Vaststellingsregeling selectielijst neerslag handelingen Minister van Verkeer en Waterstaat beleidsterrein Rijksbegroting periode 1940–1993

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 9 mei 2005, nr. arc-2005.02240/2);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Verkeer en Waterstaat en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1940–1993’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

De ‘lijst voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van het departement van Verkeer en Waterstaat en van de daaronder ressorterende rijksorganen, met uitzondering van het Staatsbedrijf der PTT’ (gepubliceerd in de Staatscourant nr. 117, 1977), categorie 44 tot en met 53 wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Basisselectiedocument voor de Minister van Verkeer en Waterstaat op het beleidsterrein beheer van de Rijksbegroting 1940–1993

1. Inleiding

1.1. Verantwoording

Het PIVOT institutioneel onderzoeksrapport Per slot van rijksrekening1Per slot van rijksrekening. Rapport van het institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting over de periode 1940–1993 in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT)/[samenstelling: F. van Dijk]. Den Haag/Rijksarchiefdienst/PIVOT. (PIVOT-rapporten, ISSN 0928-0448;15). (RIO 15) vormt de basis voor dit basisselectiedocument (BSD). Het BSD bevat de uitkomsten, met overwegingen, van het selectieproces.

Dit BSD voor de Minister van Verkeer en Waterstaat bevat de handelingen van de actor ‘vakministers’, anders dan de minister van Financiën. De handelingen zoals deze zijn opgenomen in dit BSD, zijn handelingen die door de actoren Minister van Verkeer en Waterstaat en voorgangers als vakminister en Minister van Verkeer en Waterstaat en voorgangers als vakminister in Londen werden verricht in de periode 1 januari 1940 tot 1 mei 1993.

Als uitgangspunt voor dit BSD is gebruikgemaakt van het BSD Beleidsterrein beheer van Rijksbegroting 1996, vastgesteld voor de minister van Financiën in 1996 (Stcrt. 1996, 96), voor de (vak)ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Algemene Zaken, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische Zaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Defensie, Landbouw, Natuur en Visserij in 1998 (Stcrt. 1998, 142), en voor de (vak)ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, en Justitie in 2001 (Stcrt. 2001, 194). Destijds is het BSD 1996 voor de minister van Verkeer en Waterstaat per abuis niet vastgesteld. Ondertussen heeft een actualisatie van het BSD 1996 plaatsgevonden, die naar verwachting in 2004 vastgesteld zal worden. De minister van Verkeer en Waterstaat lift mee met de vaststelling van deze actualisatie. Hierbij worden alleen de gewijzigde en de nieuw geformuleerde handelingen vastgesteld. Met de vaststelling van het geactualiseerde BSD, wordt een aantal handelingen uit het BSD van 1996 ingetrokken. Voor de vakministers betreft dat de handelingen 10, 80, 281, 288, 295, 296, 302, 305, 337, 340, 343, 351, 353, 357, 365, 368 en 369. Het overige deel van het BSD uit 1996 blijft van kracht. De handelingen uit het BSD van 1996 dat van kracht blijft en die van toepassing zijn op de vakministers, zijn in dit BSD opgenomen. De handelingen die met de vaststelling van de actualisatie ingetrokken worden, zijn niet in dit BSD opgenomen.

1.2. Taken op het beleidsterrein beheer van de Rijksbegroting

De taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein rijksbegroting zijn:

1.3. Doelstelling van de selectie

De selectie richt zich op de organen van de overheid, voor zover de organen vallen onder de werking van de artikelen 5, 13 en 37 van de Archiefwet 1962.

De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen te bewaren (naar de rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens van bedoelde overheidsorganen.

Zoals de minister van WVC bij de behandeling van de nieuwe Archiefwet in de Tweede Kamer (13 april 1994) heeft gemeld, is het onderhavige BSD opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT die luidt: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

De te bewaren gegevens moeten deze reconstructie mogelijk maken.

Deze doelstelling wordt geoperationaliseerd binnen het beleidsterrein rijksbegrotingszaken. De handelingen van de verschillende overheidsactoren binnen het beleidsterrein worden geselecteerd en gewaardeerd op hun bijdrage aan de realisering van die selectiedoelstelling. Bij deze selectie en waardering is derhalve de vraag aan de orde: ‘welke gegevens, behorend bij welke handeling, berustend bij welke actor, dienen te worden bewaard ten einde het handelen van de rijksoverheid, op hoofdlijnen, binnen het beleidsterrein rijksbegroting te kunnen reconstrueren’.

Door de handelingen van de verschillende overheidsactoren binnen een beleidsterrein te selecteren en te waarderen, kortom door de handelingen in hun context te plaatsen, kan, in afwijking van de gebruikelijke selectiemethoden, op een verantwoorde wijze aan afstemming tussen de actoren worden gedaan.

1.4. Selectiecriteria ter realisering van de doelstelling

Beide eerder geformuleerde taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein beheer van de rijksbegroting – ‘het totstandbrengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting’ en ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ – zijn kaderstellend voor alle verdere beleidsprocessen bij de rijksoverheid en de infrastructuur van de rijksoverheid zelf (personeel; organisatie; gebouwen).

De neerslag van de handelingen ter vervulling van beide taken komt – in principe – voor bewaring in aanmerking. Hiervan zijn echter enkele categorieën van handelingen uitgesloten: deze komen voor vernietiging in aanmerking.

De concretisering van de taak ‘het vormgeven en uitvoeren van het beleid inzake het beheer van de rijksbegroting is neergelegd in beleidsnota’s en in wet- en regelgeving (Comptabiliteitswet en Bedrijvenwet en de krachtens deze wetten tot stand gekomen algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen). Ministeriële regelingen die geen processen beschrijven of niet-conditionerend voor de omgeving zijn, komen niet voor bewaring in aanmerking.

Voor deze taak is de actor minister van Financiën verantwoordelijk. De actoren Rijkscommissaris voor het bezette Nederlandsche gebied, Interdepartementale werkgroep herziening Comptabiliteitswet 1976 en de Commissie tot voorbereiding van een herziening van de Comptabiliteitswet 1927 leverden hieraan ook een bijdrage.

De taak ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering van die wetten, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ is – vanuit perspectief van handelingen én actoren – een ondeelbaar proces, waarvan de hoofdlijnen dienen te worden bewaard. Onder hoofdlijnen wordt verstaan:

Handelingen die geen algemeen geldend karakter hebben en geen redelijke mate van beleidsvrijheid voor de actor inhouden, komen voor vernietiging in aanmerking.

Deze taak kent als belangrijkste actoren: de minister van Financiën die het begrotingsproces coördineert en toezicht houdt op de uitvoering van de begrotingswetten, de vakministers die hun begrotingen opstellen en uitvoeren en de (buitengewone) Algemene Rekenkamer die de begrotingsuitvoering controleert.

De actoren Interdepartementaal overlegorgaan financieel-economische zaken (IOFEZ) en het Interdepartementaal overlegorgaan departementale accountantsdienst (IODAD) verrichten handelingen die beide taken betreffen.

De archieven van organen waarvan de handelingen niet in dit document zijn opgenomen, maar die wel actor zijn in het begrotingsproces, worden – vrijwel – integraal bewaard: Ministerraad, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Raad van State4Aan deze organen worden aparte institutionele onderzoeken gewijd..

De in dit BSD opgenomen handelingen van de verschillende actoren zijn derhalve gewaardeerd aan de hand van de volgende criteria5Elk selectie-voorstel is voorzien van het nummer van het criterium dat van toepassing is.:

Mede ter toetsing van enige aannames uit een eerdere versie van dit BSD (december 1993) is begin 1994 een nader onderzoek verricht door drs. J.T. Klinkenberg van detacheringsbureau Breddels & Vermeulen, in opdracht van de Rijksarchiefdienst (PIVOT en de projectgroep MLG), en de ministeries van Binnenlandse Zaken, van Verkeer en Waterstaat en van Financiën. De resultaten van dit onderzoek zijn neergelegd in Speuren naar sporen van neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheden tot implementatie van het institutionele onderzoek Per slot van rijksrekening en het daarop gebaseerde basisselectiedocument.

Het onderzoek had betrekking op de vraag welke neerslag op grond van de handelingen 281 en 365 van de actor vakministers (én de overeenkomstige handelingen uit de eerdere periodes) ontstaat en waar deze berust bij de vakministeries. De motieven om juist deze handelingen6De handelingen 281 en 365 uit het RIO Per slot van rijksrekening zijn niet opgenomen in dit BSD voor de minister van Verkeer en Waterstaat. Deze handelingen zijn bij de actualisatie (2003) van het oorspronkelijke BSD gewijzigd en worden opnieuw vastgesteld in een addendum. Het addendum wordt apart door de minister van Verkeer en Waterstaat vastgesteld. nader te analyseren zijn geweest:

De aanbevelingen met betrekking tot de inhoud van dit BSD zijn overgenomen en verwerkt in het onderhavige BSD. Uit het onderzoek naar de werkprocessen en de daaruit voorkomende neerslag is gebleken dat het – in dit geval – mogelijk is om uit de totale neerslag die gevormd wordt, een beperkte hoeveelheid neerslag aan te wijzen die voldoende is om de selectiedoelstelling te realiseren. Gekozen is voor het bewaren van de subproducten van de diverse fasen van de werkprocessen die het mogelijk maken de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid te reconstrueren.

Naast het bovenstaande is ook een verkennend onderzoek verricht naar neerslag van handelingen uit het BSD in digitale vorm en wel in het bijzonder naar het machineleesbare gegevensbestand Interdepartementaal Budgettair Overleg Systeem (IBOS) dat operationeel is sinds 1991 en fungeert ten behoeve van het overleg tussen het ministerie van Financiën en de vakministeries. De gegevens worden elektronisch uitgewisseld. Alhoewel de gegevens uit IBOS een rol spelen bij handelingen die voor bewaring in aanmerking komen, is in overleg besloten het systeem niet vanuit selectieoverwegingen te gaan acquireren, maar – mogelijk – wel vanuit de behoefte van de Rijksarchiefdienst om expertise op te doen met het beheer van neerslag van handelingen in digitale vorm.

1.5. Vaststellingsprocedure BSD

Op 13 december 2004 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 februari 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 9 mei 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02240/2), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 8 juni 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Verkeer en Waterstaat vastgesteld C/S&A/05/1163.

1.6. Leeswijzer bij de Selectielijst

Deze selectielijst is primair ingedeeld naar periode en secundair naar actor. Het nummer van het datablok correspondeert met de nummering in het rapport ‘Per slot van rijksrekening’. De datablokken uit het rapport zijn ten opzichte van het onderhavige BSD ontdaan van de items ‘actor’ en ‘opmerking’, en van notities (nb). Het item ‘product’ is slechts dan opgenomen wanneer er een concreet product bekend is. De items ‘voorstel’ en – zonodig – ‘termijn’ zijn daarentegen toegevoegd.

De afkorting ‘CW’ staat voor: Comptabiliteitswet (1976).

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1962 overdragen aan de Rijksarchiefdienst.

De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn.

Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.

2. Actor Minister van Verkeer en Waterstaat als vakminister in Londen (1940–1945)

Handeling: Het opstellen van ontwerp-besluiten tot vaststelling van het hoofdstuk van de begroting van uitgaven waarover deze het beheer voert

Periode: 1940–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1940, A7/Stb. 1941, B67) art. 7/tweede lid (CW art. 11/tweede lid)

Waardering: B (1)

Te bewaren neerslag (subproducten)7Zie voor een beschrijving van de processtappen binnen deze handeling en een verantwoording voor de gemaakte selectiekeuzes rapport Speuren naar sporen van neerslag. Een onderzoek naar de mogelijkheden tot implementatie van het institutionele onderzoek Per slot van rijksrekening en het daarop gebaseerde basisselectiedocument.:

De rest van de neerslag:

Waardering: V (3) 6 jaar na het betreffende begrotingsjaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Rekenkamer

Handeling: Het beschikken over geldsommen toegestaan bij begrotingswet

Periode: 1940–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1940, A7/Stb. 1941, B67) art. 7/tweede lid (CW art. 14)

Waardering: V (3) 6 jaar, mits de Rijksrekening is goedgekeurd door de Rekenkamer

Handeling: Het toevoegen van ‘ongebruikte’ bedragen aan de begroting van het volgende jaar

Periode: 1940–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1940, A7/Stb. 1941, B67) art. 13 (CW art. 24)

Waardering: V (3) 6 jaar na het betreffende begrotingsjaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Rekenkamer

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten waaruit uitgaven ten laste van de regering voortvloeien

Periode: 1940–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1940, A7/Stb. 1941, B67) art. 18 (CW art. 32/eerste lid)

Waardering: B (1)

Handeling: Het opdragen aan comptabelen tot het doen van betalingen, zonder dat daarvoor de minister van Financiën krediet is geopend

Periode: 1941–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1941, B67) art. 20a/eerste lid (CW art. 37/eerste lid)

Waardering: V (3) 6 jaar na het betreffende begrotingsjaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Rekenkamer

Handeling: Het bepalen dat uitgaven alsnog door de minister van Financiën onder de rijksuitgaven worden opgenomen

Periode: 1940–1941

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit (Stb. 1940, A7) art. 25/eerste en tweede lid (CW art. 83); vervallen krachtens Besluit instelling van een buitengewone Algemeene Rekenkamer (Stb. 1941, B 39)

Waardering: B (1)

Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan de buitengewone Algemeene Rekenkamer inzake de controle op het financieel beheer

Periode: 1941–1945

Grondslag: Comptabiliteitsbesluit 1941 (Stb. 1941, B67) art. 25i/tweede lid (CW art. 61/tweede lid)

Waardering: V (3) 6 jaar na het betreffende begrotingsjaar, mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Rekenkamer