Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 27 september 2005, nr. arc-2005.02518/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van Provinciale Organen 2005’ en de daarbij behorende toelichting wordt vastgesteld voor:

• –. Gedeputeerde staten van alle twaalf provincies

• –. Interprovinciaal Overleg IPO, Den Haag

• –. Interprovinciale ziektekostenregeling IZR, Utrecht, thans Nieuwegein

• –. Instituut zorgverzekering voor ambtenaren IZA, Nieuwegein

• –. Bestuursacademie Nederland, Zuid-Nederland, Tilburg

• –. Bestuursacademie Nederland, Randstad, Maarssen

• –. Samenwerkingsverband Noord Nederland, Groningen

• –. Samenwerkingsverband Randstad, ’s Gravenhage

• –. De Marrekrite, Recreatieschap voor het Friese Waterland, Raerd

• –. Natuur- en recreatieschap de Grevelingen, Den Haag

• –. Plassenschap Loosdrecht en omstreken, Utrecht

• –. Recreatieschap Utrechtse Heuvelrug, Vallei- en Kromme Rijngebied, Utrecht

• –. Afvalverwijdering Utrecht, Nieuwegein

• –. Muskusrattenbestrijding Utrecht

• –. Recreatieschap Stichtse Groenlanden, Utrecht

• –. Recreatieschap Geestmerambacht, Haarlem

• –. Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer

• –. Recreatieschap Het Twiske

• –. Recreatieschap Spaarnwoude.

• –. Recreatieschap het Groengebied Amstelland

• –. Recreatieschap Landschap Waterland

• –. Regeling Letterhoeke, Leeuwarden

• –. Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Lelystad

• –. Zeeland Seaports, Terneuzen

• –. Havenschap Moerdijk

Artikel 2

De ‘Selectielijst voor provinciale organen 2000’ (Stcrt. 2000, 229) wordt ingetrokken.

De vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 (Stcrt. 1994, 110) blijft van kracht voor de rijkstaken van de Commissaris der Koningin.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor archiefstukken van provinciale organen 2006

Geldig voor de navolgende zorgdragers:

Gedeputeerde staten van alle twaalf provincies;

Dagelijkse besturen van organen van gemeenschappelijke regelingen aan welke een of meer provincies deelnemen:

Hoofdstuk I. Algemene toelichting

1. Werking van de selectielijst 2006

Deze selectielijst in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is opgezet, uitgaande van de bij alle provinciale administraties voorkomende archiefstukken van de onderdelen: commissaris, provinciale en gedeputeerde staten, griffie, waterstaat, planologische dienst en archiefinspectie, dan wel een organisatiemodel dat deze taken op overeenkomstige wijze uitvoert. Voor onderdelen, die slechts in een of enkele provincies voorkomen of voorkwamen (bij voorbeeld een provinciaal museum, psychiatrisch ziekenhuis, stoombootdienst of landbouwdienst) is deze lijst eveneens toepasbaar. Vanaf de dualisering van het provinciebestuur (Stb. 2003, nrs. 17 en 18) hebben de begrippen griffie en griffier een nieuwe betekenis gekregen, zie onder.

Voorts vallen ook de organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke één of meer provincies deelnemen, onder de werking van de lijst. Hun besturen hebben de samenstellende werkgroep daartoe opdracht gegeven; zij voeren namelijk provinciale taken uit.

Het Havenschap Delfzijl/Eemshaven heeft zelf een selectielijst doen ontwerpen. Het Recreatieschap de Biesbosch volgt krachtens zijn gemeenschappelijke regeling de regelingen van een van de inliggende gemeenten.

Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 per 1 januari 1996 geldt de commissaris niet meer als provinciaal orgaan, voorzover het zijn taken omschreven in artikel 182 van de Provinciewet betreft. Aangezien deze lijst aan de nieuwe wet moet voldoen is deze niet meer van toepassing op deze archiefstukken van de commissaris. Totdat er voor de taken van de commissaris ex artikel 182 van de Provinciewet een afzonderlijke lijst wordt vastgesteld blijft op grond van het overgangsartikel in het Archiefbesluit 1995 de oude Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 (Ned. Stcrt. 14 juni 1994, nr. 110) van kracht. Voor zijn andere taken blijft de commissaris wel als provinciaal orgaan gelden en vallen de archiefstukken ook onder deze selectielijst.

Aangezien de provinciale organen hun archiefstukken, ouder dan 50 jaar (volgens de Archiefwet 1962) respectievelijk 20 jaar (volgens de Archiefwet 1995) behoudens uitzonderingen niet meer zelf beheren, is het niet nodig een datum, vóór welke de lijst niet meer toepasbaar is in de titel op te nemen. Daar vernietigbare stukken niet meer naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht mogen worden, moet de lijst wel voor vernietigbare archiefstukken ouder dan 30 jaar toepasbaar blijven. Deze termijnen komen hier en daar voor. Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst archiefstukken provinciale organen.

2. Totstandkoming van de selectielijst 2006

In 2000 is de toen bestaande Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 vervangen door de Selectielijst voor provinciale organen 2000 (Ned. Stcrt. 24 november 2000, nr. 229). Daarbij is de lijst uit 1989/1994 ingetrokken met uitzondering van de delen betrekking hebbend op de rijkstaken van de commissaris der Koningin.

Diverse ontwikkelingen hebben geleid tot de wenselijkheid de lijst aan te passen. In de onderstaande lijst van verschillen worden deze vermeld. Na vaststelling door de werkgroep is de lijst op de gebruikelijke wijze in procedure gegaan.

Op- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk zijn in vergaderingen besproken en verwerkt. Alle opmerkingen zijn zowel tussentijds als in deze eindfase door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende paragrafen. In deze inspraak- en adviezenprocedure is steeds zowel een concept met mutaties als een schoon concept in de laatst bijgewerkte vorm rondgestuurd.

In de ontwerp-fase is tevens een historicus betrokken. Vervolgens is het ontwerp op 10 maart 2005 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep, aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. Van 3 oktober tot 14 november 2005 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen, de vestigingen van de Rijksarchiefdienst en de zorgdragers. Daarop zijn geen reacties binnengekomen. Gelijktijdig is de selectielijst op 21 september 2005 om advies toegezonden aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken.

Op 28 november 2005 bracht de RvC advies uit, hetwelk naast enkele tekstuele correcties aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

Daarop werd de Selectielijst op 2 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, vastgesteld (kenmerk C/S&A/06/264).

De belangrijkste verschillen tussen de Selectielijst 2000 en de huidige zijn:

3. Taken van provinciale en interprovinciale organen

De taak van de provinciale organen is in algemene zin omschreven in de provinciewet. Naast een groot aantal taken die bij bijzondere wetten aan de provincies zijn opgelegd, bepaalt het provinciale bestuur zelf wat behoort tot de huishouding van de provincie. Dit betekent dat de taken niet in elk van de 12 provincies gelijk behoeven te zijn, en dat zijn zij ook niet. In 1994 en volgende jaren heeft een aantal provincies een zgn. kerntakendiscussie gevoerd. Deze discussie werd met name ingegeven door het voornemen de efficiency te verbeteren en te bezuinigen. Zoveel mogelijk wettelijke en niet-wettelijke taken werden opgesomd en kritisch gewogen. Een van de resultaten van deze takendiscussie bestaat uit een opsomming in een bijlage van geïnventariseerde taken. Die van de provincies Drenthe, Noord-Holland en Utrecht is hieronder samengevat. De systematiek van deze kerntakendiscussie volgde niet geheel die van de Basisarchiefcode van de VNG, 9de druk (1992). Deze codering is in het onderstaande schema toegevoegd. Verder is voor het grootste deel van de periode waarop de selectielijst betrekking heeft het volgende werk van groot belang: S.J.R. de Monchy, bewerkt door A.H. Günther, Handboek van het Nederlands provincierecht, Zwolle 1976 (oorspronkelijke uitgave 1947), alsmede M.J.M. Schoonhoven, Provincierecht, Lelystad 1991.

8a. (–1.754) woonwagenbeleid (tot 1999).

4. Waarde van provinciale archiefstukken in vergelijking met andere overheidsorganen