Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen

1. Inleiding

In deze circulaire wordt u geïnformeerd over de condities waaronder de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand (DBS) en de daarbij behorende latere vermeldingen in digitale vorm aan de Justitiële Informatiedienst (Justid) aangeleverd kunnen worden.

Deze digitale aanlevering vindt zijn grondslag in:

2. Kwaliteitsborging werkproces

2.1. Algemeen

De ambtenaar van de burgerlijke stand is verantwoordelijk voor een volledige aanlevering van kwalitatief hoogwaardige dubbelen van de akten en de latere vermeldingen conform eerder genoemde regelgeving. Om dit ook in het kader van de digitale aanlevering te waarborgen, wordt in deze circulaire enerzijds een aantal extra controleprocedures voorgeschreven die in het werkproces opgenomen dienen te worden en anderzijds worden technisch inhoudelijke specificaties gegeven waaraan de te gebruiken archiefbescheiden qua materiaal, indeling en ordening moeten voldoen. Verder wordt aandacht besteed aan de latere vermeldingen die betrekking hebben op akten die al overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats.

2.2. Controleprocedures

a. Kwantitatief

Indien u digitaal gaat aanleveren, hoeft u de akte of latere vermelding slechts in enkelvoud op te maken. Om de volledigheid van de dubbelen te waarborgen, dienen de volgende controleprocedures in het werkproces te worden opgenomen:

Gelijk aantal opgemaakte en gescande akten en latere vermeldingen

Het aantal opgemaakte akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal gescande akten en latere vermeldingen van die gegeven periode.

Gelijk aantal gescande en aangeleverde akten en latere vermeldingen

Het aantal gescande akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal digitaal aangeleverde akten en latere vermeldingen van die gegeven periode. Hiertoe dient een adequate administratie bijgehouden te worden zoals te vinden onder 4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering.

b. Kwalitatief

Om de kwaliteit van de digitale dubbelen te waarborgen, zijn er naast technisch inhoudelijke randvoorwaarden ook enkele kwalitatieve controleprocedures nodig:

Na het scannen van een akte of latere vermelding dient de digitale dubbele direct visueel door de ambtenaar van de burgerlijke stand gecontroleerd te worden, teneinde vast te stellen of de akte of latere vermelding qua kopie van voldoende kwaliteit is.

De te gebruiken scanapparatuur dient regelmatig schoongemaakt te worden, zodat (naast het voldoen aan de later genoemde technisch inhoudelijke specificaties) ook de scherpte van de digitale kopie gewaarborgd blijft.

De gemeente dient een onderhoudscontract met de leverancier te hebben voor de te gebruiken scanner.

3. Technisch inhoudelijke randvoorwaarden

De digitale dubbelen van de akten en de latere vermeldingen dienen duurzaam, geordend en toegankelijk gearchiveerd te worden. Om dit te waarborgen zijn technisch inhoudelijke randvoorwaarden gesteld die in de bijlage zijn opgenomen. Deze zijn van belang voor de in te zetten ICT-middelen. Als zodanig kunt u dit bij de implementatie opdragen aan uw IT-organisatie.

4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen. Op grond daarvan is Justid, namens de zorgdrager (minister van Justitie en Veiligheid), bevoegd de dubbelen en latere vermeldingen te vervangen door digitale reproducties en zo nodig de papieren dubbelen en latere vermeldingen na digitalisering te vernietigen. Om de digitaal aan te leveren dubbelen in een goede geordende en toegankelijke staat te kunnen ontvangen en te laten aansluiten op de ordening van de door Justid te digitaliseren dubbelen en latere vermeldingen, is het nodig hieraan eisen te stellen. Om in het bezit te komen van de door Justid te verstrekken machtiging voor digitale aanlevering dienen de volgende stappen te worden doorlopen.

5. Niet te digitaliseren latere vermeldingen

Wanneer dubbelen van de burgerlijke stand niet meer in de centrale archiefbewaarplaats (bij Justid) worden bewaard, kunnen latere vermeldingen van deze akten niet meer aan Justid in beheer worden gegeven. Deze latere

vermeldingen dienen voorlopig in papieren vorm naar de rijksarchieven in de provincie gestuurd te worden, opdat het verband tussen de latere vermeldingen en de papieren dubbele akten, waarop zij betrekking hebben, kan worden gelegd. Dit betreft vooralsnog de latere vermeldingen die betrekking hebben op de akten tot en met 1980. De rijksarchieven worden ook wel Regionaal Historische Centra (RHC) genoemd.

Justid zal de gemeenten in de toekomst in kennis stellen van de overbrenging van de dubbelen burgerlijke stand naar de RHC, zodat duidelijk is welke latere vermeldingen naar de RHC’s gezonden moeten worden.

6. Inlichtingen

Nadere informatie in verband met deze circulaire is te vinden op de website van de Justitiële Informatiedienst (www.justid.nl) of kan telefonisch verkregen worden via 088-998 9000.

7. Geldigheidsduur circulaire

Deze circulaire geldt vanaf de datum waarop deze is gepubliceerd in de Staatscourant en geldt zolang er een wettelijke grondslag is om dubbelen van de burgerlijke stand en latere vermeldingen in digitale vorm aan te kunnen leveren aan de centrale bewaarplaats (Justid).

8. Vervanging circulaire

Deze circulaire vervangt de gepubliceerde circulaire Dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen van 25 april 2018, die in werking is getreden op 9 mei 2018.

Bijlage 1

Technische specificaties

a. Cd-rom

De optische schijven dienen te voldoen aan de ISO 9660 norm. De beschrijving van deze norm is als volgt:

ISO 9660: Information processing. Volume and file structure of CD-ROM for information interchange.

b. Opschrift op de CD-ROM

Er dient geen opschrift op de optische schijf zelf te worden geplaatst.

c. De verpakking

De verpakking van de CD-ROM mag geen polyvinylchloride bevatten. Daarnaast dient de verpakking stofvrij te zijn en te bestaan uit harde kunststof waaruit geen stoffen kunnen vrijkomen die reacties kunnen aangaan met de verpakte optische schijven.

d. Het labelen van de verpakking

Er dient uitsluitend gebruik te worden gemaakt van een inlegvel.

e. Het imagetype

Het image van de (gescande) akte dient van het image formaat type ITU T4 te zijn. Het tiff-bestand dient de volgende eigenschappen, color 1 bit(=z/w), compressie 4, met x en y resolutie van 300 dpi.

f. De scanner

De scan dient minimaal met 300 dpi te worden gescand, zowel horizontaal als verticaal. De scherpte en het contrast dienen optimaal te worden ingesteld.

g. Verpakking en verzending

De CD-ROM dient in een hoogwaardige transportverpakking verzonden te worden. Er dient minimaal gebruik gemaakt te worden van een met luchtkussenfolie (bubbeltjes plastic) gevoerde enveloppe waarin de CD-ROM in eerder genoemde verpakking verzonden kan worden. De digitale dubbelen zullen evenals de papieren dubbelen via aangetekende post worden verstuurd aan de Justitiële Informatiedienst.

Het postadres is:

Aan de beheerder van de centrale bewaarplaats voor de dubbelen van de burgerlijke stand Postbus 4209

7200 BE Zutphen

Hieronder zal nu op de ordening en toegankelijkheid van de Dubbelen Burgerlijke Stand op de CD-ROM worden ingegaan.

h. Inlegvel

Het inlegvel van de CD-ROM dient als titel “Dubbelen Burgerlijke Stand” te dragen. Als subtitel dient het jaar, de gemeentenaam, de gemeentecode en de CD-ROM volumenaam te worden genoemd.

i. Volumenaam

Voordat de CD-ROM wordt gebrand, wordt er door het desbetreffende brandprogramma de mogelijkheid gegeven om een volumenaam aan de CD-ROM toe te kennen.

Bij de CD-ROM voor de digitale dubbelen van de akten en latere vermeldingen dienen de volgende gegevens te worden vermeld in de volumenaam: de gemeente code, direct gevolgd door de laatste 2 cijfers van het jaartal, direct gevolgd door het volgnummer van de CD-ROM. Het volgnummer is het nummer van de CD-ROM in het betreffende jaar.

Zo zal de volumenaam voor de eerste CD-ROM met de dubbelen van de akten uit de gemeente Aalsmeer (gemeentecode 0358) over het jaar 2018 zijn: 03581801

j. De folderstructuur

De CD-ROM dient twee mappen te bevatten. Te weten:

De map “index” en de map “images”

k. Schematisch weergegeven

<>

|- index

|- images

l. Het indexbestand

In de map “index” dient het indexbestand geplaatst te worden. De naam van het indexbestand dient te zijn: “index.txt”

Het index bestand dient per image bestand een regel te bevatten die als volgt is opgebouwd:

“jaar”,”gemeente code”,”akte soort”,”LV”,”aktenummer”,”path”

Waarvoor geldt:

Velden worden geopend en afgesloten door aanhalingstekens(“). Velden worden gescheiden door een komma(,). Een regel wordt afgesloten met CR/LF.

m. De image benamingen

In de map “images” dienen de tiff-bestanden geplaatst te worden. De images dienen een bestandsnaam te krijgen welke bestaat uit een 8 cijferig nummer gevolgd door de extensie “.tif”. Het eerste image zal derhalve de bestandsnaam: “00000001.tif” krijgen.

n. Te gebruiken coderingen