Beleidsregels van het Commissariaat voor de Media van 26 september 2017 over de governance en interne beheersing van de NPO, de RPO en de landelijke en regionale publieke media-instellingen (Beleidsregels governance en interne beheersing 2017)

gelet op de artikelen 2.142a en 2.178 van de Mediawet 2008 en artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht,

overwegende:

dat het Commissariaat voor de Media onder meer is belast met het toezicht op de naleving van de bepalingen in de artikelen 2.142a en 2.178 van de Mediawet 2008;

dat deze artikelen 2.142a en 2.178 van de Mediawet 2008 gericht zijn op effectief bestuur en toezicht, de beheersing van risico's en de administratieve organisatie, hetgeen uitwerking vergt in de inrichting van organisatie en governance van de NPO, de RPO en de landelijke en regionale publieke media-instellingen;

dat genoemde artikelen vergen dat invulling wordt gegeven aan algemene beginselen van goed bestuur, daaronder begrepen regels over integer en transparant handelen door het bestuur, onafhankelijk toezicht door de raad van toezicht en het afleggen van verantwoording daarover;

dat het wenselijk is om de strekking van genoemde artikelen nader te duiden en met het oog daarop beleidsregels vast te stellen over de wijze waarop het Commissariaat voor de Media uitleg geeft aan de wettelijke eisen;

dat de naleving van genoemde artikelen bijdraagt aan het vertrouwen in het functioneren van de NPO, de RPO en de landelijke en regionale publieke media-instellingen bij de vervulling van hun publieke media-opdracht en daarmee bijdraagt aan hun inbedding in de maatschappij,

besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

• –. bestuur: het orgaan belast met het besturen van de organisatie;

• –. Commissariaat: het Commissariaat voor de Media als bedoeld in artikel 7.1 van de Mediawet 2008;

• –. Handboek financiële verantwoording: het Handboek financiële verantwoording landelijke publieke media-instellingen en de NPO, respectievelijk het Handboek financiële verantwoording regionale publieke media-instellingen en de RPO, althans de geldende nadere regels als bedoeld in artikel 2.172 derde lid van de Mediawet 2008;

• –. NPO: de stichting Nederlandse Publieke Omroep als bedoeld in afdeling 2.2.1 van de Mediawet 2008;

• –. publieke media-instelling: de instelling die op grond van hoofdstuk 2 van de Mediawet 2008 landelijke of regionale publieke mediadiensten verzorgt;

• –. raad van toezicht: het orgaan belast met het toezicht op het bestuur en op de algemene gang van zaken en de daaraan verbonden organisatie, zoals bedoeld in artikel 2.142a, eerste lid, van de Mediawet 2008, ongeacht de benaming van dit orgaan;

• –. RPO: de stichting Regionale Publieke Omroep als bedoeld in paragraaf 2.3.1 van de Mediawet 2008;

• –. wet- en regelgeving: de Mediawet 2008, het Mediabesluit 2008, de Mediaregeling 2008 en de overige hierop gebaseerde wettelijke voorschriften, waaronder het Handboek financiële verantwoording, en beleidsregels.

Artikel 2. Samenstelling en onafhankelijkheid van bestuur en raad van toezicht

2.1. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat:

• a. de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurders en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren;

• b. sprake is van een zo evenwichtig mogelijke samenstelling wat betreft geslacht, leeftijd, deskundigheid, sociale-, culturele-, bedrijfsmatige- en media-achtergrond van zijn leden.

Bij de samenstelling van de raad van toezicht worden daarnaast voorwaarden gesteld met betrekking tot de deskundigheid inzake de facetten die gelet op het doel en middelen van de publieke media-instelling de aandacht van de raad van toezicht vragen. Ten aanzien van landelijke publieke media-instellingen kan tevens rekening worden gehouden met de aard en het doel van de omroepvereniging.

2.2. De raad van toezicht stelt, met inachtneming van artikel 2.1, een openbaar profiel vast voor de omvang en samenstelling van de raad van toezicht, rekening houdend met de aard van de organisatie, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van leden van de raad van toezicht. Het profiel wordt in elk geval bij het ontstaan van een vacature geëvalueerd, zo nodig herzien en vervolgens gepubliceerd op de website. De leden van de raad van toezicht worden op openbare wijze geworven aan de hand van het vooraf vastgestelde profiel.

2.3. De raad van toezicht stelt voorts een openbaar profiel op voor de bestuurder(s). Artikel 2.2 is hierop van overeenkomstige toepassing.

2.4. Het bestuur en de raad van toezicht zijn verantwoordelijk voor de vastlegging van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de statuten en reglementen. Zij passen daarbij algemeen aanvaarde governance-inzichten toe en stellen in dat verband in elk geval adequate regels vast ter borging en bevordering van:

• a. de transparantie en integriteit bij het bestuurlijk handelen en het onafhankelijk toezicht daarop, en

• b. een cultuur binnen de publieke media-instelling die gericht is op het vervullen van de publieke mediaopdracht volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

2.5. Elke vorm van belangenverstrengeling tussen de NPO, de RPO en de landelijke of de regionale publieke media-instelling enerzijds en haar bestuurders, leden van de raad van toezicht of medewerkers anderzijds, wordt vermeden.

2.6. Het bestuur is verantwoordelijk voor het vastleggen van de wijze waarop wordt omgegaan met belangenverstrengeling. In dat verband wordt vastgelegd wat in elk geval onder belangenverstrengeling wordt verstaan, hoe de besluitvorming hierover plaatsvindt en op welke wijze met nevenfuncties wordt omgegaan.

2.7. De raad van toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren buiten aanwezigheid van het bestuur. De raad van toezicht legt de uitkomsten en afspraken voortkomend uit de evaluatie schriftelijk vast. Het bestuur volgt dezelfde procedure voor het evalueren van zijn functioneren.

Daarnaast voert de raad van toezicht ten minste eenmaal per jaar met het bestuur als geheel een evaluatiegesprek over het wederzijds functioneren van beide organen op zich en in relatie tot elkaar. De raad van toezicht legt de uitkomsten en afspraken voortkomend uit de evaluatie schriftelijk vast.

2.8. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van het bepaalde in dit artikel.

Artikel 3. Interne beheersing

3.1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de risicobereidheid, verbonden aan de strategie en de activiteiten van de publieke media-instelling, waarna deze wordt vastgesteld door de raad van toezicht.

3.2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het bestaan, de inrichting en adequate werking van het interne risicomanagement- en controlesysteem, inclusief de periodieke toetsing van de effectiviteit van het systeem.

3.3. Als binnen de kaders van de Mediawet 2008, en met het oog op het vervullen van de publieke media-opdracht, activiteiten worden uitgevoerd door derden, dan stimuleert het bestuur een adequate interne beheersing bij de uitvoering van deze activiteiten.

3.4. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op (de effectiviteit van) het interne risicomanagement- en controlesysteem. De raad van toezicht bespreekt in elk geval eenmaal per jaar de voornaamste risico's verbonden aan de publieke media-instelling, alsmede de uitkomsten van de toetsing door het bestuur van de inrichting en werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem en eventuele significante wijzigingen in dat systeem. Van de uitkomst van deze bespreking wordt melding gemaakt in het jaarlijkse verslag van de raad van toezicht.

Artikel 4. Compliance

4.1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder voor het waarborgen van redactionele onafhankelijkheid in de zin van artikel 2.88 van de Mediawet 2008. Het bestuur draagt voorts zorg voor een cultuur die is gericht op het vervullen van de publieke mediaopdracht overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving.

4.2. Het bestuur is verantwoordelijk voor het treffen van adequate interne beheersingsmaatregelen gericht op de naleving van de geldende wet- en regelgeving, inclusief de periodieke toetsing van de effectiviteit van deze maatregelen. Onderdeel daarvan is de inrichting en adequate werking van een regeling voor het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden die een risico (kunnen) vormen voor de naleving van de geldende wet- en regelgeving binnen en door de organisatie.

4.3. Het bestuur is verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van alle middelen.

4.4. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van het bepaalde in dit artikel.

Artikel 5. Externe verslaggeving en verantwoording

5.1. Het bestuur is verantwoordelijk voor een adequate jaarlijkse externe verslaggeving, voorzien van een controleverklaring door een externe accountant.

5.2. Het bestuur en de raad van toezicht bespreken jaarlijks met de externe accountant de reikwijdte en materialiteit van het auditplan, de belangrijkste risico's die de externe accountant heeft benoemd in het auditplan en zijn bevindingen naar aanleiding van de door hem uitgevoerde werkzaamheden.

5.3. De raad van toezicht geldt als feitelijk opdrachtgever van de externe accountant. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor een periodieke evaluatie van het functioneren van de externe accountant.

5.4. In het jaarlijkse verslag van het bestuur (bestuursverslag) legt het bestuur op hoofdlijnen verantwoording af over:

• a. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de doelstellingen van de organisatie op korte en lange termijn, inclusief de daarbij onderkende risico's en onzekerheden;

• b. de inrichting en adequate werking van het interne risicomanagement- en controlesysteem in het verslagjaar;

• c. de interne beheersingsmaatregelen die zijn getroffen met het oog op de naleving van de geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de waarborgen voor de redactionele onafhankelijkheid in de zin van artikel 2.88 van de Mediawet 2008, en op de wijze waarop het bestuur in het verslagjaar zorg heeft gedragen voor een cultuur die is gericht op het vervullen van de publieke mediaopdracht volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

5.5. In de jaarrekening legt het bestuur verantwoording af over de besteding van alle middelen overeenkomstig het Handboek financiële verantwoording.

5.6. In het jaarlijkse verslag van de raad van toezicht legt de raad van toezicht verantwoording af over:

• a. de samenstelling, zittingstermijnen, onafhankelijkheid (waaronder de omgang met belangenverstrengeling) en de evaluatie van het functioneren van het bestuur en de raad van toezicht;

• b. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad van toezicht, in het bijzonder inzake het toezicht op:

• i. het interne risicomanagement- en controlesysteem en de effectiviteit daarvan;

• ii. de naleving van de geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de waarborgen voor de redactionele onafhankelijkheid in de zin van artikel 2.88 van de Mediawet 2008, en de wijze waarop het bestuur in het verslagjaar heeft zorggedragen voor een cultuur die is gericht op het vervullen van de publieke mediaopdracht volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving;

• iii. het beleid voor de beloning van de individuele bestuurders en de leden van de raad van toezicht;

• iv. de financiële verantwoording in de vorm van het bestuursverslag, de jaarrekening en de overige rapportages als bedoeld in dit artikel.

5.7. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van het bepaalde in dit artikel.

Artikel 6. Openbaarmaking

Het Commissariaat maakt de door hem genomen besluiten met betrekking tot de handhaving van de naleving van de artikelen 2.142a en 2.178 van de Mediawet 2008 openbaar conform de in de Werkwijze Communicatie Commissariaat voor de Media voorgeschreven wijze.

Artikel 7. Evaluatie

Het Commissariaat zal na een periode van twee jaar de effectiviteit van de beleidsregels evalueren en waar nodig de beleidsregels actualiseren.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van 1 januari 2018.

Deze beleidsregels zijn van toepassing bij de bestuursrechtelijke handhaving door het Commissariaat van de artikelen 2.142a en 2.178 van de Mediawet 2008, ten aanzien van gedragingen na de inwerkingtreding van de beleidsregels.

Artikel 9. Slotbepalingen

Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels governance en interne beheersing 2017.

Deze beleidsregels worden bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant en op de website van het Commissariaat.