Besluit van 21 juli 2007, nr. 07.002324, houdende vaststelling van een selectielijst van de Raad van State op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. personeelsdossiers

Op de voordracht van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dr. R.H.A. Plasterk van (d.d. 5 juli 2007, kenmerk C/S&A/07/1722) gedaan in overeenstemming met de Raad van State;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Gezien het advies van de Raad voor Cultuur van 14 april 2006, nr. arc-200602834/3;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor de Raad van State op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor de handelingen van de Raad van State op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf 1945

I. Toelichting behorende bij de Selectielijst voor de handelingen van de Raad van State op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf 1945

Lijst van afkortingen

ABD: Algemene Bestuursdienst

BSD: Basisselectiedocument

DBZV: Dienst buitenlandse zaken voorzieningenstelsel

IF: Interim functie

IKAP: Individuele keuzemogelijkheden in het arbeidsvoorwaardenpakket

KNHG: Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

NA: Nationaal Archief

PCDIN: Permanente Commissie documentaire informatieverzorging

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAI: Rijksarchiefinspectie

RvC: Raad voor Cultuur

Stcrt.: Staatscourant

WAO: Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens

WIA: Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (vervangt per 1/1/2006 de WAO)

Toelichting op begrippen

Actor: Overheidsorgaan of particuliere organisatie of persoon die een rol speelt of werkzaam is op een beleidsterrein. Een actor heeft formele bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op attributie en delegatie. Bij PIVOT is een overheidsactor gelijk aan een overheidsorgaan.

Handeling: Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat de actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Waardering: Vaststellen van de bewaartermijn van een document.

Formeel: activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.

VakMinister: Minister die zich bezig houdt met de vaktechnische, en niet met de politieke aspecten van, in dit geval, het personeeldossier.

Verantwoording

Hierna volgt de selectielijst voor de handelingen van de Raad van State op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier.

Deze selectielijst is gebaseerd op het Basisselectiedocument ‘P-dossier is mens-en-werk’. Dit basisselectiedocument (kortweg BSD) is tot stand gekomen in het kader van de oprichting van een Rijksbreed Shared Service Center dat voortvloeit uit het kabinetsbesluit van 4 juli 2003. Deze shared service organisatie voor de rijksdienst heeft de naam P-Direkt en zal zich richten op de uitvoering van registratie- en administratieve taken voor personeel en salaris. Eén van de taken is het beheer van het personeelsdossier (kortweg P-dossier). Uitgangspunt voor de dienstverlening van P-Direkt is dat de P-dossiers op een eenduidige, efficiënte en uniforme wijze worden beheerd. De ingewikkelde structuur, de opsplitsing van het beleidsterrein in zes deelbeleidsterreinen, de vele, elkaar overlappende handelingen en het wisselende abstractieniveau van de handelingen van de bestaande P-BSD’s staan dit uitgangspunt in de weg. Daarom is besloten om één, eenvoudiger en eenduidiger rijksbreed BSD te ontwikkelen.

Vanuit de hiervoor beschreven ontwikkeling is voor het opstellen van een uniform rijksbreed BSD de volgende opdracht geformuleerd:

Op 1 januari 2006 dient er een door de Minister van OCW en zorgdragers vastgestelde rijksbrede BSD te liggen, waarin het bewaar- en vernietigingsbeleid voor 130.000 personeelsdossier van de Ministeries is vastgelegd, zodat een uniform archiveringsbeleid door P-Direkt kan worden uitgevoerd

De zorgdragers zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het P-dossier en dus ook voor het opstellen van een BSD. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om P-Direkt met de uitvoering te belasten. Het BSD geldt voor alle zorgdragers die gebruik gaan maken van de dienstverlening van P-Direkt. Met andere woorden, P-Direkt heeft het BSD namens de zorgdrager (de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) opgesteld en de Ministeries zijn belast met de formele vaststelling van het BSD. Alle actoren zijn vanaf het begin van dit traject in de gelegenheid gesteld betrokken te zijn bij het opstellen van het BSD en de formele vaststelling. De beleidsdeskundigen en archiefdeskundigen op het gebied van het P-dossier van de Ministeries waren vertegenwoordigd in aparte werkgroepen waarin dit BSD is besproken.

Het BSD heeft dus betrekking op het beleidsterrein overheidspersoneel, en geldt voor de Ministeries die gebruik gaan maken van de dienstverlening van P-Direkt. Dit zijn alle Ministeries exclusief het Ministerie van Defensie. Ook vallen alle agentschappen en de zelfstandig bestuursorganen zonder rechtspersoon van deze Ministeries onder de werking van dit BSD. Daarnaast zijn de Hoge Colleges van Staat (exclusief de Eerste en Tweede Kamer) als aparte groep aangewezen die vallen onder werking van het BSD. Concreet betekent dit dat alle P-dossiers van de organisaties (zie bijlage 3) die diensten af gaan nemen van P-Direkt onder de werking van het BSD vallen. Het BSD heeft betrekking op de periode vanaf 1945.

Afbakening

De handelingen in dit BSD vervangen die handelingen in onderstaande BSD’s waarvan de neerslag terecht komt in het P-dossier (zie bijlage 1):

Dit betekent dat de overige handelingen (denk hierbij aan beleidshandelingen, wet- en regelgevinghandelingen etc.) van bovenstaande deelbeleidsterrein buiten de scope van dit BSD vallen en dus gehandhaafd worden.

Gehanteerde uitgangspunten

Selectiedoelstelling

De doelstelling bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, evenals het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Voor de bewaring van bepaalde dossiers is een aparte handeling geformuleerd. Deze handeling, nummer 27, betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van het betrokken departement of enig andere gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie en de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard worden. Aan de hand van de bij de handeling beschreven criteria kan worden beoordeeld welke dossiers voor bewaring moeten worden aangewezen.

Verslag vaststellingsprocedure

Op 25 januari 2006 is het ontwerp-BSD door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de sMinister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg in de periode 2005–2006 over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 februari 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief, evenals in de bibliotheken van de Ministeries, het Ministerie van OCW en de regionale historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 15 maart heeft prof. dr. Albert E. Kersten, samen met anderen, een zienswijze ingediend. Deze zienswijze heeft geleid tot het opnemen van handeling 27 die de bewaring van bepaalde dossiers beschrijft.

Op 14 april 2006 bracht de RvC advies uit [kenmerk arc-2006.02834/3], hetwelkaanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerpselectielijst:

Daarop werd het BSD op 19 juni 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Algemene Zaken (kenmerk C/S&A/07/1511), de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (C/S&A/07/1512), de Minister van Buitenlandse Zaken (C/S&A/07/1513), de Minister van Economische Zaken (C/S&A/07/1514), de Minister van Financiën (C/S&A/07/1515), de Minister van Justitie (C/S&A/07/1516), de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit (C/S&A/07/1517), de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (C/S&A/07/1518), de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S&A/07/1519), de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (C/S&A/07/1521), de Minister van Verkeer en Waterstaat (C/S&A/07/1520), de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (C/S&A/07/1522) vastgesteld.

Leeswijzer

(X): Dit is het volgnummer van de handeling.

Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Toelichting: Dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde weer.

Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

Opmerkingen vooraf bij BSD

Een paar opmerkingen vooraf:

II. Selectielijst voor de handelingen van de raad van state op het deelbeleidsterrein personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf 1945

1. Gerelateerde Processen

Onderstaande deelprocessen worden (nog) niet door P-Direkt beheerd.

Handeling: Het in dienst nemen van tijdelijke medewerkers.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om werknemers die niet in ambtelijke dienst worden benoemd, zoals uitzendkrachten, inhuurkrachten, stagiaires etc.

Waardering V 7 jaar na einde contract

Handeling: Het in dienst nemen van zogenaamde ‘lokale medewerkers’.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om medewerkers die door ambassades etc. worden aangenomen en waarvoor door de actor pensioenvoorzieningen worden opgebouwd.

Waardering: V 75 jaar na geboortedatum

Handeling: Het afwijzen van sollicitanten.

Periode: 1945–

Toelichting: Inclusief sollicitanten die een open sollicitatie hebben gedaan.

Waardering: V 1 maand na afwijzing

V 1 jaar indien de persoonsgegevens met toestemming van de betrokkene na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard

2. Proces Instroom

Handeling: Het aanstellen van nieuwe medewerkers.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op:

– De (open-)sollicitatie zelf;

– Geschiktheidsonderzoeken (antecedenten-, dienst-, en gezondsheidsonderzoek etc.);

– Arbeidsvoorwaardengesprek (notities, diploma’s etc.);

– Aanstelling (brief, beschikking, eed/belofte, geheimhoudingsverklaring etc.);

– Reïntegratie gehandicapten.

Let op: psychologische rapporten en assessment vallen niet onder deze handeling. Zie hiervoor handeling 20.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

3. Proces Doorstroom

3.1. Beheersing personeel en organisatie

Handeling: Het registreren of wijzigen van persoons- en aanstellingsgegevens.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op rangverloop, bevordering, veiligheidsonderzoeken, ABD, nevenfuncties, speciale functies (b.v. vertrouwenspersoon) of bevoegdheden (b.v. opsporingsbevoegdheden).

Waardering: V 7 na administratieve afhandeling van het ontslag

Handeling: Het registreren van standplaatsgegevens.

Periode: 1945–

Waardering: V 75 jaar na geboortedatum

Handeling: Het overplaatsen, verplaatsen of herplaatsen van ambtenaren.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op detachering, IF, outplacement en internationale functies.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Handeling: Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van verlof.

Periode: 1945–

Toelichting: Hieronder vallen alle vormen van verlof, zoals verlof, buitengewoon verlof, zwangerschapsverlof, verhuizingsverlof etc.

Waardering: V 7 jaar na toekenning verlof

Handeling: Het vaststellen of wijzigen van individuele werktijdregelingen.

Periode: 1945–

Toelichting:

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Handeling: Het registreren van individuele arbeids- en rusttijden.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om modaliteiten, prikklokgegevens etc.

Waardering: V 1 jaar na einde werkingsduur

Handeling: Het begeleiden van kortdurend verzuim.

Periode: 1945–

Toelichting: Onder kort verzuim wordt verstaan: maximaal 6 weken afwezigheid door ziekte.

Waardering: V 3 jaar na betermelding

Handeling: Het begeleiden van langdurend verzuim.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op de Wet Poortwachter, WAO etc., maar ook op het toekennen van voorzieningen en aanpassing van werkzaamheden in verband met ziekte of een handicap.

Waardering: V 15 jaar na betermelding

Handeling: Het registreren van individuele medewerkers die bloot hebben gestaan aan schadelijke stoffen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken, dan wel registers of bestanden die onder andere betrekking hebben op blootstelling aan asbest en vinylchloridemonomeer.

Waardering: V 75 jaar na geboortedatum

Handeling: Het afsluiten, wijzigen of intrekken van een bruikleenovereenkomst.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op bruikleenovereenkomsten voor ICT-hulpmiddelen, telewerken, auto en mobiele telefoon.

Waardering: V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst.

Handeling: Het opleggen aan en naleven door ambtenaren van verplichtingen.

Periode: 1945–

Toelichting: Het gaat hier onder andere om het verplicht dragen van een uniform of het verplicht verhuizen naar de standplaats, of het verplicht melden van bijvoorbeeld giften en vergoedingen.

Waardering: V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Handeling: Het behandelen van delicate zaken.

Periode: 1945–