Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen op het beleidsterrein Productschap Tuinbouw over de periode vanaf 1997

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 12 mei 2004, nr. rc-2004.01072/3);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het Productschap Tuinbouw en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Productschap Tuinbouw over de periode vanaf 1997’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument productschap tuinbouw vanaf 1997

Afkortingenlijst

AID: Algemene Inspectiedienst

AIPH: Association International des Producteurs de l’Horticulture

AKK: Agro Kennisketen

AWB: Algemene Wet Bestuursrecht

BBH: Bloembollen Bureau Holland

BSD: Basisselectiedocument

CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek

EC: Europese Commissie

EU: Europese Unie

FAO: Food and Agricultural Organization

GMO: Gemeenschappelijke Marktordening

HACCP: Hazard Analysis Critical Control Point

HIC: Hoveniers Informatie Centrum

HPA: Hoofdproductschap Akkerbouw

IBC: Internationaal Bloembollen Centrum

KCB: Kwaliteits Controle Bureau

KLICT: Ketennetwerken, Clusters en ICT

LTO: Land- en Tuinbouw Organisatie Nederland

MJAE: Meerjarenafsprakeen Energie

OESO: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

OP: Operationeel Programma

PBO: Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie

PGF: Productschap voor Groenten en Fruit

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijnen

PPH: Plant Publicity Holland

PT: Productschap Tuinbouw

PVS: Produktschap voor Siergewassen

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

SER: Sociaal Economische Raad

VGF: Voorlichtingsbureau Groenten en Fruit

WBO: Wet Bedrijfsorganisatie

1. INLEIDING

1.1. Verantwoording

Deze selectielijst is een selectielijst zoals bedoeld in art. 2, eerste lid van Archiefbesluit 1995. De lijst is opgezet als basisselectiedocument (BSD). Het grootste deel van het basisselectiedocument bestaat uit handelingen, zoals beschreven in: M.A. de Koning, Productschap Tuinbouw, Een institutioneel onderzoek naar het handelen van het Productschap Tuinbouw vanaf 1997.

Het basisselectiedocument is het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden van het Productschap Tuinbouw. Het bevat een voorstel voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die het resultaat of de neerslag zijn van het handelen van het Productschap Tuinbouw op zijn werkterrein.

In dit basisselectiedocument wordt de documentaire neerslag van de handelingen van het Productschap Tuinbouw verdeeld in naar het Nationaal Archief over te brengen – en dus voor permanente bewaring in aanmerking komende – documentaire neerslag en op termijn te vernietigen documentaire neerslag.

Voorafgaand aan de feitelijke selectielijst worden in de inleiding kort enige aspecten van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) behandeld. Als eerste worden de hoofdlijnen van het taakgebied van het Productschap Tuinbouw aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de doelstellingen van de criteria voor de selectie. Tenslotte volgt een aantal praktische aanwijzingen en opmerkingen ten behoeve van het gebruik van dit basisselectiedocument.

1.2. Hoofdlijnen van het handelen van het Productschap Tuinbouw

Het Productschap Tuinbouw is een Publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie (PBO). Deze kunnen worden gezien als een schakel tussen de overheid en het bedrijfsleven. Ze zijn een openbaar lichaam, net als bijvoorbeeld waterschappen. Ze vormen geen onderdeel van de rijksoverheid en zijn dus geen organen van de rijksoverheid. Het zijn zelfstandige overheidslichamen, net als het Rijk, de provincies en de gemeenten. In tegenstelling tot deze vormen van algemeen bestuur beperken de regelgevende bevoegdheden van de openbare lichamen zich tot de specifieke taken die hun wettelijk zijn toegekend of overgelaten. PBO’s behartigen de gezamenlijke belangen van ondernemers, werknemers en bedrijven.

Het Productschap Tuinbouw is het samenbindend platform in de tuinbouwsector. Binnen de sector tuinbouw zijn in Nederland ongeveer 55.000 bedrijven actief. De meeste zijn vrij kleinschalig. Het Productschap Tuinbouw biedt als overkoepelende organisatie de mogelijkheid om de krachten van alle bedrijven te bundelen en de gemeenschappelijke belangen te bundelen. Op deze manier wordt de bedrijven in de sector veel meer mogelijkheden geboden dan ze alleen zouden kunnen bereiken.

Het doel van het Productschap Tuinbouw is de verbetering van de wereldwijde concurrentiepositie van de Nederlandse tuinbouw. Om deze doelstelling te bereiken is het Productschap Tuinbouw op veel terreinen actief:

Op deze wijze spant het Productschap Tuinbouw zich in om een optimaal ondernemersklimaat te creëren.

De taken en handelingen van het Productschap Tuinbouw en de context van die taken en handelingen staat beschreven in M.A. de Koning, Productschap Tuinbouw, Een institutioneel onderzoek naar het handelen van het Productschap Tuinbouw vanaf 1997–heden.

1.3. Overzicht gebruikte actoren

De nadruk in dit rapport ligt niet bij een beleidsterrein, maar bij het werkterrein van het Productschap Tuinbouw. De voornaamste overheidsorganen die op het werkterrein van het Productschap Tuinbouw actief zijn, zijn het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, het Ministerie van Economische Zaken en het Ministerie van Sociale Zaken een werkgelegenheid als toezichthouder op de PBO/organisaties. In dit rapport is het Productschap Tuinbouw de belangrijkste en eigenlijk enige actor die in deze selectielijst is opgenomen. Naast het Productschap Tuinbouw zelf zijn ook de Sectorcommissies en het Tuchtgerecht als actor opgenomen.

Het Productschap Tuinbouw is bij instellingsverordening van 20 december 1996 ingesteld als opvolger van het Produktschap voor Groenten en Fruit en het Produktschap voor Siergewassen. Het Productschap Tuinbouw heeft als voornaamste taak het opstellen en houden van toezicht op de regels of nadere regels voor de sector tuinbouw. Daarnaast speelt het Productschap Tuinbouw een belangrijke rol als vertegenwoordiger van de tuinbouw in het binnen- en buitenland.

Het Productschap Tuinbouw kan bij verordening sectorcommissies instellen. Bij instelling van het Productschap Tuinbouw zijn reeds zes sectorcommissies ingesteld. De sectorcommissies hebben een adviserende rol naar het Productschap Tuinbouw voor het deelterrein waarvoor zij zijn ingesteld.

Eventueel kan het Productschap Tuinbouw bij verordening een tuchtgerecht instellen. De tuchtgerecht strekt zich niet verder uit dan de bedrijfsgenoten van het Productschap Tuinbouw. Alle handelingen kunnen worden aangemerkt als tuchtfeiten.

1.4. Selectiecriteria

Bij de selectie van handelingen is binnen het project PIVOT een aantal criteria onderscheiden dat op elk beleidsterrein of taakgebied van toepassing is (zie hierna). In het schema zijn alleen de criteria opgenomen voor handelingen waarvan de neerslag overgedragen dient te worden aan het Algemeen Rijksarchief. Deze handelingen worden gewaardeerd met ‘Bewaren’ (B), gevolgd door het nummer van het criterium. De neerslag van handelingen die niet aan die selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met ‘Vernietigen’ (V). De neerslag die uit deze handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen.

De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat zaaksgewijs geordende archiefbescheiden betreft geacht in te gaan na beëindiging van de zaak waartoe de bescheiden behoren, te rekenen vanaf het jongste document in het dossier.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en selecteren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces en de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet zondermeer consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

1.5. Gebruiksaanwijzing Basisselectiedocument

Dit Basisselectiedocument is uit dezelfde handelingenblokken opgebouwd als het rapport institutioneel onderzoek. Ieder blok is identiek opgebouwd.

Ieder nummer in deze selectielijst is uniek. Het nummer in dit Basisselectiedocument correspondeert met het handelingsnummer in het Rapport Institutioneel Onderzoek.

De handeling geeft de betreffende handeling van de betreffende actor aan.

Waardering is het veld dat een waardering geeft aan de handeling. B wil zeggen dat krachtens de Archiefwet 1995 de betreffende documenten na afloop van de overbrengingstermijn, conform de normen van goede en geordende staat, naar het Nationaal Archief moeten worden overgebracht. V wil zeggen dat de neerslag na de aangegeven termijn vernietigd kan worden. Iedere B of V wordt gevolgd door een criterium of termijn. Deze geeft aan volgens welk selectiecriterium te bewaren neerslag voor bewaring in aanmerking komt. De termijn geeft aan op welke termijn de neerslag van de betreffende handeling mag worden vernietigd.

Opmerking geeft extra uitleg in geval dit noodzakelijk mocht zijn.

Op 9 oktober 2003 is het ontwerp-BSD door het Produktschap Tuinbouw aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 4 december 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Produktschap Tuinbouw, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 12 mei 2004 bracht de RvC advies uit (rc-2004.01072/3), hetwelk [naast enkele tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijziging in de ontwerp-selectielijst:

– de vernietigingstermijn van handeling 82 is gewijzigd van 5 jaar in 10 jaar.

Daarop werd het BSD op 16 december 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en het Produktschap Tuinbouw vastgesteld (kenmerk C/S/04/2761).

2. SELECTIELIJST

In de selectielijst is gekozen dezelfde indeling in paragrafen aan te houden als in het Rapport Institutioneel Onderzoek, zodat een duidelijke verdeling van de werkterreinen ontstaat. Om verwarring te voorkomen, worden de paragraafnummers niet weergegeven.

2.1. Actor: het Productschap Tuinbouw

Het bestuur

Handeling: Het geven van een oordeel inzake de benoeming, schorsing en het ontslag van de voorzitter

Periode: 1997–

Grondslag: Wet op de Bedrijfsorganisatie (WBO) art. 78 lid 1

Waardering: V 5 jaar na geldigheid van het KB

Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van een plaatsvervangend voorzitter

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 80 lid 1

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het benoemen van een dagelijks bestuur

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 84

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een vergoeding voor de voorzitter, zijn plaatsvervanger, de bestuursleden en de plaatsvervangend bestuursleden

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 77 en 83

Product: V 5 jaar na geldigheid van het besluit

Handeling: Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het bestuur, het dagelijks bestuur en (sector)commissies

Periode: 1997–

Bron: Jaarverslagen

Waardering: B (1,2)

Handeling: Het in bijzondere gevallen voorleggen van een sociaal of een begrotings-vraagpunt ter beslissing van de Sociaal Economische Raad (SER)

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 90 lid 2

Waardering: B (5)

De sectorcommissies

Handeling: Het instellen van een commissie voor specifieke onderwerpen op het werkterrein van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 88 lid 1

Waardering: B (4)

Handeling: Het instellen van een bijzonder orgaan van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 88a lid 1

Waardering: B (4)

Opmerking: Voorbeelden van dergelijke organen zijn bijvoorbeeld de verschillende stichtingen die een bepaald deel van de tuinbouw in Nederland promoten. Het Productschap Tuinbouw kan bepaalde taken aan zo’n orgaan delegeren

Handeling: Het delegeren van bevoegdheden aan een orgaan van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 95 lid 2 en art. 98 lid 1

Waardering: B (4)

Het secretariaat

Handeling: Het aanstellen, schorsen en ontslaan van een secretaris

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 86 lid 2

Waardering: V 75 jaar na geboorte

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en evalueren van nadere regels betreffende de werkwijze van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Waardering: B (5)

Handeling: Het mandateren van verantwoordelijkheden van het bestuur van het Productschap Tuinbouw aan de secretarissen of andere personen

Periode: 1997–

Waardering: V 5 jaar na vervanging

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van een begroting

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 118 lid 1

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: De begroting dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Sociaal Economische Raad

Handeling: Het voorbereiden van een jaarrekening

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 124 lid 1

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: De vastgestelde jaarrekening maakt deel uit van het jaarverslag

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van een jaarverslag

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 137 lid 1

Waardering: B (3)

Opmerking: Het jaarverslag moet worden toegezonden aan de Sociaal Economische Raad en aan de betrokken ministeries, zoals het Ministerie van Landbouw Natuurbeheer en Visserij en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

De bedrijfsvoering

Handeling: Het doen van investeringen en het aangaan of garanderen van geldleningen

Periode: 1997–

Waardering: V 10 jaar na beëindiging

Handeling: Het aangaan van (mantel)overeenkomsten

Periode: 1997–

Waardering: V 10 jaar na beëindiging

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van de tarieven voor diverse diensten van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van de wijze van betaling van tarieven voor diverse diensten van het Productschap Tuinbouw

Periode: 1997–

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van modellen voor formulieren die in het administratieve verkeer met derden moeten worden gebruikt

Periode: 1997–

Waardering: V 6 jaar

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van nadere regels ten aanzien van het financieel beheer

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 123

Waardering: B (4)

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere vergoedingen en de vorming van fondsen

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 125 lid 1

Waardering: B (4)

Handeling: Het voeren van het financieel beheer

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 123

Waardering: V 7 jaar

Handeling: Het uitvoeren van een interne financiële controle

Periode: 1997–

Bron: Correspondentie P. Middel

Waardering: V 10 jaar

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel

Periode: 1997–

Grondslag: WBO art. 86 lid 3

Waardering: B (4)

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid