Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektu pārbaužu veikšanas kārtība 2014.–2020.gada plānošanas periodā

Ministru kabineta noteikumi Nr.77Rīgā 2015.gada 10.februārī (prot. Nr.7 30.§)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Savienības struktūrfondu unKohēzijas fonda 2014.–2020.gada plānošanas periodavadības likuma 20.panta 3., 4., 7. un 8.punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā:

1.1. sadarbības iestāde izlases veidā veic projekta iepirkumu dokumentācijas un procedūras norises pirmspārbaudi (turpmāk – pirmspārbaude), un kārtību un apjomu, kādā Iepirkumu uzraudzības birojs veic projekta publiskā iepirkuma pirmspārbaudi, kā arī izstrādā un aktualizē publiskā iepirkuma pirmspārbaudes veikšanas metodiku (turpmāk – pirmspārbaužu metodika);

1.2. sadarbības iestāde, vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā;

1.3. sadarbības iestāde pārbauda maksājuma pieprasījumu;

1.4. Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda (turpmāk – Eiropas Savienības fondi) finansējuma saņēmējs (turpmāk – finansējuma saņēmējs) sniedz un sadarbības iestāde pārbauda informāciju par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu projektu ietvaros, nosūta to Valsts ieņēmumu dienestam izvērtēšanai un pieņem lēmumu par pievienotās vērtības nodokļa iekļaušanu projekta attiecināmajās izmaksās.

2. Sadarbības iestāde, vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā, tai skaitā pie sadarbības partnera un gala saņēmēja. Finanšu instrumentiem pārbaudi pie gala saņēmēja veic Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 17. decembra Regulas (EK) Nr. 1303/2013, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu, Eiropas Lauksaimniecības fondu lauku attīstībai un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un atceļ Padomes Regulu (EK) Nr. 1083/2006 (turpmāk – regula Nr. 1303/2013) 40. panta 3. punktā noteiktajos gadījumos.

3. Sadarbības iestāde un vadošā iestāde nosaka pārbaudes saturu un apjomu, lai gūtu pārliecību par projekta atbilstību normatīvajam aktam par specifiskā atbalsta mērķa īstenošanu un ar finansējuma saņēmēju noslēgtā civiltiesiskā līguma (turpmāk – līgums) vai vienošanās nosacījumiem par projekta īstenošanu. Iepirkumu uzraudzības birojs nosaka pirmspārbaudes saturu un apjomu, lai gūtu pārliecību par iepirkuma dokumentācijas vai norises atbilstību normatīvajiem aktiem, kas regulē publisko iepirkumu.

4. Sadarbības iestāde, vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde un Iepirkumu uzraudzības birojs nodrošina datu ievadi Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmā 2014.–2020. gadam (turpmāk – vadības informācijas sistēma) par šo noteikumu 1. punktā minētajām un plānotajām pārbaudēm.

5. Sadarbības iestāde mēneša laikā pēc tam, kad ar finansējuma saņēmēju noslēgts līgums vai vienošanās par projekta īstenošanu, nosaka:

5.1. attiecīgā projekta riska līmeni (augsts, vidējs, zems) un ne retāk kā reizi projekta īstenošanas gadā veic projekta riska līmeņa pārvērtējumu;

5.2. lielajiem projektiem augstu riska līmeni visā projekta īstenošanas laikā.

6. Sadarbības iestāde, nosakot riska līmeni, viena specifiskā atbalsta mērķa, tā pasākuma vai kārtas ietvaros apstiprinātajiem projektiem piemēro vienotu pieeju riska kritēriju un to nozīmīguma līmeņa noteikšanā.

7. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde dokumentē šo noteikumu IV nodaļā, sadarbības iestāde – šo noteikumu II, III, V un VI nodaļā, bet Iepirkumu uzraudzības birojs – šo noteikumu II nodaļā minēto pārbaužu norisi, rezultātus un pieņemtos lēmumus.

8. Šo noteikumu II nodaļa neattiecas uz Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda vadības likuma 1. panta 2. punkta "d" apakšpunktā minētajiem finansējuma saņēmējiem.

9. Sadarbības iestādei šo noteikumu V nodaļā minēto funkciju veikšanai ir tiesības saņemt ziņas no Valsts kases par finansējuma saņēmēja projekta īstenošanai Valsts kasē atvērtajā kontā reģistrētajiem maksājumiem.

II. Kārtība, kādā nodrošina projekta iepirkumu pirmspārbaudi

10. Sadarbības iestāde un Iepirkumu uzraudzības birojs veic šādas pirmspārbaudes:

10.1. iepirkumu dokumentācijas pārbaudi;

10.2. iepirkumu procedūras norises pārbaudi.

11. Iepirkumu uzraudzības birojs izstrādā un aktualizē pirmspārbaužu metodiku, nosakot projekta iepirkumu pirmspārbaudes veikšanas kārtību un apjomu. Izstrādāto un aktualizēto pirmspārbaužu metodiku Iepirkumu uzraudzības birojs nosūta vadošajai iestādei un sadarbības iestādei saskaņošanai. Kad sadarbības iestāde un vadošā iestāde ir saskaņojušas pirmspārbaužu metodiku, Iepirkumu uzraudzības birojs to apstiprina un nosūta vadošajai iestādei un sadarbības iestādei.

12. Finansējuma saņēmējs 10 darbdienu laikā pēc tam, kad noslēgts līgums vai vienošanās par projekta īstenošanu, iesniedz sadarbības iestādē projekta iepirkumu plānu, kurā iekļauta informācija par iepirkuma līguma priekšmetu, paredzamo līgumcenu un plānotajiem iepirkumiem (1. pielikums).

13. Projekta īstenošanas laikā finansējuma saņēmējs, ja nepieciešams, aktualizē projekta iepirkumu plānu un iesniedz to izskatīšanai sadarbības iestādē.

14. Projekta iepirkumu plāna iesniegšanas pienākums sadarbības iestādē neierobežo finansējuma saņēmēja tiesības uzsākt iepirkumu procedūru, ja attiecīgais iepirkums ir iekļauts projekta iepirkumu plānā vai atbilstoši šo noteikumu 13. punktam aktualizētajā projekta iepirkumu plānā.

15. Sadarbības iestāde izskata šo noteikumu 12. vai 13. punktā noteiktajā kārtībā iesniegto projekta iepirkumu plānu un:

15.1. 10 darbdienu laikā pēc tā saņemšanas pārbauda, vai:

15.1.1. projekta iepirkumu plāns ir aizpildīts saskaņā ar šo noteikumu 1. pielikumu;

15.1.2. līguma priekšmets atbilst finansējuma saņēmēja apstiprinātā projekta plānotajām darbībām;

15.1.3. tajā iekļautā informācija neliecina par iespējamiem normatīvo aktu pārkāpumiem jomās, kas saistītas ar publisko iepirkumu, iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām vai iepirkumu procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem;

15.2. pēc šo noteikumu 15.1. apakšpunktā minētās pārbaudes, ja nepieciešams, lūdz finansējuma saņēmēju piecu darbdienu laikā pēc sadarbības iestādes viedokļa saņemšanas precizēt un iesniegt projekta iepirkumu plānu atkārtotai izskatīšanai. Ja sadarbības iestāde šo noteikumu 15.1. apakšpunktā minētajā termiņā nav lūgusi finansējuma saņēmēju precizēt projekta iepirkumu plānu, uzskatāms, ka projekta iepirkumu plāns ir saskaņots.

16. Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc finansējuma saņēmēja iesniegtā projekta iepirkumu plāna vai aktualizētā projekta iepirkumu plāna saskaņošanas iesniedz to Iepirkumu uzraudzības birojā, ja iepirkumi atbilst kādam no šādiem nosacījumiem:

16.1. iepirkumā paredzētā publiskā būvdarbu līguma summa pārsniedz 1 500 000 euro;

16.2. iepirkumu veic lielā projekta ietvaros;

16.3. par iepirkumu tiek publicēts sākotnējais paziņojums par līgumu Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

17. Iepirkumu uzraudzības birojs, pamatojoties uz sadarbības iestādes iesniegtajiem projektu iepirkumu plāniem, izstrādā pirmspārbaužu plānu un:

17.1. izlases veidā veic šo noteikumu 16.1. un 16.3. apakšpunktā minēto iepirkumu pirmspārbaudes;

17.2. veic šo noteikumu 16.2. apakšpunktā minēto iepirkumu pirmspārbaudes, izņemot gadījumus, kad par attiecīgo iepirkumu iesniegts iesniegums Publisko iepirkumu likuma 68. pantā vai Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likuma 72. pantā noteiktajā kārtībā.

18. Iepirkumu uzraudzības birojs informē sadarbības iestādi par plānoto iepirkumu pirmspārbaudi, ko tas veic saskaņā ar šo noteikumu 17. punktu, ne vēlāk kā divas darbdienas pirms pirmspārbaudes uzsākšanas.

19. Iepirkumu uzraudzības birojs pārliecinās, ka sadarbības iestāde, veicot šo noteikumu 10. punktā minētās pārbaudes, piemēro pirmspārbaužu metodiku.

20. Sadarbības iestāde veic šo noteikumu 10. punktā minētās projekta iepirkumu plānā iekļauto iepirkumu pirmspārbaudes, izņemot šo noteikumu 16. punktā minēto iepirkumu pirmspārbaudes.

21. Sadarbības iestāde un Iepirkumu uzraudzības birojs pēc iepirkuma pirmspārbaudes vai pēc pirmspārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas 20 darbdienu laikā sniedz finansējuma saņēmējam vienu no šādiem atzinumiem:

21.1. pozitīvu atzinumu – ja projekta iepirkumā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu;

21.2. atzinumu ar iebildumiem – ja projekta iepirkumā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst iepirkumu procedūras laikā;

21.3. negatīvu atzinumu – ja projekta iepirkumā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst uzsāktās iepirkumu procedūras laikā un kuri var ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu.

22. Ja nepieciešama iepirkuma dokumentācijas pirmspārbaude iepirkumam, kura piedāvājumu vai pieteikumu iesniegšanas termiņš atbilstoši normatīvajiem aktiem iepirkumu jomā ir 20 darbdienas vai īsāks, Iepirkumu uzraudzības birojs pirmspārbaužu metodikā nosaka īsāku šo noteikumu 21. punktā minētā atzinuma sniegšanas termiņu.

23. Ja sadarbības iestāde vai Iepirkumu uzraudzības birojs par projekta iepirkumā konstatētajiem pārkāpumiem ir sniedzis atzinumu ar iebildumiem, finansējuma saņēmējs 20 darbdienu laikā pēc atzinuma saņemšanas sagatavo un iesniedz iestādē, kura sagatavojusi atzinumu, rakstisku informāciju par projekta iepirkumā konstatēto pārkāpumu novēršanu.

24. Sadarbības iestāde vai Iepirkumu uzraudzības birojs pārbauda, vai finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus, un šo noteikumu 21. punktā minētajā termiņā sniedz vienu no šādiem atzinumiem:

24.1. pozitīvu atzinumu, ja finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus;

24.2. negatīvu atzinumu, ja konstatē kaut vienu no šādiem nosacījumiem:

24.2.1. finansējuma saņēmējs atbilstoši šo noteikumu 23. punktā paredzētajām prasībām nav sniedzis sadarbības iestādei vai Iepirkumu uzraudzības birojam rakstisku informāciju par projekta iepirkumā konstatēto pārkāpumu novēršanu;

24.2.2. sadarbības iestāde vai Iepirkumu uzraudzības birojs konstatē, ka projekta iepirkumā pārkāpumi nav novērsti.

25. Ja par projekta iepirkumu ir sniegts negatīvs atzinums, sadarbības iestāde var lemt, ka izdevumi, kuri saistīti ar attiecīgo iepirkumu, ir pilnīgi vai daļēji (atkarībā no pārkāpuma būtiskuma) neattiecināmi.

26. Sadarbības iestāde vai Iepirkumu uzraudzības birojs piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 21. un 24. punktā minētā atzinuma sagatavošanas vadības informācijas sistēmā ievada informāciju par veikto pirmspārbaudi un tās rezultātiem.

III. Kārtība, kādā sadarbības iestāde veic pārbaudes projekta īstenošanas vietā

27. Sadarbības iestāde pārbauda, vai finansējuma saņēmējs īsteno projektu saskaņā ar līgumu vai vienošanos, veicot pārbaudi projekta īstenošanas vietā:

27.1. augsta riska projektiem – vismaz reizi projekta īstenošanas gadā;

27.2. vidēja riska projektiem – vismaz reizi projekta īstenošanas laikā;

27.3. zema riska projektiem – jebkuriem ar nejaušās izlases metodi izvēlētiem zema riska projektiem.

28. Sadarbības iestāde projekta īstenošanas vietā veic:

28.1. plānotās pārbaudes;

28.2. ārpuskārtas pārbaudes.

29. Piecas darbdienas pirms pārbaudes projekta īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 31. punktā minētās ārpuskārtas pārbaudes) sadarbības iestāde par to informē finansējuma saņēmēju saskaņā ar līgumu vai vienošanos par projekta īstenošanu.

30. Sadarbības iestādei ir tiesības veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā, pirms noslēgts līgums vai vienošanās par projekta īstenošanu, lai pārliecinātos par faktiskajiem projekta īstenošanas apstākļiem vai projekta iesniegumā sniegtās informācijas patiesumu. Sadarbības iestāde par šo pārbaudi informē projekta iesniedzēju vismaz trīs darbdienas pirms pārbaudes veikšanas. Sadarbības iestādei ir tiesības veikt minēto pārbaudi projekta īstenošanas vietā, par to neinformējot projekta iesniedzēju, šādos gadījumos:

30.1. ir pazīmes, ka projekta iesniegumā sniegtā informācija nav pilnīga vai tā neatbilst publiski pieejamai informācijai;

30.2. saņemts negatīvs projektu iesniegumu vērtēšanā piesaistītā nozares eksperta atzinums;

30.3. saņemta informācija no trešajām personām, kas ir pretrunā ar projekta iesniegumā norādīto informāciju;

30.4. konstatētas citas pazīmes, kas norāda uz iespējamu krāpšanas risku Konvencijas par Eiropas Kopienu finanšu interešu aizsardzību 1. panta 1. punkta izpratnē.

30.1 Sadarbības iestāde var veikt šo noteikumu 30. punktā minēto pārbaudi atkārtoti, ja objektīvu iemeslu dēļ nav iespējams piekļūt projekta īstenošanas vietai.

31. Sadarbības iestāde neinformē finansējuma saņēmēju par pārbaudi projekta īstenošanas vietā šādos gadījumos:

31.1. pārbaude apmācību laikā (piemēram, semināros, kursos), lai pārliecinātos, vai dalībnieku sarakstā iekļautās personas atrodas apmācību vietā;

31.2. pārbaude, lai pārliecinātos, vai pamatlīdzekļi, kas radīti, iepirkti vai nomāti projektā, daļēji vai pilnībā izmantojot Eiropas Savienības fondu finansējumu, atrodas projektā paredzētajā vietā un tiek izmantoti projekta mērķiem;

31.3. pārbaude, lai pārliecinātos, vai konkrēto darbu izpilde notiek projekta īstenošanas vietā;

31.4. citi gadījumi, kad projekta ietvaros veiktās darbības īstumu pēc tās pabeigšanas vairs nebūtu iespējams noteikt.

32. Sadarbības iestāde pēc pārbaudes projekta īstenošanas vietā nosaka vienu no šādiem rezultātiem:

32.1. pozitīvs – ja projekta īstenošanas vietā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt projekta mērķa sasniegšanu;

32.2. ar iebildumiem – ja projekta īstenošanas vietā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst;

32.3. negatīvs – ja projekta īstenošanas vietā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst un kuri var ietekmēt projekta mērķa sasniegšanu.

33. Sadarbības iestāde pēc pārbaudes projekta īstenošanas vietā vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas 20 darbdienu laikā informē finansējuma saņēmēju par pārbaudes rezultātiem.

34. Sadarbības iestāde veic atkārtotu pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja iepriekšējā pārbaudē ir konstatētas atkāpes no līguma vai vienošanās par projekta īstenošanu un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi ir novērsti.

35. Ņemot vērā regulas Nr. 1303/2013 71. pantā ietvertos nosacījumus par projekta rezultātu saglabāšanu un ilgtspēju, sadarbības iestāde pēc tam, kad veikts noslēguma maksājums finansējuma saņēmējam, veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja:

35.1. finansējuma saņēmējs pēc 2023. gada 31. decembra projektu pilnībā pabeidz par saviem līdzekļiem, nodrošinot projekta mērķa sasniegšanu un tā funkcionalitāti. Sadarbības iestāde pārbaudi projekta īstenošanas vietā veic atbilstoši projektā identificētajiem riskiem;

35.2. ir pazīmes, kas norāda uz iespējamu risku projekta rezultātu saglabāšanai un ilgtspējai;

35.3. saņemta informācija no trešajām personām, kas norāda uz iespējamu risku projekta rezultātu saglabāšanai un ilgtspējai;

35.4. konstatētas citas pazīmes, kas norāda uz iespējamu krāpšanas risku Konvencijas par Eiropas Kopienu finanšu interešu aizsardzību 1. panta 1. punkta izpratnē.

35.1 Projektos, kuros paredzētās darbības ir pilnībā pabeigtas, bet noslēguma maksājums nav veikts pilnā apmērā un maksājumu veikšana ir apturēta, sadarbības iestāde pārbaudes projekta īstenošanas vietā veic šo noteikumu 35.2. un 35.3. apakšpunktā minētajos gadījumos.

36. Atbildīgā iestāde ir tiesīga ierosināt sadarbības iestādei veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā, kā arī var piedalīties sadarbības iestādes veiktajās pārbaudēs, sniedzot atzinumu par pārbaudē konstatēto saskaņā ar sadarbības iestādes un atbildīgās iestādes starpresoru vienošanos.

37. Pārbaudē projekta īstenošanas vietā, ko veic sadarbības iestāde, ir tiesības piedalīties vadošajai iestādei, sertifikācijas iestādei un revīzijas iestādei.

38. Sadarbības iestāde piecu darbdienu laikā pēc pārbaudes rezultātu noteikšanas vadības informācijas sistēmā ievada informāciju par veikto pārbaudi projekta īstenošanas vietā un tās rezultātiem.

IV. Kārtība, kādā vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde veic pārbaudes projekta īstenošanas vietā

39. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde par savām pārbaudēm projektu īstenošanas vietās vadības informācijas sistēmā iekļauj šādu informāciju:

39.1. par katru projekta īstenošanas vietā plānoto pārbaudi – datumu un projekta īstenošanas posmu (projekta īstenošanas laikā vai pēc noslēguma maksājuma veikšanas finansējuma saņēmējam), kurā paredzēts veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā;

39.2. par katru projekta īstenošanas vietā veikto pārbaudi:

39.2.1. datumu, kad veikta pārbaude projekta īstenošanas vietā;

39.2.2. pārbaudes rezultātu (pozitīvs, ar iebildumiem, negatīvs).

40. Piecas darbdienas pirms projekta īstenošanas vietā plānotās pārbaudes vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde rakstiski informē par to finansējuma saņēmēju, sadarbības iestādi un revīzijas iestādi.

41. Vadošā iestāde šo noteikumu 31. punktā minētajos gadījumos neinformē finansējuma saņēmēju par pārbaudi projekta īstenošanas vietā.

42. Vadošā iestāde piecu gadu laikā (vai triju gadu laikā attiecībā uz mazo un vidējo uzņēmumu veikto investīciju vai radīto darba vietu saglabāšanu) pēc tam, kad ir veikts noslēguma maksājums finansējuma saņēmējam, var veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā.

43. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde 20 darbdienu laikā pēc pārbaudes projekta īstenošanas vietā vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu saņemšanas informē finansējuma saņēmēju par pārbaudes rezultātiem un nosaka par ieteikumu ieviešanas uzraudzību atbildīgo institūciju.

44. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde piecu darbdienu laikā pēc pārbaudes rezultātu noteikšanas vadības informācijas sistēmā ievada informāciju par projekta īstenošanas vietā veikto pārbaudi un tās rezultātiem.

45. Pārbaudē projekta īstenošanas vietā, ko veic sertifikācijas iestāde, ir tiesības piedalīties vadošajai iestādei un revīzijas iestādei.

46. Pārbaudē projekta īstenošanas vietā, ko veic vadošā iestāde, ir tiesības piedalīties sertifikācijas iestādei un revīzijas iestādei.

V. Kārtība, kādā pārbauda maksājuma pieprasījumus

47. Finansējuma saņēmējs saskaņā ar līgumu vai vienošanos par projekta īstenošanu, izmantojot vadības informācijas sistēmu, iesniedz sadarbības iestādē avansa maksājuma pieprasījumu vai maksājumu pieprasījumu, kurā iekļauta informācija par projekta izdevumiem un īstenošanas progresu, tai skaitā par izsludinātajiem iepirkumiem, noslēgtajiem līgumiem, sasniegtajiem rezultātiem un rādītājiem, un cita informācija (2. pielikums).

47.1 Šo noteikumu 2. pielikums neattiecas uz Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda vadības likuma 1. panta 2. punkta "d" apakšpunktā minētajiem finansējuma saņēmējiem. Īstenojot finanšu instrumentus un fondu fondus, maksājuma pieprasījuma veidlapu pievieno finansēšanas nolīgumam.