LegalizeBesluit d.d. 7 januari 2019 conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 houdende regels voor de documentaire informatievoorziening van De Nederlandsche Bank NV (Beheersregels archief DNB 2019)
1. Begripsbepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
-
- Afgesloten archief: een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces, dat in principe onveranderlijk is en waarin zich archiefbescheiden bevinden in afwachting van vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Voor digitale archiefbescheiden bevindt het afgesloten archief zich in het record management systeem.
-
- Archief: geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door De Nederlandsche Bank NV (DNB) of een onderdeel daarvan.
-
- Archiefbeheer: de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te bewaren of over te brengen, als ook om archiefbescheiden die daar in aanmerking komen te vernietigen.
-
- Archiefbescheiden: (papier én digitaal):
- a. bescheiden, ongeacht hun vorm, door DNB ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd om onder haar te berusten;
- b. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstig bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op DNB zijn overgegaan;
- c. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- d. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens wet in plaats zijn gesteld van de onder a., b., of c. bedoelde bescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 12 zijn vervaardigd.
-
- Archiefbewaarplaats: een bewaarplaats die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden.
-
- Archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van papieren archiefbescheiden in afwachting van hun vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
-
- Archiefvormend onderdeel: een al dan niet tijdelijk onderdeel van DNB, dat onder de verantwoordelijkheid van de directie van DNB een (onderdeel van een) taak van DNB uitoefent.
-
- Beheersregels: nderhavige, door de directie van DNB op grond van het Archiefbesluit 1995, vastgestelde regeling.
-
- Bewaartermijn: de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden.
-
- Documentaire informatievoorziening: het registeren, archiveren, beschikbaar stellen en beheren van documenten binnen een organisatie.
-
- Document management systeem (DMS): het primaire systeem voor het opmaken en opslaan van archiefbescheiden en hun metadata met een geautomatiseerde koppeling naar het record management systeem.
-
- ECB-archiefbescheiden: archiefbescheiden die in bezit zijn van DNB en die de ECB heeft opgesteld of die DNB heeft opgesteld in de uitoefening van bevoegdheden die zijn toebedeeld aan de Unie, meer specifiek aan het ESCB/Eurosysteem, of ingevolge de Verordening (EU) nr. 1024/2013 van de Raad van 15 oktober 2013 waarbij aan de Europese Centrale Bank specifieke taken worden opgedragen betreffende het beleid inzake het prudentieel toezicht op kredietinstellingen, alsook archiefbescheiden die afkomstig zijn van het EMI of van het Comité van presidenten. Op deze bescheiden zijn onder meer van toepassing: het besluit van de Governing Council van 14 juli 2016 inzake de ‘Common rules and minimum standards for the treatment of sensitive ESCB and SSM information’ (SEC/GovC/X/16/0815-SEC/GenC/X/16/086), het besluit van de Europese Centrale Bank van 19 februari 2004 inzake het reglement van orde van de Europese Centrale Bank (ECB/2004/2), het besluit van 4 maart 2004 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Europese Centrale Bank (ECB/2004/3) alsook de Administrative Circular 07/2004 on the Management and Confidentiality of ECB Documents van 17 september 2004.
-
- e-Depot: een digitale voorziening waarmee digitale informatieobjecten na overdracht duurzaam toegankelijk beheerd worden.
-
- Hogere regelgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.
-
- Lopend archief: actueel archief waarin een archiefvormend onderdeel nieuwe archiefbescheiden opslaat die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces. Het lopende archief bevindt zich in het document management systeem.
-
- Metadata: gegevens die over archiefbescheiden in het document management systeem en record management systeem worden vastgelegd om deze terugvindbaar en beheersbaar te maken en houden.
-
- Overbrenging: het overdragen van de zorg en het archiefbeheer van archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan een archiefbewaarplaats.
-
- Overdracht: het in archiefbeheer overdragen van archiefbescheiden aan een ander (archiefvormend) onderdeel van DNB.
-
- Overheidsorgaan: organen van een rechtspersoon ingesteld krachtens publiek recht of een andere persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
-
- Record management systeem (RMS): het primaire systeem met alle benodigde functionaliteiten om archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden en beheren.
-
- Selectie: het op grond van een vastgestelde selectielijst scheiden van archiefbescheiden die voor bewaring en die voor vernietiging in aanmerking komen.
-
- Selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archieven, inclusief de selectietermijn, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
-
- Terbeschikkingstelling: het tijdelijk overdragen van archiefbescheiden en het archiefbeheer daarvan aan een andere archiefbeheerder of rechtspersoon.
-
- Vernietiging: het zodanig bewerken van (de gegevensdrager van) archiefbescheiden dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die deze bevat kunnen worden gereconstrueerd.
-
- Vervanging: het al dan niet routinematig vervangen van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de originele archiefbescheiden.
-
- Vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden en daarmee tevens de zorg en het archiefbeheer van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij.
-
- Zorg: de verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de hogere regelgeving opgenomen verplichting om de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
-
- Zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor archiefbescheiden.
2. Reikwijdte
Artikel 2. Reikwijdte
De beheersregels zijn van toepassing op het archiefbeheer van alle archiefbescheiden in alle fasen van hun levenscyclus die onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen.
Deze beheersregels zijn eveneens van toepassing op archiefbescheiden die niet onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen, tenzij in deze beheersregels anders is aangegeven.
De beheersregels zijn eveneens van toepassing op het archiefbeheer van ECB-archiefbescheiden, waarbij het uitgangspunt is dat de daarop van toepassing zijnde ECB-regelgeving wordt nageleefd.
In het geval de taken of werkzaamheden van DNB worden gewijzigd en/of uitgebreid, zal per geval door het hoofd van de afdeling ID, in overleg met de divisie JUZA, worden beoordeeld of het archiefbescheiden betreft die onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen. Dit geldt ook voor archiefbescheiden die verband houden met taken of werkzaamheden die in het verleden zijn uitgevoerd en waarbij deze beoordeling nog niet is uitgevoerd.
3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Directie
De directie van DNB is zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van DNB en stelt de beheersregels vast.
Divisiedirecteur Bedrijfsvoering (BEVO)
- a. De divisiedirecteur BEVO is namens de directie verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening. De divisiedirecteur BEVO neemt besluiten op dat terrein en stelt op dat terrein de nodige regelingen en voorschriften vast tenzij in deze beheersregels anders is bepaald;
- b. De divisiedirecteur BEVO is verantwoordelijk voor het informeren van de directie op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
Divisiedirecteuren
De divisiedirecteuren zijn verantwoordelijk voor de behandeling van archiefbescheiden met betrekking tot hun divisie en zien er op toe dat hun medewerkers archiefbescheiden op de juiste wijze opslaan in het hiervoor bestemde systeem. Archiefbescheiden die niet door de afdeling ID worden beheerd, worden onder verantwoordelijkheid van de divisiedirecteuren beheerd in overeenstemming met deze beheersregels alsook met hogere regelgeving.
Afdelingshoofd Informatiediensten (ID)
- a. Het hoofd van de afdeling ID beheert de archiefbescheiden in overeenstemming met de bepalingen van deze beheersregels en hogere regelgeving.
- b. Het hoofd van de afdeling ID is belast met het voorbereiden van voorschriften, regelingen en instructies op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
- c. Het hoofd van de afdeling ID toetst periodiek of de voorschriften, regelingen en instructies nog wel voldoen aan beheersregels en hogere regelgeving.
- d. Het hoofd van de afdeling ID ziet toe op de naleving van de geldende voorschriften, regelingen en instructies op het gebied van de documentaire informatievoorziening.
- e. Het hoofd van de afdeling ID bewaakt de kwaliteit van het archief.
Het sectiehoofd van de afdeling ID is verantwoordelijk voor het doen verrichten van de archiefwerkzaamheden en is belast met het dagelijkse toezicht op het archief.
Medewerkers binnen de afdeling ID verrichten de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer.
Medewerker DNB
De medewerker DNB is er voor verantwoordelijk dat de door hem opgemaakte en ontvangen archiefbescheiden, ongeacht de vorm, in het hiervoor bestemde systeem worden opgeslagen en worden voorzien van de juiste informatieklasse.
4. Registratie- en archivering
Artikel 4. Identificatie en registratie archiefbescheiden
Van archiefbescheiden is sprake als deze voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van DNB of de verantwoording door DNB in het kader van haar doelstellingen, taken en werkzaamheden zoals neergelegd in onder meer de Bankwet 1998 van belang zijn (NEN-ISO 15489).
Archiefbescheiden van DNB voldoen aan eisen met betrekking tot betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid conform NEN-ISO 15489.
De ‘Gouden Regels voor archivering’ zijn opgesteld als principle based rules om DNB medewerkers te helpen deze archiefbescheiden te identificeren.
Artikel 5. Dossiervorming en archiefordening
De vorming van dossiers is zodanig dat de medewerker DNB wordt ondersteund bij het uitvoeren van zijn/haar taak en de continuïteit van de bedrijfsvoering van DNB en de verantwoording van doelstellingen, taken en werkzaamheden zoals neergelegd in onder meer de Bankwet 1998 worden gefaciliteerd.
Dossiervorming en archiefordening geschieden conform een door het hoofd van de afdeling ID vastgesteld ordeningssysteem en metadataschema.
De vorming van dossiers en archiefordening geschieden zodanig dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
Artikel 6. Archiefontsluiting
Het hoofd van de afdeling ID is er voor verantwoordelijk dat van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht wordt aangelegd en bijgehouden.
5. Archiefbeheer
Artikel 7. Materieel beheer
Het hoofd van de afdeling ID treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de archiefbescheiden die voor langdurige of blijvende bewaring in aanmerking komen dat de duurzaamheid is gegarandeerd; hetzelfde geldt voor te vernietigen archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn.
Voor het vormen en bewaren van door DNB opgemaakte permanent te bewaren archiefbescheiden worden materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling.
Bij de aanschaf van de in het tweede lid bedoelde materialen kunnen van de leverancier bewijsstukken worden verlangd die aantonen dat de te leveren materialen voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling.
Indien archiefbescheiden door de aard van de oorspronkelijke gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties op de wijze als in artikel 12 van deze beheersregeling omschreven.
Artikel 8. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
Archiefbescheiden worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten, dan wel archiefbewaarplaatsen.
Het hoofd van de afdeling ID zorgt samen met de hoofden van de afdelingen BVL en FMA voor de beschikbaarheid van archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden zo min mogelijk gevaar lopen in geval van een calamiteit, inclusief het zorgdragen voor een calamiteitenplan.
Archiefruimten voor het afgesloten archief waarin permanent te bewaren archiefbescheiden berusten in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats voldoen aan de normen die zijn opgenomen de Archiefregeling.
In afwijking van lid 3 geldt dat voor archiefbescheiden die niet onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen zo veel als redelijkerwijs mogelijk aansluiting wordt gezocht bij de in de Archiefregeling opgenomen normen.
Artikel 9. Duurzaamheid digitale archiefbescheiden
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.