Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders 2016

1. Inleiding

1.1. Algemeen

De NZa heeft voorschriften voor de inrichting van het uitvoeringsverslag en het financieel verslag nader uitgewerkt in de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag. De regeling bevat onder andere voorschriften over hoe Wlz-uitvoerders zich moeten verantwoorden in het uitvoeringsverslag en het financieel verslag.

Op grond van artikel 31 van de Wmg kan de NZa regels stellen voor de controle door de Wlz-uitvoerders, de inhoud en inrichting van de verklaring en het accountantsverslag. De regels voor het accountantsonderzoek en de inhoud en inrichting van het accountantsverslag heeft de NZa vastgelegd in dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders.

Dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders geeft richtlijnen voor het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de getrouwheid van het financieel verslag en de financiële rechtmatigheid van de verantwoorde schaden Wlz, schaden AWBZ, bedrijfsopbrengsten Wlz, bedrijfsopbrengsten AWBZ, beheerskosten Wlz en beheerskosten AWBZ. Het doel van het protocol is niet om de aanpak van het onderzoek voor te schrijven, maar om kaders te geven waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden.

De accountant geeft de uitkomst van zijn onderzoek weer in een gecombineerde controleverklaring over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Ook stelt hij een accountantsrapport en een rapport van feitelijke bevindingen op.

De Wlz-uitvoerder moet de verantwoordingsdocumenten vergezeld van de accountantsproducten voor 1 juli van het jaar volgende op het verslagjaar toezenden aan de NZa. De aanlevering van de verantwoordingsdocumenten vindt digitaal plaats aan de NZa (bij voorkeur niet meer op papier).

De NZa maakt bij haar toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wlz zoveel mogelijk gebruik van de verantwoordingsdocumenten van de Wlz-uitvoerder en van de controleverklaring, het accountantsrapport en het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant.

Daarbij beoordeelt de NZa de toereikendheid van de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden, in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder, en stelt op basis van haar bevindingen haar eigen onderzoekswerkzaamheden vast. Op grond van de verzamelde informatie vormt de NZa zich een oordeel over:

Jaarlijks brengt de NZa voor 1 december volgend op het verslaggevingsjaar van de Wlz-uitvoerder (t+1) verslag uit over de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wlz door de Wlz-uitvoerders en het CAK.4Voor het CAK is een separaat model en protocol van toepassing. Deze zijn te raadplegen op www.nza.nl.

1.2. Inwerkingtreding

De raad van bestuur van de NZa heeft op 14 maart 2017 dit ‘Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders’ vastgesteld. Dit protocol

treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit protocol wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2016. U kunt dit protocol en alle andere in dit protocol genoemde documenten raadplegen op www.nza.nl.

2. Werkzaamheden en producten accountantsonderzoek

Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de werkzaamheden en de producten die de Wlz-uitvoerder en diens accountant moeten overeenkomen om te voldoen aan de vereisten van de NZa.

2.1. Algemeen

2.1.1. Opdracht accountant

De Wlz-uitvoerder geeft een accountant opdracht om een tweetal onderzoeken uit te voeren. Bij deze opdracht vormen de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag en dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders het uitgangspunt.

Bij het volgende onderzoek verwacht de NZa een zekerheid die voldoet aan de professionele standaarden van de accountant (assurance-opdracht):

Bij de overige twee onderzoeken ontvangt de NZa de onderzoeksbevindingen van de accountant (non-assurance opdracht):

In de hierna opgenomen tabel is de relatie tussen de onderzoeksgebieden, de verantwoordingsdocumenten, de standaarden in Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA) en producten opgenomen.

1 De Wlz-uitvoerders moeten vóór 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar producten aanleveren bij de NZa.

2 Het onderzoek naar de ordelijkheid en controleerbaarheid van het gevoerde financiële beheer zoals bedoeld in artikel 4.3.1 van de Wlz is geïntegreerd in de toetsingscriteria voor rechtmatigheid (hoofdstuk 4).

3 De werkzaamheden van dit onderzoek zijn inclusief de beoordeling of de andere informatie met het financieel verslag verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat en of de andere informatie alle informatie bevat die op grond van de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag Wlz-uitvoerders is vereist.

Bron: NZa

2.1.2. Werkzaamheden accountant

De Wlz-uitvoerder en de accountant maken voor de uitvoering van het onderzoek afspraken over de samenwerking. De accountant maakt bij zijn onderzoek voor zover mogelijk gebruik van de interne controlewerkzaamheden van de Wlz-uitvoerder.

De accountant hanteert de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants

(VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij Assurance opdrachten (VIO) en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). Daarnaast hanteert de accountant dit protocol als kader voor zijn werkzaamheden.

2.2. Inzet interne accountant

De interne accountant van een Wlz-uitvoerder kan onder de hieronder genoemde randvoorwaarden het accountantsproduct afgeven bij enkele onderzoeken in plaats van de externe accountant. Het gaat hier om onderzoeken in het kader van NV COS 4400 (non-assurance).

Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden:7De NZa zal het verzoek van de interne accountant niet honoreren als niet aan alle genoemde randvoorwaarden is voldaan.

De NZa kan een Wlz-uitvoerder weigeren voor de interne certificering als niet aan de randvoorwaarden is voldaan en/of de controleaanpak onvoldoende kwaliteitsborging biedt. Hierover brengt de NZa de Wlz-uitvoerder schriftelijk op de hoogte.

2.3. Eindproducten

2.3.1. Controleverklaring

Het (eerste) deelonderzoek van het financieel verslag en het uitvoeringsverslag leidt tot een gecombineerde controleverklaring van de accountant over de getrouwheid en de financiële rechtmatigheid van het financieel verslag van de Wlz-uitvoerder. In deze controleverklaring geeft de accountant aan:

2.3.2. Accountantsrapport

In het accountantsrapport (assurance) brengt de accountant verslag uit over zijn onderzoek naar de getrouwheid van het financieel verslag en over zijn onderzoek naar de rechtmatigheid van de daarin opgenomen schaden Wlz, schaden AWBZ, bedrijfsopbrengsten Wlz, bedrijfsopbrengsten AWBZ, beheerskosten Wlz en beheerskosten AWBZ.

2.3.3. Rapport van feitelijke bevindingen

In het rapport van feitelijke bevindingen (non-assurance) rapporteert de accountant zijn onderzoeksbevindingen inzake:

2.4. Review

De NZa kan zonder verdere tussenkomst van de Wlz-uitvoerder contact opnemen met de accountant over eventueel aanvullend te verstrekken informatie en over vaktechnische aangelegenheden.

De NZa kan de accountant verzoeken10Op basis van artikel 61 Wmg. om stukken uit het accountantsdossier aan te leveren, de gevraagde stukken (laten) kopiëren voor haar dossiervorming en een review verrichten op de uitgevoerde werkzaamheden.

Daarnaast kan de NZa:

3. Uitgangspunten voor het accountantsonderzoek

3.1. Verantwoording

Om meer duidelijkheid te krijgen over de Wlz-uitvoerings- en verantwoordingsstructuur heeft ZN namens de Wlz-uitvoerders met het ministerie van VWS een convenant afgesloten. De belangrijkste afspraak daarin is dat het uitgangspunt dat de Wlz wordt uitgevoerd voor de verzekerden van de Wlz-uitvoerder, wordt vervangen door het uitgangspunt dat de Wlz regionaal wordt uitgevoerd. In het convenant is vastgelegd dat de Wlz-uitvoerder zich verantwoordt over de totale financiële middelen van al zijn taken. Verder is hierin een nadere toelichting gegeven over hoe de zorgkosten, beheerskosten en de wettelijke reserve Wlz verantwoord moeten worden in het financieel verslag.

3.2. Het begrippenkader

3.2.1. Objecten van onderzoek

3.2.1.1. Uitvoeringsverslag

In artikel 4.3.2 Wlz is opgenomen dat de Wlz-uitvoerder voor 1 juli aan de NZa:

De eisen voor het uitvoeringsverslag zijn opgenomen in de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag.

3.2.1.2. Financieel verslag

Een Wlz-uitvoerder zendt voor 1 juli aan de NZa een financieel verslag over het voorafgaande kalenderjaar. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen de beheerskosten en de kosten van verstrekking van zorg en vergoedingen (artikel 4.3.1 Wlz).

Het financieel verslag bestaat uit een algemene toelichting, een balans, een exploitatierekening en een toelichting op beide. Hierin verantwoordt de Wlz-uitvoerder zowel de geldstromen die rechtstreeks via de Wlz-uitvoerder lopen als de geldstromen die via andere rechtspersonen gaan, zoals de betaling van zorgaanspraken via het CAK en de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Het normenkader voor deze verantwoording is de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag.

3.2.2. Rechtmatigheid

Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen: in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Een proces (of de uitkomsten daarvan) voldoet wel of niet aan de geldende wet- en regelgeving. In die zin is rechtmatigheid een absoluut begrip. De concrete invulling van het begrip rechtmatigheid is echter afhankelijk van de gekozen normstelling, de aard en reikwijdte van de regelgeving, het soort organisatie en het karakter van het betreffende proces of de uitkomst daarvan.

3.2.2.1. Financiële rechtmatigheid

Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De (financieel) rechtmatige uitvoering kan worden gekoppeld aan de geldstromen die het gevolg zijn van het voldoen aan de wettelijke taken zoals omschreven in de Wlz. Als de wettelijke taken niet rechtmatig worden uitgevoerd, heeft dat financiële consequenties voor de Wlz-uitvoerder. De controleverklaring bij de financiële verantwoording is gericht op financiële rechtmatigheid.

3.2.2.2. Procedurele rechtmatigheid

Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken geen financiële dimensie, waardoor er geen directe koppeling is met een geldstroom. De procedurele rechtmatigheid valt buiten de reikwijdte van de controleverklaring bij de financiële verantwoording.

3.2.3. Verantwoordelijkheid

De Wlz-uitvoerder verantwoordt zich uitsluitend over de doelen en taken waarvoor de verantwoordelijkheid bij hem ligt overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en de afspraken uit het convenant.

3.2.3.1. Directe verantwoordelijkheid

Daar waar sprake is van directe verantwoordelijkheid is de Wlz-uitvoerder verantwoordelijk voor de volledigheid, de juistheid en de tijdigheid van de uitvoering van het proces en voor de betrouwbaarheid van de gegevens die derden als input voor het proces aanleveren.

3.2.3.2. Gebruikersverantwoordelijkheid

Daar waar sprake is van gebruikersverantwoordelijkheid moet de Wlz-uitvoerder zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een proces en is hij verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De Wlz-uitvoerder mag echter uitgaan van de juistheid en volledigheid van de gegevens die derden daartoe aanleveren.

Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de Wlz-uitvoerder zelf geen controle uit te voeren. Indien deze gegevens onvolledig of onbetrouwbaar mochten zijn, hoeft de Wlz-uitvoerder hierop zelf geen aanvullende controles uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ), de SVB, het CAK of de Basisregistratie Personen (BRP) verstrekken.

3.2.4. Wet- en- regelgeving

De accountant13In opdracht van of onder verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder. hanteert de begripsomschrijvingen uit de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag als uitgangspunt voor het financiële rechtmatigheidsonderzoek dat hij uitvoert. Bijlage 1. ‘Lijst met circulaires en wet- en regelgeving Wlz’ en Bijlage 2. ‘Lijst met circulaires en wet- en regelgeving AWBZ’ geven een limitatieve opsomming van het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant.

3.2.5. Fouten

De Wlz-uitvoerder moet alle geconstateerde fouten corrigeren in het financieel verslag. Niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden moeten worden opgenomen in de foutentabel.

Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat fouten en onzekerheden zoveel mogelijk worden gekwantificeerd.

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving en dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders. Fouten worden in absolute zin opgevat, saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

3.2.5.1. Incidentele fout

Van een incidentele fout is sprake als het gaat om een toevallige fout. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat deze fouten zich in principe niet zullen herhalen.

Onder een incidentele fout verantwoordt de Wlz-uitvoerder ook de

a-typische fouten. Hiermee worden afwijkingen of deviaties bedoeld die aantoonbaar niet representatief zijn voor afwijkingen of deviaties in een populatie.14Definitie afkomstig uit NV COS 530 Het gebruiken van steekproeven bij een controle, artikel 5e.

3.2.5.2. Structurele fout

Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout gelegen is in (onderdelen van) het uitvoeringssysteem van de wettelijke taken, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden.

Structurele fouten moeten niet alleen verder worden uitgezocht en in totaliteit worden gecorrigeerd, maar ook het systeem van uitvoering waardoor de fouten zijn ontstaan dient te worden geëvalueerd (onder andere opname in risicoanalyse, aanpassing systeem).

3.2.6. Onzekerheden

Wlz-uitvoerders moeten onzekerheden in het verslag kwantificeren.

Het uitgangspunt is dat de Wlz-uitvoerder alle onzekerheden moet onderzoeken, oplossen en corrigeren.

Een onzekerheid in de verantwoording doet zich voor als onvoldoende (controle-) c.q. ongeschikte informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als rechtmatig of goed of fout aan te merken, kortom als onzekerheid bestaat over de (on)rechtmatigheid van de post.

Onzekerheden die naar aanleiding van de door de Wlz-uitvoerder uit te voeren onderzoeken die nog niet zijn gepland, gestart of afgerond en mogelijk consequenties hebben voor (een gedeelte van) financiële stromen, worden opgenomen in de foutentabel.

Aannames die gebruikt worden bij deze berekening moeten onderbouwd worden opgenomen in het accountantsdossier.

Voor de verantwoordingen geldt dat de onzekerheden die de Wlz-uitvoerder om een bepaalde reden objectief niet kan oplossen, hij deze in een foutentabel opneemt en hij deze vermeldt in de bestuursverklaring met vermelding van de objectieve verhindering om niet te kunnen corrigeren.

3.2.7. Foutentabel

3.2.7.1. Verantwoording niet gecorrigeerde fouten door Wlz-uitvoerder

Het uitgangspunt is dat de Wlz-uitvoerder alle geconstateerde fouten corrigeert in de verantwoording. Wlz-uitvoerders moeten:

toelichten in het uitvoeringsverslag en in de bestuursverklaring met bijbehorende foutentabel. Dit geldt ook voor mogelijke fouten en onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld.

De Wlz-uitvoerder geeft in het uitvoeringsverslag de verbeteracties aan die hij denkt te starten of heeft gestart om de geconstateerde (structurele) fouten en onzekerheden in de toekomst te voorkomen.

3.2.7.2. Verantwoording niet gecorrigeerde fouten door accountant

De accountant neemt in het accountantsrapport een foutentabel op, waarin alle fouten en onzekerheden die geconstateerd zijn tijdens zijn controle en die ten tijde van het indienen van het financieel verslag niet zijn gecorrigeerd worden opgenomen. Met het oog op een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden kwantificeert.

De accountant neemt bij de foutentabel een toelichting op over de oorzaak van de fouten en onzekerheden. Hierbij moet aangegeven worden of deze fouten en onzekerheden betrekking hebben op de Wlz of de AWBZ en of deze incidenteel of structureel van aard zijn.

3.2.7.3. Format foutentabel

Geconstateerde fouten die niet gecorrigeerd zijn, moeten – ongeacht hun omvang – in de foutentabel worden vermeld. Hiervoor maakt men gebruik van Tabel 2. Foutentabel (in € 1.000).

Bron: NZa

De accountant neemt fouten en/of onzekerheden beneden de € 10.000 niet afzonderlijk op in de foutentabel, maar als één bedrag. In het accountantsdossier neemt hij deze fouten en onzekerheden wel gespecificeerd op.

3.2.8. Fouten en onzekerheden voorgaand verslagjaar