Ministeriële regeling van de 13de maart 2008 ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit BES

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• archiefbescheiden: archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen;

• bestand: een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat;

• besturingsprogrammatuur: de programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatie-systeem;

• conversie: het omzetten in of het overzetten van gegevens in een ander opslagformaat;

• digitale archiefbescheiden: archiefbescheiden op optische of elektromagnetische informatie-dragers en toegankelijk door middel van besturingsapparatuur en toepassingsprogrammatuur;

• documentair structuurplan: een plan waarin zijn vastgelegd de archieforganisatie, de indeling van het archief en de manier waarop de bestanddelen daarbinnen dienen te worden gerangschikt;

• handeling: een complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid;

• archiefbeheerssysteem: een geheel van mensen, methoden, procedures, gegevens verzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden;

• ontstaan: het moment dat archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten;

• migratie: het overzetten van gegevens naar een ander platform;

• opslagformaat: de code waarin archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen;

• platform: geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt;

• structuur: het logische verband tussen de elementen van een document of van een archief;

• toepassingsprogrammatuur: de programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;

• vorm: de uiterlijke verschijning waarin de structuur zichtbaar is;

• werkproces: de uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

Artikel 2

Deze regeling is op de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden slechts van toepassing indien daaraan voldaan was op het tijdstip van de overbrenging, bedoeld in artikel 17 van de Archiefwet BES.

Artikel 3

De zorgdrager draagt zorg dat elk onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over een documentair structuurplan.

Artikel 4

Van elk van de archiefbescheiden dient te allen tijde te kunnen worden vastgesteld:

• •. a. inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan, een en ander zover de inhoud, structuur en vorm kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het bepaalde werkproces;

• •. b. op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;

• •. c. de samenhang met de andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden.

Artikel 5

De zorgdrager draagt zorg dat elk onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over een compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden (geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentair structuurplan) en de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin ten minste de gegevens, bedoeld in artikel 11, eerste lid, onderdeel e, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden.

Artikel 6

De zorgdrager draagt zorg dat het archiefbeheerssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt zodanig dat:

• •. a. elk van de archiefbescheiden kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is hetzij enig onderwerp dat in het stuk behandeld is, hetzij het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij wie de afzender is, zomede de datum en het nummer door de afzender aan het stuk gegeven, hetzij het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd;

• •. b. elk van de archiefbescheiden binnen redelijke tijd leesbaar of waarneembaar te maken is. Daartoe verleent degene die met het beheer is belast de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van het archiefbeheerssysteem.

Artikel 7

• •. 1. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur niet langer voldaan kan worden aan het in de artikelen 4, 5 en 6 bepaalde, draagt de zorgdrager zorg voor conversie dan wel migratie van de archiefbescheiden.

• •. 2. Iedere conversie of migratie die niet geschiedt met inachtneming van het in de artikelen 4, 5 en 6 bepaalde, is een vervanging in de zin van artikel 8 van de Archiefwet BES.

• •. 3. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of aan het in de artikelen 4, 5 en 6 bepaalde voldaan kan worden na de conversie of migratie.

Artikel 8

Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar de archiefbewaarplaats, bedoeld in de artikelen 17 en 18 van de Archiefwet BES, te worden opgeslagen volgens de standaard, vermeld in bijlage 1.

Artikel 9

De ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.

Artikel 10

• •. 1. De zorgdrager draagt zorg voor het vastleggen van de functionele eisen ten aanzien van de inhoud, structuur en vorm, bedoeld in artikel 4.

• •. 2. De zorgdrager draagt, teneinde aan het in de artikelen 4, 5, 6 en 9 bepaalde te voldoen, zorg voor de bewaring van de toepassingsprogrammatuur, met inbegrip van de nieuwere versies, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet BES voor archiefbescheiden bepaalde. In voorkomende gevallen draagt de zorgdrager zorg voor de daartoe noodzakelijke regeling van licenties inzake toepassingsprogrammatuur.

Artikel 11

• •. 1. De zorgdrager draagt zorg voor het vastleggen en de bewaring van tenminste de volgende gegevens:

• •. a. de benaming van de toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden zijn ontvangen en opgemaakt, inclusief het versienummer;

• •. b. de beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en naam en type van de apparatuur;

• •. c. de documentatie die aangeeft hoe de toepassingsprogrammatuur heeft gewerkt met inbegrip van de nieuwere versies;

• •. d. een beschrijving van de opgeslagen bestanden, omvattende tenminste de volgende gegevens:

• •. e. de naam van het overheidsorgaan dat, en de benaming van het werkproces binnen hetwelk de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt;

• •. f. de benaming en omvang van elk opgeslagen bestand;

• •. g. een specificatie van de archiefbescheiden, met begin- en einddatum;

• •. h. de relatie met andere bestanden;

• •. i. het opslagformaat;

• •. j. in voorkomende gevallen de toegepaste compressiemethode;

• •. k. de datum en het tijdstip van de opslag van het bestand op de gegevensdrager;

• •. l. in geval van een database: de documentatie over de structuur, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten.

• •. 2. Op de vastlegging en bewaring, bedoeld in het eerste lid, zijn de voor archiefbescheiden ingevolge artikel 12 van de Archiefwet BES geldende regels van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12

• •. 1. Onverminderd het in artikel 3 van de Archiefwet BES bepaalde blijven de artikelen 4, 6, 8 en 10 buiten toepassing ten aanzien van digitale archiefbescheiden en bestanden waaraan sedert 1 januari 2006 geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert 1 januari 2006 geen gegevens zijn gewijzigd.

• •. 2. Onverminderd het in artikel 7 bepaalde worden de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, in hun oorspronkelijke opslagformaat bewaard.

• •. 3. Met toestemming van de minister blijven de artikelen 4, 6, 8 en 10 buiten toepassing ten aanzien van sedert 1 januari 2006 ontvangen en opgemaakte digitale archiefbescheiden in bestanden waaraan sedert 1 januari 2007 geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert die datum geen gegevens zijn gewijzigd. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

Artikel 13

Vervallen

Artikel 14

Vervallen

Artikel 15

Vervallen

Artikel 16

Vervallen

Artikel 17

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitaal beheer BES.

Bijlage 1. behorende bij de Regeling digitaal beheer BES