Iekšējās drošības fonda un Patvēruma, migrācijas un integrācijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda pārvaldības un kontroles sistēmas izveides un finanšu vadības un kontroles kārtība

Ministru kabineta noteikumi Nr. 433Rīgā 2015. gada 28. jūlijā (prot. Nr. 36 20. §)

Izdoti saskaņā ar Iekšējās drošības fonda un Patvēruma, migrācijas unintegrācijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda vadības likuma13. panta 2., 5., 6., 8., 9., 10., 11., 13., 14., 15., 16. un 17. punktu

I. Vispārīgais jautājums

1. Noteikumi nosaka:

1.1. prasības Iekšējās drošības fonda un Patvēruma, migrācijas un integrācijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda (turpmāk – fondi) pārvaldības un kontroles sistēmas izveidošanai;

1.2. kārtību, kādā valsts budžetā plāno līdzekļus un veic maksājumus;

1.3. finansēšanas nosacījumus un kārtību;

1.4. projektu īstenošanas uzraudzības un kontroles kārtību, tai skaitā kārtību, kādā veic pārbaudes projekta īstenošanas vietā;

1.5. apjomu un kārtību, kādā veic projekta iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudi;

1.6. kārtību, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas fondu vadībā;

1.7. gadījumus, kad finansējuma saņēmēja izdevumus atzīst par neatbilstošiem, un neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanas kārtību;

1.8. kārtību, kādā atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde un finansējuma saņēmējs ziņo par fondu īstenošanā konstatētajām neatbilstībām, neatbilstību veidus;

1.9. kārtību, kādā sagatavo, apstiprina un iesniedz Eiropas Komisijai fondu ziņojumus;

1.10. Eiropas Komisijas elektroniskās datu apmaiņas sistēmas izmantošanas kārtību;

1.11. atbildīgās iestādes deleģētās funkcijas un to izpildes uzraudzības kārtību.

II. Fondu pārvaldības un kontroles sistēmas izveides un aktualizācijas kārtība

2. Atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde un revīzijas iestāde nodrošina pārvaldības un kontroles sistēmas izveidošanu un darbību un šādu fondu pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstu izstrādi:

2.1. Iekšējās drošības fonda pārvaldības un kontroles sistēmas apraksts;

2.2. Patvēruma, migrācijas un integrācijas fonda pārvaldības un kontroles sistēmas apraksts.

3. Fondu pārvaldības un kontroles sistēmas apraksti ietver:

3.1. atbildīgās iestādes, deleģētās iestādes un revīzijas iestādes organizatorisko un funkcionālo aprakstu;

3.2. fondu darbības un finansiālo procesu aprakstu;

3.3. informācijas pārvaldīšanas un uzglabāšanas kārtību un termiņu.

4. Fondu pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstus izstrādā šādā kārtībā:

4.1. atbildīgā iestāde sagatavo pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstu savas kompetences jautājumos;

4.2. deleģētā iestāde un revīzijas iestāde sagatavo pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstu savas kompetences jautājumos un iesniedz to atbildīgajai iestādei;

4.3. atbildīgā iestāde, pamatojoties uz šo noteikumu 4.1. un 4.2. apakšpunktā minētajiem aprakstiem, izstrādā attiecīgā fonda pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstu;

4.4. fonda pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstu apstiprina atbildīgā iestāde.

5. Ja pārvaldības un kontroles sistēmā notikušas izmaiņas, deleģētā iestāde un revīzijas iestāde reizi gadā līdz 15. novembrim sagatavo un iesniedz atbildīgajā iestādē aktualizētus pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstus savas kompetences jautājumos.

6. Atbildīgā iestāde reizi gadā līdz 15. decembrim, ja nepieciešams, aktualizē fondu pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstus un apstiprina tos šajos noteikumos noteiktajā kārtībā.

7. Deleģētā iestāde vai revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā informē atbildīgo iestādi, ja deleģētā iestāde vai revīzijas iestāde pieņēmusi lēmumu par fondu pārvaldībā iesaistīto deleģētās iestādes vai revīzijas iestādes struktūrvienību reorganizāciju.

8. Ja mainīts funkciju un atbildības sadalījums starp atbildīgo iestādi, deleģēto iestādi un revīzijas iestādi, notikusi fondu pārvaldībā iesaistīto atbildīgās iestādes struktūrvienību reorganizācija, kā arī ja ir saņemta šo noteikumu 7. punktā minētā informācija, atbildīgā iestāde 20 darbdienu laikā aktualizē fondu pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstus un apstiprina šajos noteikumos noteiktajā kārtībā.

9. Atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde un revīzijas iestāde, pamatojoties uz fondu pārvaldības un kontroles sistēmas aprakstiem, divu mēnešu laikā pēc atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes atbilstības novērtējuma veikšanas sagatavo fondu īstenošanas procedūru rokasgrāmatu savas kompetences jautājumos (turpmāk – rokasgrāmata). Rokasgrāmata tiek glabāta attiecīgajā iestādē un ir pieejama atbildīgās iestādes, deleģētās iestādes un revīzijas iestādes funkciju īstenošanai.

10. Atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde un revīzijas iestāde nodrošina aktuālās dokumentācijas ievietošanu rokasgrāmatā.

III. Projektu un tehniskās palīdzības īstenošanai paredzētā finansējuma plānošana un maksājumu veikšana valsts budžetā

11. Atbildīgā iestāde informē Valsts kasi par kontiem, kuros tiks ieskaitīti no Eiropas Komisijas saņemtie finanšu līdzekļi fondu īstenošanai.

12. Tehniskās palīdzības īstenošanai nepieciešamo finansējumu kārtējam gadam un valsts budžeta ilgtermiņa saistības atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde un revīzijas iestāde plāno kā valsts budžeta dotāciju no vispārējiem ieņēmumiem atsevišķā valsts budžeta apakšprogrammā sadalījumā pa fondiem atbilstoši normatīvajiem aktiem par budžetu un finanšu vadību.

13. Lai īstenotu attiecīgās nozares ministrijas vai citas centrālās valsts iestādes (turpmāk – centrālā valsts iestāde) kompetencē esošos projektus, centrālā valsts iestāde finansējumu fondu finansējuma un valsts budžeta līdzfinansējuma nodrošināšanai kārtējā gadā plāno kā valsts budžeta dotāciju no vispārējiem ieņēmumiem un valsts budžeta ilgtermiņa saistības atsevišķā valsts budžeta apakšprogrammā sadalījumā pa fondiem atbilstoši normatīvajiem aktiem par budžetu un finanšu vadību.

14. Finansējumu kā ārvalstu finanšu palīdzību fondu finansējuma atmaksai atbildīgā iestāde plāno savā budžetā atsevišķā valsts pamatbudžeta apakšprogrammā sadalījumā pa fondiem.

15. Ja nav iespējams ieplānot finansējumu projektu īstenošanai likumā par valsts budžetu kārtējam gadam, centrālā valsts iestāde saskaņā ar normatīvajiem aktiem par līdzekļu pārdali pieprasa finansējumu attiecīgā projekta īstenošanai no budžeta programmas, kurā Finanšu ministrija plāno nesadalīto finansējumu Eiropas Savienības politikas instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai.

16. Pēc tam kad šo noteikumu 11. punktā norādītajā kontā Eiropas Komisija ieskaitījusi gada atlikumu, atbildīgā iestāde 30 darbdienu laikā sagatavo maksājuma rīkojumu par gada atlikuma maksājuma pieprasījumā deklarēto izdevumu atmaksu valsts budžeta ieņēmumos.

IV. Projekta un tehniskās palīdzības finansēšanas nosacījumi un maksājumu veikšana

17. Projektam nepieciešamo finansējumu valsts budžetā pieprasa šādā kārtībā:

17.1. ja finansējuma saņēmējs ir tiešās valsts pārvaldes iestāde, kas atrodas atbildīgās iestādes vai deleģētās iestādes institucionālā padotībā, vai ministrija, kas veic atbildīgās iestādes vai deleģētās iestādes funkcijas, vai pastarpinātās valsts pārvaldes iestāde, atvasināta publiska persona, cita valsts iestāde, privāto tiesību juridiskā persona vai starptautiskas organizācijas pārstāvniecība Latvijā, projekta īstenošanai nepieciešamo finansējumu valsts budžetā pieprasa attiecīgi atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde;

17.2. ja finansējuma saņēmējs ir tiešās valsts pārvaldes iestāde, kas neatrodas atbildīgās iestādes vai deleģētās iestādes institucionālā padotībā, finansējuma saņēmējs pēc granta līguma noslēgšanas informē par to centrālo valsts iestādi, kas projekta īstenošanai nepieciešamo finansējumu pieprasa valsts budžetā;

17.3. ja finansējuma saņēmējs ir centrālā valsts iestāde, kas nav atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde, finansējuma saņēmējs pēc granta līguma noslēgšanas projekta īstenošanai nepieciešamo finansējumu pieprasa valsts budžetā.

18. Tehniskās palīdzības īstenošanai nepieciešamo finansējumu atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde vai revīzijas iestāde pieprasa valsts budžetā.

19. Apstiprinātā projekta īstenošanai finansējumu piešķir kā fondu finansējumu un nacionālo līdzfinansējumu no valsts budžeta līdzekļiem saskaņā ar granta līgumā noteikto proporciju.

20. Ja finansējuma saņēmējs ir tiešās valsts pārvaldes iestāde, projektu finansē un maksājumus veic no līdzekļiem, kas piešķirti attiecīgajai valsts iestādei saskaņā ar likumu par valsts budžetu kārtējam gadam.

21. Ja finansējuma saņēmējs ir pastarpinātās valsts pārvaldes iestāde, atvasināta publiska persona, cita valsts iestāde, privāto tiesību juridiskā persona vai starptautiskas organizācijas pārstāvniecība Latvijā, uz finansējuma saņēmēju attiecas šādi nosacījumi:

21.1. projektu finansē un maksājumus veic no atbildīgās iestādes vai deleģētās iestādes pārskaitītā avansa maksājuma un starpposma maksājuma finanšu līdzekļiem, kas tiek piešķirti saskaņā ar granta līgumā noteikto kārtību, un no finansējuma saņēmēja līdzekļiem;

21.2. avansa un starpposmu maksājuma kopsumma nedrīkst pārsniegt 90 % no projektam apstiprinātā finansējuma;

21.3. noslēguma maksājumu atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde pārskaita finansējuma saņēmējam pēc projekta gala pārskata pieņemšanas zināšanai un atzinuma par izdevumu atbilstību apstiprināšanas.

22. Finansējuma saņēmējs atver kontu Valsts kasē visu ar projekta īstenošanu saistīto maksājumu veikšanai.

23. Atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde atbilstoši normatīvajiem aktiem par asignējumu piešķiršanas un izpildes kārtību pieņem lēmumu par projekta finansēšanas plānā paredzētā asignējuma apturēšanu, atjaunošanu vai atsaukšanu.

24. Ja projekta īstenošanā izlietotie kopējie atbilstošie izdevumi pārsniedz maksimālo projektam apstiprināto attiecināmo izmaksu summu, šo starpību sedz no finansējuma saņēmēja līdzekļiem.

V. Projektu īstenošanas uzraudzība un kontrole

25. Projekti attiecīgajā finanšu gadā ir pakļauti:

25.1. Eiropas Komisijas, Eiropas Revīzijas palātas un Valsts kontroles pārbaudei un revīzijai;

25.2. atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes administratīvai pārbaudei un pārbaudei projekta īstenošanas vietā;

25.3. revīzijas iestādes auditam un revīzijai.

26. Finanšu gads šo noteikumu izpratnē attiecas uz atbildīgās iestādes, deleģētās iestādes, revīzijas iestādes un finansējuma saņēmēja veiktajiem izdevumiem un finansējuma saņēmēja – tiešās valsts pārvaldes iestādes – īstenotā fondu projekta ietvaros noslēgto iepirkuma līgumu summu, pirms tā tiek apmaksāta, laikposmā no "N-1" gada 16. oktobra līdz "N" gada 15. oktobrim, ja īstenojas šādi nosacījumi:

26.1. par tiem veiktas šo noteikumu 28. vai 29. punktā minētās pārbaudes;

26.2. tie iegrāmatoti atbildīgās iestādes grāmatvedības uzskaitē kā saistības ārvalstu finanšu palīdzības fondu finansējuma atmaksai.

27. Atbildīgā iestāde pieņem lēmumu par deleģētās iestādes deklarēto izdevumu atbilstību.

28. Administratīvā pārbaude šo noteikumu izpratnē ir finansējuma saņēmēja iesniegto iepirkuma plānu, iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaude, finansējuma pieprasījumu, izdevumu pārskatu un izdevumu attaisnojuma dokumentu pārbaude un projekta īstenošanas progresa pārbaude. Šo pārbaudi veic atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde, pārbaudei pakļaujot visus iepirkuma plānus, finansējuma pieprasījumus, vismaz reprezentatīvo izlasi ar attaisnojuma dokumentiem un visus projekta progresa un gala pārskatus.

29. Pārbaude projekta īstenošanas vietā šo noteikumu izpratnē ir projekta finanšu un īstenošanas pārbaude, tai skaitā iepirkumu pēcpārbaude, projekta īstenošanas vietā. Pārbaudi projekta īstenošanas vietā veic atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde, pārbaudei pakļaujot ne mazāk kā 50 % no attiecīgajā finanšu gadā plānotajām iepirkuma procedūrām, ne mazāk kā 10 % no attiecīgā finanšu gadā atbilstošo izdevumu fondu finansējuma daļas un ne mazāk kā 20 % no visu īstenojamo projektu skaita.

30. Ja, veicot šo noteikumu 28. un 29. punktā minētās pārbaudes, tiek konstatēti sistēmiski projekta īstenošanas pārkāpumi, atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde veic papildu pārbaudes, lai noteiktu pārkāpumu apjomu un to, vai pārkāpumu biežums nepārsniedz Eiropas Savienības normatīvajos aktos pieļaujamo līmeni.

31. Atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde šo noteikumu 28. punktā minēto iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudi var veikt attālināti, balstoties uz publiski pieejamiem iepirkuma dokumentiem.

32. Šo noteikumu 29. punktā minētās pārbaudes veic, pamatojoties uz īstenojamo projektu riska novērtējumu un projekta īstenošanas vietas pārbaužu plānu. Projektu riska novērtējumu un pārbaužu plānu par katru finanšu gadu attiecīgi sagatavo atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde. Deleģētā iestāde sagatavoto projektu riska novērtējumu un pārbaužu plānus 10 darbdienu laikā pēc to sagatavošanas elektroniski nosūta atbildīgajai iestādei un revīzijas iestādei.

33. Ja nepieciešams, atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde ir tiesīga veikt šo noteikumu 32. punktā minētajā plānā neiekļautas pārbaudes projekta īstenošanas vietā, iepriekš neinformējot finansējuma saņēmēju.

34. Atbildīgā iestāde nosaka kritērijus, ar kuriem saskaņā iepirkumu pakļauj šo noteikumu 28. punktā minētajai iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudei, kā arī sagatavo un apstiprina pirmspārbaužu metodoloģiju, kas ir piemērojama atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes veicamajās pārbaudēs.

35. Par iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudes plānā iekļautajiem iepirkumiem atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde informē attiecīgo finansējuma saņēmēju. Attiecībā uz iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudes plānā iekļautajiem iepirkumiem finansējuma saņēmējs iepirkuma līgumu drīkst slēgt tikai pēc tam, kad no atbildīgās iestādes vai deleģētās iestādes saņemts atzinums bez iebildumiem.

36. Atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde sagatavo pārbaudes ziņojumu par katru šo noteikumu 29. punktā minēto pārbaudi, izņemot iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma norises pirmspārbaudi, par kuru attiecīgā iestāde sagatavo atzinumu ar iebildumiem vai atzinumu bez iebildumiem, un mēneša laikā pēc katra ceturkšņa beigām visu attiecīgajā ceturksnī apstiprināto pārbaudes ziņojumu kopijas elektroniski nosūta revīzijas iestādei. Deleģētā iestāde pārbaudes ziņojumu un atzinumu kopijas nosūta arī atbildīgajai iestādei.

37. Atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde izstrādā un apstiprina iekšējās procedūras, nosakot kārtību, kādā veic šo noteikumu 28. un 29. punktā minētās pārbaudes. Deleģētā iestāde iekšējo procedūru projektus saskaņo ar atbildīgo iestādi.

38. Lai varētu veikt šo noteikumu 28., 29. un 33. punktā minētās pārbaudes, finansējuma saņēmējs nodrošina:

38.1. pieeju dokumentiem, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz veicamo pārbaudi;

38.2. pieeju finanšu un citiem dokumentiem, kas saistīti ar projekta īstenošanu, kā arī pieeju grāmatvedības uzskaites sistēmas datiem, kas attiecas uz veicamo pārbaudi;

38.3. nepieciešamo dokumentu izrakstu un kopiju sagatavošanu.

VI. Revīzijas iestādes funkcijas

39. Lai nodrošinātu atzinuma sniegšanu par pārvaldības un kontroles sistēmas darbību, revīzijas iestāde veic pārvaldības un kontroles sistēmas auditus, novērtējot:

39.1. fondu pārvaldības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti atbilstoši Eiropas Komisijas 2015. gada 2. marta Īstenošanas regulas Nr. 2015/378, ar ko paredz noteikumus par to, kā piemērot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz ikgadējās grāmatojumu noskaidrošanas procedūras un atbilstības noskaidrošanas procedūras īstenošanu, pielikumā minētajām pamatprasībām un gūstot pārliecību par Eiropas Komisijai deklarēto izdevumu likumību un pareizību;

39.2. atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes atbilstību Eiropas Komisijas 2014. gada 25. jūlija Deleģētajā regulā Nr. 1042/2014, ar ko papildina Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz atbildīgo iestāžu izraudzīšanu un pienākumiem pārvaldības un kontroles jomā un attiecībā uz revīzijas iestāžu statusu un pienākumiem (turpmāk – regula Nr. 1042/2014), noteiktajiem kritērijiem, ar kuriem saskaņā tās tika izraudzītas.

40. Lai nodrošinātu atzinuma sniegšanu par izdevumu likumību un pareizību, revīzijas iestāde veic izdevumu revīziju atbildīgajā iestādē, deleģētajā iestādē un pie finansējuma saņēmēja saskaņā ar regulas Nr. 1042/2014 14. panta 3. un 4. punktu.

41. Pēc šo noteikumu 39. punktā minētā sistēmas audita veikšanas vai 40. punktā minētās izdevumu revīzijas veikšanas revīzijas iestāde sagatavo sistēmas audita vai izdevumu revīzijas ziņojuma un trūkumu novēršanas plāna projektu. Minētajā plānā iekļauj ieteikumus, nosakot termiņus sistēmas auditā vai izdevumu revīzijā konstatēto trūkumu novēršanai un komentāru sagatavošanai, un nosūta tos atbildīgajai iestādei un deleģētajai iestādei (ja attiecas). Ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka, izvērtējot trūkumu ietekmi uz fondu pārvaldības un kontroles sistēmu un konkrēta ieteikuma ieviešanas prioritāti. Izdevumu revīzijas ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka ne vēlāku par kārtējā gada 15. decembri, ja tiek sniegti ieteikumi, kuriem ir tieša ietekme uz šo noteikumu 80.1. apakšpunktā minēto gada atlikuma maksājuma pieprasījumu.

42. Atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde (ja attiecas) 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 41. punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un nosūta uz revīzijas iestādes oficiālo elektroniskā pasta adresi un ziņojuma izstrādātāja elektroniskā pasta adresi:

42.1. pamatotus komentārus par sistēmas audita vai izdevumu revīzijas ziņojuma projektu un ieteikumiem (ja iespējams, dokumentāri pamatotus);

42.2. pasākumu plānu konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, norādot amatpersonu, kas ir atbildīga par ieteikumu ieviešanu.

43. Ja objektīvu apstākļu dēļ šo noteikumu 42. punktā minēto informāciju 10 darbdienu laikā nevar iesniegt, atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde (ja attiecas), vienojoties ar revīzijas iestādi, informācijas iesniegšanas termiņu var pagarināt.

44. Ja iespējama šo noteikumu 41. punktā minēto ieteikumu finansiāla ietekme uz konkrēto projektu, atbildīgā iestāde vai deleģētā iestāde informē finansējuma saņēmēju par konstatētā trūkuma iespējamās finansiālās ietekmes apmēru un norāda, ka finansējuma saņēmējs piecu darbdienu laikā var iesniegt atbildīgajā vai deleģētajā iestādē savus komentārus un papildu informāciju.

45. Ja revīzijas iestāde šo noteikumu 42. vai 43. punktā minētajā termiņā nav saņēmusi atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes (ja attiecas) komentārus, sistēmas audita vai izdevumu revīzijas ziņojums uzskatāms par pamatotu un saskaņotu.

46. Revīzijas iestāde izvērtē atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes (ja attiecas) komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, sagatavo sistēmas audita vai izdevumu revīzijas ziņojumu un pievieno trūkumu novēršanas plānu.

47. Ja, izvērtējot šo noteikumu 42. punktā minēto informāciju, revīzijas iestāde nemaina ieteikumu būtību, tā sasauc saskaņošanas sanāksmi ar institūciju, kas nepiekrīt ieteikumu ieviešanai. Ja sanāksmē ieteikumi netiek saskaņoti un revīzijas iestāde negūst pietiekamu pamatojumu ieteikumu maiņai, sistēmas audita vai izdevumu revīzijas ziņojumā un trūkumu novēršanas plānā attiecīgos ieteikumus norāda kā nesaskaņotus.