Huishoudelijk Reglement van de Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie 2019

Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste één en ten hoogste drie natuurlijke personen.

Indien het bestuur uit één bestuurder bestaat, is die bestuurder met het gehele bestuur belast.

Het bestuur stelt een regeling voor mandaat/volmacht op.

In geval van ontstentenis of belet van een of meer leden van het bestuur, zullen de overblijvende leden van het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.

Indien het aantal leden van het bestuur daalt onder het door de raad van toezicht vast te stellen aantal, is de raad van toezicht verplicht zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien.

Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van één stem. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend.

Het bestuur onderhoudt het contact met en is verantwoordelijk voor een goede omgang met de personeelsvertegenwoordiging en de stakeholders van de stichting.

Het bestuur kan voor een bepaalde periode en opdracht een intendant aanstellen, zijnde iemand die op persoonlijke titel tijdelijk een budget ter beschikking krijgt om een beleidsdoelstelling van het Fonds te ontwikkelen, onverlet de bevoegdheid van het bestuur tot goedkeuring of vaststelling van de betreffende financiële verplichtingen.

De raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.

Leden van het bestuur melden hun functies en nevenfuncties aan de raad van toezicht.

In het Reglement directie/raad van bestuur Fonds voor Cultuurparticipatie zijn nadere bepalingen ten aanzien van het bestuur opgenomen.

De raad van toezicht bestaat uit ten minste drie en ten hoogste negen leden. De voorzitter en leden worden benoemd door de minister. De voorzitter benoemt desgewenst een vicevoorzitter.

De raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn (eigen) functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.

De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt, is strikt vertrouwelijk.

Tijdens besluitvorming heeft ieder lid van de raad van toezicht één stem en gelden onderstaande uitgangspunten:

Leden van de raad van toezicht genieten per vergadering een door de raad van toezicht vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten. Voor de hoogte van de vergoeding doet het bestuur een voorstel, daarbij in acht nemend het karakter van de organisatie, de wettelijke voorschriften en beginselen uit de Governance Code Cultuur. De eventuele vergoeding aan leden van de raad van toezicht is niet afhankelijk van de resultaten van de organisatie.

Leden van de raad van toezicht melden hun functies en nevenfuncties aan de raad van toezicht en aan de minister. De nevenfuncties worden opgenomen in het jaarverslag.

Na benoeming van een lid van de raad van toezicht biedt de stichting dat lid een introductie aan met betrekking tot de verschillende aspecten die voor de raad van toezicht relevant zijn.

In het Reglement raad van toezicht Fonds voor cultuurparticipatie zijn nadere bepalingen ten aanzien van de raad van toezicht opgenomen.

Het bestuur bespreekt periodiek met de medewerkers van het Fonds en de leden van de adviescommissies hun (eigen) rol, de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het bestuur informeert de raad van toezicht over de verschillende subsidie-instrumenten en de verschillende onderdelen van de organisatie en verwerkt de resultaten hiervan in beleid.

Het bestuur zorgt ervoor dat de medewerkers van het Fonds zonder gevaar voor hun (rechts)positie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.

Het bestuur draagt zorg voor voorzieningen waarmee personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen, in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.

Het Fonds verstrekt geen persoonlijke leningen, (financiële) garanties en dergelijke aan leden van de raad van toezicht of het bestuur.

De raad van toezicht en het bestuur passen de principes van de Governance Code Cultuur toe en bevorderen het gebruik daarvan.

Het Fonds kan, met instemming van het bestuur, extern advies inwinnen indien het van oordeel is dat met betrekking tot een of meer aanvragen of criteria extra deskundigheid is vereist.

De medewerkers van het Fonds worden door het bestuur aangesteld als aanspreekpunt en gezicht voor de instellingen, gezelschappen en natuurlijke personen in hun sector. Daarnaast fungeren zij in hun rol als programmacoördinator als aanspreekpunt voor gemeenten en provincies. Zij zijn de deskundige op het gebied van cultuurparticipatie in de vrije tijd en cultuureducatie.

De medewerkers van het Fonds beschikken, in hun specifieke discipline, over brede kennis van nationale en internationale ontwikkelingen en hebben beleidsmatig overzicht.

De medewerkers van het Fonds hebben in ieder geval tot taak:

De medewerkers van het Fonds melden hun functies en nevenfuncties aan het bestuur, zoals nader omschreven in het arbeidsvoorwaardenreglement.

Per adviesronde wordt door het bestuur een adviescommissie samengesteld, bestaande uit minimaal drie leden, inclusief de voorzitter.

De adviescommissies zijn breed samengesteld voor wat betreft kennis van disciplines, ondernemerschap, culturele achtergrond, leeftijd, en sekse.

De samenstelling van de adviescommissies waarborgt een zo evenwichtig mogelijke geografische spreiding over heel Nederland.

Een medewerker van het Fonds voor Cultuurparticipatie is secretaris van de commissie.

Alle adviescommissies hebben een voorzitter.

De voorzitter:

Adviescommissievergaderingen zijn niet openbaar.

Leden van de adviescommissies zijn verplicht de inhoud van de beraadslaging over de ingediende subsidieaanvragen, de (uitkomsten van de) behandeling van de aanvragen en de inhoud van de adviezen geheim te houden tegenover derden.

Leden van de adviescommissie worden extern geworven en geselecteerd door een onafhankelijke, door het bestuur ingestelde benoemingsadviescommissie. De benoemingscommissie draagt de kandidaten voor aan het bestuur, voor de functie van voorzitter of lid.

De leden van de adviescommissie beschikken over kennis van een of meer van de volgende gebieden:

Het bestuur kan ad-hoc leden van adviescommissies benoemen.

Het bestuur kan een lid van een adviescommissie tussentijds uit zijn functie ontheffen, indien dat nodig is om de doelstellingen van de commissie te bewaken.

Leden van adviescommissies genieten per adviescommissievergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reiskosten.

Leden van adviescommissies kunnen ook individueel gevraagd worden een advies te formuleren of andere taken uit te voeren. Zij krijgen daarvoor een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

De vacatiegelden/ vacatievergoedingen zijn door de directeur-bestuurder vastgesteld en opgenomen in het ‘Besluit vacatiegelden adviseurs’.

Reguliere aanvragen voor instellingen en natuurlijke personen worden in beginsel voor inhoudelijke beoordeling voorgelegd aan een adviescommissie. In het kader van een integrale afweging met het oog op de gestelde prioriteiten kan het bestuur ook direct voorzien in de afhandeling van de vragen.

De leden van de adviescommissies zijn individueel en (waar mogelijk) gezamenlijk verantwoordelijk voor het vermijden van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdige belangen in het kader van hun functie. Indien sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdige belangen, neemt het betrokken lid van de adviescommissie geen deel aan de voorbereiding, beraadslaging en advisering ten aanzien van de desbetreffende aanvraag.

Het bestuur kan besluiten dat bij advisering over toe te kennen subsidies, het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de procedure.

In de adviescommissievergaderingen worden de subsidieaanvragen beoordeeld aan de hand van een samenvatting en analyse van de subsidieaanvraag, in het licht van het doel van de regeling en de beoordelingscriteria. Aan het slot van de behandeling van iedere aanvraag formuleert de voorzitter een samenvatting van de argumenten die tot het advies omtrent een subsidieaanvraag hebben geleid.

De medewerkers van het Fonds leggen het advies ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst hij het advies integraal aan de subsidiereglementen, beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens of een advies al dan niet geheel of gedeeltelijk wordt overgenomen.

Het besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag omvat, naast hetgeen wettelijk is vereist: