Aanvraagprocedure exameninstellingen betreffende recht op examinering mbo 2015

Deel I. Algemeen

1. Recht op examinering

1.1. Inleiding

Deze publicatie bevat informatie over de procedure voor het aanvragen van het recht tot examinering van een beroepsopleiding door een exameninstelling. Deze aanvraag geldt ook als aanmelding voor registratie in het centraal register beroepsopleidingen (crebo). Met het recht op examinering kan een exameninstelling in opdracht van een onderwijsinstelling de verantwoordelijkheid voor examinering voor de betreffende beroepsopleiding op zich nemen. Er is dan sprake van uitbesteding, waarbij de onderwijsinstelling de verantwoordelijkheid voor de examinering van de opleiding volledig heeft overgedragen aan de exameninstelling.

De wet tot wijziging van de Wet educatie en beroepsonderwijs inzake de herziening van de kwalificatiestructuur is in voorbereiding. De verwachte inwerkingtreding van dit wetsvoorstel is 1 augustus 2016 (onder voorbehoud van aanvaarding van het wetsvoorstel in de Eerste en Tweede Kamer der Staten Generaal). Dit houdt in dat met ingang van 1 augustus 2016 opleidingen op basis van de herziene kwalificatiedossiers aangeboden moeten worden, aangevuld met verplichte keuzedelen. De herziene kwalificatiedossiers krijgen zelfstandige crebocodes. De keuzedelen worden pas na inwerkingtreding van de wetswijziging vastgesteld.

Vooruitlopend op voornoemde wetswijziging is op 27 februari 2015 de Regeling vaststelling kwalificatiedossiers 2015 in de Staatscourant geplaatst, te vinden via de link http://wetten.overheid.nl.

Deze kwalificatiedossiers zijn op vrijwillige basis geldig voor de cohorten vanaf 1 augustus 2015.

Het criterium voor het verlenen van het recht tot examinering is de borging van voldoende examenkwaliteit van die opleidingen. Dit wordt afgemeten aan de standaarden voor examenkwaliteit (zie Regeling standaarden examenkwaliteit 2012).

1.2. Twee verschillende aanvraagprocedures

Artikel 1.6.1 van de Web stelt de voorwaarde dat de instelling in het geval van het verkrijgen van het recht tot examinering van een beroepsopleiding voor de desbetreffende opleiding in acht neemt al wat is bepaald voor:

Er zijn twee aanvraagprocedures (de volledige aanvraagprocedures zijn opgenomen in Deel II van deze publicatie):

Met behulp van het stroomschema in deel II, paragraaf 3 kunt u bepalen welke aanvraagprocedure van toepassing is.

Instellingen die nog niet eerder in het crebo zijn geregistreerd, zijn – wat betreft het examineren van middelbaar beroepsonderwijs – onbekend bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Om te waarborgen dat deze instellingen de vereiste kwaliteit leveren die gesteld wordt aan de examinering van middelbare beroepsopleidingen, is een integrale beoordeling van de kwaliteit van de examens van de betreffende beroepsopleidingen en het waarborgen daaromheen (betreffende de kwaliteitszorg en de rechtsbescherming van studenten) noodzakelijk. Om die reden moeten bij een aanvraag van nieuwe exameninstellingen de in Deel II, paragraaf 1.2 genoemde gegevens worden gevoegd. Zonder deze gegevens is de aanvraag niet compleet.

Bij een positief besluit op voornoemde aanvraag wordt direct ook een Brinnummer toegekend.

Exameninstellingen die gelieerd zijn aan of onderdeel uitmaken van een bekostigde instelling en nog geen Brinnummer hebben als exameninstelling voor het mbo, moeten voor zover een aanvraag wettelijk vereist is eveneens de in Deel II paragraaf 1.2 genoemde gegevens overleggen

Bij bestaande exameninstellingen wordt aan de hand van een marginale toetsing bepaald of een integrale beoordeling nodig is. Omdat het ministerie beschikt over informatie van een andere (veelal verwante) opleiding die de instelling al examineert, vindt er een risicoanalyse plaats aan de hand van een marginale toetsing. Daartoe hoeft de instelling alleen het aanvraagformulier in te dienen. Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat een integrale beoordeling noodzakelijk is, worden de benodigde aanvullende gegevens, genoemd in Deel II paragraaf 2.2, bij de instelling opgevraagd.

1.3. Verplichtingen bij recht tot examinering

Het bevoegd gezag van een beoogde exameninstelling verschaft bij de aanvraag de gegevens waaruit blijkt dat de examinering van voldoende kwaliteit is of zal zijn en dat wordt voldaan aan de voorwaarde, bedoeld in artikel 1.6.1, eerste lid, van de Web. Het bevoegd gezag dient dus al voorafgaand aan de aanvraag het examenproduct te hebben ontwikkeld. Dit laat onverlet dat na het verkrijgen van het recht tot examinering maatwerk – zij het binnen de wettelijke kaders – mogelijk is bij de examinering van de betreffende opleiding.

Het examen omvat een onderzoek naar de kennis, het inzicht, de vaardigheden en, in voorkomende gevallen, de beroepshoudingen die de examinandus zich bij voltooiing van de opleiding moet hebben eigen gemaakt, en ook de beoordeling van de uitkomsten van dat onderzoek aan de hand van de kwalificatie-eisen in het kwalificatiedossier.

De landelijke standaarden voor de kwaliteit van de examens van de beroepsopleidingen zijn vastgesteld in de Regeling Standaarden examenkwaliteit mbo 2012. Deze standaarden geven de vereiste basiskwaliteit aan die (examen)instellingen moeten leveren bij elk examen.

1.4. Voorwaarden voor behoud recht tot examinering

Wanneer het recht tot examinering verleend wordt aan een exameninstelling, moet de betreffende instelling binnen één jaar na verkrijging van dat recht de examinering voor de betreffende opleiding daadwerkelijk verzorgen. Als blijkt dat dit niet het geval is dan zal het recht op examinering op grond van artikel 6.4.4 van de Web ambtshalve worden ingetrokken en zal de registratie ervan in crebo worden beëindigd. Een exameninstelling zal voorafgaand aan de ambtshalve doorhaling daarvan op de hoogte worden gesteld en de gelegenheid worden geboden daarop te reageren. De voorwaarde dat binnen één jaar de examinering voor de betreffende opleiding moet worden verzorgd, maakt dat in crebo alleen actieve exameninstellingen zijn opgenomen. De Inspectie onderzoekt de kwaliteit van deze actieve examineringen (exameninstrumenten en examendiensten) bij de instellingen via een steekproef, waardoor extern is geborgd dat de examens voldoende kwaliteit hebben.

Indien de examinering binnen één jaar wordt verzorgd moet het bevoegd gezag om de erkenning te behouden ervoor zorgen dat de kwaliteit van de examens voldoet aan de standaarden, bedoeld in artikel 7.4.4 van de Web.

Wanneer de kwaliteit niet voldoet aan bovengenoemde standaarden kan het recht op examinering voor de betreffende opleiding worden ontnomen. Bij de ontneming van het recht wordt ook bepaald met ingang van welk tijdstip dit gebeurt. De ontneming wordt in het crebo bekendgemaakt. Voordat een dergelijk besluit tot ontneming wordt genomen, wordt eerst aan het bevoegd gezag een waarschuwing gegeven onder bepaling van de termijn waarbinnen aan die waarschuwing gevolg moet zijn gegeven. Deze waarschuwingen worden openbaar gemaakt op de website van de Inspectie. Pas na verloop van drie volledige studiejaren na voornoemde ontneming kan het bevoegd gezag een nieuwe aanvraag indienen.

1.5. Melding beëindiging en ambtshalve doorhaling crebo

Op grond van het gestelde in artikel 6.4.4 van de Web moet het bevoegd gezag van een exameninstelling de Minister te kennen geven dat de exameninstelling de examinering van een beroepsopleiding niet langer verzorgt. Deze melding moet plaatsvinden uiterlijk één maand voorafgaand aan het studiejaar waarin de examinering niet langer wordt verzorgd, dan wel zo spoedig mogelijk als het beëindigen van de examinering gelegen is in een externe oorzaak, bijvoorbeeld faillissement van de exameninstelling. De kennisgeving leidt tot een beëindiging van de registratie in crebo (uitgevoerd door DUO). Voornoemde melding dient schriftelijk gedaan te worden bij DUO.

Wanneer de exameninstelling de examinering van een beroepsopleiding niet langer verzorgt en het bevoegd gezag de hiervoor bedoelde kennisgeving niet of niet tijdig doet, wordt de registratie ambtshalve beëindigd. Zoals hiervoor al vermeld is, zal het bevoegd gezag voorafgaand aan de ambtshalve doorhaling in de gelegenheid worden gesteld een reactie daarop te geven. Deze reactie zal betrokken worden bij het uiteindelijke besluit.

Mocht de exameninstelling na verloop van tijd de examinering van een beroepsopleiding weer gaan verzorgen, dan moet het bevoegd gezag opnieuw een aanvraag indienen. Pas nadat weer het recht tot examinering is verkregen, mag voor de betreffende opleiding worden geëxamineerd.

Wanneer de laatste examinering van een beroepsopleiding wordt beëindigd, wordt ook de registratie van de exameninstelling in Brin beëindigd.

1.6. Uitbesteding versus inkoop:

Een exameninstelling kan na verwerving van het recht op examinering voor een kwalificatie op basis van uitbesteding(vrijwillig/verplicht) van een onderwijsinstelling de examinering uitvoeren voor de betreffende kwalificatie. De examencommissie van de exameninstelling is dan verantwoordelijk voor de examinering. Dit in tegenstelling tot inkoop, waarbij de examencommissie van de onderwijsinstelling verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van de examinering en op basis van de slaag-/zakregeling de beslissing tot diplomering neemt. Inkoop van examenproducten kan derhalve ook plaatsvinden bij andere organisaties dan exameninstellingen.

1.7. Toezicht na verlening

Na verlening van het recht tot examinering zal de Inspectie toezicht houden op de kwaliteit van de examinering. De kwaliteit van elk examen dient te voldoen aan de standaarden, genoemd in de Regeling Standaarden examenkwaliteit mbo 2012. Dit toezicht zal aan de hand van het geldende toezichtskader plaatsvinden (www.onderwijsinspectie.nl)

1.8. Wijziging gegevens

Wanneer er wijzigingen plaatsvinden die betrekking hebben op de exameninstelling of de examinering van een beroepsopleiding moet het bevoegd gezag dit schriftelijk melden aan DUO:

DUO/OND/ODS

Postbus 606

2700 ML Zoetermeer

1.9. Fusie en overdracht van rechten

Het recht tot examinering van een beroepsopleiding wordt verleend aan het bevoegd gezag van een exameninstelling.

Als de relatie tussen dat bevoegd gezag en de exameninstelling dan wel de examinering van de betreffende beroepsopleiding wordt verbroken, vervalt daarmee het recht tot examinering en wordt deze doorgehaald in crebo.

De volgende situaties kunnen zich voordoen:

Deel II. Aanvraagprocedures

1. Aanvraagprocedure nieuwe exameninstelling

Procedure 1

1.1. Algemeen

Een aanvraag voor het recht tot examinering van een beroepsopleiding door een exameninstelling, die nog niet beschikt over een Brinnummer voor crebo, moet worden ingediend met het formulier ‘Aanvraag registratie nieuwe exameninstelling procedure 1’. Dit formulier vindt u op de internetsite van DUO (www.ocwduo.nl) onder Zakelijk, Klantenservice, Formulieren (voor BVE).

In bovengenoemd formulier is bij 6. “Ondertekening” een standaardformulering opgenomen waarmee het bevoegd gezag verklaart:

Per opleiding dient op dit aanvraagformulier het recht tot examinering te worden aangevraagd. Een aanvraagformulier kan dus de aanvraag voor examinering van meerdere opleidingen bevatten. Wel dienen in dat geval per opleiding de benodigde gegevens te worden ingezonden.

Bij dit aanvraagformulier moeten altijd de gegevens, genoemd in onderstaande paragraaf 1.2, worden gevoegd. Omdat de beoogde exameninstelling nog niet beschikt over een Brinnummer dient ook een uittreksel van de Kamer van Koophandel en de getekende notariële akte van oprichting van de rechtspersoon die de exameninstelling in stand houdt te worden overgelegd. Zonder deze gegevens is de aanvraag niet compleet.

De aanvraag moet vergezeld van alle bijlagen bij voorkeur digitaal op USB stick worden gezonden aan:

DUO/OND/ODS

Postbus 606

2700 ML Zoetermeer

De aanvrager zal in de gelegenheid gesteld worden om binnen twee weken de benodigde aanvullende gegevens in te dienen bij DUO. Wanneer de aanvullende gegevens niet binnen deze twee weken door DUO zijn ontvangen wordt de aanvraag afgewezen. Hierover krijgt de instelling van DUO zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken bericht. Ontbreken gegevens met betrekking tot (een) bepaalde opleiding(en) en worden de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn aangeleverd, dan wordt de aanvraag voor wat betreft die opleidingen afgewezen. De aanvraag voor de opleiding(en) waarvan alle benodigde gegevens wel zijn ontvangen, zal in behandeling worden genomen

Een complete aanvraag wordt door DUO ter beoordeling voorgelegd aan de Inspectie. Deze integrale beoordeling houdt in dat de Inspectie de aanvraag toetst op de kwalitatieve aspecten in de praktijk door middel van kwaliteitsonderzoeken. Daarnaast weegt de Inspectie – indien van toepassing – eerdere ervaringen met rechtsvoorgangers van de instelling of het bevoegd gezag daarvan in haar beoordeling mee. De Inspectie brengt op basis van deze onderzoeken een advies aan DUO uit. Kwaliteitsonderzoeken kunnen zowel dossieronderzoeken zijn als onderzoeken bij de exameninstelling, ook als de exameninstelling nog geen examinering verzorgt. Indien een onderzoek op locatie plaatsvindt zal de Inspectie het bevoegd gezag hiervan zo spoedig mogelijk in kennis brengen. Na ontvangst van het advies beslist DUO vervolgens op de aanvraag.

Wanneer de aanvraag door een derde namens het bevoegd gezag van een exameninstelling wordt gedaan, moet een rechtsgeldige machtiging bij de aanvraag worden overgelegd. De correspondentie wordt in dat geval verder gevoerd met die derde.

Binnen drie maanden na ontvangst van de complete aanvraag kunt u een besluit tegemoet zien. Wanneer DUO de aanvraag niet binnen deze wettelijke termijn kan afhandelen, kan deze termijn worden verlengd. DUO stelt u hiervan vóór het aflopen van de genoemde termijn op de hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen u de beschikking tegemoet kunt zien.

1.2. Verplicht in te zenden gegevens

Bij een aanvraag tot examinering moeten in ieder geval die gegevens ingezonden worden waaruit blijkt dat de examinering van voldoende kwaliteit is, of zal zijn, en dat wordt voldaan aan de voorwaarde van artikel 1.6.1. van de Web.

De in dit artikel genoemde voorwaarde houdt in dat in acht genomen moeten worden de wettelijke bepalingen ten aanzien van:

Bij de aanvraag moet worden gevoegd:

2. Aanvraagprocedure bestaande instelling

Procedure 2

2.1. Algemeen

Een aanvraag voor het recht tot examinering van instellingen die al beschikken over een Brinnummer voor Crebo kan worden ingediend met het formulier ‘Aanvraag registratie bestaande exameninstelling procedure 2’. Dit formulier is te vinden op de internetsite van DUO (www.ocwduo.nl) onder Zakelijk, Klantenservice, Formulieren (voor BVE).

In bovengenoemd formulier is bij 6. “Ondertekening” een standaardformulering opgenomen waarmee het bevoegd gezag verklaart:

Exameninstellingen die voor andere opleidingen dan de opleidingen die voor hun instelling al in het crebo staan geregistreerd, het examen willen verzorgen, dienen dus voor die nog niet geregistreerde opleiding(en) een aanvraag in te dienen om het recht tot examinering te verkrijgen.

De aanvraag moet vergezeld van alle bijlagen bij voorkeur digitaal op USB stick worden gezonden aan:

DUO/OND/ODS

Postbus 606

2700 ML Zoetermeer

De aanvrager zal in de gelegenheid gesteld worden om binnen twee weken de benodigde aanvullende gegevens in te dienen bij DUO. Wanneer de aanvullende gegevens niet binnen deze twee weken door DUO zijn ontvangen wordt de aanvraag afgewezen. Hierover krijgt de instelling van DUO zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken bericht. Ontbreken gegevens met betrekking tot (een) bepaalde opleiding(en) en worden de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn aangeleverd, dan wordt de aanvraag voor wat betreft die opleidingen afgewezen. De aanvraag voor de opleiding(en) waarvan alle benodigde gegevens wel zijn ontvangen, zal in behandeling worden genomen.

Om te borgen dat de kwaliteit van de examinering van de betreffende opleiding van een voldoende niveau is voert de Inspectie in samenwerking met DUO een risicoanalyse uit door middel van een marginale toetsing. Aan de hand van deze risicoanalyse wordt dan bekeken of een integrale toetsing noodzakelijk is en indien dit het geval is, welke gegevens nog nodig zijn om op zorgvuldige wijze te kunnen besluiten over de aanvraag.

De marginale toetsing zal onder meer aan de hand van de volgende vragen plaatsvinden:

Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat aanvulling van de aanvraag niet nodig is, wordt op basis van het ingevulde aanvraagformulier besloten over het gevraagde recht op examinering.

Wanneer uit de marginale toetsing blijkt dat een integrale beoordeling nodig is wordt bezien welke aanvullende gegevens noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Indien aanvullende gegevens noodzakelijk zijn ontvangt de aanvrager binnen twee weken daarover bericht. De volgende gegevens kunnen worden opgevraagd:

2.2. Integrale beoordeling

De (aangevulde) complete aanvraag wordt ter beoordeling voorgelegd aan de Inspectie. Deze (integrale) beoordeling houdt in dat de aanvraag door de Inspectie wordt getoetst op de kwalitatieve aspecten in de praktijk door middel van kwaliteitstoetsen. Daarbij neemt de Inspectie – wanneer van toepassing – eerdere ervaringen met rechtsvoorgangers van de exameninstelling in haar beoordeling mee. De Inspectie brengt op basis van deze onderzoeken een advies aan DUO uit. De onderzoeken kunnen zowel dossieronderzoeken zijn als onderzoeken bij de exameninstelling. DUO beslist vervolgens op de aanvraag.

Wanneer de aanvraag door een derde namens het bevoegd gezag van een exameninstelling wordt gedaan moet een rechtsgeldige machtiging bij de aanvraag worden overgelegd. De correspondentie wordt in dat geval verder gevoerd met die derde.

Binnen drie maanden na ontvangst van de complete aanvraag kan een besluit tegemoet worden gezien. Wanneer DUO de aanvraag niet binnen deze wettelijke termijn kan afhandelen, kan deze termijn worden verlengd. DUO stelt de instelling hiervan vóór het aflopen van de genoemde termijn op de hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen de beschikking tegemoet gezien kan worden.

3. Wet openbaarheid van bestuur