LegalizeBesluit vervanging archiefbescheiden Stichting Schadefonds Geweldsmisdrijven 4 december 2015
Het Schadefonds Geweldsmisdrijven heeft besloten over te gaan tot vervanging (substitutie) van analoge archiefbescheiden door middel van het maken van digitale reproducties van deze archiefbescheiden.
De vervanging is van toepassing op analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor het Schadefonds geweldsmisdrijven 1976- (actualisatie 2014) opgemaakt of ontvangen zijn en die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
De documenten voor de ondersteunende processen HRM (voor zover het personeelsgerelateerde stukken betreft) en Financiën (voor over het facturen betreft) worden van vervanging uitgezonderd omdat die reeds in bestaande systemen worden gedigitaliseerd. Van deze systemen is het eigenaarschap/zordragerschap op een hoger niveau belegd. Verdere uitzonderingen staan vermeld in paragraaf 2.1 van het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven
De analoge archiefbescheiden worden 6 maanden na reproductie vernietigd.
Retrospectieve vervanging van afgesloten archiefbestanden wordt niet toegepast.
De vervanging geschiedt met een objectief juiste en volledige weergave van de archiefbescheiden. Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven toegevoegd. Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.
Door de archiefdienstverlener Doxis is een audit op het vervangingsproces uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van de audit zijn onderdelen van het vervangingsproces aangepast en/of heringericht. De aanpassingen zijn doorgevoerd in het Handboek Vervanging.
Het proces van vervanging vindt plaatst binnen de bestaande financiële middelen.
Op dit besluit zijn van toepassing:
Dit besluit treedt in werking met ingang 4 december 2015, maar met terugwerkende kracht tot 2 maart 2015 voor de zaaksgebonden archiefbescheiden en met terugwerkende kracht tot 1 december 2015 voor de niet-zaaksgebonden archiefbescheiden.
Bijlage
Niet opgenomen.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.