Richtlijnen voor het aanvragen van financiering voor wetenschappelijk onderzoek in het kader van het doorlopend Open Technologieprogramma (OTP)

‘Connecting innovators’

Utrecht, 1 juli 2017

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen

1. Inleiding

Deze brochure geeft inzicht in de doelstelling en werkwijze van NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen. De voorwaarden worden uiteengezet, waaraan de bij NWO-domein TTW in te dienen aanvragen voor financiering van wetenschappelijk onderzoek in het kader van het Open Technologieprogramma moeten voldoen.

NWO-domein TTW maakt deel uit van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt NWO-domein TTW tweede geldstroomsubsidies.

NWO-domein TTW adviseert u op de website (www.ttw.nwo.nl) te verifiëren dat u over de meest recente versie van deze brochure beschikt en de richtlijnen in het geheel aandachtig door te lezen, voordat u uw aanvraag elektronisch via ISAAC indient.

2. Doelstellingen NWO-domein TTW

2.1. Missie van NWO-domein Toegepaste en Technische Wetenschappen

NWO-domein TTW verbindt mensen en middelen om wetenschap breed technologie en technische kennis te ontwikkelen, die bijdragen aan het creëren van economische waarde en het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.

NWO-domein TTW doet dat:

2.2. Utilisatie

TTW-onderzoek genereert waardevolle kennis. Naast excellente wetenschap wil NWO-domein TTW de toepassing van kennis bevorderen. Het geheel aan activiteiten dat tot doel heeft de kans op toepassing van de onderzoeksresultaten door derden te maximaliseren, duidt NWO-domein TTW aan met de term utilisatie. Om naast de wetenschappelijke kwaliteit ook utilisatie te bevorderen, wordt voor ieder project een gebruikerscommissie ingesteld.

NWO-domein TTW verwacht van de aanvragers en de gebruikers dat zij actief meewerken aan het bevorderen van utilisatie en medewerking verlenen aan de doelstelling van NWO-domein TTW om kennis over te dragen naar gebruikers. Bij utilisatie spelen gebruikers, gebruikerscommissies en intellectueel eigendom een cruciale rol. Zie ‘Toelichting gebruikers, cofinanciering en steunbrieven’ verderop in de brochure en de brochure ‘Richtlijnen Gebruikerscommissie NWO-domein TTW’ (www.ttw.nwo.nl).

3. Doel van het programma

Het Open Technologieprogramma richt zich op technisch-wetenschappelijk onderzoek en kenmerkt zich door het ontbreken van disciplinaire grenzen. Met het Open Technologieprogramma wordt de missie van NWO-domein TTW, het realiseren van kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers, beoogd. Onderzoeksaanvragen worden getoetst op zowel wetenschappelijke kwaliteit als het utilisatieperspectief. Beide criteria wegen even zwaar bij de besluitvorming.

3.1. Programmabudget

Het budget van het Open Technologieprogramma bedraagt voor heel 2017 maximaal 23,2 miljoen euro (inclusief btw). Bij een gelijkelijke verdeling over het aantal jurykamers betekent dit uitgaande van zeven jurykamers een bedrag van 2,78 miljoen euro per jurykamer.

Binnen het Open Technologieprogramma werd in 2016 circa 30 procent van de aanvragen gehonoreerd. De financiële middelen van NWO-domein TTW zijn afkomstig van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap -via de NWO-begroting- en het Ministerie van Economische Zaken.

3.2. Projectbudget

De maximale TTW-bijdrage bedraagt 750.000 euro (inclusief btw) per project. Bij projecten met een investeringskarakter (>250.000 euro aan apparatuur) bedraagt de TTW-bijdrage maximaal 1 miljoen euro (inclusief btw).

3.3. NWO Subsidieregeling 2017 en beleid intellectueel eigendom (IE)

Op dit programma zijn de NWO Subsidieregeling 2017 en de Richtlijnen Gebruikerscommissie NWO- domein TTW 2017 (zie de brochures op www.ttw.nwo.nl) van toepassing (zie ook ‘Toelichting gebruikers, cofinanciering en steunbrieven’ en ‘Toelichting IE-beleid’ verderop in deze brochure).

4. Specifieke programma vereisten

4.1. Cofinancieringseis

Als de totale projectkosten hoger zijn dan 500.000 euro is een bijdrage in de projectkosten (cofinanciering) door (een) gebruiker(s) verplicht en wel 25% van het meerdere boven de 500.000 euro.

Definities

4.2. Looptijd van het programma

De looptijd van projecten binnen het Open Technologieprogramma is maximaal 6 jaar.

4.3. Opnieuw indienen van onderzoeksaanvragen

Onderzoeksaanvragen die in een eerdere STW/TTW-selectieprocedure zijn afgewezen, kunnen niet zondermeer opnieuw ingediend worden. Bij het opnieuw indienen van een onderzoeksaanvraag geldt als eis dat de wetenschappelijke beschrijving (paragraaf 4 van het aanvraagformulier) en/of het utilisatieplan (paragraaf 5 van het aanvraagformulier) significant dien(t)en te zijn aangepast. Dit ter beoordeling door NWO-domein TTW. Het eerdere referentencommentaar kan voor de aanpassing als leidraad dienen. De aanvrager dient bij indiening van de onderzoeksaanvraag een Engelstalige motivatie bij te voegen waarin de aanpassingen worden toegelicht. Bij onvoldoende aanpassing wordt de onderzoeksaanvraag niet in behandeling genomen.

4.4. Datamanagement

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. NWO wil dat onderzoeksdata die voortkomen uit met publieke middelen gefinancierd onderzoek zo veel mogelijk ‘vrij’ en duurzaam beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO wil bovendien het bewustzijn bij onderzoekers over het belang van verantwoord datamanagement vergroten. Aanvragen dienen daarom te voldoen aan het datamanagementprotocol van NWO. Dit protocol bestaat uit twee stappen:

4.5. Nagoya Protocol

Het Nagoya Protocol is op 12 oktober 2014 van kracht gegaan en zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruik maken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (www.absfocalpoint.nl). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

5. Beoordelingsprocedure

5.1. Indieningstermijn en behandelingsduur

Voor het Open Technologieprogramma kent NWO-domein TTW geen indieningstermijnen; onderzoeksaanvragen kunnen doorlopend worden ingediend. Als de aanvraag aan de vormeisen voldoet, zal NWO-domein TTW de onderzoeksaanvraag in behandeling nemen. NWO-domein TTW streeft naar een behandelingstermijn van 6 maanden, gerekend vanaf de datum dat aan de vormeisen is voldaan. Indien grote investeringen worden voorgesteld of speciale infrastructurele voorzieningen worden aangevraagd, kan de behandelingsduur oplopen. Dit geldt tevens voor onderzoeksaanvragen waarvoor op voorhand overleg over intellectueel eigendom nodig is.

5.2. Vormeisen

NWO-domein TTW bevestigt de ontvangst van het onderzoeksaanvraag. Vervolgens toetst NWO-domein TTW op de vormeisen of de onderzoeksaanvraag in behandeling wordt genomen. Indien niet aan de gestelde voorwaarden (zie sectie ‘Het opstellen en indienen van de onderzoeksaanvraag’) wordt voldaan of de gevraagde informatie onvolledig is, wordt de onderzoeksaanvraag niet in behandeling genomen. In dat geval stuurt NWO-domein TTW de onderzoeksaanvraag retour aan de hoofdaanvrager met het verzoek om punten aan te passen of gegevens aan te vullen. De hoofdaanvrager hoort binnen tien tot vijftien werkdagen na de projectregistratie of de onderzoeksaanvraag in behandeling wordt genomen. Als de onderzoeksaanvraag niet in behandeling wordt genomen, krijgt de hoofdaanvrager 6 weken de tijd – gerekend naar dagtekening van de berichtgeving van NWO-domein TTW – om een herziene versie in te dienen. Als de benodigde informatie onvolledig of niet binnen de gestelde termijn wordt aangeleverd, wordt de onderzoeksaanvraag geadministreerd als ingetrokken.

5.3. Beoordeling door referenten

NWO-domein TTW legt de onderzoeksaanvraag voor aan een aantal (inter)nationale deskundigen op het betreffende vakgebied (‘peer review’). Deze referenten zijn afkomstig uit de wetenschappelijke wereld, grote kennisinstellingen en het bedrijfsleven. Referenten blijven anoniem. Zij beoordelen de aanvraag aan de hand van specifieke vragen over de wetenschappelijke kwaliteit en de utilisatie. De vragen die worden voorgelegd aan de referenten kunt u nalezen in bijlage 4. NWO-domein TTW adviseert aanvragers in de onderzoeksaanvraag te anticiperen op deze vragen. Voor het Open Technologieprogramma wordt gestreefd naar een beoordeling van de onderzoeksaanvraag door drie tot vijf referenten.

NWO-domein TTW hanteert geen ‘non-referee list’, waarmee bepaalde referenten op voorhand kunnen worden uitgesloten. Het is voor de aanvrager(s) wel mogelijk het TTW-bureau te verzoeken maximaal twee personen of organisaties niet als referent op te laten treden. NWO-domein TTW zal hier alleen op ingaan als het verstrekken van informatie uit de onderzoeksaanvraag aan die referent de utilisatie zou kunnen belemmeren.

5.4. Weerwoord van de aanvragers

In ISAAC wordt het commentaar van de afzonderlijke referenten, geanonimiseerd en eventueel geparafraseerd, samengevoegd. NWO-domein TTW verzoekt de hoofdaanvrager om in ISAAC op het commentaar van de referenten te reageren (weerwoord). De referentenrapporten en het weerwoord van de aanvrager(s) worden door de juryleden gebruikt in hun afweging bij hun beoordeling.

5.5. Beoordelingscommissie en besluitvorming

Binnen het Open Technologieprogramma zijn onderzoeksaanvragen afkomstig van verschillende disciplines met elkaar in competitie. Om de objectiviteit van de beoordeling zo goed mogelijk te waarborgen, stelt NWO-domein TTW voor elke beoordelingsronde een nieuwe onafhankelijke multidisciplinaire jury samen die bestaat uit 10 tot 12 leden. Het zijn hoogopgeleide en/of ervaren personen met affiniteit voor technologieontwikkeling. Commissieleden zijn afkomstig uit verschillende sectoren van de samenleving: de universiteiten, grote kennisinstellingen, het bedrijfsleven en andere maatschappelijke sectoren. Door deze aanpak vindt er een permanente afweging plaats van de maatschappelijke behoeften waar wetenschap en technologie in kunnen voorzien.

Het is gebruikelijk dat iemand slechts één keer in de 5 jaar als jurylid voor het Open Technologieprogramma optreedt. De procedure verloopt geheel schriftelijk, zonder onderling overleg. Een jurylid weet niet wie de andere juryleden in dezelfde beoordelingsronde zijn. Juryleden krijgen doorgaans twintig onderzoeksaanvragen met bijbehorend protocol toegestuurd. Elk jurylid kent aan iedere aanvraag twee cijfers toe die in gelijke mate meetellen, één voor wetenschappelijke kwaliteit en één voor utilisatie(perspectief).

De datamanagementparagraaf in de aanvraag wordt niet beoordeeld en derhalve ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al of niet toe te kennen. Zowel de referenten als de commissie kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.

Het TTW-Bestuur neemt de honoreringsbesluiten primair op basis van de prioritering van de onderzoeksaanvragen. Uitgangspunt hierbij is de rangorde die op grond van de cijfers van de juryleden is bepaald. Secundair wordt rekening gehouden met het beschikbare budget per beoordelingsronde en eventuele additionele beleidsoverwegingen. Het TTW-Bestuur oordeelt niet over de wetenschappelijke inhoud van de onderzoeksaanvragen. In de praktijk zal het beschikbare budget helaas niet toereikend zijn om alle kwalitatief goede aanvragen te financieren.

Het TTW-Bestuur kan bij honorering aanvullende voorwaarden stellen. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op intellectueel eigendom, de cofinanciering door (potentiële) gebruikers, grote investeringen en/of speciale infrastructurele voorzieningen.

5.6. Gedragscode belangenverstrengeling NWO

NWO-domein TTW vraagt actieve onderzoekers uit kennisinstellingen en specialisten uit andere kennisintensieve organisaties om in de beoordelingsprocedures te participeren. Deze personen zijn zelf betrokken bij lopend of nieuw onderzoek en maken veelal deel uit van grote organisatorische verbanden en onderzoeksnetwerken. Daarom is het van belang om bij de beoordeling van onderzoeksaanvragen elke vorm van belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan te voorkomen.

Om aanvragers een faire beoordeling en transparantie te bieden, hanteert NWO-domein TTW de gedragscode belangenverstrengeling van NWO. In de gedragscode worden de mogelijke vormen van belangenverstrengeling geïdentificeerd en wordt aangegeven welke maatregelen worden genomen om belangenverstrengeling te voorkomen. Partijen waarop de gedragscode betrekking heeft, zijn: referenten, juryleden, commissieleden, leden van besluitnemende organen en medewerkers van NWO. De volledige tekst van de gedragscode belangenverstrengeling van NWO kunt u vinden op: http://www.nwo.nl/over-nwo/governance

6. Na honorering

(zie ook de NWO Subsidieregeling 2017 op www.ttw.nwo.nl)

6.1. Bij honorering

De hoofdaanvrager wordt projectleider. Bij projecten met verschillende aanvragende kennisinstellingen is het noodzakelijk op onderdelen aparte deelprojectleiders te benoemen. De kennisinstelling van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder. De kennisinstelling van de hoofdaanvrager sluit een financieringsovereenkomst met NWO. Bij honorering krijgt de kennisinstelling van de hoofdaanvrager een honorerings/toekenningsbrief met bijlagen, waarin de juridische en financiële randvoorwaarden van de toekenning zijn vastgelegd en die door de kennisinstelling voor akkoord moeten worden getekend.

De (deel)projectleiders en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

6.2. Datamanagementplan

Na honorering van een aanvraag dient de projectleider de datamanagementparagraaf uit te werken tot een datamanagementplan. Bij het uitwerken van het plan kan gebruik gemaakt worden van de adviezen van de referenten en commissieleden. Uiterlijk 4 maanden na honorering van de aanvraag moet het plan (via ISAAC) zijn ingediend bij NWO-domein TTW. NWO-domein TTW keurt het plan zo snel mogelijk goed. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO-domein TTW is voorwaarde voor de toekenning. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

6.3. Start en startdatum van het project

De toegekende kredieten komen pas beschikbaar nadat de benodigde documenten ondertekend zijn ontvangen door NWO-domein TTW en er aan alle gestelde honoreringsvoorwaarden is voldaan. Indien dit laatste nog niet geval is, bijvoorbeeld door nog lopende onderhandelingen over intellectueel eigendom, kan aan NWO-domein TTW schriftelijke toestemming gevraagd worden om het project te mogen starten. Zonder schriftelijke toestemming zijn de mogelijke financiële risico’s voor de aanvrager(s). De startdatum van het project is de datum waarop een eerste uitgave van de toegekende middelen is gedaan. Dit is doorgaans niet de datum van honorering. Meestal betreft dit de aanstelling van het eerste personeelslid op kosten van het project. *Een project dient binnen 12 maanden na honorering testarten.*

6.4. Wijzigingen in projectplan en/of begroting

Voor elke substantiële inhoudelijke afwijking dan wel wijziging van het door NWO gehonoreerde projectplan is voorafgaande toestemming van NWO vereist. Dit geldt ook voor wijziging in de samenstelling van het in het projectplan opgevoerde personeel dan wel de omvang waarin de personeelsleden voor het project worden ingezet en/of wijziging van de persoon van de projectleider. De in het honorerings/toekenningsbesluit c.q. de goedgekeurde begroting opgenomen afzonderlijke begrotingsposten gelden als maxima (zie de NWO Subsidieregeling 2017, artikel 3.4.3., voor meer details).

6.5. Gebruikerscommissie

Om te bevorderen dat de kennis uit het onderzoek ook daadwerkelijk en effectief aan gebruikers wordt overgedragen, stelt NWO-domein TTW op basis van de in het projectplan voorgestelde gebruikers in overleg met de projectleider per onderzoeksproject een gebruikerscommissie in. Via deelname committeert men zich aan de rechten en plichten die aan deelname aan de gebruikerscommissie zijn gesteld. Zie ook ‘Toelichting gebruikers, cofinanciering en steunbrieven’ verderop in de brochure en de brochure ‘Richtlijnen Gebruikerscommissie NWO-domein TTW’ (www.ttw.nwo.nl).

6.6. Rapportage

De projectleider rapporteert minimaal één keer per jaar schriftelijk over de voortgang van het project waarna de gebruikerscommissie bijeenkomt om de voortgang te bespreken. Bij uitzondering – te besluiten door NWO-domein TTW – kan de frequentie van de bijeenkomsten van de gebruikerscommissie lager zijn.

Utilisatie van de onderzoeksresultaten is een vast punt van de bespreking. Hieronder vallen samenwerking met (potentiële) gebruikers, kennisbescherming en commercialisering van de kennis.

6.7. Publicatie en geheimhouding

De resultaten van het project zijn vertrouwelijk totdat NWO-domein TTW toestemming heeft gegeven voor publicatie. Indien projectpartners eigen IE & publicatie-afspraken hebben gemaakt (zie voor meer informatie de ‘Toelichting Intellectueel Eigendomsrechten & publicatie-afspraken’ verderop in de brochure), dan zijn deze, mits door NWO goedgekeurd, van toepassing.

Een publicatie is de openbaarmaking van projectresultaten op welke wijze of langs elke weg dan ook, met uitzondering van openbaarmaking die voortvloeit uit een octrooiaanvraag op resultaten.

6.8. Open Access

Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit deze call for proposals en goedgekeurd door de gebruikerscommissie dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) wereldwijd vrij toegankelijk te zijn (Open Access). Er zijn verschillende manieren voor onderzoekers om Open Access te publiceren. Een uitgebreide toelichting hierop vindt u op www.nwo.nl/openscience.

6.9. Verlenging

Een verlenging na afloop van een project is slechts zeer beperkt mogelijk. Daarbij zijn de vooruitzichten met betrekking tot de utilisatie bepalend. In het kader van het utilisatieperspectief kunnen op het project resterende financiële middelen worden aangewend voor de verlenging van één personeelspositie (1 fte) voor de periode van maximaal drie maanden. Als voor de verlenging uitbreiding van het budget noodzakelijk is, dan is cofinanciering door (één van de) gebruikers een vereiste. Voor deze cofinanciering gelden dezelfde criteria als voor cofinanciering bij indiening van een onderzoeksaanvraag. De TTW- bijdrage is inclusief de nog op het project resterende financiële middelen en bedraagt maximaal 50% van de totale kosten voor de verlenging van het project.

6.10. Beëindiging en einddatum

De einddatum van een project is de datum waarop de laatste tijdelijke aanstelling wordt beëindigd. De projectleider ontvangt daarop van NWO-domein TTW twee eindformulieren om het project zowel inhoudelijk als financieel af te ronden. Niet bestede kredieten komen na beëindiging van het project te vervallen. De bij het eindformulier gevraagde samenvattingen worden gebruikt voor publicatie in het utilisatierapport van NWO-domein TTW. Jaarlijks geeft NWO-domein TTW een utilisatierapport uit waarin over projecten, 5 en 10 jaar na de start van het project, wordt gerapporteerd.

6.11. Stopzetting