LegalizeRegeling rechten betrokkenen bij de verwerking van persoonsgegevens van het Vervangingsfonds en Participatiefonds
Gelet op Hoofdstuk III, artikel 15 t/m 21 Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Besluiten de volgende regeling vast te stellen:
§ 1. Definities
Artikel 1. Definities en toepassingsbereik
Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage in, rectificatie van, wissing van, beperking van, overdracht van en bezwaar tegen verwerking door het Vervangingsfonds en het Participatiefonds van persoonsgegevens in het kader van zijn (wettelijke) taken en alle bezwaren hieromtrent.
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- b. Vervangingsfonds: de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs als bedoeld in artikel 183 van de WPO dan wel artikel 169 van de WEC;
- c. Participatiefonds: de Stichting Participatiefonds voor het Onderwijs als bedoeld in artikel 184 van de WPO dan wel artikel 170 van de WEC;
- d. persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
- e. verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
- f. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- g. verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, voor deze regeling zijnde het Vervangingsfonds en/of het Participatiefonds;
- h. verzoek om inzage: een verzoek van of namens betrokkene om aan verzoeker mede te delen of, en zo ja welke, de betrokkene betreffende persoonsgegevens worden verwerkt, conform artikel 15 AVG;
- i. verzoek om rectificatie: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 16 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te verbeteren of aan te vullen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;
- j. verzoek om wissing: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 17 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te wissen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;
- k. verzoek om beperking: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 18 AVG, persoonsgegevens van betrokkene af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;
- l. verzoek om overdracht: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 20 AVG, zijn persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare vorm en/of het verzoek van of namens betrokkene om die gegevens aan een andere verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
- m. bezwaar: mededeling van betrokkene, conform artikel 21 AVG, dat hij bezwaar maakt tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens;
- n. verzoeker: degene die een verzoek om inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdracht indient en/of bezwaar maakt tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens bij het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds;
- o. legitimatiebewijs: een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;
- p. derde: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, het Vervangingsfonds, het Participatiefonds, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
- q. toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
- r. genetische gegevens: persoonsgegevens die verband houden met de overgeërfde of verworven genetische kenmerken van een natuurlijke persoon die unieke informatie verschaffen over de fysiologie of de gezondheid van die natuurlijke persoon en die met name voortkomen uit een analyse van een biologisch monster van die natuurlijke persoon;
- s. gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven;
- t. profilering: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.
§ 2. Indiening en in behandeling neming verzoeken
Artikel 2. Indiening van verzoeken
De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen een schriftelijk of digitaal verzoek om inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdracht van zijn persoonsgegevens in te dienen en/of bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.
Een schriftelijk of digitaal ingediend verzoek wordt gedateerd en ondertekend, en bevat ten minste:
- a. de volledige naam en voorletters en het postadres van de betrokkene;
- b. de geboortedatum van de betrokkene;
- c. (indien beschikbaar) het e-mailadres van de betrokkene;
- d. een kopie van een geldig legitimatiebewijs van betrokkene (waarbij het burgerservicenummer onleesbaar is gemaakt);
- e. een omschrijving van de relatie met het Vervangingsfonds of het Participatiefonds;
- f. de aard van het verzoek en – indien van toepassing – de gewenste aan te brengen wijzigingen.
Een schriftelijk verzoek dat namens betrokkene wordt ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger of een gemachtigde gaat vergezeld van een bewijsstuk inzake de wettelijke vertegenwoordiging of van een originele, door betrokkene ondertekende schriftelijke machtiging ter uitoefening van het recht door de verzoeker. Onverminderd het bepaalde in het tweede lid wordt tevens ter identificatie een kopie van een geldig legitimatiebewijs van verzoeker bijgesloten en vermeldt het verzoek ook de volledige naam, voorletters en het adres van de verzoeker. Vorenstaande geldt niet als het verzoek wordt ingediend door een advocaat die als gemachtigde van betrokkene optreedt.
Een verzoek om rectificatie, wissing of beperking kan slechts worden ingediend nadat de verzoeker eerst een verzoek tot inzage heeft ingediend met betrekking tot de hem betreffende gegevens.
Een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt ingediend bij het bestuursbureau van het Vervangingsfonds dan wel het bestuursbureau van het Participatiefonds per gewone post of per e-mail.
Artikel 3. Kosten van verzoeken
Aan een verzoek om inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdracht alsmede aan het indienen van een bezwaar met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zijn geen kosten verbonden. Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name bij veelvuldige herhaling, kan het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven.
Artikel 4. Berichtgeving ontvangst en in behandeling neming
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds een ontvangstbevestiging.
De ontvangstbevestiging bevat tenminste de naam van een contactpersoon, een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek, alsmede – indien van toepassing – de mededeling als bedoeld in artikel 5, derde lid.
Artikel 5. Toets op in behandeling nemen
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds betrekt bij de behandeling van een verzoek als bedoeld in artikel 2 slechts die verwerkingen waarvoor het is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Ingeval het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds constateert dat het verzoek mede of uitsluitend betrekking heeft op gegevens die bij een ander bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke berusten, zendt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds het verzoek ter behandeling door naar dat andere bestuursorgaan. Verzoeker krijgt hiervan, onverminderd het bepaalde in artikel 6, bericht.
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds toetst of een verzoek voldoet aan het bepaalde in artikel 2.
Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in artikel 2 dan wordt verzoeker in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen 2 weken aan te vullen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt verzoeker op de voet van artikel 4:5, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht binnen 4 weken nadat de aanvraag is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.
§ 3. Procedure uitvoering verzoeken
Artikel 6. Behandeling van verzoeken
Namens de verantwoordelijk manager van het organisatieonderdeel waarop het verzoek betrekking heeft wordt zorggedragen voor afhandeling van een verzoek als bedoeld in artikel 2, eerste lid.
De verantwoordelijk manager vraagt de privacy officier en de security officer van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds om advies voordat een besluit wordt genomen.
Indien voor het in behandeling nemen van het verzoek ook andere onderdelen van het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds moeten worden ingeschakeld, zet de verantwoordelijk manager hiertoe de nodige stappen en coördineert hij de uitvoering van het verzoek.
Artikel 7. Verzoek om inzage
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds deelt verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van een verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2 en artikel 5, mee of het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt en of dan wel in hoeverre het verzoek om inzage wordt ingewilligd.
Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds binnen de in het eerste lid bedoelde termijn de volgende gegevens ter beschikking c.q. deelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds het volgende mee:
- a. een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;
- b. een omschrijving van:
- •. het doel of de doeleinden van de verwerking;
- •. de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
- •. de ontvangers of categorieën ontvangers;
- •. de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of de criteria om die termijn te bepalen;
- •. de mededeling dat betrokkene het recht heeft om te verzoeken de gegevens te rectificeren of wissen, of dat de verwerking van hem betreffende gegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
- c. dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- d. alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens indien deze niet bij betrokkenen worden verzameld;
- e. het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, en, tenminste in het geval van profilering, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor betrokkene.
Als de administratie persoonsgegevens van een derde bevat die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen verstrekking ervan aan betrokkene, stelt het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds beslist naar aanleiding van hetgeen door die derde naar voren is gebracht of dit aanleiding is voor een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een verzoek om inzage.
De beslissing tot gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek om inzage vermeldt op welke gronden een beperking of afwijzing van de inzage heeft plaatsgevonden.
Artikel 8. Verzoek om correctie-/rectificatie
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds kan een verzoek om correctie/rectificatie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt. Een verzoek om rectificatie in verband met onvolledigheid van de gegevens kan door het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds onder meer worden uitgevoerd op basis van een door betrokkene verstrekte aanvullende verklaring.
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds deelt betrokkene schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.
Artikel 9. Verzoek om wissing
Het Vervangingsfonds dan wel het Participatiefonds zal een verzoek om gegevenswissing slechts honoreren indien één van de volgende gevallen van toepassing is:
- a. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- b. de betrokkene trekt de toestemming in of er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
- c. de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking, conform artikel 21 AVG, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;
- d. de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.