Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie beleidsterrein Notariaat over de periode na 1975

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 9 mei 2005, nr. arc-2005.02131/4);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en de onder hem ressorterende actoren, de Stichting Beroepsopleiding Notariaat, de Bewaarders en de Notarissen op het beleidsterrein Notariaat over de periode na 1975’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor de Koninklijke Notariële Broederschap/Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, 1975–

Vaststelling BSD

Op 30 juli 2004 is het ontwerp-BSD door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 januari 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 9 mei 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02131/4) hetwelk (naast enkele tekstuele correcties) aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

de waardering van handeling 106 is gewijzigd van B in V 5 jaar,

de waardering van handeling 93 is gewijzigd van B naar V 5 jaar,

de waardering van handeling 108 is gewijzigd van B naar V 5 jaar,

de waardering van handeling 47 is gewijzigd van B naar V 5 jaar.

Daarop werd het BSD op 9 augustus 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld [C/S&A/05/1647].

Gebruikte afkortingen

Awb: Algemene wet bestuursrecht

BSD: Basisselectiedocument

KNB: Koninklijke Notariële Broederschap (1975–1998)

Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (sedert 1999)

NA: Nationaal Archief

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAD: Rijksarchiefdienst

Stb.: Staatsblad

Stcrt: Staatscourant

Wna: Wet op het notarisambt

WPNR: Weekblad voor Privaatrecht, Notariaat en Registratie

WVC: Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

1. Achtergrond en doelstelling van de selectie

Algemene opmerkingen

Selectiedoelstelling

De selectielijst is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT, zoals die door de Minister van WVC bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13 april 1994 is verwoord. De selectiedoelstelling luidt: het mogelijk maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’. De algemene selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de Koninklijke Notariële Broederschap (sedert 1999: Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)) na 1975. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van alle betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie gold derhalve de vraag ten aanzien van welke handelingen de administratieve neerslag noodzakelijk zou zijn om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein en het taakveld van het notariaat.

Selectiecriteria

Uitgaande van de selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1993 een lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van deze algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht, gelet op de uit de contextbeschrijving naar voren gekomen hoofdlijnen van het overheidshandelen. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het NA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. De thans door de Rijksarchiefdienst gehanteerde algemene bewaarcriteria luiden als volgt:

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Deze criteria zijn vooral ontwikkeld door de selectiedoelstelling te koppelen aan het uit de bestuurskunde afkomstige model van de beleidscyclus als voorstelling van feitelijk overheidshandelen. De fasen van de cyclus zijn achtereenvolgens beleidsvoorbereiding (inclusief agendavorming), bepaling, uitvoering en evaluatie/terugkoppeling. De toepassing van het model bij de selectie van overheidsarchief is uiteengezet in de PIVOT-brochure Handelend optreden (Rijksarchiefdienst/PIVOT, ’s-Gravenhage 1993). Naast algemene criteria kunnen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. In het separate verslag van het driehoeksoverleg wordt op de vraag van de toepasselijkheid van de algemene selectiecriteria, c.q. de noodzaak tot het hanteren van specifieke criteria voor het beleidsterrein, nader ingegaan.

Reikwijdte selectielijst

De selectielijst dient als selectie-instrument voor de bewaring of vernietiging van de archiefbescheiden die voortvloeien uit de handelingen van de rijksoverheid en door het rijk ingestelde zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s), zoals bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

2. Hoofdlijnen van de taken en werkzaamheden van de Koninklijke Notariële Broederschap na 1975

Koninklijke Notariële Broederschap

De vereniging Koninklijke Notariële Broederschap ontstond in 1974 uit een fusie van de Broederschap der Notarissen en de Broederschap der Candidaat-Notarissen. Op 1 oktober 1997 kreeg de vereniging de naam Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Zij had als taak op te komen voor de belangen die het notariaat en de praktijkuitoefening raakten. Bovendien kon zij geëigende maatregelen nemen in het belang van het notariaat. Zij kon collectieve arbeidsovereenkomsten aangaan voor medewerkers op notariskantoren en collectieve verzekeringen afsluiten. Bovendien was er een intern tuchtrecht van de Broederschap, in eerste instantie uitgeoefend door scheidsgerechten, en in hoger beroep door een College van Beroep. Het bestuur van de KNB verspreidde Beroeps- en Gedragsregels onder haar leden. Verder gaf zij een tijdschrift uit: het Weekblad voor Privaatrecht, Notarisambt en Registratie (WPNR) en Nieuwsbrieven.

In elk arrondissement was een ring, gevormd door de in dat arrondissement gevestigde notarissen en kandidaaat-notarissen, met een ringbestuur. Verder was er een ledenraad die een adviesfunctie had en die diende als contactorgaan tussen de leden en het hoofdbestuur.

Op 1 oktober 1999 trad de nieuwe Wet op het notarisambt van 3 april 1999 in werking. Daarbij werd de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie een publiekrechtelijke beroepsorganisatie in de zin van artikel 134 Grondwet.

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft tot taak de bevordering van een goede beroepsuitoefening door de leden en van hun vakbekwaamheid. Haar taak omvat mede de zorg voor de eer en het aanzien van het notariaat. (artikel 61 Wna)

De KNB kan verordeningen vaststellen met betrekking tot onderwerpen waarvan de Wna regeling of nadere regeling bij verordening voorschrijft. (artikel 89 Wna) Zo zijn er bijvoorbeeld de Stageverordening, de Verordening bevordering vakbekwaamheid en de Verordening aktepapier. Deze verordeningen zijn gepubliceerd in de Staatscourant 2000, 182.

De KNB draagt zorg voor een opleiding voor kandidaat-notarissen gedurende de stage, aan het eind waarvan een examen wordt afgenomen. (artikel 33 Wna)

Organisatie

De KNB heeft een bestuur, een ledenraad, een algemene ledenvergadering alsmede afdelingen in elk arrondissement, ringen genaamd. (artikel 61 Wna) De KNB houdt een bureau in stand, dat het bestuur bijstaat in de uitoefening van zijn taken. (artikel 63 Wna)

Reikwijdte BSD

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie is op 1 oktober 1999 publiekrechtelijke beroepsorganisatie geworden en met ingang van die datum zijn de voorschriften van de Archiefwet en uitvoeringsregelingen op haar van toepassing. De selectielijst voor de KNB gaat terug tot 1975 en strekt zich ook uit tot haar rechtsvoorganger, de Vereniging Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en nog verder terug de Koninklijke Notariële Broederschap. Aan de archieven tussen 1975 en 1999 is immers ook erfgoedwaarde toe te kennen. De voorbereiding van de nieuwe Wet op het notarisambt is in die periode begonnen. Bovendien heeft de KNB haar archief van vóór 1975 reeds op verzoek vrijwillig aan het toenmalige Algemeen Rijksarchief overgedragen en het zou ongewenst zijn als de archieven tussen 1975 en 1999 zouden worden vernietigd.

Naast de subactoren van de KNB, bestuur, ledenraad, algemene ledenvergadering, de Stichting Beroepsopleiding Notariaat en de Examencommissie, en naast de ringvergadering, het ringbestuur en de ringvoorzitters, zijn er nog andere instanties met betrekking tot het notariaat die zijn geregeld in de Wet op het notarisambt en de daarop steunende besluiten. Het al dan niet opnemen in deze selectielijst kan als volgt worden verantwoord.

De Commissie van toezicht beroepsopleiding notariaat en de Stichting voorzieningsfonds zijn geen organen van de KNB. Hun secretariaat wordt vervuld door medewerkers van de KNB en is gevestigd ten kantore van de KNB. Het beheer van deze archieven, die overigens uiterst beperkt zijn, vindt plaats op het bureau van de KNB. Dit alles maakt, dat het niet zinvol is een aparte selectielijst samen te stellen voor de Commissie van toezicht beroepsopleiding en de Stichting voorzieningsfonds. Zij zijn daarom ook opgenomen in de selectielijst van de KNB.

De beheerders van de algemene bewaarplaatsen van protocollen in elk arrondissement zijn notarissen die door de kamers van toezicht worden benoemd op grond van artikel 57 Wna. Hun eigen archief is uiterst beperkt. Ook de bewaarders zijn opgenomen in de selectielijst van de KNB.

De negentien kamers van toezicht in de negentien arrondissementen, vermeld in artikel 93-109 Wna, het Notarieel Pensioenfonds, ingesteld bij wet van 16 september 1954, laatste versie in Staatsblad 2001, 584, en het Centraal Bureau van Bijstand, nu een Bureau Financieel Toezicht, gevestigd te Utrecht, staan geheel los van de KNB en zijn niet opgenomen als archiefvormers in de onderhavige selectielijst.

Ten slotte is besloten ook de notarissen zelf op te nemen. De notaris is voor wat zijn wettelijke taken betreft, immers bestuursorgaan. De Archiefwet is van toepassing op de archiefbescheiden van de notaris voorzover die het openbaar gezag betreffen. Ook voor de notaris moet dus een selectielijst worden opgesteld, hetgeen nu collectief gebeurt.

3. Actoren waarvoor het BSD geldt

Koninklijke Notariële Broederschap en rechtsopvolgers

De handelingen kunnen verricht worden door het bestuur, de ledenraad, de algemene ledenvergadering, de Stichting Beroepsopleiding Notariaat en de Examencommissie.

Ring in het arrondissement

Ringvergadering

De ringvergadering in elk arrondissement kiest de leden van het ringbestuur, van de ledenraad en de notariële leden van de kamers van toezicht.

Ringbestuur/voorzitter

Het ringbestuur in elk arrondissement is belast met de leiding van de ring en met het vermogensbeheer. Het brengt aan de ledenraad advies uit over de voorstellen voor verordeningen van de KNB.

De ringvoorzitter in elk arrondissement zit het ringbestuur en de ringvergadering voor. Hij beslist in geschillen over rekeningen van notarissen en verweert zich in administratieve procedures daarover.

Commissie van toezicht

De commissie van toezicht houdt toezicht op de opleiding voor kandidaat-notarissen en op het examen. Daarnaast kunnen belanghebbenden administratief beroep instellen bij de commissie van toezicht tegen beslissingen op grond van de Verordening opleiding kandidaat-notarissen.

Stichting Voorzieningsfonds

De Stichting Voorzieningsfonds van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie vergoedt schade van cliënten van notarissen die in gebreke zijn de cliëntengelden waarover zij de beschikking hebben, te verantwoorden. Ook verleent de stichting al dan niet financiële hulp aan notarissen.

Bewaarders van de algemene bewaarplaatsen

De bewaarders hebben de taak aan in de wet omschreven personen afschriften en uittreksels uit te geven van de zich in de algemene bewaarplaatsen bevindende protocollen, of daarvan inzage te geven.

Notaris in het arrondissement

Notarissen zijn ambtenaren die bevoegd zijn authentieke akten te verlijden. Zij zijn bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

4. Leeswijzer bij de selectielijst

Handelingnummer

De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de nummering in het RIO, zodat eenduidigheid is gewaarborgd en het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD wordt vereenvoudigd.

Handeling

Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht.