LegalizeBesluit tot vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO
Gelet op:
de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels betreffende vervanging;
besluit(en):
Artikel 1
over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van *BSD ‘Mens en Werk’* voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het vastgestelde Handboek digitale vervanging P-documenten DUO;
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in Staatscourant
Artikel 3
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015.
Bijlage
De bijlage bevat een samenvatting van het handboek digitale vervanging P-documenten DUO. Het volledige handboek ligt ter inzage bij DUO, hoofdvestiging Groningen.
Het handboek is 2 maart 2015 definitief vastgesteld, versie 0.5 en bevat 297 pagina’s.
Het handboek bestaat uit acht hoofdstukken en 19 bijlagen:
Inleiding
Bijlagen
Bijlage 1 Ondermandaatregeling DUO
Bijlage 2 Beheerreglement DUO
Bijlage 3 P-structuur centrale Record Management Applicatie (cRMA)
Bijlage 4 Toekennen, wijzigen en verwijderen van autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en cRMA
Bijlage 5 Bewerkersovereenkomst Belastingdienst / DUO
Bijlage 6 Procedure verzending P-documenten
Bijlage 7 Procedure scanning digitaal aangeleverde documenten
Bijlage 8a Instructie kwaliteitscontrole
Bijlage 8b Instructie scancontrole
Bijlage 9 Processen en prioritering t.b.v. P-Dossier en Documenten P-Dossier
Bijlage 10 Procedure IKAP documenten en overige declaraties
Bijlage 11 Instructie scannen
Bijlage 12 Hardware en software
Bijlage 13 Instellingen hardware
Bijlage 14 Toevoegen van metadata
Bijlage 15 Procedure doorvoeren correcties op het personeelsdossier.
Bijlage 16 Sleutelprocedure
Bijlage 17 Instructie vernietiging oorspronkelijk aangeleverde documenten
Bijlage 18 Handleiding Scannen en CRMA-HIC
Bijlage 19a Draaiboek 1.0
Bijlage 19b Draaiboek 1.1
In het handboek wordt uitgegaan van de juridische grondslag voor het vervangingsproces: art. 7 Archiefwet 1995 in combinatie met art. 2 en art. 6 Archiefbesluit 1995 en artikel 26b Archiefregeling 2010. Uit deze artikelen kan worden geconcludeerd dat de DUO bevoegd is archiefbescheiden te vervangen door reproducties met het doel de vervangen archiefbescheiden te vernietigen. Daarnaast is van belang dat DUO rekening houdt met haar taak als overheidsorgaan, de verhouding met andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultuur erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen. Tot slot kan worden geconcludeerd dat bij het vervangingsproces rekening moet worden gehouden met de kwaliteit van de reproducties. Die moet dusdanig zijn dat een juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden gewaarborgd is.
De aspecten, genoemd in art. 26b Archiefregeling, staan allen genoemd in dit handboek:
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.