Regeling van het bestuur van de Dopingautoriteit van 1 januari 2019, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Dopingautoriteit 2019)

Het bestuur is zorgdrager voor alle documentaire informatie van de Dopingautoriteit, zoals bedoeld in artikel 1, lid d, van de Archiefwet. De zorg van het bestuur eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de documentaire informatie.

Het bestuur stelt beheersregels vast ten aanzien van de documentaire informatievoorziening.

Het bestuur stelt voldoende middelen beschikbaar voor het documentair informatiebeheer conform de eisen gesteld in de archiefwetgeving en -regelgeving.

Het hoofd afdeling ondersteuning is verantwoordelijk voor het duurzaam beheer van de documentaire informatie van de Dopingautoriteit.

Het hoofd afdeling ondersteuning is, na overdracht aan hem door de betreffende afdelingen, verantwoordelijk voor het beheer van afgesloten archieven. Het hoofd afdeling ondersteuning kan het beheer van deze aan hem overgedragen archieven uitbesteden aan externe partijen.

Het hoofd afdeling ondersteuning is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid en kaders op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover, het houden van toezicht op de archieven van de Dopingautoriteit en het rapporteren daarover aan het bestuur.

Het hoofd afdeling ondersteuning is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de selectielijst en beheersregels voor documentaire informatie en voor het voorlichten van de medewerkers hier over.

Het hoofd afdeling ondersteuning verstrekt op aanvraag van de Erfgoedinspectie informatie over de staat van documentaire informatie en over de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven.

Het afdelingshoofd is de eigenaar van de documentaire informatie van zijn betreffende afdeling.

Het hoofd van een afdeling beheert de documentaire informatie conform de regels van deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.

Het hoofd van een afdeling is bevoegd om aanwijzingen te geven voor het beheer van documentaire informatie van zijn afdeling voor zover deze in lijn zijn met de voorliggende regeling en andere wet- en regelgeving.

Het hoofd van een afdeling draagt afgesloten documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat over aan het hoofd afdeling ondersteuning.

Medewerkers van de Dopingautoriteit zijn verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat opslaan en beheren van inkomende en uitgaande documenten, alsmede van intern gerichte documenten, die worden ontvangen, opgemaakt of gebruikt bij de uitvoering van de dagelijkse taken.

Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met documentaire informatie en neemt in het bijzonder discretie in acht als documentaire informatie persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevat.

Documentaire informatie wordt direct na ontvangst, na opmaak of voor verzending geregistreerd in een daarvoor bestemd informatiesysteem.

De behandelend medewerker is verantwoordelijk voor het identificeren en registreren van nieuwe documentaire informatie. Direct bij binnenkomst of bij creatie van documenten beoordeelt de behandelend medewerker of het te archiveren informatie betreft. Vervolgens registreert hij deze informatie door in het juiste dossier op te slaan.

De behandelende afdeling is verantwoordelijk voor het afdoen van de documentaire informatie binnen de vastgestelde termijn. Indien de afdoeningstermijn niet wettelijk is voorgeschreven bepaalt de behandelende afdeling zelf de afdoeningstermijn voor de documentaire informatie.

Ordening van de documentaire informatie vindt procesgebonden plaats. Alle documenten die op basis van de inhoud een logisch oorzakelijk verband kennen, worden samengevoegd tot een dossier zodanig dat:

Het afdelingshoofd bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. Het afdelingshoofd is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers.

De afdelingen dragen er zorg voor dat alle documentaire informatie binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar of waarneembaar is.

De afdelingen dragen er zorg voor dat voor alle permanent te bewaren documentaire informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:

Documentaire informatie wordt tot het tijdstip van vernietiging, vervreemding dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden.

Als de dragers en de beheermaterialen van permanent te bewaren documentaire informatie onvoldoende duurzaam zijn om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, worden deze dragers vervangen.

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een adequate digitale duurzaamheidsstrategie voor de eigen afdeling.

Indien de kans bestaat dat, als gevolg van wijzigingen in de besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale documenten wordt aangetast, gaat het afdelingshoofd, na overleg met het hoofd afdeling ondersteuning en het bestuur, over tot conversie of migratie. Hiervan wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie bevat van de geconverteerde of gemigreerde documenten en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie of migratie de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat is behouden.

De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door het afdelingshoofd. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren, vaststellen en implementeren van een selectielijst voor de Dopingautoriteit.

De selectielijst wordt opgesteld overeenkomstig artikel 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 en wordt, indien noodzakelijk, naar aanleiding van organisatie- en/of taakveranderingen geactualiseerd.

De selectielijst bevat een vermelding van de periode waarop zij betrekking heeft, alsmede een overzicht van de eenduidige selectiecriteria die worden gehanteerd.

Het hoofd afdeling ondersteuning zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst bij het archiefbeheer wordt toegepast.

De afdelingshoofden zijn voor de eigen afdeling verantwoordelijk voor:

Het hoofd afdeling ondersteuning stelt een verklaring van vernietiging op van de te vernietigen documentaire informatie. De verklaring bevat een specificatie van de te vernietigen documentaire informatie, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. Deze verklaring wordt ondertekend door het bestuur. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Onder buitengewone omstandigheden vindt vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens plaats op grond van noodvernietiging als bedoeld in artikel 9, tweede lid, van de Archiefwet.

Dossiers, die op basis van de selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden door het hoofd afdeling ondersteuning na afsluiting van de documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat conform de in de Archiefwet genoemde termijn overgebracht naar het Nationaal Archief.

Bij de over te brengen dossiers wordt vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de dossiers is geregeld.

Bij de overbrenging kunnen door het bestuur beperkingen aan de openbaarheid van de dossiers worden gesteld.

Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte dossiers. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Het bestuur kan besluiten documentaire informatie te vervreemden voor zover deze niet is overgebracht naar het Nationaal Archief. Hiervoor is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist als vervreemding niet plaats vindt op basis van een wettelijk voorschrift als bedoeld in artikel 8, tweede lid van de Archiefwet.

Het bestuur stelt een verklaring van vervreemding op waarin een specificatie van de vervreemde documentaire informatie, de datum en de wijze van vervreemding zijn opgenomen. De verklaring wordt ondertekend door het bestuur. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Het bestuur besluit tot vervanging van documenten en stelt daartoe nadere regels; het besluit tot vervanging wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Vervanging van documenten geschiedt met juiste en volledige weergave van de vorm, inhoud en structuur van de te vervangen documenten.