Archiefbeheersregeling voor het CAK 2014

1. Inleiding

Het CAK valt in zijn hoedanigheid van publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276). Deze wet is samen met het Archiefbesluit in 1995 herzien.

Het hoofdbeginsel van de herziende archiefwetgeving is de verplichting voor overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze verplichting geldt voor alle overheidsorganen en voor alle archiefbescheiden, in welke vorm dan ook. Dit geldt ook voor het overbrengen van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats of het aanbieden voor vernietiging. Van groot belang is dat digitale gegevensverzamelingen volledig onder de bepalingen van de Archiefwet 1995 vallen.

De zorgdragers zijn conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) verplicht ten aanzien van hun archiefbescheiden nadere beheersregels vast te stellen. In deze regels zijn de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, en procedures vastgelegd, welke onmisbaar zijn voor een goed beheer van de archiefbescheiden. De beheersregeling geeft kort en zakelijk de regels weer die gehanteerd moeten worden. De precieze kwaliteitseisen waaraan archiefruimten en archiefbescheiden moeten voldoen zijn niet opgenomen in deze beheersregeling, maar zijn op landelijk niveau gedefinieerd in de Archiefregeling 2009, met latere wijzigingen.

De beheersregeling moet gezien worden als een raamwerk van wettelijke voorschriften. Artikelen die een verduidelijking of een aanvulling behoeven, zijn nader toegelicht in de toelichting behorende bij de Archiefbeheersregeling.

Het CAK kent een eenhoofdig Raad van Bestuur in de vorm van de bestuursvoorzitter. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de bestuursvoorzitter tezamen met de directeuren van Klantcontacten en ICT & Ondersteuning.

Het bestuur van het CAK,

gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

overwegende dat juiste en kwalitatief goede documentaire activiteiten binnen het CAK wenselijk zijn;

besluit vast te stellen de navolgende archiefbeheersregeling:

2. Begrippenkader

2.1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

3. Reikwijdte van de beheersregeling

Deze beheersregeling is van toepassing op het beheer van documenten binnen het gehele CAK.

4. Verantwoordelijkheden en taken

4.1. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

5. Documentbehandeling

5.1. Documentregistratie

5.2. Voortgang en afdoening

6. Archiefbeheer

6.1. Dossiervorming en archiefordening

6.2. Zaakdossierontsluiting

6.3. Selectie

6.4. Duurzaamheid

7. Digitale Archiefbescheiden

8. Informatieverstrekking

8.1. Informatieverstrekking

9. Verwijdering of verplaatsing van archiefbescheiden

9.1. Vervanging

9.2. Vernietiging

9.3. Overbrenging

9.4. Overdracht, vervreemding en ter beschikkingstelling

10. Toezicht en beveiliging

10.1. Toezicht

10.2. Beveiliging