Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi

Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 Rīgā 2024. gada 7. maijā (prot. Nr. 19 7. §)

Izdoti saskaņā ar Arhīvu likuma 4. panta septīto daļu, 5. panta otro daļu, 6. panta ceturto un sesto daļu, 8. panta otro daļu, 13.1 pantu, 17.1 panta trešo daļu un Elektronisko dokumentu likuma 6. panta piekto daļu

1. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka:

1.1. publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;

1.2. dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību, tai skaitā elektronisko dokumentu saglabāšanas kārtību un izvērtēšanas veidu;

1.3. kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai;

1.4. kārtību, kādā institūcija reģistrē un glabā personas paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī nodrošina paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem;

1.5. tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos;

1.6. kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar Arhīvu likuma 6. panta pirmo un otro daļu, kā arī elektronisko dokumentu nodošanas termiņu saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6. panta piekto daļu;

1.7. kārtību, kādā institūcija nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā, pirms beidzies tiem noteiktais glabāšanas termiņš institūcijas arhīvā;

1.8. kārtību, kādā privātos dokumentus ar arhīvisko vērtību nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskas personas likvidācijas un citos gadījumos;

1.9. kārtību, kādā institūcija saņem Latvijas Nacionālā arhīva termiņa pagarināšanas atļauju dokumentu glabāšanai institūcijā;

1.10. Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtību institūcijām.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. apraksta vienība – arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija un tās apakšlīmeņi, arhīva fonds un tā apakšfonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam;

2.2. apraksta līmenis – apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā;

2.3. arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība;

2.4. arhīva apakšfonds – arhīva fonda sistematizācijas vienība – lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams pēc institūcijas organizatoriskās struktūras, arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm;

2.5. arhīvglabātava – ēka, ēkas daļa, telpa arhīva dokumentu glabāšanai;

2.6. dokumenta integritāte – dokumenta pilnīgums un nemainīgums;

2.7. dokumentu klasifikācijas shēma – hierarhiskā secībā sistematizēts visu institūcijas veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Dokumentu klasifikācijas shēmas pamatā ir lietu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida);

2.8. e-pakalpojumi – institūcijai pieejamie e-pakalpojumi Iestāžu portālā: Latvijas Nacionālā arhīva glabāto institūcijas datu apskate un aktualizēšana, Latvijas Nacionālā arhīva konsultāciju pieprasīšana un saņemšana, dokumentu iesniegšana saskaņošanai un citu dokumentu iesniegšana, institūcijas dokumentu aprakstīšana un saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu, glabājamo vienību nodošanas un pieņemšanas aktu sagatavošana un iesniegšana Latvijas Nacionālajam arhīvam, elektronisko dokumentu nodošana tiešsaistē un citi e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.9. glabājamā vienība – arhīva dokumentu uzskaites vienība ar atsevišķu uzskaites kodu, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa. Tā var būt, piemēram, papīra dokumentu lieta, kinolentes rullis, videokasete, audiokasete, elektronisko dokumentu mape, video, skaņas ieraksta vai foto datne;

2.10. fondradis – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā;

2.11. hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādās vidēs, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra dokumentus;

2.12. Iestāžu portāls – Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas funkcionāla sastāvdaļa, kurā pieejami Iestāžu portāla e-pakalpojumi atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei;

2.13. kontrolsumma – baitu sekvence, parasti reprezentēta kā fiksēta garuma simbolu virkne, kas pēc noteikta algoritma atvasināta no lielāka izmēra cipardatu bloka un ko iespējams izmantot datu integritātes pārbaudei, lai konstatētu zudumus vai bojājumus, kas var būt radušies datu glabāšanas vai pārraides procesā;

2.14. lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu;

2.15. lietotājs – institūcijas noteikta amatpersona vai darbinieks, kam Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portālā Latvijas Nacionālais arhīvs ir izveidojis Iestāžu portāla lietotāja kontu;

2.16. paziņojumu reģistrs – Paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrs, kurā institūcija reģistrē personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu saskaņā ar Arhīvu likuma 13.1 pantu;

2.17. sērija – arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums;

2.18. tveršana – dokumentu un datu iekļaušana informācijas sistēmā, tos saņemot no citas informācijas sistēmas, augšupielādējot, ievadot manuāli u. tml.;

2.19. uzskaites kods – glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs, uzskaites saraksta numurs un glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā;

2.20. uzskaites saraksts – meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju;

2.21. uzziņu kods – apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri.

2. Dokumentu un arhīva pārvaldības organizācija institūcijā

3. Institūcija dokumentē savu darbību:

3.1. īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt, kā arī glabāt savus radītos, saņemtos un nosūtītos dokumentus, lai nodrošinātu pierādījumus un pamatu lēmumu pieņemšanai, darbību analīzei, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;

3.2. nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.

4. Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, sistematizācija, reģistrēšana un izpildes kontrole. Pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām institūcija dokumentus arhivē un apraksta.

5. Ja institūcijai ir noteiktas funkcijas, uzdevumi un pasākumi, kuru īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu (piemēram, ievēlēšanas un pilnvaru periods, darbības sezona, mācību gads), dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstoši noteiktajam funkcijas, uzdevuma vai pasākuma sākuma un beigu datumam.

6. Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk – ekspertu komisija).

7. Ekspertu komisiju veido ne mazāk kā triju cilvēku sastāvā, no kuriem vismaz viens ir atbildīgs par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību.

8. Atbilstoši kompetencei ekspertu komisija izvērtē institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai. Ekspertu komisijas kompetenci un darba organizāciju institūcijā nosaka ekspertu komisijas reglaments.

9. Institūcija, kuras padotībā ir citas institūcijas, var veidot centrālo dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju šo noteikumu 8. punktā minēto uzdevumu veikšanai resora ietvaros.

10. Ja institūcija neveido ekspertu komisiju vai ja attiecīgais uzdevums nav ekspertu komisijas kompetencē, ekspertu komisijas uzdevumus veic šo noteikumu 11.2. apakšpunktā minētās personas.

11. Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

11.1. nosaka dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā;

11.2. norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus;

11.3. mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.

12. Lai nodrošinātu tādu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

12.1. nosaka šo dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību;

12.2. veic atzīmes arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot pieejamības ierobežojuma tiesisko pamatu un laiku;

12.3. nosaka pieejamības ierobežojumu termiņa fiksēšanas kārtību dokumentiem, kuriem noteikti ierobežojumi līdz vienam gadam.

3. Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas datu ievades un aktualizācijas, kā arī sistēmas pieejamības un izmantošanas kārtība

13. Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanā institūcija ievēro noteikto kārtību. Iestāžu portāla e-pakalpojumus institūcija saņem bez maksas, ja ārējos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

14. Lai uzsāktu Iestāžu portāla izmantošanu, pieteiktu Iestāžu portāla lietotājus, informētu par izmaiņām lietotāju datos un atceltu lietotāju pieejas tiesības, institūcija iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu Iestāžu portāla izmantošanai (1. pielikums).

15. Latvijas Nacionālais arhīvs piecu darbdienu laikā izskata šo noteikumu 14. punktā minēto institūcijas pieteikumu un atbilstoši pieteikumā norādītajam Iestāžu portāla izmantošanas veidam piešķir Iestāžu portāla lietotāja tiesības, veic izmaiņas lietotāju datos vai atceļ lietotāju pieejas tiesības. Ja institūcijas pieteikums Iestāžu portāla izmantošanai neatbilst šo noteikumu prasībām, lēmumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību piešķiršanu, pieejas atcelšanu vai izmaiņām lietotāju datos Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem pēc tam, kad neatbilstības ir novērstas.

16. Iestāžu portālā autentificēti lietotāji Iestāžu portāla e-pakalpojumus var izmantot bez droša elektroniskā paraksta (e-pakalpojuma ietvaros Iestāžu portālā iesniegtie institūcijas dati un dokumenti ir uzskatāmi par pašrocīgi parakstītiem elektroniskajiem dokumentiem, un institūcija ir atbildīga par šādu datu un dokumentu patiesumu). Minētais nosacījums neattiecas uz institūcijas pieteikumu par Iestāžu portāla izmantošanu. Iestāžu portāla lietotāji e-pakalpojumus saņem atbilstoši institūcijas noteiktajam deleģējumam vai pilnvarojumam.

17. Latvijas Nacionālais arhīvs:

17.1. nodrošina Iestāžu portāla pieejamību tiešsaistes datu pārraides režīmā;

17.2. pieņem apstrādei, pārbaudei un izskatīšanai Iestāžu portālā saņemtos dokumentus, datus un citu informāciju;

17.3. Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē nodrošina Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu pieejamību, informē par Iestāžu portāla jaunumiem un plānotajiem darbības pārtraukumiem;

17.4. sniedz konsultācijas institūcijām par Iestāžu portāla pieejamību un funkcionalitāti;

17.5. piešķir un atceļ Iestāžu portāla lietotāju tiesības lietotājiem, kā arī veic izmaiņas lietotāju datos;

17.6. ir tiesīgs bez iepriekšēja brīdinājuma un saskaņošanas ar institūciju veikt piešķirto Iestāžu portāla lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja:

17.6.1. lietotājs ir pārkāpis šo noteikumu vai Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas lietošanas noteikumu prasības;

17.6.2. lietotājs veic darbības, kas saistītas ar Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

17.6.3. lietotājs ir radījis Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības apdraudējumu;

17.6.4. lietotājs veic darbības, kas rada riskus fizisko personu datu aizsardzībai;

17.6.5. lietotāja autentifikācijas dati ir kļuvuši zināmi citai personai vai tos izmanto cita persona;

17.7. triju darbdienu laikā elektroniski informē institūciju par lietotāja tiesību ierobežošanu vai atcelšanu, ja lietotāja tiesības ierobežotas vai atceltas bez iepriekšēja brīdinājuma vai saskaņošanas ar institūciju.

18. Institūcija:

18.1. atbilstoši Iestāžu portāla funkcionalitātei nodrošina Iestāžu portāla e-pakalpojumu izmantošanu institūcijas darbībā un saziņai ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

18.2. veic visas darbības un pasākumus, lai nodrošinātu, ka Iestāžu portāla lietotājs pieprasa un izmanto Iestāžu portāla datus tikai tiešo amata (darba) pienākumu veikšanai un atbilstoši fizisko personu datu apstrādes prasībām;

18.3. iepazīstina Iestāžu portāla lietotājus ar Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumiem pirms lietotāja tiesību piešķiršanas un nodrošina, ka lietotājs pirms Iestāžu portāla izmantošanas ir rakstiski apliecinājis, ka ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, kas noteiktas Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulā (ES) Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula);

18.4. atbild par Iestāžu portāla lietotāju darbību tiesiskumu Iestāžu portālā;

18.5. piekrīt, ka Iestāžu portāla lietotāju iesniegtie dati un dokumenti uzskatāmi par institūcijas iesniegtiem datiem un dokumentiem un ir saistoši institūcijai;

18.6. nodrošina, ka Iestāžu portāla lietotājiem ir katram sava institūcijas elektroniskā pasta adrese un iespēja Iestāžu portālu izmantot tiešsaistes datu pārraides režīmā;

18.7. triju darbdienu laikā elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par izmaiņām lietotāja datos, ja institūcijas iepriekš iesniegtajā pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai norādītajās ziņās par lietotāju ir izmaiņas, un norāda visu pieteikumā iekļaujamo informāciju par lietotāju;

18.8. nekavējoties, bet ne vēlāk kā vienas darbdienas laikā pēc attiecīga lēmuma pieņemšanas vai notikuma Iestāžu portālā atceļ Iestāžu portāla izmantošanas tiesības konkrētajam lietotājam vai arī elektroniski iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam pieteikumu par Iestāžu portāla lietotāja tiesību atcelšanu:

18.8.1. ja ar lietotāju ir izbeigtas dienesta (darba) tiesiskās attiecības;

18.8.2. ja lietotāju atstādina no amata (darba, dienesta) pienākumu pildīšanas;

18.8.3. ja ir izmaiņas lietotāja amata (darba, dienesta) pienākumos, kā rezultātā lietotājam amata (darba, dienesta) pienākumu izpildei vairs nav nepieciešama Iestāžu portāla izmantošana;

18.8.4. ja lietotājam ir ieplānota vai konstatēta ilgstoša (ilgāk par 60 dienām) prombūtne;

18.8.5. ja lietotājs neievēro šo noteikumu 19. punktā noteiktos lietotāja pienākumus;

18.8.6. ja rodas aizdomas, ka lietotāja autentifikācijas dati kļuvuši zināmi trešajām personām;

18.8.7. citos institūcijas noteiktos gadījumos.

19. Iestāžu portāla lietotājs:

19.1. ievēro Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības;

19.2. pirms Iestāžu portāla izmantošanas rakstiski apliecina, ka Iestāžu portāla izmantošanā ievēros šos noteikumus, Vienotās valsts arhīvu sistēmas lietošanas noteikumus un fizisko personu datu apstrādes prasības, tai skaitā bez tiesiska pamata neveiks fizisko personu datu apstrādi (arī datu aplūkošanu Iestāžu portālā) un neizpaudīs Iestāžu portālā iegūtos fiziskās personas datus;

19.3. izmanto Iestāžu portālu tikai tiešo amata vai darba pienākumu veikšanai;

19.4. ja, nepareizi ievadot lietotāja autentifikācijas datus, ir bloķējis pieeju Iestāžu portālam, elektroniski no lietotāja e-pasta adreses, kura norādīta institūcijas pieteikumā Iestāžu portāla izmantošanai, lūdz Latvijas Nacionālajam arhīvam nosūtīt lietotājam jaunus autentifikācijas datus;

19.5. ir atbildīgs par visām darbībām, kas veiktas Iestāžu portālā, autentificējoties ar šī lietotāja vārdu un paroli;

19.6. nav tiesīgs:

19.6.1. nodot citai personai savus lietotāja autentifikācijas datus, uzglabāt tos redzamā vietā vai citām personām pieejamā veidā;

19.6.2. veikt neatļautu Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas resursu iegūšanu, kopēšanu, pārsūtīšanu vai cita veida neautorizētas darbības;

19.6.3. veikt darbības, kas var tikt vērstas uz Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas drošības aizsardzības sistēmas apiešanu vai bojāšanu;

19.6.4. lietot rīkus, programmatūras vai citus līdzekļus, kas var traucēt Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas darbību;

19.6.5. aizskart vai pārkāpt citu personu tiesības, tai skaitā veikt prettiesisku fizisko personu datu apstrādi vai pārkāpt citu personu intelektuālā īpašuma tiesības.

4. Dokumentu pārvaldība

4.1. Dokumentēšana un lietu veidošana

20. Institūcija radītos un saņemtos dokumentus grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros. Ja lieta attiecas uz jautājumu, kura risināšana notiek vairākus gadus (piemēram, projektu dokumenti, dokumenti par mācību, darba vai dienesta gaitu), lietu veido līdz attiecīgā jautājuma atrisināšanai (projekta pabeigšanai, dienesta, mācību vai darba tiesisko attiecību izbeigšanai).

21. Lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kuri pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

22. Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.

23. Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido informācijas sistēmā vai ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektroniskajiem dokumentiem metadatus, tai skaitā rekvizītus un dienesta atzīmes, veido elektroniski. Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem. Ja elektroniskos dokumentus nereģistrē informācijas sistēmā, tad dokumentu reģistrā, kur attiecināms, par dokumentu norāda:

23.1. autoru;

23.2. satura atklāstu;

23.3. datumu;

23.4. reģistrācijas numuru;

23.5. datnes nosaukumu, iekļaujot tās paplašinājumu;

23.6. citu informāciju pēc institūcijas ieskatiem (piemēram, lietas indeksu).

24. Ja tiek veidota hibrīdlieta, dokumentiem dažādos informācijas nesējos veido atsevišķu lietas sējumu, nodrošinot to savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

25. Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā (dilstošā vai augošā secībā), nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā vai cita principa.

26. Elektroniskos fotodokumentus, skaņas dokumentus un videodokumentus uzkrāj hronoloģiski informācijas sistēmās vai elektroniskajās mapēs viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, pievienojot metadatus par autoru, vietu, datējumu, notikumu, redzamajām un dzirdamajām personām un citus datus.

4.2. Informācijas sistēmu izmantošana dokumentu pārvaldībā