Inschrijving geprivilegieerden in de GBA

Aan: College van Burgemeesters en Wethouders

i.a.a.: Hoofd Burgerzaken

Gaarne vraag ik, mede namens het ministerie van Buitenlandse Zaken, uw aandacht voor het volgende.

1. Inleiding

Bij circulaire van 8 april 2002 (BPR2002/U61160) bent u geïnformeerd over de administratieve problemen die geprivilegieerden ondervinden als gevolg van het feit dat zij niet zijn ingeschreven in de GBA. Geprivilegieerden zijn personen die op Nederlands grondgebied werkzaam zijn als diplomatiek of consulair ambtenaar, dan wel die in dienst zijn bij een internationale organisatie. Krachtens internationaal recht genieten zij (en hun inwonende gezinsleden) een bijzondere verblijfsrechtelijke status ten opzichte van andere vreemdelingen. Dit betekent dat zij geen vreemdeling zijn in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 en derhalve niet in de vreemdelingenadministratie (VAS) worden geregistreerd. Na invoering van de Koppelingswet in 1998, waardoor nog slechts vreemdelingen met een rechtmatig verblijf als bedoeld in de Vreemdelingenwet 2000 konden worden ingeschreven in de GBA, was inschrijving van geprivilegieerden in de GBA niet meer mogelijk. Bovendien gingen veel gemeenten over tot opschorting van de persoonslijst van reeds in de GBA ingeschreven geprivilegieerden.

Inmiddels is gebleken dat geprivilegieerden in de praktijk problemen kunnen ondervinden door het feit dat zij niet (meer) als ingezetene in de GBA zijn ingeschreven. Hierbij moet worden gedacht aan problemen bij het aanvragen van rijbewijzen, parkeervergunningen, bouwvergunningen en dergelijke, het niet ontvangen van een oproep voor onderzoek naar borst- of baarmoederhalskanker, het niet kunnen overleggen van een uittreksel uit de GBA ten behoeve van het verkrijgen van een telefoonaansluiting of het openen van een bankrekening, etc.

Op verzoek van een aantal internationale organisaties en van het ministerie van Buitenlandse Zaken is gezocht naar een oplossing. Dit heeft geleid tot de volgende beslissingen:

Ten vervolge op de circulaire van 8 april j.l., waarin de gemeenten is gevraagd om de uitschrijving van nog in de GBA als ingezetene ingeschreven geprivilegieerden onmiddellijk te staken, worden in de onderhavige circulaire nadere regels gegeven op grond waarvan gemeenten met ingang van 1 september a.s. kunnen overgegaan tot inschrijving dan wel herinschrijving van geprivilegieerden in de GBA.

2. Inschrijving c.q. herinschrijving van geprivilegieerden in de GBA

Met het oog op de (her-)inschrijving van geprivilegieerden in de GBA zijn de nodige technische, administratieve en organisatorische maatregelen getroffen. De procedures die de GBA-ambtenaar bij (her-)inschrijving dient te volgen, zijn in bijlage 1 bij deze circulaire uitvoerig beschreven. Deze procedures zullen zo spoedig mogelijk worden verwerkt in de Handleiding Uitvoeringsprocedures GBA (HUP) en door toezending van wijzigingsbladen aan de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Enige belangrijke punten, waarop de GBA-ambtenaar bij (her-) inschrijving van een geprivilegieerde dient te letten, worden hier nog speciaal onder uw aandacht gebracht.

Het vermelden van de aanduiding PROBAS op de persoonslijst

De autorisatietabelregel voor het VAS is gewijzigd, waardoor er vanaf 1 september a.s. na het aanleggen van een nieuwe persoonslijst van een vreemdeling, die tevens geprivilegieerde is, geen vulbericht naar het VAS wordt gezonden. De vreemdelingendienst zou anders ten onrechte de geprivilegieerde kunnen oproepen om zich te komen melden. Om de gewijzigde autorisatietabelregel te laten werken, is het echter noodzakelijk dat direct bij het aanleggen van de persoonslijst van een geprivilegieerde in rubriek 04.82.30 Beschrijving document de aanduiding PROBAS wordt opgenomen. Let op: De aanduiding PROBAS dient te allen tijde als eerste in rubriek 04.82.30 te worden vermeld, dus voorafgaand aan de eventuele beschrijving van een document waaraan de nationaliteit is ontleend. In bijlage 1 bij deze circulaire wordt uitvoeriger ingegaan op deze procedure, die de GBA-ambtenaar nauwgezet dient te volgen.

In het geval van een herinschrijving zal op de opgeschorte persoonslijst van de geprivilegieerde veelal een afnemersindicatie van de vreemdelingendienst zijn opgenomen. Na actualisering van de persoonslijst wordt dan een mutatiebericht aan het VAS gezonden. Het is mede daarom bij herinschrijving van een geprivilegieerde noodzakelijk dat direct bij de actualisering van de persoonslijst in rubriek 04.82.30 de aanduiding PROBAS wordt opgenomen. Deze aanduiding wordt meegezonden in het mutatiebericht aan het VAS, zodat de vreemdelingendienst weet dat de betrokken geprivilegieerde niet mag worden opgeroepen om zich te komen melden.

Overlegging van het identiteitsbewijs geprivilegieerden

De geprivilegieerde zal zich zowel bij eerste inschrijving als bij herinschrijving moeten identificeren met zijn door het ministerie van Buitenlandse Zaken afgegeven identiteitsbewijs geprivilegieerden. Dit document wordt ook wel aangeduid als het Geprivilegieerdendocument of het G-document. Dit identiteitsbewijs voor geprivilegieerden is aangewezen als identiteitsbewijs in de zin van de Wet op de identificatieplicht en heeft daarmee een officiële status in Nederland. De afgifte daarvan is neergelegd in de Regeling identiteitsbewijs geprivilegieerden van de minister van Buitenlandse Zaken van 7 augustus 1997, gepubliceerd in de Staatscourant van 8 augustus 1997 (nr. 150) en laatstelijk gewijzigd bij de regeling van 22 december 1998, (Stcrt. 246), waarin tevens een afbeelding van het bedoelde identiteitsbewijs is opgenomen. Deze regeling is u laatstelijk bij de circulaire van 8 april j.l. toegezonden.

Het is van belang om te vermelden, dat met ingang van 12 augustus j.l. een nieuw model van het identiteitsbewijs geprivilegieerden in omloop is gekomen. Het vorige model, dat sinds 1997 werd uitgegeven, kan afhankelijk van de afgiftedatum, in beginsel tot 2007 geldig zijn. Het ligt overigens in de bedoeling om op een eerder moment tot omwisseling van deze documenten over te gaan. Een afbeelding van het oude en het nieuwe model is als bijlage 2 bij deze circulaire opgenomen.

In dit verband wordt nogmaals uw aandacht gevraagd voor het volgende. Er zijn bij internationale organisaties, en soms ook bij diplomatieke vertegenwoordigingen, personen werkzaam die weliswaar in het bezit zijn van een identiteitsbewijs geprivilegieerden, maar die geen bijzonder verblijfsrecht als geprivilegieerde hebben. Het gaat dan om Nederlanders of om reguliere vreemdelingen die op grond van de Vreemdelingenwet 2000 in Nederland zijn toegelaten. Dit is op het identiteitsbewijs geprivilegieerden af te leiden uit de codes 'NL' (Nederlander) respectievelijk 'DV' (duurzaam verblijf). Deze personen (met code NL of DV) mogen niet als geprivilegieerde in de GBA worden opgenomen. Voor hen gelden de gewone regels.

Het identiteitsbewijs geprivilegieerden dient bij de inschrijving of de herinschrijving van de geprivilegieerde als bewijs van diens identiteit en geprivilegieerde status. Bij twijfel aan de echtheid van het document of de juistheid van de daarin opgenomen gegevens, dient u nader onderzoek te doen. Daartoe raadpleegt u in eerste instantie de door u bij te houden aparte registratie van geprivilegieerden in uw gemeente. Deze registratie bestaat uit de gegevens die van het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn ontvangen (de zogenaamde mutatieoverzichten uit de Protocollaire Basisadministratie PROBAS). Mocht dit geen uitsluitsel geven of is de betrokken persoon daarin niet opgenomen, dan dient u rechtstreeks contact op te nemen met het ministerie van Buitenlandse Zaken op telefoonnummer 070-3486490.

Overlegging van brondocumenten

Naast het identiteitsbewijs geprivilegieerden dient de geprivilegieerde persoon bij eerste inschrijving de nodige brondocumenten over te leggen. In voorkomende gevallen moeten deze documenten zijn gelegaliseerd of geverifieerd. Evenals voor andere vreemdelingen geldt, dient bij het ontbreken van brondocumenten niettemin inschrijving plaats te vinden als de identiteit van de geprivilegieerde, zijn adres in de gemeente en de rechtmatigheid van zijn verblijf (aan de hand van het identiteitsbewijs geprivilegieerden) kan worden vastgesteld. Betrokkene wordt er in dat geval op gewezen, dat hij zo spoedig mogelijk de ontbrekende documenten moet overleggen.

Bij herinschrijving wordt slechts naar brondocumenten gevraagd, die betrekking hebben op in de GBA nog niet vermelde rechtsfeiten of rechtsfeiten die zich hebben voorgedaan sedert de opschorting van de persoonslijst. In de procedures, zoals deze zijn beschreven in bijlage 1 bij deze circulaire, wordt nader ingegaan op de eisen die aan deze brondocumenten kunnen worden gesteld.

3. Overige organisatorische aspecten

Er zijn nog enkele organisatorische aspecten waarvoor uw bijzondere aandacht wordt gevraagd.

Inschrijvings-instructie geprivilegieerden

Teneinde het inschrijvingsproces van geprivilegieerden in de GBA zo goed mogelijk te laten verlopen, is ten behoeve van de GBA-ambtenaar een korte inschrijvingsinstructie ontworpen. In deze instructie worden op bondige wijze de belangrijkste aandachtspunten genoemd, waarop de GBA-ambtenaar bij de inschrijving of herinschrijving van een geprivilegieerde moet letten. De inschrijfinstructie wordt aan alle geprivilegieerden die zich (mogelijkerwijs) willen laten inschrijven beschikbaar gesteld, met de mededeling dat zij deze instructie, met de andere over te leggen documenten, moeten meenemen bij de indiening van hun verzoek om (her-)inschrijving in de gemeente. De tekst van de inschrijfinstructie is als bijlage 3 bij deze circulaire opgenomen.

Wat te doen bij een oproep van de vreemdelingendienst aan de geprivilegieerde

Hoewel er duidelijke afspraken zijn gemaakt met de vreemdelingendiensten over de wijze, waarop moet worden omgegaan met mutatieberichten uit de GBA betreffende geprivilegieerde personen, is het niet uit te sluiten dat in een enkel geval de betrokken persoon toch niet als geprivilegieerde wordt herkend. Het gevolg kan dan zijn dat er door de vreemdelingendienst een melding wordt gestuurd aan deze persoon om zich te komen melden. Deze situatie kan overigens alleen ontstaan in het geval van een herinschrijving in de GBA. Het is van belang dat de geprivilegieerde bij zijn herinschrijving op deze mogelijkheid wordt gewezen, waarbij hem wordt medegedeeld dat hij in dat geval contact dient op te nemen met de gemeente. U wordt verzocht om u vervolgens in verbinding te stellen met de vreemdelingendienst, teneinde deze ervan op de hoogte te brengen dat de betrokken persoon als geprivilegieerde in de GBA is geregistreerd en derhalve geen nadere actie door de vreemdelingendienst ondernomen moet worden.

Afspraken met gemeenten en internationale organisaties over herinschrijving

Voor wat betreft de categorie geprivilegieerden die zich vanaf 1 september a.s. wil laten herinschrijven in de GBA, wordt nog nader overleg gevoerd met een aantal grotere gemeenten en de internationale organisaties, met het doel afspraken te maken over een voor alle betrokkenen werkbaar herinschrijvingstraject.

Bijlage 1. behorende bij de circulaire van 23 augustus 2002 (BPR2002/U85074)

Inhoudsopgave

1 Algemeen

1.1 Inschrijving van geprivilegieerden op verzoek

1.2 Het gebruik van mutatieoverzichten uit de Protocollaire Basisadministratie

1.3 Vermelding van de aanduiding PROBAS op de persoonslijst van een geprivilegieerde

1.4 Relatie van deze circulaire tot de Handleiding Uitvoeringsprocedures GBA (HUP)

2 Inschrijven

2.1 Eerste inschrijving

2.2 Herinschrijving

2.2.1 Opgeschort reden M (ministerieel besluit) of E (emigratie)

2.2.2 Opgeschort reden F (fout)

2.2.3 Persoonslijst verwijderd

3 Statuswijzigingen

3.1 De ingeschrevene wordt geprivilegieerde

3.2 Vertrek naar het buitenland

3.3 De ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel ingeschrevene

3.4 Een niet-ingeschrevene is niet langer geprivilegieerde maar blijft wel in Nederland

3.5 Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bezwaar tegen inschrijving

4 Bijzondere situaties

4.1 Overgangsprocedure reeds ingeschreven geprivilegieerden

4.2 Actualiseren van categorie 04 Nationaliteit

4.3 Geprivilegieerde met meerdere nationaliteiten

4.4 Geboorte van een kind

4.5 Kinderen zonder eigen identiteitsbewijs geprivilegieerden

4.6 Registratie huwelijk

4.7 Geprivilegieerde en tevens begunstigd EU-onderdaan

4.8 Afgifte van een uittreksel uit de GBA

1. Algemeen

1.1. Inschrijving van geprivilegieerden op verzoek

Vanwege de praktische problemen die geprivilegieerden1Geprivilegieerden zijn personen die op Nederlands grondgebied werkzaam zijn als diplomatiek of consulair ambtenaar, dan wel die in dienst zijn bij een internationale organisatie. Krachtens internationaal recht genieten zij (en hun inwonende gezinsleden) een bijzondere verblijfsrechtelijke status en zijn zij geen vreemdeling in de zin van de Vreemdelingenwet. ondervinden, is besloten om het weer mogelijk te maken dat zij worden ingeschreven in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Vooruitlopend op de aanpassing van de Wet GBA wordt bij deze circulaire geregeld dat iedere geprivilegieerde, die langer dan tweederde van een half jaar in Nederland verblijft, zich vrijwillig kan inschrijven in de GBA.

Inschrijving, althans als geprivilegieerde, vindt echter niet plaats, indien op het bij inschrijving over te leggen identiteitsbewijs geprivilegieerden de code 'NL' (Nederlander) of 'DV' (duurzaam verblijf) is opgenomen. Voorts blijft inschrijving achterwege, indien het ministerie van Buitenlandse Zaken met betrekking tot een bepaalde geprivilegieerde bij afzonderlijk besluit heeft medegedeeld dat deze in verband met zijn geprivilegieerde status niet ingeschreven mag worden in de GBA. In dat geval is de gemeente daarvan reeds door het ministerie van Buitenlandse Zaken op de hoogte gesteld. Dergelijke mededelingen zijn overigens van een geheel andere orde dan de hierna genoemde mutatieoverzichten betreffende geprivilegieerden uit de Protocollaire Basisadministratie (PROBAS), die het ministerie van Buitenlandse Zaken met enige regelmaat naar de gemeenten stuurt. Deze mutatieoverzichten dienen een ander doel.

In tegenstelling tot andere in Nederland verblijvende personen, voor wie een inschrijfplicht geldt, hebben geprivilegieerden de keuze om zich al dan niet aan te melden voor inschrijving in de GBA. Deze keuze kan echter slechts éénmaal worden gemaakt om voortdurende in- en uitschrijving te voorkomen. De geprivilegieerden die nu staan ingeschreven in de GBA blijven ingeschreven, waarbij ambtshalve op hun persoonslijst hun geprivilegieerde status wordt vermeld. Indien zij niet langer prijs stellen op inschrijving in de GBA wordt de persoonslijst, op basis van een besluit van het ministerie van Buitenlandse Zaken als bovenbedoeld, opgeschort.

1.2. Het gebruik van mutatieoverzichten uit de Protocollaire Basisadministratie

Geprivilegieerden zijn geregistreerd bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in de Protocollaire Basisadministratie (PROBAS). Ook gemeenten dienen, los van de GBA, een administratie bij te houden van alle geprivilegieerden die in de gemeente woonachtig zijn. Vandaar dat zij van het ministerie van Buitenlandse Zaken mutatieoverzichten uit PROBAS ontvangen. Door middel van deze mutatieoverzichten worden gemeenten op de hoogte gehouden wanneer een geprivilegieerde zich in de gemeente vestigt c.q. vertrekt, dan wel wanneer er wijzigingen optreden in de persoons- en adresgegevens of de status van de geprivilegieerden.

Ondanks het feit dat geprivilegieerden (weer) in de GBA kunnen worden ingeschreven, moeten gemeenten met deze mutatieoverzichten dus ook na 1 september 2002 hun administratie van geprivilegieerden blijven bijhouden. De mutatieoverzichten hebben betrekking op alle geprivilegieerden, dus zowel zij die zich inmiddels in de GBA hebben laten inschrijven, als degenen die dat niet doen of mogen. De aparte registratie geeft, in tegenstelling tot de GBA, een volledig beeld van alle in de gemeente woonachtige geprivilegieerden.

De aparte registratie van geprivilegieerden is in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken voor de gemeente van groot belang. Hierbij valt te denken aan het actueel houden van verschillende gemeentelijke registraties (niet zijnde de GBA) en aan het innen van gemeentelijke leges en belastingen, die in vele gevallen ook door geprivilegieerden moeten worden betaald. Een afzonderlijke registratie van geprivilegieerden is voorts noodzakelijk in verband met de uitvoering van de Kieswet (zie de aan u gerichte brieven van het ministerie van Buitenlandse Zaken van 21 november 2001 (DKP/BV-2001/981) en van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 januari 2002 (CW01/101880), paragraaf 7.2). Tenslotte is de aparte registratie ook van belang in het geval van rampen of andere noodsituaties, waarbij een evacuatie moet plaatsvinden.

1.3. Vermelding van de aanduiding PROBAS op de persoonslijst van een geprivilegieerde

Aangezien geprivilegieerden niet onder de Vreemdelingenwet 2000 vallen, dienen zij niet in het Vreemdelingen Administratie Systeem (VAS) opgenomen te worden. Dit heeft geleid tot enkele technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de inschrijving van geprivilegieerden in de GBA.