Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders 2019

Vooraf

De uitvoering van de Wlz vindt plaats door Wlz-uitvoerders, die door de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) worden aangewezen. Daarnaast worden zorgkantoren en zorgkantoorregio’s aangewezen. Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor de rechtmatige en doelmatige regionale uitvoering van het persoonsgebonden budget (pgb). Het zorgkantoor is daarnaast verantwoordelijk voor de administratieve werkzaamheden. De overige Wlz-taken vallen, uitgaande van de wet, onder de verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder.

Wlz-uitvoerders zijn op basis van de Wet langdurige zorg (Wlz) verplicht om jaarlijks een uitvoeringsverslag (artikel 4.3.2 Wlz) en een financieel verslag (artikel 4.3.1 Wlz) op te stellen. De NZa heeft de voorschriften hiervoor nader uitgewerkt in de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag Wlz-uitvoerder1Zie voor de laatste versie https://puc.overheid.nl/nza (verder de ‘Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag’ genoemd).

In de beleidsregel ‘Normenkader Wlz-uitvoerder’2Zie voor de laatste versie https://puc.overheid.nl/nza ligt vast hoe de NZa invulling geeft aan haar taak om toezicht te houden op de Wlz en van welke normen zij bij haar toezicht uitoefening uitgaat.3Het ‘Normenkader Wlz-uitvoerder’ is een interpretatie van de NZa en kan als hulpmiddel voor de controle worden gebruikt. Het is geen vervanging van de tekst van de geldende wet- en regelgeving. De opgenomen normen in deze beleidsregel drukken uit wat de NZa verwacht van de Wlz-uitvoerders.

In dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders stelt de NZa regels voor de inhoud en inrichting van de verklaring en het accountantsverslag op grond van artikel 31 van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg). Het protocol heeft betrekking op de Wlz en voor bepaalde onderdelen heeft dit protocol ook betrekking op de uitvoering van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) over eerdere jaren.4Op basis van hoofdstuk 11. Invoeringsbepalingen en overgangsrecht van de Wlz.

Om de uitvoering en verantwoording te verduidelijken en de administratieve lasten te beperken, hebben VWS en Zorgverzekeraars Nederland (ZN) (namens de Wlz-uitvoerders) een convenant afgesloten. Dit protocol volgt de afspraken en uitgangspunten zoals vastgelegd in dit convenant.

In een protocol is niet beschreven wat al vastligt in de gedrags- en beroepsregels voor de accountant. Een protocol moet niet alle werkzaamheden tot in detail willen voorschrijven, dat valt onder de vaktechnische verantwoordelijkheid van de accountant. Een protocol is geen werkprogramma.

1. Inleiding

1.1. Algemeen

De NZa heeft voorschriften voor de inrichting van het uitvoeringsverslag en het financieel verslag nader uitgewerkt in de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag. De regeling bevat onder andere voorschriften over hoe Wlz-uitvoerders zich moeten verantwoorden in het uitvoeringsverslag en het financieel verslag.

Op grond van artikel 31 van de Wmg kan de NZa regels stellen voor de controle door de Wlz-uitvoerders, de inhoud en inrichting van de verklaring en het accountantsverslag. De regels voor het accountantsonderzoek en de inhoud en inrichting van het accountantsverslag heeft de NZa vastgelegd in dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders.

Dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders geeft richtlijnen voor het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de getrouwheid van het financieel verslag en de financiële rechtmatigheid van de verantwoorde schaden Wlz, schaden AWBZ, bedrijfsopbrengsten Wlz, bedrijfsopbrengsten AWBZ, beheerskosten Wlz en beheerskosten AWBZ. Het doel van het protocol is niet om de aanpak van het onderzoek voor te schrijven, maar om kaders te geven waarbinnen het onderzoek moet plaatsvinden.

De accountant geeft de uitkomst van zijn onderzoek weer in een gecombineerde controleverklaring over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Ook stelt hij een accountantsverslag en een rapport van feitelijke bevindingen op.

De Wlz-uitvoerder moet de verantwoordingsdocumenten vergezeld van de accountantsproducten vóór 1 juli van het jaar volgende op het verslagjaar toezenden aan de NZa. De aanlevering van de verantwoordingsdocumenten vindt enkel digitaal plaats aan de NZa. Hiervoor kan de Wlz-uitvoerder gebruik maken van het NZa-uitwisselportaal.

De NZa maakt bij haar toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wlz zoveel mogelijk gebruik van de verantwoordingsdocumenten van de Wlz-uitvoerder en van de controleverklaring, het accountantsverslag en het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant.

Daarbij beoordeelt de NZa de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden, in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder, en stelt op basis van haar bevindingen haar eigen onderzoekswerkzaamheden vast. Op grond van de verzamelde informatie vormt de NZa zich een oordeel over:

Jaarlijks brengt de NZa vóór 1 december volgend op het verslaggevingsjaar van de Wlz-uitvoerder (t+1) een samenvattend rapport uit over de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wlz door de Wlz-uitvoerders en het CAK.5Voor het CAK is een apart model en protocol van toepassing. Deze zijn te raadplegen op www.nza.nl.

1.2. Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit protocol wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2019. U kunt dit protocol en alle andere in dit protocol genoemde documenten raadplegen op www.nza.nl.

2. Werkzaamheden en producten accountantscontrole

Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de werkzaamheden en de producten die de Wlz-uitvoerder en diens accountant moeten overeenkomen om te voldoen aan de vereisten van de NZa.

2.1. Algemeen

2.1.1. Opdracht accountant

De Wlz-uitvoerder geeft een accountant opdracht om een tweetal afzonderlijke onderzoeken uit te voeren. Bij deze opdracht vormen de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag en dit Protocol accountantsonderzoek Wlz-uitvoerders het uitgangspunt.

Bij het volgende onderzoek verwacht de NZa zekerheid die voldoet aan de professionele standaarden van de accountant (assurance-opdracht):

Bij het overige onderzoek ontvangt de NZa de onderzoeksbevindingen van de accountant (non-assurance opdracht):

In de hierna opgenomen tabel is de relatie tussen de onderzoeksgebieden, de verantwoordingsdocumenten, de standaarden in Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA) en accountantsproducten opgenomen.

1 De Wlz-uitvoerders moeten vóór 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar producten aanleveren bij de NZa.

2 Het onderzoek naar de ordelijkheid en controleerbaarheid van het gevoerde financiële beheer zoals bedoeld in artikel 4.3.1 van de Wlz is geïntegreerd in de toetsingscriteria voor rechtmatigheid (hoofdstuk 4).

3 De werkzaamheden van dit onderzoek zijn inclusief de beoordeling of de andere informatie met het financieel verslag verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat en of de andere informatie alle informatie bevat die op grond van de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag Wlz-uitvoerders is vereist.

Bron: NZa

In bijlage 3 en 4 is een opsomming gegeven van minimale en specifieke punten die in de producten opgenomen dienen te worden.

2.1.2. Werkzaamheden accountant

De Wlz-uitvoerder en de accountant maken voor de uitvoering van het onderzoek afspraken over de samenwerking. De accountant maakt bij zijn onderzoek voor zover mogelijk gebruik van de interne controlewerkzaamheden van de Wlz-uitvoerder.

De accountant hanteert de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij Assurance opdrachten (VIO) en de relevante Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). Daarnaast hanteert de accountant dit protocol als kader voor zijn werkzaamheden.

2.2. Inzet interne accountant

De interne accountant van een Wlz-uitvoerder kan onder de hierondergenoemde randvoorwaarden het accountantsproduct afgeven bij het onderzoek naar de toepassing van de criteria ter bepaling van de resultaatgerichte prestatie-indicatoren in plaats van de externe accountant. Het gaat hier om een onderzoek in het kader van NV COS 4400N (non-assurance).

Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden:8De NZa zal het verzoek van de interne accountant niet honoreren als niet aan alle genoemde randvoorwaarden is voldaan

2.3. Eindproducten

2.3.1. Controleverklaring

Het onderzoek van het financieel verslag en het uitvoeringsverslag leidt tot een gecombineerde controleverklaring van de accountant over de getrouwheid en de financiële rechtmatigheid van het financieel verslag van de Wlz-uitvoerder. In deze controleverklaring geeft de accountant aan:

2.3.2. Accountantsverslag

In het tezamen met de controleverklaring afgegeven accountantsverslag brengt de accountant verslag uit over zijn controle van de getrouwheid van het financieel verslag en van de rechtmatigheid van de daarin opgenomen schaden Wlz, schaden AWBZ, bedrijfsopbrengsten Wlz, bedrijfsopbrengsten AWBZ, beheerskosten Wlz en beheerskosten AWBZ.

2.3.3. Rapport van feitelijke bevindingen

In het rapport van feitelijke bevindingen rapporteert de accountant zijn onderzoeksbevindingen over:

2.4. Review

De NZa kan zonder verdere tussenkomst van de Wlz-uitvoerder contact opnemen met de accountant over eventueel aanvullend te verstrekken informatie en over vaktechnische aangelegenheden.

De NZa kan de accountant hierbij verzoeken11Op basis van artikel 61 Wmg. om stukken uit het accountantsdossier aan te leveren, de gevraagde stukken (laten) kopiëren voor haar dossiervorming en een review verrichten op de uitgevoerde werkzaamheden.

Daarnaast kan de NZa:

3. Uitgangspunten voor het accountantsonderzoek

3.1. Verantwoording

Om meer duidelijkheid te krijgen over de Wlz-uitvoerings- en verantwoordingsstructuur heeft ZN namens de Wlz-uitvoerders met het ministerie van VWS een convenant afgesloten. De belangrijkste afspraak daarin is dat het uitgangspunt dat de Wlz wordt uitgevoerd voor de verzekerden van de Wlz-uitvoerder, wordt vervangen door het uitgangspunt dat de Wlz regionaal wordt uitgevoerd. In het convenant is vastgelegd dat de Wlz-uitvoerder zich verantwoordt over de totale financiële middelen van al zijn taken. Verder is hierin een nadere toelichting gegeven over hoe de zorgkosten, beheerskosten en de wettelijke reserve Wlz verantwoord moeten worden in het financieel verslag.

3.2. Het begrippenkader

3.2.1. Objecten van onderzoek

3.2.1.1. Financieel verslag

Een Wlz-uitvoerder zendt vóór 1 juli aan de NZa een financieel verslag over het voorafgaande kalenderjaar. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen de beheerskosten en de kosten van verstrekking van zorg en vergoedingen (artikel 4.3.1 Wlz).

Het financieel verslag bestaat uit een algemene toelichting, een balans, een exploitatierekening en een toelichting op beide. Hierin verantwoordt de Wlz-uitvoerder zowel de geldstromen die rechtstreeks via de Wlz-uitvoerder lopen als de geldstromen die via andere rechtspersonen gaan, zoals de betaling van zorgaanspraken via het CAK en de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Het normenkader voor deze verantwoording is de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag. Zoals opgenomen in de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag hanteert de Wlz-uitvoerder in het financieel verslag en in de bestuurdersverklaring de term onrechtmatigheid wanneer vaststaat dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving, namelijk van hetgeen bij of krachtens de Wlz en/of de Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv) en/of de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) is geregeld. Vanuit vaktechnisch perspectief hanteert dit protocol hiervoor de term rechtmatigheidsfout.

3.2.1.2. Uitvoeringsverslag

In artikel 4.3.2 Wlz is opgenomen dat de Wlz-uitvoerder vóór 1 juli aan de NZa:

De eisen voor het uitvoeringsverslag zijn opgenomen in de regeling Uitvoeringsverslag en Financieel verslag.

3.2.2. Rechtmatigheid

Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen: in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Een proces (of de uitkomsten daarvan) voldoet wel of niet aan de geldende wet- en regelgeving. In die zin is rechtmatigheid een absoluut begrip. De concrete invulling van het begrip rechtmatigheid is echter afhankelijk van de gekozen normstelling, de aard en reikwijdte van de regelgeving, het soort organisatie en het karakter van het betreffende proces of de uitkomst daarvan. De begripsbepaling van rechtmatigheid is opgenomen in artikel 1 van de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag Wlz-uitvoerder.

3.2.2.1. Financiële rechtmatigheid

Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie een directe relate met de vraag of middelen rechtmatig zijn besteed. De (financieel) rechtmatige uitvoering kan worden gekoppeld aan de geldstromen die het gevolg zijn van het voldoen aan de wettelijke taken zoals omschreven in de Wlz. Als de wettelijke taken niet rechtmatig14De Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag Wlz-uitvoerder hanteert hiervoor de term ‘onrechtmatigheid’. worden uitgevoerd, leidt dit tot financiele onrechtmatigheden. De controleverklaring bij de financiële verantwoording is gericht op financiële rechtmatigheid.

3.2.2.2. Procedurele rechtmatigheid

Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken geen financiële dimensie, waardoor er geen directe koppeling is met een geldstroom. De procedurele rechtmatigheid valt buiten de reikwijdte van de controle van de financiële verantwoording.

3.2.3. Verantwoordelijkheid

De Wlz-uitvoerder verantwoordt zich uitsluitend over de doelen en taken waarvoor de verantwoordelijkheid bij hem ligt overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en de afspraken uit het convenant.

3.2.3.1. Directe verantwoordelijkheid

Daar waar sprake is van directe verantwoordelijkheid is de Wlz-uitvoerder verantwoordelijk voor de volledigheid, de juistheid en de tijdigheid van de uitvoering van het proces en voor de betrouwbaarheid van de gegevens die derden als input voor het proces aanleveren.

3.2.3.2. Gebruikersverantwoordelijkheid

Daar waar sprake is van gebruikersverantwoordelijkheid moet de Wlz-uitvoerder zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een proces en is hij verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De Wlz-uitvoerder mag echter uitgaan van de juistheid en volledigheid van de gegevens die derden daartoe aanleveren.

Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de Wlz-uitvoerder zelf geen controle uit te voeren. Indien deze gegevens onvolledig of onbetrouwbaar mochten zijn, hoeft de Wlz-uitvoerder hierop zelf geen aanvullende controles uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ), de SVB, het CAK of de Basisregistratie Personen (BRP) verstrekken.

3.2.4. Wet- en regelgeving

De accountant15In opdracht van of onder verantwoordelijkheid van de Wlz-uitvoerder. hanteert de begripsomschrijvingen uit de Regeling uitvoeringsverslag en financieel verslag als uitgangspunt voor het financiële rechtmatigheidsonderzoek dat hij uitvoert. Bijlage 1. ‘Lijst met circulaires en wet- en regelgeving Wlz’ en Bijlage 2. ‘Lijst met circulaires en wet- en regelgeving AWBZ’ geven een limitatieve opsomming van het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant.

3.2.5. Fouten

In zijn algemeenheid moet de Wlz-uitvoerder alle geconstateerde fouten corrigeren in het financieel verslag. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de Wlz-uitvoerder fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.