Call for proposals Take-off fase 1 Haalbaarheidsstudies WO Ronde 7 – Najaar 2017

1. Inleiding

1.1. Achtergrond

Het programma Take-off WO richt zich op het faciliteren en stimuleren van bedrijvigheid en ondernemerschap vanuit de Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten met als doel het creëren van succesvolle innovatieve bedrijvigheid op basis van innovatieve onderzoeksresultaten uit genoemde onderzoeksinstellingen.

Take-off WO is een wetenschaps-breed programma dat open staat voor aanvragen uit alle wetenschapsgebieden (bèta/techniek, life sciences en alfa/gamma). Medewerkers van NWO-Domein TTW (TTW), NWO-Domein SGW en ZonMw zijn betrokken bij de uitvoering.

Het Take-off programma bestaat uit twee onderdelen: fase 1 – haalbaarheidsstudies en fase 2 – vroegefasetrajecten. In deze call for proposals wordt fase 1- haalbaarheidsstudies- toegelicht. Voor TO2 geldt de brochure ‘Richtlijnen Take-off TO2 fase 1’

Het onderdeel fase 1 – haalbaarheidsstudies wordt via NWO gefinancierd door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) en de Minister van Economische Zaken (EZ). Deze subsidie wordt verstrekt door STW in mandaat uitgevoerd en de honoreringen vindt plaats door de directeur van TTW.

1.2. Doelstelling Take-off fase 1 – haalbaarheidsstudies

Het Take-off WO programma, onderdeel haalbaarheidsstudies, verstrekt subsidies met een maximale omvang van € 40.000 aan onderzoekers van Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten voor het doen van een haalbaarheidsstudie naar de kans op commerciële toepassing van innovatieve onderzoeksresultaten welke ontwikkeld zijn binnen genoemde onderzoeksinstellingen.

Een vroegefasetraject bestaat uit de stappen en activiteiten om te zorgen dat het idee/concept commercieel levensvatbaar wordt, dat het proces of de dienst met succes de markt op kan en gaat, dat de onderneming zal groeien en dat er geld zal worden verdiend.

Het gaat bij de haalbaarheidsstudie om een strategische rapportage waarbij na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, de reële inschatting van de praktische en commerciële mogelijkheden van de door een start-up voorgenomen activiteiten worden beschreven. In dit rapport dient aandacht te worden besteed aan de belangrijkste vooronderstellingen van de case, gerichte feedback uit de markt (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders) en een itererende ontwikkel- en ontwerpaanpak.

Voorts kan de subsidie worden gebruikt voor opleiding in ondernemersvaardigheden en/of het ontwikkelen van tools die gebaseerd zijn op onderzoek (bijv. het ontwikkelen van een game).

Aan het einde van de haalbaarheidsstudie zijn in ieder geval twee deelrapporten opgesteld.

De haalbaarheidsstudies kunnen bij positieve resultaten aanleiding zijn voor het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject (fase2), het andere onderdeel van het programma Take-off.

1.3. Beschikbaar budget

Het beschikbare budget voor de 7e ronde van Take-off WO fase 1 – haalbaarheidsstudies bedraagt € 1.000.000,–. Een fase 1 aanvraag heeft een omvang van minimaal € 20.000,– en maximaal € 40.000,–.

1.4. Geldigheidsduur call for proposals

Deze call for proposals geldt voor ronde 7 van Take-off WO fase 1: haalbaarheidsstudies. De call staat open vanaf 22 juni 2017. De verplichtte indiening van de intentieverklaring sluit op 5 september 14:00u CEST, 2017. De sluitingsdatum voor het indienen van de volledige aanvragen is 3 oktober 2017 om 14:00u CEST.

1.5. Scope en duur

Take-off WO is een doorlopend programma met jaarlijks een voorjaarsronde en een najaarsronde. Na iedere ronde wordt het verloop ervan geëvalueerd en worden, indien nodig, onderdelen van het programma aangepast.

Take-off haalbaarheidsstudies

Haalbaarheidsstudies worden binnen zes maanden na honorering gestart en lopen maximaal zes maanden.

Bij de haalbaarheidsstudie gaat het om een strategische rapportagedat in ieder geval het volgende bevat:

Voorts kan de subsidie worden gebruikt voor opleiding in ondernemersvaardigheden en/of het ontwikkelen van tools die gebaseerd zijn op onderzoek (bijv. het ontwikkelen van een game).

Aan het einde van de haalbaarheidsstudie zijn in ieder geval twee deelrapporten opgesteld.

De haalbaarheidsstudies kunnen bij positieve resultaten aanleiding zijn voor het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject, het andere onderdeel van het Take-off programma.

1.6. Tijdpad

Het tijdpad voor de 7e ronde ronde Take-off WO fase 1 – haalbaarheidsstudies:

2. Richtlijnen voor het aanvragen fase 1 – haalbaarheidsstudies

2.1. Wie kan aanvragen

Onderzoekers met een vaste (deeltijd)aanstelling aan één van de volgende kennisinstellingen kunnen aanvragen indienen:

2.2. Wat kan aangevraagd worden

Verstrekt worden subsidies tot maximaal € 40.000,– ter vergoeding van tot maximaal 100% van de gemaakte projectkosten. De volgende kostensoorten worden geaccepteerd:

De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader gespecificeerd te worden. Niet vergoed worden:

2.3. Wanneer kan aangevraagd worden

De 7e ronde Take-off wo fase 1 wordt op 22 juni 2017 opengesteld. Voor dat u een aanvraag kunt indienen moet u eerst een intentieverklaring indienen, de deadline hiervoor is 5 september 2017, 14:00 uur CEST. Na ontvangst van de intentieverklaring door NWO domein TTW kan de aanvraag tot uiterlijk 3 oktober 2017, 14.00 uur CEST worden ingediend.

2.4. Het doen van een aanvraag

Het doen van een aanvraag bestaat uit twee stappen: 1) het indienen van een intentieverklaring en 2) het indienen van de volledige aanvraag.

2.4.1. Stap 1: Intentieverklaring

De intentieverklaring betreft een “expression of interest” bedoeld om:

Een intentieverklaring bestaat uit:

De uiterste indien datum voor de intentieverklaring is 5 september 2017 14:00u CEST, een maand voor de indieningsdatum van het volledige voorstel. Zonder ingediende intentieverklaring kan geen volledige aanvraag worden ingediend. Het e-mail adres waarnaar de intentieverklaring opgestuurd dient te worden is Take-off@nwo.nl.

2.4.2. Stap 2: De volledige aanvraag

Uw volledige aanvraag bestaat uit twee delen:

Indien een video onderdeel is van de aanvraag kan deze in overleg met TTW worden opgenomen in de aanvraag en desgewenst worden getoond aan de Adviescommissie als onderdeel van het interview. De video mag maximaal 2 minuten zijn.

Let op: De video is optioneel en dient niet ter vervanging van de bestaande eisen voor indiening en ontvankelijkheid. Het wel of niet indienen van een video is geen criteria in de beoordeling.

2.5. Indienen via het online aanvraagsysteem ISAAC

2.5.1. Indienen van de intentieverklaring

De intentieverklaring dient uiterlijk 5 september 2017 14:00u CEST, 1 maand voorafgaande van de deadline van de volledige aanvraag, via e-mail te worden opgestuurd. De intentieverklaring kan gestuurd worden naar Take-off@nwo.nl. Na ontvangst van de intentieverklaring krijgt de hoofdaanvrager een reply mail met hierin de link naar de ISAAC pagina voor het indienen van de volledige aanvraag.

2.5.2. Indienen van de volledige aanvraag

Het indienen van de volledige aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC helpdesk, zie 4.1.2.

3. Beoordelingsprocedure fase 1 − haalbaarheidsstudies

3.1. Algemeen

Het Take-off-budget voor haalbaarheidsstudies valt onder mandaat van het bestuur van de Technologiestichting NWO-domein TTW (TTW). Om die reden treedt het TTW- Bestuur op als besluitvormend orgaan van het Take-off programmaonderdeel haalbaarheidsstudies en vindt de uitvoering van het onderdeel plaats onder primaire verantwoordelijkheid van het TTW-Bestuur. Het TTW-Bestuur wordt ondersteund door het Take-off bureau, bestaande uit medewerkers van NWO-domein TTW, NWO-domein SGW en ZonMw.

3.2. Adviescommissie

Bij de beoordeling van de aanvragen geeft de Adviescommissie Take-off WO, hierna: de Adviescommissie, advies aan het TTW-Bestuur. De Adviescommissie wordt bij het advieswerk ondersteund door een poule van onafhankelijke deskundigen. Het betreft onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De onafhankelijke deskundigen en de aanvragen worden door het Take-off bureau over drie clusters verdeeld. Deze clusters zijn bèta/techniek, life sciences en alfa/gamma.

Bij alle beoordelingen door de Adviescommissie worden de NWO Gedragscode Belangenverstrengeling nageleefd.

3.3. Intentieverklaring

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de intentieverklaring stuurt TTW een reactie met hierin de link naar de naar de ISAAC pagina voor het indienen van de volledige aanvraag.

De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om eventueel ontbrekenende informatie te completeren ruim voor de sluitingsdatum voor het indienen van de volledige aanvraag.

3.4. Voorselectie

In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat er meer dan vier keer zoveel volledige voorstellen worden ingediend als kunnen worden gefinancierd. NWO-domein TTW behoudt zich het recht voor om een voorselectie uit te voeren.

3.5. Toets op ontvankelijkheid en schriftelijke beoordeling

Bij de ontvankelijkheid van de volledige aanvragen voor haalbaarheidsstudies wordt allereerst gekeken naar een aantal voornamelijk formele vereisten die worden gesteld aan de aanvraag, zijnde:

Vervolgens wordt door de Adviescommissie per aanvraag een rapport met schriftelijke bevindingen opgesteld aan de hand van de gestelde criteria (zie 3.9). Deze bevindingen worden naar de aanvragers gezonden. De aanvragers kunnen de bevindingen gebruiken ter voorbereiding op het interview.

3.6. Interviews en rangschikking

In de interviewronde krijgen de aanvragers de gelegenheid om hun aanvraag te presenteren aan de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen in het cluster, die daarna de gelegenheid hebben tot het stellen van vragen ter nadere toelichting van de aanvraag. Indien een video is ingestuurd kan deze, in overleg met de desbetreffende secretaris, aan de Adviescommissie worden getoond. De leden van de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen scoren individueel de aanvragen op de rangschikkingscriteria (zie 3.9) en geven hier een korte motivering bij. De gemiddelde cijfers zijn de basis voor een rangorde aan het eind van de interviews, waarna een advies wordt gegeven of een voorstel voor honorering in aanmerking zou moeten komen. De rangorde en de adviezen worden door de Adviescommissie besproken, waarna de Adviescommissie een finale rangorde opstelt.

3.7. Besluitvorming en bekendmaking

De Adviescommissie stelt het honoreringsadvies aan het TTW-Bestuur op met inachtneming van het voor de ronde gereserveerde budget. Het TTW-Bestuur toetst de gevolgde procedure en neemt – op basis van een door de Adviescommissie opgesteld honoreringsadvies – een besluit over de aanvragen. Binnen enkele dagen daarna zullen de indieners niet-officieel per email over het besluit worden geïnformeerd. De officiële bekendmaking volgt later via een schriftelijk subsidieverleningsbesluit of afwijzingsbesluit.

3.8. Bezwaar maken

De NWO-bezwaarregeling is op de regeling van toepassing (www.nwo.nl/code).

3.9. Rangschikkingscriteria

De rangschikkingscriteria voor Take-off WO fase 1 – haalbaarheidstudies zijn:

De wegingsfactor van de beoordelingscriteria is 1:1:1:1.

4. Contact en overige informatie

4.1. Contact

4.1.1. Inhoudelijke vragen

Voor inhoudelijke vragen over Programma Take-off en deze call for proposals neemt u contact op met:

Algemeen coördinator Take-off

Program Officer: Xavier Weenink

Tel: 030-6001 242

E-mail: x.weenink@nwo.nl

Programma Assistent: Yvonne van Scharenburg

Tel: 030 6001267

E-mail: y.vanscharenburg@nwo.nl

Secretaris Take-off Bèta & Techniek cluster

Program Officer: Wouter Segeth

Tel: 030 6001274

E-mail: w.segeth@nwo.nl

Secretaris Take-off cluster Life Sciences

Beleidsmedewerker: Jacqueline Selhorst

Tel: 070 3495170

E-mail: selhorst@zonmw.nl

Secretaris Take-off alfa/gamma cluster

Beleidsmedewerker: Anne Cukier

Tel: 070 3440503

E-mail: a.cukier@nwo.nl

4.1.2. Technische vragen over het online aanvraagsysteem ISAAC

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer 0900-696 47 47.

Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

4.2. Overige informatie

Meer informatie over het programma Take-off kunt u vinden op de websites www.nwo.nl/takeoffen www.stw.nl/takeoff.

5. Bijlagen

5.1. Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie

De richtlijnen omtrent het opstellen van een aanvraag van een haalbaarheidsstudie worden opgenomen in het aanvraagformulier. Hiervoor kunt u terecht op de website www.stw.nl/takeoff.

5.2. Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een vroegefasetraject

Aanvrager dient gebruik te maken van het vastgestelde aanvraagformulier en de daarin gevraagde bijlagen bij zijn aanvraag te overleggen. In de toelichting op het formulier wordt toelichting op de gevraagde bijlagen gegeven. U vindt het formulier op de website www.stw.nl/takeoff.

5.3. Speciale subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies

Take-off haalbaarheidsstudies is een instrument gericht op het creëren van nieuwe innovatieve bedrijvigheid die het gevolg is van kennisbenutting bij universiteiten en publieke kennisinstellingen. Take-off haalbaarheidsstudies is daarmee onderscheidend en aanvullend ten opzichte van andere instrumenten van TTW.

Speciale subsidievoorwaarden die van toepassing zijn:

STW & Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Juni 2017

Vastgesteld in de vergadering van het domeinbestuur TTW van 23 juni 2017.