Besluit van 27 november 2013, nr. 2013002424 houdende vaststelling van een selectielijst voor de Eerste Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier, over de periode vanaf 1946

Op de voordracht van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 16 november 2013, kenmerk NA/13/12.283, agentschap Nationaal Archief;

Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘Selectielijst voor de Eerste Kamer der Staten-Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier, over de periode vanaf 1946’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Selectielijst voor de Eerste Kamer der Staten- Generaal op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier, over de periode vanaf 1946

Eerste Kamer der Staten-Generaal

Dienst Inhoudelijke Ondersteuning

Door: E.A.H. van der Poel

Archivaris Eerste Kamer der Staten-Generaal

Versie: ter vaststelling

I. Toelichting

Lijst van afkortingen

Reikwijdte

De voorliggende selectielijst heeft betrekking op de personeelsdossiers van de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer van de Staten-Generaal.

De selectielijst geldt voor al het Eerste Kamerpersoneel en heeft betrekking op alle vanaf 1945 gevormde en nog te vormen personeelsdossiers. De handelingen zijn van toepassing op álle ambtenaren en medewerkers van de Eerste Kamer.

De Eerste Kamer is zorgdrager voor de personeelsdossiers van het Kamerpersoneel en dus ook verantwoordelijk voor het opstellen van de daarop betrekking hebbende selectielijst.

De selectielijst is de eerste die voor de Eerste Kamer geldt op het deelbeleidsterrein van personeelszaken en vervangt geheel noch gedeeltelijk enige andere selectielijst.

Verantwoording

Om praktische redenen is ervoor gekozen om aan te sluiten bij de systematiek van het BSD P-Direkt, met de kanttekening dat de Eerste Kamerorganisatie niet deelneemt aan de shared service P-Direkt.

De lijst volgt voor zover van toepassing het binnen de rijksdienst vigerende Basisselectiedocument op het deelbeleidsterrein personeelszaken, t.w. het personeelsdossier. Dat BSD, verder aangeduid als het BSD P-Direkt, is vastgesteld als selectielijst voor diverse zorgdragers, (Stcrt. 20 november 2007, nr. 225).

Inhoudelijk komt de voorliggende lijst overeen met de eveneens op het BSD P-Direkt geënte selectielijst voor de personeelsdossiers van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer (Stcrt. 11 juni 2009, nr. 105). Die overeenkomst geldt ook de waardering, inclusief de vernietigingstermijnen.

Het hoofd bedrijfsvoering (dhr. R. Prins), de adviseur P&O (dhr. P. Hendriks), de archiefdeskundige (dhr. E.A.H. van der Poel) en de medewerker financieel en personeelsbeheer (mw. M. Brederode) zijn betrokken geweest bij het opstellen van het ontwerp van de selectielijst, i.c. het aanbrengen van aanpassingen ten opzichte van het BSD P-Direct. Ondersteuning is geboden door de vertegenwoordiger van het Nationaal Archief in het driehoeksoverleg over de selectielijst (dhr. R.J.B. Hageman). Van het gevoerde driehoeksoverleg is een verslag gemaakt (zie Verslag vaststellingsprocedure).

Gezien het feit dat de voorliggende selectielijst direct is afgeleid van het BSD P-Direkt, is het door betrokkenen (evenals in het geval van de overeenkomstige selectielijst voor de Tweede Kamer) niet noodzakelijk geacht nogmaals een onafhankelijke deskundige te raadplegen. De opmerkingen van de deskundigen prof. dr. Kersten en prof. dr. Rob H. W. Vinke, gemaakt bij de totstandkoming van het BSD P-Direkt, zijn ook in onderhavige selectielijst in acht genomen.

Taken en organisatie

De Eerste Kamer is binnen ons staatsbestel een Hoog College van Staat. Samen met de Tweede Kamer vormt zij het parlement. Beide Kamers hebben een aantal rechten om hun taken goed te kunnen uitvoeren. Een wet kan pas ingaan als de Eerste en de Tweede Kamer het wetsontwerp hebben aangenomen.

De 75 leden van de Eerste Kamer worden eens in de 4 jaar gekozen door de leden van de Provinciale Staten. Dat gebeurt na de Provinciale Statenverkiezingen. De belangrijkste taak van de Eerste Kamer is wetsvoorstellen goedkeuren of verwerpen. De Eerste Kamer kan geen wijzigingen aanbrengen in een wetsvoorstel.

De Eerste Kamer kent feitelijk twee soorten organisaties: een politieke en een ambte-lijke. De ambtelijke organisatie dient ter ondersteuning van de Eerste Kamerleden. Aan het hoofd daarvan staat de Griffier. De dienst zorgt onder meer voor verslaglegging, informatievoorziening, begeleiding van het constitutionele wetgevingsproces, beheer van het gebouw, personeelszaken en externe voorlichting.

De onderhavige selectielijst heeft uitsluitend betrekking op de ambtelijke organisatie. Deze bestaat thans (2012) uit de volgende eenheden.

1. Secretariaat Voorzitter en Griffier

Deze eenheid verzorgt de secretariële ondersteuning van de Voorzitter en de Griffier.

2. Bedrijfsvoering

Bij deze afdeling zijn alle taken ondergebracht voor facilitaire zaken, personeel, financiën, postkamer en reprografie.

3. Inhoudelijke Ondersteuning

Deze inhoudelijke lijnafdeling staat onder leiding van de Eerste plaatsvervangende griffier. De afdeling ondersteunt de vaste en bijzondere Kamercommissies en de Kamerleden bij hun werk door beleidsvorming, informatievoorziening, agendabeheer, tekstverwerking en registratie en archivering. De (eerste) plaatsvervangend griffiers zorgen daarbij samen met de Griffier voor de procedurele begeleiding van het constitutionele wetge-vingsproces. Zij begeleiden vooral de Kamerleden in hun werk voor de vaste commissies. Daarnaast kent de afdeling stafmedewerkers en informatiespecialisten die de Griffier en de (eerste) plaatsvervangend griffiers ondersteunen en die zorg dragen voor de vorming van zogenoemde wetgevingsrapporten en -dossiers. Ook verzorgt deze afdeling de Kameragenda en tekstverwerking. Daarnaast vallen de postregistratie en het archief onder de afdeling Inhoudelijke Ondersteuning.

Tenslotte maakt ook de eenheid Communicatie & Protocol deel uit van de afdeling. Deze eenheid is verantwoordelijk voor het communicatiebeleid van de Eerste Kamer en de uitvoering daarvan. Verder organiseert zij de gezamenlijke bijeenkomsten van de Eerste en Tweede Kamer, de zogenoemde Verenigde Vergadering der Staten-Generaal. Prinsjesdag is daarvan de meest bekende. Ook ondersteunt de eenheid de Voorzitter en de Griffier bij hun representatieve optredens bij bijvoorbeeld staatsbezoeken.

Gehanteerde uitgangspunten

Bij het opstellen van het BSD P-Direkt is een aantal uitgangspunten gehanteerd, die onder meer betrekking hebben op de relatie tussen de selectielijst en de archiefvorming, waaronder de toekomstige vorming van P-dossiers. Voor zover relevant voor de Eerste Kamer worden de uitgangspunten van het BSD P-Direkt daarom hieronder in een licht afwijkende redactie herhaald.

Selectiedoelstelling

Ten aanzien van deze selectielijst is de volgende algemene selectiedoelstelling, ontwikkeld in het kader van PIVOT, van toepassing. De doelstelling van de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld door blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van het handelen van de overheid (c.q. de Eerste Kamer) ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

De handelingen in de selectielijst zijn gewaardeerd volgens dezelfde algemene selectiecriteria als gehanteerd in het BSD P-Direkt en hebben dan ook alle dezelfde waardering gekregen.

De navolgende algemene selectiecriteria zijn ontwikkeld door PIVOT en in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en indertijd geaccordeerd door de PC DIN en het KNHG.

Selectiecriteria voor handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

Toepassing van de bovengenoemde selectiecriteria heeft als resultaat dat de neerslag van alle handelingen in de selectielijst in de regel op termijn is te vernietigen. Echter, ingevolge artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en /of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd

Om uitwerking te geven aan het bovenstaande ‘uitzonderingscriterium’ is voor de bewaring van bepaalde personeelsdossiers een aparte handeling geformuleerd. Deze handeling, met volgnummer 27, betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van de Eerste Kamer of enig ander gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie of de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard dienen te worden. Aan de hand van de in aansluiting op de handeling beschreven criteria is te beoordelen op welke dossiers deze van toepassing is.

Verslag van de vaststellingsprocedure

Op 12 oktober 2012 is het ontwerp van de selectielijst door de griffier van de Eerste Kamer per brief aan de minister van OCW aangeboden, waarna namens deze door de algemene rijksarchivaris de lijst ter advisering is ingediend bij de Raad voor Cultuur. Van het voordien gevoerde driehoeksoverleg over de waardering van de handelingen is een verslag gemaakt dat tegelijkertijd met het ontwerp van de selectielijst naar de RvC is verstuurd.

Vanaf 1 november 2012 lag de selectielijst gedurende 6 weken ter publieke inzage op de website van het Nationaal Archief, op de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief.

De ter inzage legging heeft geen aanleiding gegeven tot het indienen van zienswijzen door organisaties of individuele burgers.

Op 21 december 2012 heeft de Raad voor Cultuur zijn advies uitgebracht

(aca-2012.06628/2), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot enige geringe wijzigingen in de ontwerp-selectielijst.

De selectielijst is op voordracht van de minister van OCW vervolgens vastgesteld bij KB van 27 november 2013, nr. 2013002424, welk besluit is gepubliceerd in de Staatscourant.

Leeswijzer bij de selectielijst

(X) Dit is het volgnummer van de handeling.

Handeling Dit is een complex van activiteiten dat een actor* verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke de handeling is verricht.

Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds

uitgevoerd.

Toelichting Dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde weer.

Waardering Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien te bewaren: onder vermelding van het gehanteerde selectiecriterium; indien te vernietigen: onder vermelding van de desbetreffende termijn en met aanduiding van het aanvangstijdstip van deze termijn.

*actor overheidsorgaan of particuliere organisatie of persoon die een rol speelt of werkzaam is op een beleidsterrein. Een actor binnen de overheid heeft formele bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen op basis van attributie of delegatie.

II. Selectielijst

Gerelateerde Processen

(1)

Handeling Het in dienst nemen van tijdelijke medewerkers.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om werknemers die niet in ambtelijke dienst worden benoemd zoals uitzendkrachten, inhuurkrachten, stagiaires etc.

Waardering V 7 jaar na einde contract.

(2)

Handeling Het afwijzen van sollicitanten

Periode 1946–

Toelichting Inclusief sollicitanten die een open sollicitatie hebben gedaan.

Waardering V 1 maand na afwijzing.

Proces Instroom

(3)

Handeling Het aanstellen van nieuwe medewerkers.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op:

de (open) sollicitatie zelf; geschiktheidsonderzoeken (antecedenten-,

dienst en gezondheidsonderzoek etc.); arbeidsvoorwaardengesprek

(notities, diploma's etc.); aanstelling (brief, beschikking, eed, belofte,

geheimhoudingsverklaring etc.); re-integratie gehandicapten.

Let op: psychologische rapporten en assessment vallen niet onder deze

handeling. zie hiervoor handeling 19.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

Proces Doorstroom

Beheersing personeel en organisatie

(4)

Handeling Het registreren of wijzigen van persoons- en aanstellingsgegevens.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op rangverloop, veiligheidsonderzoeken, ABD, nevenfuncties, speciale

functies (b.v. vertrouwenspersoon) of bevoegdheden

(b.v. opsporingsbevoegdheden).

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

(5)

Handeling Het registreren van standplaatsgegevens.

Periode 1946–

Waardering V 75 jaar na geboortedatum.

(6)

Handeling Het overplaatsen, verplaatsen of herplaatsen van ambtenaren.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op

detachering, IF, outplacement en internationale functies.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

(7)

Handeling Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van verlof.

Periode 1946–

Toelichting Hieronder vallen alle vormen van verlof, zoals verlof, buitengewoon

verlof, zwangerschapsverlof, verhuisverlof etc.

Waardering V 7 jaar na toekenning van verlof.

(8)

Handeling Het vaststellen of wijzigen van individuele werktijdregelingen.

Periode 1946–

Waardering V 7 jaar na toekenning van het ontslag.

(9)

Handeling Het registreren van individuele arbeids- en rusttijden.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om modaliteiten; prikklokgegevens etc.

Waardering V 1 jaar na einde werkingsduur.

(10)

Handeling Het begeleiden van kortdurend verzuim.

Periode 1946–

Toelichting Onder kort verzuim wordt verstaan: maximaal 6 weken afwezigheid

door ziekte.

Waardering V 15 jaar na betermelding.

(11)

Handeling Het begeleiden van langdurig verzuim.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op de

Wet Poortwachter, WAO etc. maar ook op het toekennen van

voorzieningen en aanpassing van werkzaamheden in verband met

ziekte of een handicap.

Waardering V 15 jaar na betermelding.

(12)

Handeling Het registreren van individuele medewerkers die bloot hebben gestaan aan schadelijke stoffen.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken dan wel registers of bestanden die onder

andere betrekking hebben op blootstelling aan asbest en

vinylchloridemonmeer.

Waardering V 75 jaar na geboortedatum.

(13)

Handeling Het afsluiten, wijzigen of intrekken van een bruikleenovereenkomst.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op bruikleenovereenkomsten voor ICT-hulpmiddelen, telewerken, auto en mobiele telefoon

Waardering V 7 jaar na bruikleenovereenkomst.

(14)

Handeling Het opleggen aan en naleven door ambtenaren van verplichtingen.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier onder andere om het verplicht dragen van een uniform of

Het verplicht verhuizen naar de standplaats, of het verplicht melden

van bijvoorbeeld giften en vergoedingen.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag; tenzij het gaat

om afwijkende individuele verplichtingen, dan is handeling 26 van toepassing, zie aldaar.

(15)

Handeling Het behandelen van delicate zaken.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (niet financiële) disciplinaire maatregelen, onderzoek, intimidatie, integriteit, schorsing etc.

Stukken die betrekking hebben op financiële disciplinaire maatregelen, beslaglegging etc. vallen onder handeling 23.

Waardering V7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag; tenzij het gaat

om delicate zaken die in verband staan met een incident of andere bijzondere gebeurtenis voor de organisatie, dan is handeling 26 van toepassing, zie aldaar.

Ontwikkelen personeel

(16)

Handeling Het voeren van functioneringsgesprekken.

Periode 1946–

Waardering V 3 jaar na het houden van het functioneringsgesprek.

(17)

Handeling Het voeren van beoordelingsgesprekken.

Periode 1946–

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

(18)

Handeling Het uitvoeren van een psychologisch onderzoek of assessment.

Periode 1946–

Waardering V 3 jaar na onderzoek of assessment.

(19)

Handeling Het begeleiden van de individuele carrièreontwikkeling.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op cursussen, bij- of herscholing, coaching en loopbaanadviezen.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

Belonen en vergoeden

(20)

Handeling Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van primaire arbeidsvoorwaarden.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op het salarisverloop.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

(21)

Handeling Het uitbetalen, inhouden of invorderen van primaire

arbeidsvoorwaarden.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op salarisuitbetaling of inhouding of invordering vanwege een financiële sanctie (bijvoorbeeld beslaglegging).

Waardering V 7 jaar na uitbetaling of invordering.

(22)

Handeling Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden met rechtspositionele gevolgen.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken (bijvoorbeeld IKAP, bewust belonen) die

Onder andere betrekking hebben op (doorgaans structurele)

tegemoetkomingen in de ziektekosten en kinderopvang.

Waardering V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.

(23)

Handeling Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden zonder rechtspositionele gevolgen.

Periode 1946–

Toelichting Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (doorgaans eenmalige) gratificaties, declaraties, toeslagen, DBZV gerelateerde zaken, reiskosten en verhuiskosten.

Waardering V 7 jaar na uitbetaling.

Juridisch

(24)

Handeling Het beslissen op door ambtenaren ingediende beroepschriften op een