Archiefwet BES

Een regeling waarbij een overheidsorgaan wordt opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.

Een regeling, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan, wordt ingesteld, houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing.

Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde.

De zorgdrager ontwerpt selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

De lijsten worden door Onze Minister vastgesteld.

Onze Minister-President kan regels stellen op grond waarvan in geval van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden kan worden afgeweken van hetgeen in deze wet bepaald is met betrekking tot de vernietiging van archiefbescheiden.

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden, voor zover niet overgedragen naar een archiefbewaarplaats, te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de lijsten, bedoeld in artikel 7, is een machtiging vereist van Onze Minister. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

De substitutie, bedoeld in het eerste lid, geschiedt volgens bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, te stellen regels.

De zorgdrager is bevoegd tot vervreemding van niet in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden na hiertoe te zijn gemachtigd door Onze Minister.

Voor de vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid is geen machtiging vereist indien de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift.

Ieder die archiefbescheiden onder zich heeft, staat deze binnen vier weken, nadat hij een daartoe strekkende kennisgeving heeft ontvangen, aan het overheidsorgaan, waaronder zij volgens de bepalingen van deze wet behoren te berusten, voor rekening en risico van dat overheidsorgaan af, teneinde het in de gelegenheid te stellen hiervan een reproductie te vervaardigen.

Het overheidsorgaan geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug aan degene, die deze heeft afgestaan, ook al kan de overheid op die bescheiden uit andere hoofde rechten doen gelden.

De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.

Omtrent de overdracht van archiefbescheiden worden bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, regels gesteld.

De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

Indien archiefbescheiden ouder dan twintig jaar door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd kan op verzoek van de zorgdrager machtiging tot opschorting van de overbrenging van die archiefbescheiden worden verleend door Onze Minister.

De machtiging, bedoeld in het tweede lid, wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar, na afloop waarvan verlenging kan worden verkregen.

Aan de machtiging kunnen voorwaarden worden verbonden.

De machtiging kan onder beperkingen worden verleend.

Bij de overbrenging van de in artikel 1, onderdeel c, sub 1 en 2, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, na de overbrenging, bedoeld in het eerste lid, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.

De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperkingen niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.

Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze Minister anders wordt beslist.

Het derde lid is niet van toepassing op archiefbescheiden aan de openbaarheid waarvan beperkingen zijn gesteld met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten.

In geval van archiefbescheiden die het belang van de Staat of zijn bondgenoten betreffen vindt het vierde lid slechts toepassing voor zover de ministerraad niet anders beslist.

Met betrekking tot de archiefbescheiden, bedoeld in het vijfde lid, zijn van toepassing de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

De openbaarheid van de in artikel 1, onderdeel c, sub 3, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten en beschikkingen.

Indien deze archiefbescheiden uit andere hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten, kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Het bepaalde in artikel 20 is van overeenkomstige toepassing.

De beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen.

De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

De beheerder van de archiefbewaarplaats leent archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit aan het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden, indien zij niet naar de archiefbewaarplaats waren overgebracht, zouden berusten tenzij naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet.

De beheerder van de archiefbewaarplaats is, met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.

De beheerder is bevoegd een verzoek tot uitlening als bedoeld in het tweede lid af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot uitlening als bedoeld in het tweede lid vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden bij de in het tweede lid bedoelde uitlening een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reproducties worden uitgeleend.

De aan uitlening verbonden kosten kunnen de verzoeker in rekening worden gebracht.

De bestuurscolleges van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba dragen zorg voor de archiefbescheiden van de organen van die openbare lichamen, overeenkomstig een door de eilandsraad vast te stellen eilandsverordening.