ziņas, atbalsta personas klātbūtne nav obligāta. Ja persona nespēj rakstīt, bet spēj lasīt, persona izlasa reģistra ierakstā iekļautās ziņas un apstiprina, ka tās atbilst personas gribai. Ja persona spēj izlasīt reģistra ierakstā iekļautās ziņas un spēj rakstīt, viņa pašrocīgi uzraksta, ka reģistrā iekļautās ziņas ir izlasījusi un ka tās pareizi izteic personas gribu. Dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona komunikācijā ar minēto personu atbilstoši iespējām izmanto alternatīvās komunikācijas veidus un līdzekļus. Par to izdara atzīmi reģistra ieraksta piezīmju daļā. Šāda kārtība piemērojama arī tad, ja persona ar invaliditāti vai persona, kurai nepiemīt rakstītprasme vai lasītprasme, ir civilstāvokļa akta paziņotājs.

11. Fizisko personu reģistrā iekļauj ziņas atbilstoši vēsturiskajam reģistra ierakstam. Ja vēsturiskajā reģistra ierakstā līdz 2012. gada 31. decembrim ir veikti papildinājumi vai labojumi, ziņas Fizisko personu reģistrā iekļauj saskaņā ar veiktajiem papildinājumiem vai labojumiem.

12. Iekļaujot ziņas par vēsturisko reģistra ierakstu Fizisko personu reģistrā un izdodot no civilstāvokļa aktu reģistra ieraksta apliecību vai izsniedzot izziņu, reģistrēšanas iestādi norāda atbilstoši vēsturiskajam reģistra ierakstam. Vietu nosaukumus (dzimušā dzimšanas vietu, laulāto dzimšanas vietu un mirušā dzimšanas un miršanas vietu) norāda atbilstoši administratīvi teritoriālajam iedalījumam, kāds ir dokumenta atkārtotās izsniegšanas brīdī. Ja tas nav iespējams administratīvi teritoriālo izmaiņu dēļ, vietu nosaukumus norāda atbilstoši teritoriālajam iedalījumam, kāds bija reģistra ieraksta sastādīšanas dienā.

13. Ja dzimtsarakstu nodaļa vai pārstāvniecība uzskata, ka reģistra ierakstā ir nepieciešams norādīt papildu ziņas, to izdara piezīmju daļā.

14. Reģistra ierakstā iekļautās ziņas nolasa civilstāvokļa akta paziņotājam.

15. Fizisko personu reģistrā iekļautās ziņas bez atzinuma sagatavošanas var labot tikai to iekļaušanas dienā. Vēlāk reģistra ierakstu labo šo noteikumu IX nodaļā minētajā kārtībā.

16. Katram reģistra ierakstu veidam ir atsevišķa numerācija kalendāra gada ietvaros.

17. Pēc ziņu iekļaušanas Fizisko personu reģistrā no tā izdrukā civilstāvokļa aktu reģistra ieraksta datorizdruku (turpmāk – datorizdruka), civilstāvokļa aktu reģistrācijas apliecību, kas atbilst šo noteikumu 1.pielikumā minētajām specifikācijas prasībām, vai izziņu par civilstāvokļa aktu reģistrāciju. Minētos dokumentus pēc pieprasījuma (izņemot gadījumus, ja civilstāvokļa aktu reģistrāciju apliecinošais dokuments ir izsniedzams obligāti) izsniedz Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likumā norādītajām personām. Izziņu par civilstāvokļa aktu reģistrāciju var izsniegt ar drošu elektronisko parakstu.

18. Ziņu apjoms, ko izsniedz no Fizisko personu reģistra, noteikts datorizdrukā un apliecībā. Ja personas vēlas iegūt papildu ziņas, kas nav norādītas datorizdrukā un apliecībā, no Fizisko personu reģistra izsniedz izziņu.

19. Konfesiju vadības pilnvarotajām personām laulības apliecību veidlapas izsniedz Tieslietu ministrija, izrakstot orderi (2.pielikums). Pilnvarotā persona laulības apliecību veidlapu skaitu, sērijas un numurus pārbauda saņemšanas brīdī. Konfesijas vadība saņemtās laulības apliecību veidlapas nodod garīdzniekiem.

20. Konfesijas vadība ir atbildīga par laulības apliecību veidlapu uzskaiti, glabāšanu un izlietošanu.

21. Par laulības apliecību veidlapu pazušanu konfesijas vadība nekavējoties informē Valsts policiju un Tieslietu ministriju, norādot veidlapu skaitu, sērijas, numurus un pazušanas apstākļus.

22. Izskatot reģistra ieraksta atjaunošanas, labošanas vai papildināšanas lietu, dzimtsarakstu nodaļa pēc apstākļu pilnīgas noskaidrošanas sniedz atzinumu Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā. Ja atzinums ir pozitīvs, tajā norāda visas atjaunojamās, labojamās vai papildināmās ziņas. Ja atzinums ir negatīvs, tajā norāda atteikuma iemeslu un pārsūdzēšanas kārtību.

23. Dzimtsarakstu nodaļas lietu nomenklatūru izstrādā atbilstoši Tieslietu ministrijas izstrādātajai lietu paraugnomenklatūrai.

24. Dzimtsarakstu nodaļa katru gadu līdz 10.janvārim un 10.jūlijam, bet pārstāvniecība – līdz 15.janvārim un 15.jūlijam iesniedz Tieslietu ministrijā pārskatu par pusgadā reģistrētajiem civilstāvokļa aktiem (3.pielikums).

25. Konfesiju vadība katru gadu līdz 10.janvārim un 10.jūlijam iesniedz Tieslietu ministrijā pārskatu par laulības apliecību veidlapu izlietojumu.

II. Laulības reģistrācija

26. Lai noslēgtu laulību dzimtsarakstu nodaļā, pārstāvniecībā vai pie garīdznieka, personas, kuras vēlas noslēgt laulību, personīgi iesniedz noteikta parauga kopīgu iesniegumu (4.pielikums) un laulības reģistrācijai nepieciešamos dokumentus dzimtsarakstu nodaļā vai pārstāvniecībā dokumentu pārbaudei, izņemot šo noteikumu 26.1 punktā minēto gadījumu.

26.1 Pilngadīgi Latvijas pilsoņi vai pilngadīgi Latvijas nepilsoņi iesniegumu par laulības noslēgšanu (4. pielikums) var iesniegt arī elektroniski, nosūtot to uz tās dzimtsarakstu nodaļas e-pasta adresi, kurā vēlas noslēgt laulību, ja iesniegums parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un tam ir laika zīmogs (turpmāk – elektroniskais iesniegums).

27. Pārstāvniecība iesniegumu pieņem tikai no ārvalstī dzīvojošiem Latvijas pilsoņiem un Latvijas nepilsoņiem.

28. Dzimtsarakstu nodaļas vai pārstāvniecības atbildīgā persona iepazīstina personas ar Civillikuma normām, kas nosaka laulības noslēgšanas kārtību, un ar šķēršļiem laulības noslēgšanai.

29. Dzimtsarakstu nodaļas vai pārstāvniecības atbildīgā persona salīdzina iesniegumā norādītās ziņas ar personu uzrādītajiem un iesniegtajiem dokumentiem.

29.1 Elektronisko iesniegumu dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona pārbauda piecu darbdienu laikā pēc tā saņemšanas. Ja elektroniskajā iesniegumā norādītās ailes nav aizpildītas vai aizpildītas neprecīzi vai elektronisko iesniegumu nav parakstījušas abas personas, kuras vēlas noslēgt laulību, vai nav samaksāta valsts nodeva par laulības reģistrāciju, dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona elektroniski par to paziņo personām, kuras vēlas noslēgt laulību, un nosaka piecu darbdienu termiņu konstatēto trūkumu novēršanai.

29.2 Ja noteiktajā termiņā nav novērsti šo noteikumu 29.1 punktā minētie trūkumi, elektroniskais iesniegums uzskatāms par neiesniegtu un dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona elektroniski par to paziņo personām, kuras vēlas noslēgt laulību.

29.3 Ja elektroniskajā iesniegumā norādītās ailes aizpildītas, elektronisko iesniegumu parakstījušas abas personas, kuras vēlas noslēgt laulību, un ir samaksāta valsts nodeva par laulības reģistrāciju vai ja noteiktajā termiņā ir novērsti trūkumi, dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona salīdzina elektroniskajā iesniegumā norādītās ziņas ar Fizisko personu reģistrā iekļautajām ziņām. Ja minētās ziņas atbilst, dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona nosūta personām, kuras vēlas noslēgt laulību, paziņojumu par elektroniskā iesnieguma pieņemšanu.

29.4 Ja elektroniskajā iesniegumā norādītās ziņas neatbilst Fizisko personu reģistrā iekļautajām ziņām, dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona elektroniski par to paziņo personām, kuras vēlas noslēgt laulību, un nosaka piecu darbdienu termiņu neatbilstību novēršanai. Ja noteiktajā termiņā konstatētās neatbilstības netiek novērstas, elektroniskais iesniegums uzskatāms par neiesniegtu un dzimtsarakstu nodaļas atbildīgā persona elektroniski par to paziņo personām, kuras vēlas noslēgt laulību.

30. Ja dzimtsarakstu nodaļā vai pārstāvniecībā iesniedz ārvalstu institūciju izsniegtos dokumentus, kas nepieciešami laulības noslēgšanai, reģistra ierakstā norāda iestādi, kas izdevusi attiecīgo dokumentu, dokumenta numuru (ja attiecināms) un izdošanas datumu.

31. Personas, kurai bezvalstnieka, bēgļa vai alternatīvais statuss piešķirts Latvijas Republikā, deklarāciju par ģimenes stāvokli laulības noslēgšanai Latvijas Republikā (5.pielikums) un ziņas par dokumentu, kas personai ļauj likumīgi uzturēties Latvijas Republikā, un tā derīguma termiņu norāda reģistra ieraksta piezīmju daļā.

32. Ja personai bez Latvijas Republikas pilsonības ir arī citas valsts valstiskā piederība, laulības noslēgšanai Latvijas Republikā jāiesniedz attiecīgās valsts kompetentās institūcijas izsniegtais dokuments par ģimenes stāvokli. Ārzemniekam, kuram ir vairākas valstiskās piederības vai ir izveidota tiesiskā saikne ar vairākām valstīm darba tiesisko attiecību vai izglītības jomā, jāiesniedz visu attiecīgo valstu kompetento institūciju izsniegtie dokumenti par ģimenes stāvokli. Reģistra ieraksta piezīmju daļā norāda ziņas par personas valstisko piederību un tās veidu.

33. Ārvalsts kompetentās institūcijas izsniegtais dokuments par ģimenes stāvokli laulības noslēgšanai Latvijā ir derīgs sešus mēnešus no tā izdošanas dienas, ja dokumentā nav norādīts īsāks derīguma termiņš.

34. Ja persona vēlas noslēgt laulību ar personu ar veselības traucējumiem, lūgumu par iesnieguma iesniegšanu ārpus dzimtsarakstu nodaļas telpām iesniedz dzimtsarakstu nodaļā atbilstoši personas ar veselības traucējumiem atrašanās vietai. Lūgumā norāda datus par personām, kuras vēlas noslēgt laulību (vārds, uzvārds, personas kods), un tam pievieno ārstniecības iestādes atzinumu, ka persona ar veselības traucējumiem nav transportējama.

35. Personas ar dzimtsarakstu nodaļas vai pārstāvniecības atbildīgo personu vienojas par laulības reģistrācijas laiku (diena un stunda) un vietu.

36. Ja nepieciešams, laulības noslēgšanas laiku un vietu var pārcelt.

37. Ja personas vēlas noslēgt laulību citā dzimtsarakstu nodaļā, pārstāvniecībā vai pie garīdznieka, dzimtsarakstu nodaļa vai pārstāvniecība, kurā iesniegts iesniegums, izsniedz izziņu par laulības noslēgšanai nepieciešamo dokumentu pārbaudi (6.pielikums). Iesniegums glabājas dzimtsarakstu nodaļā vai pārstāvniecībā, kurā tas iesniegts, bet izziņa – dzimtsarakstu nodaļā, pārstāvniecībā vai pie garīdznieka, kur laulība noslēgta.

38. Ja sešu mēnešu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas laulība nav noslēgta, bet personas joprojām vēlas noslēgt laulību, iesniegumu iesniedz atkārtoti.

39. Laulību reģistrē pārstāvniecībā, dzimtsarakstu nodaļā vai citā laulības noslēgšanai piemērotā vietā, kas atrodas attiecīgās vietējās pašvaldības administratīvās teritorijas robežās, vai pie garīdznieka.

40. Persona ar veselības traucējumiem, kura, pamatojoties uz ārstniecības iestādes atzinumu, nav transportējama, laulību reģistrē ārstniecības personas klātbūtnē atbilstoši personas ar veselības traucējumiem atrašanās vietai.

41. Ja laulību reģistrē ārpus dzimtsarakstu nodaļas, reģistra ieraksta piezīmju daļā norāda laulības noslēgšanas vietu. Reģistrējot laulību šo noteikumu 34.punktā minētajā gadījumā, reģistra ieraksta piezīmju daļā norāda šo noteikumu 34.punktā minētā lūguma iesniedzēja datus (vārds, uzvārds, personas kods) un lūguma iesniegšanas datumu.

42. Noslēdzot laulību ar ārzemnieku un iegūstot laulātā uzvārdu, reģistra ierakstā papildus var norādīt uzvārda oriģinālformu latīņalfabētiskajā transliterācijā, ja persona to vēlas. Uzvārda oriģinālformu latīņalfabētiskajā transliterācijā reģistra ierakstā iekļauj atbilstoši ārzemnieka (otra laulātā) personu apliecinošajam dokumentam.

43. Pēc ziņu iekļaušanas Fizisko personu reģistrā izdrukā datorizdruku (7.pielikums). To paraksta Civilstāvokļa aktu reģistrācijas likumā minētās personas.

44. Pēc laulības noslēgšanas laulības apliecību izsniedz:

44.1. dzimtsarakstu nodaļa vai pārstāvniecība (8.pielikums);

44.2. garīdznieks (9.pielikums).

45. Ja laulības noslēgšanas vietā tehniski nav iespējams nodrošināt ziņu iekļaušanu Fizisko personu reģistrā, aizpilda protokolu par laulības noslēgšanu (10. pielikums). Protokolu paraksta abi laulātie, liecinieks(-i), ja liecinieks(-i) piedalās laulības reģistrācijā, un dzimtsarakstu nodaļas amatpersona. Protokolu apstiprina ar valsts ģerboņzīmogu.

46. Dzimtsarakstu nodaļa, kura reģistrējusi laulību, protokolu glabā kopā ar laulības reģistra ieraksta datorizdruku un iesien grāmatā atbilstoši šo noteikumu VI nodaļā minētajai kārtībai.

47. Ziņas par noslēgto laulību iekļauj Fizisko personu reģistrā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc protokola sastādīšanas. Pēc laulības reģistra ieraksta izdarīšanas laulātajiem izsniedz laulības apliecību vai nosūta to pa pastu, ja ir izteikts tāds lūgums.

48. Saņemot garīdznieka paziņojumu par noslēgto laulību, dzimtsarakstu nodaļa iekļauj attiecīgās ziņas Fizisko personu reģistrā. Reģistra ieraksta piezīmju daļā norāda garīdznieka vārdu, uzvārdu un paziņojuma saņemšanas datumu. Ja garīdznieka paziņojums ir neprecīzs vai kļūdains, ziņas Fizisko personu reģistrā neiekļauj, bet garīdznieka paziņojumu nekavējoties nosūta atpakaļ izlabošanai vai papildināšanai.

48.1 Ja laulība noslēgta pie garīdznieka, laulības reģistra ierakstā kā laulības noslēgšanas vietu norāda baznīcas draudzi, kurā laulība reģistrēta un kurā tiek glabāts garīdznieka sastādītais laulības reģistra ieraksts.

III. Laulības reģistrācija ieslodzījuma vietā

49. Laulību var reģistrēt ieslodzījuma vietā tās dzimtsarakstu nodaļas amatpersona, kuras darbības teritorijā atrodas ieslodzījuma vieta, vai garīdznieks. Laulību citas dzimtsarakstu nodaļas amatpersona var reģistrēt, ja:

49.1. persona ir nokļuvusi ieslodzījuma vietā pēc iesnieguma iesniegšanas dzimtsarakstu nodaļā;

49.2. ieslodzītā persona pārvietota uz citu ieslodzījuma vietu;

49.3. ieslodzītās personas vēlas, lai laulību reģistrē tās dzimtsarakstu nodaļas amatpersona, kuras darbības teritorijā atrodas otras ieslodzītās personas ieslodzījuma vieta.

50. Iesniegumu par laulības noslēgšanu (11.pielikums) un laulības noslēgšanai nepieciešamos dokumentus (izņemot dokumentus, kuri atrodas ieslodzījuma vietas administrācijas rīcībā) uzrāda persona, kura vēlas noslēgt laulību ar ieslodzīto personu. Ja personai nav laulības noslēgšanai nepieciešamo dokumentu vai ja abas personas atrodas ieslodzījuma vietā, tos pieprasa valsts un pašvaldību institūcijām ar pilnvarotas personas vai ar ieslodzījuma vietas administrācijas starpniecību. Iesniegumu iesniedz dzimtsarakstu nodaļā, kuras darbības teritorijā atrodas ieslodzījuma vieta.

51. Dzimtsarakstu nodaļa izsniedz personai izziņu par laulības noslēgšanai nepieciešamo dokumentu pārbaudi (12.pielikums) iesniegšanai garīdzniekam vai citai dzimtsarakstu nodaļai šo noteikumu 49.1., 49.2. un 49.3.apakšpunktā minētajos gadījumos.

52. Ieslodzījuma vietas administrācija nodrošina dzimtsarakstu nodaļas amatpersonas un laulības noslēgšanas dalībnieku drošību, kā arī laulības noslēgšanu noteiktajā laikā un piemērotās ieslodzījuma vietas telpās.

53. Noslēdzot laulību ieslodzījuma vietā, protokolā izdara ierakstu par laulības noslēgšanu ieslodzījuma vietā (13. pielikums). Protokolu paraksta abi laulātie, liecinieks(-i), ja liecinieks(-i) piedalās laulības reģistrācijā, un dzimtsarakstu nodaļas amatpersona. Protokolu apstiprina ar valsts ģerboņzīmogu.

54. Dzimtsarakstu nodaļas amatpersona, pamatojoties uz protokolu par laulības noslēgšanu ieslodzījuma vietā, ziņas par laulības noslēgšanu ievada Fizisko personu reģistrā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc laulības noslēgšanas. Laulības apliecību izsniedz personīgi vai pēc laulāto lūguma nosūta pa pastu uz norādīto adresi. Laulības reģistra kopiju dzimtsarakstu nodaļa nosūta attiecīgajai ieslodzījuma vietai pievienošanai ieslodzītās personas lietai.

54.1 Dzimtsarakstu nodaļa, kura reģistrējusi laulību ieslodzījuma vietā, protokolu glabā kopā ar laulības reģistra ieraksta datorizdruku un iesien grāmatā atbilstoši šo noteikumu VI nodaļā minētajai kārtībai.

55. Visus izdevumus, kas saistīti ar laulības noslēgšanu, sedz personas, kuras vēlas noslēgt laulību.