Legalize / Nederland / Ministeriële regeling

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 29 mei 2020, nr. WJZ/24493101, houdende nadere regels over de levering van gegevens aan het register onderwijsdeelnemers en de verstrekking van gegevens uit dat register (Regeling register onderwijsdeelnemers)

Type Ministeriële regeling

Publication 2026-08-01

Laatst bijgewerkt 2026-08-05

State In force

Source BWB

artikelen 36

Gelet op de artikelen 7, 8, vierde lid, 12, zesde en achtste lid, artikel 15, zesde lid, en artikel 19, derde lid, van de Wet register onderwijsdeelnemers,

Besluiten:

Paragraaf 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt, voor zover niet anders is bepaald, verstaan onder:

basisgegevens: de gegevens, bedoeld in artikel 18 van het besluit;

besluit: Besluit register onderwijsdeelnemers;

buiten Nederland afgeronde vooropleiding: opleiding afgesloten met een buiten Nederland behaald diploma als bedoeld in artikel 7.28, eerste en tweede lid, van de WHW:

–. diploma behaald in één van de lidstaten die partij zijn bij het Verdrag inzake de erkenning van kwalificaties betreffende hoger onderwijs in de Europese regio (Trb. 2002, 137);

–. buiten Nederland behaald diploma dat bij de ministeriële regeling, bedoeld in artikel 7.28, tweede lid, van de WHW is aangemerkt als tenminste gelijkwaardig aan een diploma als bedoeld in artikel 7.24, eerste en tweede lid, van de WHW of dat naar het oordeel van het instellingsbestuur, bedoeld in artikel 7.28, tweede lid, van de WHW, tenminste gelijkwaardig is aan een diploma als bedoeld in artikel 7.24, eerste en tweede lid, van de WHW;

in de openbare lichamen BES afgeronde vooropleiding: opleiding afgesloten met een diploma als bedoeld in artikel 7.24, eerste en tweede lid, van de WHW, behaald in één van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;

in Nederland afgeronde vooropleiding: opleiding afgesloten met een diploma als bedoeld in artikel 7.24, eerste en tweede lid, van de WHW, behaald in het Europees deel van Nederland;

inspectie: Inspectie van het onderwijs;

minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB: onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB;

Praktijkgericht vak havo: een praktijkgericht vak technologie of een praktijkgericht vak maatschappij als bedoeld in artikel 2.11, dan wel artikel 2.12 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020;

teldatum:

–. 1 februari van enig jaar, indien het een onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO, de WEC of de WPO BES betreft;

–. 1 oktober van enig jaar, indien het een onderwijsinstelling als bedoeld in WVO 2020, de WEB of de WEB BES betreft;

vooropleiding: met goed gevolg afgeronde opleiding die toegang biedt tot hoger onderwijs in Nederland als bedoeld in artikelen 7.24 en 7.28, eerste en tweede lid, van de WHW en met goed gevolg afgelegd toelatingsonderzoek als bedoeld in artikel 7.29 van de WHW;

wet: Wet register onderwijsdeelnemers;

WVO 2020: Wet voortgezet onderwijs 2020.

Artikel 2. Technische specificaties levering basis- en verzuimgegevens aan het register onderwijsdeelnemers

De technische specificaties voor de uitvoering van de leveringen van de basisgegevens, bedoeld in de paragrafen 2 tot en met 6, worden voor de verschillende onderwijssectoren beschreven in de programma’s van eisen of aanvullingen op die programma’s zoals gepubliceerd op de website van de Dienst Uitvoering Onderwijs. Dit gebeurt voor de verschillende onderwijssectoren als volgt:

a. voor het primair onderwijs op https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp;

b. voor het voortgezet onderwijs en het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs op https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp;

c. voor het middelbaar beroepsonderwijs op https://duo.nl/zakelijk/middelbaar-beroepsonderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp;

d. voor het hoger onderwijs op https://duo.nl/zakelijk/hoger-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers.jsp.

De technische specificaties voor de uitvoering van de levering van de verzuimgegevens, bedoeld in paragraaf 7, worden gepubliceerd op https://duo.nl/zakelijk/verzuim/verzuim/melding-doorgeven.jsp.

Paragraaf 2. Levering basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers door WPO- en WEC-onderwijsinstellingen

Artikel 3. Levering basisgegevens

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO of de WEC levert aan de minister het persoonsgebonden nummer en de basisgegevens van een onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die school, overeenkomstig de specificaties en op de wijze zoals opgenomen in bijlage 1.

Het bestuur van een instelling als bedoeld in de WEC levert aan de minister het persoonsgebonden nummer en de basisgegevens, bedoeld in artikel 19, eerste lid, van het besluit, van een onderwijsdeelnemer die wordt of is begeleid, overeenkomstig de specificaties en op de wijze zoals opgenomen in bijlage 1.

Het bestuur van de school voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs ‘De Waterlelie’ te Cruquius of de school voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs ‘De Berkenschutse’ te Heeze, levert aan de minister het persoonsgebonden nummer en de basisgegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, van het besluit, van een onderwijsdeelnemer die wordt of is begeleid door een aan die school verbonden leraar, overeenkomstig de specificaties en op de wijze zoals opgenomen in bijlage 1.

Artikel 4. Data en termijnen voor levering basisgegevens inschrijving en terugmelding

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO of de WEC levert aan de minister de basisgegevens betreffende de inschrijving evenals de eventuele wijziging en toevoeging van die gegevens, met het persoonsgebonden nummer van de desbetreffende onderwijsdeelnemer binnen veertien dagen nadat deze in de administratie van de onderwijsinstelling zijn verwerkt als bedoeld in artikel 40b, vijfde lid, van de WPO of artikel 42a, vijfde lid, van de WEC.

In afwijking van het eerste lid wordt de datum van in- of uitschrijving met het persoonsgebonden nummer van de desbetreffende onderwijsdeelnemer geleverd binnen zeven dagen nadat deze in de administratie van de onderwijsinstelling is verwerkt als bedoeld in artikel 40b, vijfde lid, van de WPO of artikel 42a, vijfde lid, van de WEC.

De minister meldt binnen zeven dagen na de levering, bedoeld in het eerste en tweede lid, aan het bestuur de getoetste gegevens, inclusief de uitkomsten van de toetsing, bedoeld in artikel 14, eerste lid, van de wet, en de volgende basisgegevens:

a. de geslachtsnaam, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a, van het besluit;

b. de voornamen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b, van het besluit;

c. het adres, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel d, van het besluit;

d. de overlijdensdatum, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel e, van het besluit;

e. het geboorteland, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel i, van het besluit;

f. het geboorteland, van elk van de ouders, bedoeld artikel 4, eerste lid, onderdeel j, van het besluit;

g. de nationaliteit, of de gelijkstelling met een Nederlander, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel k, van het besluit;

h. het verblijf in en het vertrek uit Nederland, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel l, van het besluit;

i. het verblijfsrecht van de vreemdeling, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel m, van het besluit.

De minister levert tevens binnen zeven dagen na de levering, bedoeld in het eerste en tweede lid, aan het bestuur van een school als bedoeld in de WEC die is aangewezen op grond van artikel 59a van de WVO, tevens de geboorteplaats, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel h, van het besluit.

Paragraaf 3. Levering basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers door WVO-onderwijsinstellingen

Artikel 5. Levering basisgegevens inschrijving

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WVO 2020 levert uiterlijk op de 15de van de maand volgend op de teldatum aan de minister het persoonsgebonden nummer en de basisgegevens, genoemd in bijlage 2, van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling, overeenkomstig de specificatie van die basisgegevens zoals opgenomen in die bijlage.

In afwijking van het eerste lid levert het bestuur de gegevens betreffende de datum van inschrijving en de datum van uitschrijving van een onderwijsdeelnemer binnen zeven dagen na die in- of uitschrijving aan de minister.

Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op peildata genoemd in een ministeriële regeling waarin voorschriften zijn vastgesteld omtrent toekenning van aanvullende bekostiging voor personeelskosten als bedoeld in artikel 5.9 en 5.10 van de WVO 2020.

Het tweede lid is niet van toepassing op het bestuur van een school als bedoeld in artikel 2.66 van de WVO 2020.

Artikel 6. Levering basisgegevens examens

Het bestuur van een school als bedoeld in de WVO 2020 levert zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen twee weken nadat de uitslag van het desbetreffende examen is vastgesteld het persoonsgebonden nummer en de in bijlage 3 genoemde basisgegevens van een onderwijsdeelnemer die bij de onderwijsinstelling staat ingeschreven en deelneemt aan een examen of een deel daarvan, voor zover het bestuur van de onderwijsinstelling de uitslag bepaalt.

De basisgegevens worden overeenkomstig de specificaties in bijlage 3 geleverd.

In afwijking van het eerste lid:

a. worden de resultaten behaald voor de schoolexamens, de vakken waarin schoolexamen is gedaan en het resultaat van de maatschappelijke stage, zo spoedig mogelijk na vaststelling van die resultaten, doch uiterlijk tien dagen voor het begin van het desbetreffende centrale examen, aan de minister geleverd; en

b. worden uiterlijk drie dagen voor de aanvang van het tweede en derde tijdvak aan de minister de volgende gegevens geleverd: gegevens betreffende de onderwijsdeelnemers, de in de eerdere tijdvakken door die onderwijsdeelnemers behaalde cijfers, en de, voor zover van toepassing, alsnog behaalde cijfers van het schoolexamen en de vakken waarin een onderwijsdeelnemer examen zal afleggen.

Indien noodzakelijk kan het bestuur tot uiterlijk drie dagen voordat het centrale examen in een vak aanvangt nog wijzigingen aanbrengen in de in het tweede lid, aanhef en onderdeel a, bedoelde gegevens. Daarna kunnen slechts in bijzondere omstandigheden en met goedkeuring van de inspectie nog wijzigingen in die gegevens worden aangebracht.

Onverminderd het eerste en tweede lid, worden wijzigingen in de gegevens, bedoeld in het eerste lid, binnen twee weken na het bekend worden van die wijziging door het bestuur aangeleverd aan de minister.

Het eerste tot en met vierde lid zijn van overeenkomstige toepassing op het bestuur van een school als bedoeld in de WEC die is aangewezen op grond van artikel 2.71 van de WVO 2020.

Artikel 7. Terugmelding basisgegevens inschrijving

Binnen zeven dagen na de levering, bedoeld in artikel 5, eerste lid, meldt de minister aan het bestuur van een school als bedoeld in de WVO 2020 de getoetste basisgegevens genoemd in bijlage 2, inclusief de uitkomsten van de toetsing, bedoeld in artikel 14, eerste lid, van de wet, en de volgende basisgegevens:

a. de geslachtsnaam, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a, van het besluit;

b. de voornamen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b, van het besluit;

c. het adres, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel d, van het besluit;

d. de overlijdensdatum, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel g, van het besluit;

e. de geboorteplaats, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel h, van het besluit;

f. het geboorteland, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel i, van het besluit;

g. de nationaliteit, of de gelijkstelling met een Nederlander, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel k, van het besluit;

h. het verblijf in en het vertrek uit Nederland, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel l, van het besluit;

i. het verblijfsrecht van de vreemdeling, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel m, van het besluit.

Op 16 oktober, op 13 december dan wel op 4 januari volgend op de teldatum meldt de minister aan het bestuur de in bijlage 2 genoemde basisgegevens van onderwijsdeelnemers betrekking hebbend op de teldatum en die basisgegevens betrekking hebbende op het jaar voorafgaande aan de teldatum.

Op 21 juli dan wel op 15 september in het jaar volgend op het jaar van de teldatum, meldt de minister aan het bestuur de in bijlage 2 genoemde basisgegevens betrekking hebbend op de teldatum, waarvan een accountantsverklaring is ontvangen.

Het derde lid is niet van toepassing op onderwijsinstellingen die zijn aangewezen op grond van artikel 2.66 van de WVO 2020.

Artikel 8. Terugmelding basisgegevens examens

De minister meldt de getoetste basisgegevens genoemd in bijlage 3, inclusief de uitkomsten bedoeld in artikel 7, eerste lid, per omgaande aan het bestuur van een school als bedoeld in de WVO 2020 of het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in artikel 6, vijfde lid.

Op 16 oktober, of 13 december dan wel op 4 januari volgend op de teldatum meldt de minister aan het bestuur de in bijlage 3 genoemde basisgegevens betrekking hebbende op het voorafgaande schooljaar.

Op 21 juli dan wel op 15 september meldt de minister aan het bestuur de in bijlage 3 genoemde basisgegevens betrekking hebbende op het schooljaar voorafgaand aan de teldatum, waarvan een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 7, derde lid, is ontvangen voor de in dat lid bedoelde basisgegevens.

Het derde lid is niet van toepassing op scholen die zijn aangewezen op grond van artikel 2.66 van de WVO 2020.

Het eerste tot en met derde lid zijn van overeenkomstige toepassing op het bestuur van een school als bedoeld in de WEC, die is aangewezen op grond van artikel 2.71 van de WVO 2020.

Paragraaf 3a. Levering basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers door B3- en B4-onderwijsinstellingen

Artikel 9. Levering basisgegevens inschrijving

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB levert van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven bij die onderwijsinstelling aan de minister het persoonsgebonden nummer en de in bijlage 4, onderdelen A en B genoemde basisgegevens en die basisgegevens in onderdelen C, D en E van die bijlage die betrekking hebben op de inschrijving.

De levering, bedoeld in het eerste lid, geschiedt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen zeven dagen nadat deze gegevens zijn ontvangen of mutaties in bestaande gegevens zijn ontstaan en overeenkomstig de specificaties van de basisgegevens zoals opgenomen in de genoemde onderdelen van die bijlage.

Artikel 10. Levering basisgegevens examens

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB, levert voor elke onderwijsdeelnemer aan het beroepsonderwijs die is ingeschreven bij die onderwijsinstelling aan de minister het persoonsgebonden nummer en de in bijlage 4, onderdelen A en B, genoemde basisgegevens en die basisgegevens in onderdeel C die betrekking hebben op de examens.

De leveringen bedoeld in het eerste lid geschieden zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen zeven dagen nadat het diploma is behaald of de onderwijsdeelnemer is uitgeschreven en overeenkomstig de specificaties van de basisgegevens zoals opgenomen in de genoemde onderdelen van die bijlage.

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB levert van elke onderwijsdeelnemer aan het voortgezet algemeen volwassen onderwijs die is ingeschreven bij die onderwijsinstelling aan de minister het persoonsgebonden nummer en de in bijlage 4, onderdelen A en B, genoemde basisgegevens en die basisgegevens in onderdeel D die betrekking op nieuwe examens.

De leveringen bedoeld in het derde lid geschieden zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 2 weken nadat het diploma is behaald of de onderwijsdeelnemer is uitgeschreven en overeenkomstig de specificaties van de basisgegevens zoals opgenomen in de genoemde onderdelen van die bijlage.

Op de leveringen, bedoeld in het tweede lid, is artikel 6, tweede tot en met vierde lid, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11. Uitzondering leveren basisgegevens inschrijving en examens overige educatie

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in artikel 1.4a.1 van de WEB die voor een opleiding educatie als bedoeld in artikel 7.3.1, eerste lid, onderdeel b tot en met f, van de WEB diploma-erkenning heeft als bedoeld in artikel 1.4a.1, eerste lid, van de WEB hoeft voor die opleiding educatie de basisgegevens met betrekking tot de inschrijvings- en examengegevens, genoemd in bijlage 4, onderdelen A tot en met D, voor zover dat lid van overeenkomstige toepassing is verklaard in artikel 1.4a.1, achtste lid, onderdeel a, van de WEB, niet langer te verstrekken.

Artikel 12. Terugmelding basisgegevens inschrijving en examens

De minister meldt de gegevens, bedoeld in artikelen 9 en 10, binnen twee weken nadat ze zijn ontvangen en getoetst op juistheid en volledigheid, zoals bedoeld in artikel 14 van de wet, aan het bestuur terug aangevuld met de volgende gegevens uit het register onderwijsdeelnemers:

a. de geslachtsnaam, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a, van het besluit;

b. de voornamen, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b, van het besluit;

c. het adres, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel d, van het besluit;

d. de overlijdensdatum, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel e, van het besluit;

e. de geboorteplaats, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel h, van het besluit;

f. het geboorteland, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel i, van het besluit;

g. het verblijfsrecht, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel m, van het besluit.

Artikel 13. Basisgegevens teldatum

Het bestuur draagt er zorg voor dat alle op de teldatum betrekking hebbende basisgegevens die van belang zijn voor de inschrijving uiterlijk op 15 oktober volgend op de teldatum aan de minister zijn gemeld.

Artikel 14. Leveringswijze gegevens experimenten doorlopende leerlijnen

In afwijking van artikel 2, eerste lid, geschieden leveringen aan de minister van de gegevens, bedoeld in bijlage 4, onderdeel E, overeenkomstig de leveringswijze zoals opgenomen in die bijlage.

Paragraaf 5. Levering basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers door WHW-onderwijsinstellingen

Artikel 15. Levering basisgegevens inschrijving

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WHW levert van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan de minister het persoonsgebonden nummer en de basisgegevens genoemd in bijlage 5, binnen 8 weken na de beslissing inzake de inschrijving, bedoeld in artikel 7.32 van de WHW, of wijziging van die basisgegevens, onverminderd het bepaalde in artikel 4.3 van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008. De gegevens worden geleverd overeenkomstig de specificaties opgenomen in bijlage 5.

Indien een gemeente identificerende gegevens als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel a tot en met e, van het besluit, en de nationaliteit, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel k, van het besluit, waaronder begrepen de identificerende gegevens waaruit blijkt of de student op grond van artikel 2.2 van de Wet studiefinanciering 2000 met een Nederlander gelijkgesteld wordt, niet aan de minister verstrekt, verzoekt de minister het bestuur deze gegevens te verstrekken.

Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op de inschrijvingsgegevens over een vooropleiding als bedoeld in artikel 5, vierde lid, onderdeel a, van het besluit, voor zover het betreft de inschrijvingsgegevens over een in Nederland afgeronde vooropleiding, indien deze al zijn opgenomen in het register onderwijsdeelnemers.

De vooropleidingsgegevens over een buiten Nederland afgeronde vooropleiding, een in de openbare lichamen BES afgeronde vooropleiding en een met goed gevolg afgelegd toelatingsonderzoek als bedoeld in artikel 7.29 van de WHW worden, in afwijking van het eerste lid, geleverd uiterlijk op 15 december van het desbetreffende studiejaar.

De levering van het overige basisgegeven over het al dan niet zijn vrijgesteld van het betalen van collegegeld, bedoeld in artikel 8, zevende lid, van het besluit is niet van toepassing op de Open Universiteit.

Artikel 16. Levering basisgegevens examens

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WHW levert de op het afsluitende examen betrekking hebbende basisgegevens, genoemd in bijlage 6, uiterlijk binnen 8 weken nadat de examencommissie, conform artikel 7.12 van de WHW, heeft vastgesteld dat het examen met succes is afgerond aan de minister, onverminderd het bepaalde in artikel 4.3 van het Uitvoeringsbesluit WHW 2008. De gegevens worden geleverd overeenkomstig de specificaties opgenomen in bijlage 6.

Paragraaf 5. Levering basisgegevens aan het register onderwijsdeelnemers door WHW-onderwijsinstellingen

Artikel 17. Verstrekken gegevens van WPO- en WEC-onderwijsinstellingen

Uit het register onderwijsdeelnemers worden voor iedere onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO en WEC afzonderlijk aan de minister en de inspectie de basisgegevens van onderwijsdeelnemers die aan die onderwijsinstelling ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest verstrekt, met uitzondering van de persoonsgebonden nummers, de geslachtsnamen, de voornamen, de geboortedata en de adresgegevens van de onderwijsdeelnemers. De gegevens worden gespecificeerd overeenkomstig de bijlage genoemd in paragraaf 2.

De verstrekkingen, bedoeld in het eerste lid, geschieden wekelijks.

Artikel 18. Verstrekken gegevens van WVO-onderwijsinstellingen

Uit het register onderwijsdeelnemers worden voor iedere school als bedoeld in de WVO 2020 afzonderlijk aan de minister en de inspectie de basisgegevens van onderwijsdeelnemers die aan die onderwijsinstelling ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest verstrekt, met uitzondering van de persoonsgebonden nummers, de geslachtsnamen, de voornamen, de geboortedata en de adresgegevens van de onderwijsdeelnemers. De gegevens worden gespecificeerd overeenkomstig de bijlagen genoemd in paragraaf 3.

Op 16 oktober, 13 december en 4 januari van ieder schooljaar worden aan de minister en de inspectie verstrekt de voorlopige basisgegevens naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar en op 16 oktober van ieder schooljaar de gegevens omtrent de examens en de voorlopige gegevens omtrent de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober.

Op 16 juli van ieder jaar worden aan de minister en de inspectie verstrekt:

a. De gegevens, inclusief nieuwkomers, na accountantscontrole naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar;

b. de gegevens van de scholen na accountantscontrole omtrent de examens en de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober; en

c. de gegevens van de scholen na accountantscontrole op 1 januari, 1 april en 1 juli van het voorafgaande kalenderjaar, voor zover het nieuwkomers betreft.

Op 16 januari, 16 april, 16 juli en 16 oktober van ieder kalenderjaar worden aan de minister en de inspectie de relevante basisgegevens verstrekt omtrent de bekostiging op basis van de telgegevens voor de eerste opvang, voor zover dit is geregeld in een ministeriële regeling waarin voorschriften zijn vastgesteld omtrent toekenning van aanvullende bekostiging voor personeelskosten als bedoeld in de artikelen 5.9 en 5.10 van de WVO 2020.

Onverminderd het tweede lid worden de gegevens omtrent de examens onmiddellijk na opname in het register onderwijsdeelnemers aan de inspectie verstrekt.

De gegevens, bedoeld in het tweede lid, kunnen op een latere datum worden verstrekt voor zover zij op de voorgeschreven datum nog niet beschikbaar zijn.

Het eerste tot en met zesde lid is van overeenkomstige toepassing op een school voor voortgezet speciaal onderwijs die is aangewezen op grond van artikel 2.71 van de WVO 2020.

Het derde en vierde lid zijn niet van toepassing op scholen als bedoeld in artikel 2.66 van de WVO 2020.

Artikel 19. Verstrekken gegevens van WEB-onderwijsinstellingen

Uit het register onderwijsdeelnemers worden voor iedere onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB afzonderlijk aan de minister en de inspectie de basisgegevens van onderwijsdeelnemers die aan die onderwijsinstelling ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest verstrekt, met uitzondering van de persoonsgebonden nummers, de geslachtsnamen, de voornamen, de geboortedata en de adresgegevens van de onderwijsdeelnemers. De gegevens worden gespecificeerd overeenkomstig de bijlagen genoemd in paragraaf 4.

De verstrekking van de gegevens, bedoeld in het eerste lid, geschiedt voor de onderwijsinstellingen waaraan toepassing is gegeven aan artikel 1.4a.1 en artikel 11.1.1 van de WEB, uiterlijk 15 oktober van het desbetreffende studiejaar.

De gegevens omtrent de examens worden onmiddellijk na opname in het register onderwijsdeelnemers aan de inspectie verstrekt.

Artikel 20. Verstrekken gegevens van WHW-onderwijsinstellingen

Uit het register onderwijsdeelnemers worden jaarlijks voor iedere onderwijsinstelling als bedoeld in de WHW afzonderlijk aan de minister en de inspectie de basisgegevens van onderwijsdeelnemers die aan die onderwijsinstelling ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest verstrekt, met uitzondering van de persoonsgebonden nummers, de geslachtsnamen, de voornamen en de geboortedata van de onderwijsdeelnemers. De gegevens worden gespecificeerd overeenkomstig paragraaf 5.

Paragraaf 7. Specificatie verzuimgegevens

Artikel 21. Specificatie verzuimgegevens

In het register onderwijsdeelnemers wordt van het verblijfadres, bedoeld in artikel 13, tweede lid, van het besluit, geregistreerd:

a. straat;

b. huisnummer;

c. huisletter

d. huisnummer toevoeging; en

e. locatie aanduiding.

In het register onderwijsdeelnemers wordt als de vermoedelijke soort verzuim, bedoeld in artikel 14, onderdeel d, van het besluit, geregistreerd:

a. luxe verzuim;

b. ongeoorloofd verzuim van in totaal zestien uren in vier opeenvolgende lesweken;

c. ongeoorloofd verzuim van 1 maand of langer; of

d. overig verzuim.

Voor zover in het register onderwijsdeelnemers bij de aanduiding van de vermoedelijke reden van het verzuim, bedoeld in artikel 14, onderdeel e, van het besluit, persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, gegevens over gezondheid of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming worden geregistreerd, kunnen slechts de volgende gegevens worden geregistreerd:

a. afwezig vanwege ziekte;

b. afwezig vanwege contact met politie of justitie; of

c. afwezig vanwege een geloofsverplichting.

In het register onderwijsdeelnemers wordt als de status van de melding, bedoeld in artikel 14, onderdeel m, van het besluit, geregistreerd:

a. in behandeling;

b. afgesloten; of

c. ter kennisneming aangenomen.

In het register onderwijsdeelnemers wordt als de reden voor het afsluiten van de melding, bedoeld in artikel 14, onderdeel n, van het besluit, geregistreerd:

a. terug naar school, opleiding hervat;

b. inschrijving beëindigd, andere opleiding;

c. inschrijving beëindigd, werk;

d. inschrijving beëindigd, overige redenen;

e. inschrijving beëindigd, leerling overleden;

f. geen verzuim, langdurig ziek; of

g. geen verzuim, legitiem afwezig.

In het register onderwijsdeelnemers wordt als opmerking bij het afsluiten van de melding, bedoeld in artikel 14, onderdeel o, van het besluit, geregistreerd:

a. onderwijsdeelnemer is gezien door gemeente;

b. er wordt actie ondernomen richting onderwijsdeelnemer door gemeente; of

c. er loopt geen actie meer richting onderwijsdeelnemer.

Paragraaf 6a. Aanvragen gegevensverstrekkingen op grond van artikel 23 van de WRO

Artikel 22. Autorisatie

De regels over de autorisatie van degenen die onder het gezag van de minister persoonsgegevens verwerken in het kader van het register onderwijsdeelnemers, zijn opgenomen in bijlage 7.

Paragraaf 6a. Aanvragen gegevensverstrekkingen op grond van artikel 23 van de WRO

Artikel 23. Intrekken regelingen

De Regeling gebruik gegevens bron en de Regeling gegevensverstrekking persoonsgebonden nummer BVE 2009 worden ingetrokken.

Artikel 24. Wijzing Regeling informatievoorziening WPO/WEC

Wijzigt de Regeling informatievoorziening WPO/WEC.

Artikel 25. Wijziging Regeling informatievoorziening WVO

Wijzigt de Regeling informatievoorziening WVO.

Artikel 26. Wijziging Regeling financiën hoger onderwijs

Wijzigt de Regeling financiën hoger onderwijs.

Artikel 27. Wijziging terminologie basisregister onderwijs (BRON) in diverse regelingen naar register onderwijsdeelnemers en andere verwijzingen

Wijzigt de Eerste Regeling bekostiging personeel PO 2020–2021 en vaststelling bedragen voor ondersteuning van leerlingen in het PO en VO 2020–2021, de Definitieve Regeling bekostiging personeel PO 2018–2019 en vaststelling bedragen voor ondersteuning van leerlingen in het PO en VO 2018–2019, de Regeling leerplusarrangement vo, de Regeling leerresultaten VO 2016, de Regeling resultaatafhankelijke bekostiging vsv vo, de Tweede Regeling bekostiging personeel PO 2019–2020 en vaststelling bedragen voor ondersteuning van leerlingen in het PO en VO 2019–2020, de Regeling vaststelling meldingsformulier geïndiceerde leerlingen, het Uitvoeringsregeling WEB 2007 en de Regeling codetabellen school- en studiejaar 2019–2020.

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2020, met uitzondering van:

a. bijlage 2, voor zover het betreft de onderdelen ‘Opleidingskenmerk’ en ‘Fase’, en

b. bijlage 4, voor zover het betreft de onderdelen ‘Leerroute’ en ‘Fase’.

Bijlage 2, voor zover het betreft de onderdelen ‘Opleidingskenmerk’ en ‘Fase’, en bijlage 4, voor zover het betreft de onderdelen ‘Leerroute’ en ‘Fase’, treden in werking op het tijdstip waarop artikel I van het Besluit tot wijziging van het Besluit register onderwijsdeelnemers en tot intrekking van het Besluit experimenten doorlopende leerlijnen vmbo-mbo 2014–2022 in verband met de invoering van doorlopende leerroutes vmbo-mbo in werking treedt.

Artikel 29. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling register onderwijsdeelnemers.

Bijlage 1. behorende bij artikel 3 van de Regeling register onderwijsdeelnemers

Leerlinggegevens

1. Inleiding

Deze bijlage beschrijft de gegevens die onderwijsinstellingen als bedoeld in de WPO en de WEC aanleveren. De technische specificaties (PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers) zijn hiervan afgeleid.

Leerlinggegevens

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WPO levert aan de minister op grond van artikel 3 van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling de volgende gegevens:

Leerlinggegevens

1.1. Algemeen

Te leveren basisgegevens

2. Definities

en, voor zover van toepassing:

3. Gegevensset

en, voor zover van toepassing:

2. Definities

Dit hoofdstuk definieert alle relevante begrippen.

3. Gegevensset

Hieronder staat de complete set van identificerende gegevens die kunnen voorkomen. Deels betreft het gegevens die door de PO- of (V)SO-school kunnen worden aangeleverd, deels betreft het ook BRP-gegevens die alleen in de terugkoppeling aan de PO-school kunnen voorkomen.

3.2. Inschrijving WPO gegevens

Een inschrijving WPO kent diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving WPO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht.

3.3. Inschrijving SO gegevens

Een registratie van de inschrijvingsgegevens SO. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving SO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht.

3.4. Inschrijving VSO gegevens

Een registratie van de inschrijvingsgegevens VSO. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving VSO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht.

Een toelaatbaarheidsverklaring is een verklaring afgegeven door een samenwerkingsverband passend onderwijs. Met deze verklaring is een leerling toelaatbaar tot speciale scholen voor basisonderwijs, speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs. De toelaatbaarheidsverklaring wordt geregistreerd door de school.

Een arrangement is registratie door de instellingen uit cluster 1 & 2 en de WEC scholen ‘De Waterlelie’ te Cruquius en ‘De Berkenschutse’ van leerlingen die gebruik maken van een onderwijsarrangement.

3.8. Toelaatbaarheidsverklaring

3.9. Arrangement

3.10. Voorschools programma

Registratie van het eventueel gevolgde voorschools programma.

3.11. Advies VO

Registratie van het eerste of tweede advies VO van de leerling.

3.12. Doorstroomtoets PO

Registratie van de resultaten van de eindtoets PO.

De uitwisseling met het register onderwijsdeelnemers vindt elektronisch plaats. Voor de (technische) uitwerking wordt verwezen naar het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers’ op de site van DUO.

Bijlage 2. behorende bij artikel 5 van de Regeling register onderwijsdeelnemers

5. Uitwisseling met het register onderwijsdeelnemers

In dit hoofdstuk staan de eisen met betrekking tot de uitwisseling geformuleerd waaraan de PO-scholen moeten voldoen. Uitgangspunt is dat de aanlevering van de gegevens van de PO-scholen aan het register onderwijsdeelnemers valt onder ‘risicoklasse II’. Dat impliceert dat de PO-scholen gebonden zijn aan de beveiligingsvoorwaarden die horen bij de risicoklasse II.

6.1. Inleiding

Bijlage 3. behorende bij artikel 6 van de Regeling register onderwijsdeelnemers

6.2. Eisen aan PO-scholen

Het merendeel van de eisen zijn technisch van aard en bedoeld voor de softwareleveranciers.

7. PvE leerlingen

De PO-scholen zullen zelf adequate beveiligingsmaatregelen moeten treffen met betrekking tot de (lokale) identificatie, autorisatie, controle, login welke opgenomen kunnen worden in het schoolpakket en eigen verantwoordelijkheid moeten nemen voor de lokale beveiliging. Specifieke maatregelen op het gebied van de lokale beveiliging worden door DUO niet voorgeschreven en zijn daarom geen onderdeel van het PvE.

Bijlage 4. behorende bij artikel 9 en 10 van de Regeling register onderwijsdeelnemers

De PO-scholen zijn verantwoordelijk voor de tijdigheid van het doorgeven van de mutaties aan het register onderwijsdeelnemers. De PO-scholen dragen zorg voor de beschikbaarheid van de eigen programmatuur (het schoolpakket) om de berichten naar het register onderwijsdeelnemers te versturen conform de gestelde specificaties.

De bijlage bestaat uit de volgende onderdelen:

7.1. Referentietabellen & waardenlijsten

7.1.1. Geslacht

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB levert van iedere onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling aan de minister op grond van artikel 9 en 10 het volgende basisgegeven:

7.1.3. Afdeling

7.1.4. Pedagogisch didactisch onderwijsconcept

7.1.5. Vroegschools programma

Als referentietabel dient de door DUO gehanteerde codering in de Basisregistratie Instellingen (BRIN) te worden gehanteerd.

Paragraaf 7.1.6a. Tijdelijke onderwijsvoorzieningen

Onder onderwijslocatie wordt een plek verstaan waar een leerling of student zich inschrijft voor een bepaalde opleiding. Die plek is vaak een gebouw (bijv. een basisschool) maar kan ook een terrein zijn waarop meerdere gebouwen tezamen de onderwijslocatie vormen (bijv. een campus). Voorts is van belang de toevoeging in de definitie dat het gaat om waar ‘onderwijs wordt aangeboden’. Het kan zijn dat een onderwijsaanbieder meerdere locaties in gebruik heeft om onderwijs daadwerkelijk te kunnen geven, denk maar aan de gymzaal, het sportveld of tijdelijke huur van een verdieping in een bedrijfspand. Die locaties zijn niet nodig om te registreren (maar voor de onderwijsaanbieder zelf uiteraard wel voor de eigen interne facilitaire processen, zoals roostering).

7.1.7. Soort onderwijs

Het begrip onderwijsaanbieder is zo gekozen dat alle sectoren het kunnen gebruiken als generieke aanduiding. Waar bestaande aanduidingen ‘last’ hebben van verschillende interpretaties van bepaalde begrippen afhankelijk van welke invalshoek men er naar kijkt, is Onderwijsaanbieder eenduidig te typeren. Een Onderwijsaanbieder kan opleidingen aanbieden op meerdere Onderwijslocaties. In het ho en mbo komt dat heel veel voor, in het vo en po zie je dit minder terug, maar ook in het vo kom je bijvoorbeeld regelmatig Onderwijsaanbieders (‘scholen”) tegen die de onderbouw en de bovenbouw op aparte locaties aanbieden.

7.1.9. Leerroutefase

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WEB, levert van iedere onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling aan de minister op grond van artikel 9 en 10 de volgende basisgegevens:

7.1.11. Soort ondersteuning

7.1.12. Ondersteuningscategorie

De volgende referentietabellen worden gebruikt bij controles, maar worden niet door de organisatie het register onderwijsdeelnemers beheerd. Dit houdt in dat de school zelf verantwoordelijk is om hiervan de nieuwste versie te gebruiken om zo geen onnodige afkeuring van berichten te krijgen.

Persoonsgebonden nummer:

Dit is of het Burgerservicenummer of het door de DUO alternatief toegekende onderwijsnummer.

7.1.19. Toetsonderdeelreferentieniveau

7.1.20. Toetsdomein

7.2.1. Tabellen DUO bekostiging

Voor de gegevens met betrekking tot de Basisregistratie Personen (BRP) wordt verwezen naar de site van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, http://publicaties.rvig.nl/Landelijke_tabellen.

7.2.2. Referentietabellen BRP

Te leveren basisgegevens met betrekking tot examens

Het betreft hier de volgende tabellen:

De referentietabellen van de BRP zijn te vinden op: http://publicaties.rvig.nl/Landelijke_tabellen/Landelijke_tabellen_32_t_m_60_excl_tabel_35/Landelijke_Tabellen_32_t_m_60_in_csv_formaat?pagenr=1

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WVO 2020 en het bestuur van een niet-bekostigde school als bedoeld in artikel 2.66 van de WVO 2020, levert aan de minister op grond van artikel 5 van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling de volgende basisgegevens:

1. Te leveren basisgegevens met betrekking tot de inschrijving

en, voor zover van toepassing:

2. Specificatie van de basisgegevens met betrekking tot inschrijving

en, voor zover van toepassing:

Voor de specificatie in de bijlage worden de volgende definities gehanteerd:

Deze bijlage beschrijft de gegevens die onderwijsinstellingen als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, subonderdeel 3 of 4, van de LPW, of artikel 1, onderdeel b, onder 3° of 4°, van de Leerplichtwet BES aanleveren.

1.2. Te leveren basisgegevens

Het bestuur van een B3- of B4-onderwijsinstelling levert aan de Minister op grond van artikel 8a van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die onderwijsinstelling de volgende gegevens:

De onderwijsinstellingen als bedoeld in artikel 1, onderdeel b, subonderdeel 4, van de LPW, of artikel 1, onderdeel b, onder 4°, van de Leerplichtwet BES leveren tevens de volgende gegevens:

Dit hoofdstuk definieert alle relevante begrippen.

3. Gegevensset

Hieronder staat de complete set van identificerende gegevens die kunnen voorkomen. Deels betreft het gegevens die door de school kunnen worden aangeleverd, deels betreft het ook BRP-gegevens die alleen in de terugkoppeling aan de school kunnen voorkomen.

3.2. Inschrijvingsgegevens

Een inschrijving kent diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht; dit staat in detail aangegeven bij de berichtbeschrijving en de controles

Het register onderwijsdeelnemers controleert ieder gegeven dat de school aanlevert. Controles kunnen leiden tot ‘afkeur’ of ‘signalering’. Bij ‘afkeur’ vindt geen opname van gegevens in het register onderwijsdeelnemers plaats en wordt de school ingelicht omtrent de reden van afkeur van het bericht. Daarnaast wordt bij elke afkeur nog een extra signaal meegegeven met extra informatie over de leerling. Deze controles en signalen worden verder in het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers en scholen B3/B4’ verder beschreven.

5. Uitwisseling met het register onderwijsdeelnemers

6. Beveiliging en encryptie

De uitwisseling tussen de scholen en DUO moet voldoen aan een aantal wettelijke bepalingen. Deze wettelijke bepalingen zijn: het Besluit voorschrift informatievoorziening Rijksdienst 2007, de Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming. Ook conformeert DUO zich aan de Code voor informatiebeveiliging(NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (zie: https://www.earonline.nl/index.php/BIR-Baseline_Informatiebeveiliging_Rijksdienst). Om niet te verzanden in een wirwar van regelingen heeft DUO een vastgesteld beveiligingsbeleid waarin bovenstaande is verwerkt en daarnaast een vastgestelde security baseline waaraan applicaties minimaal moeten voldoen. Deze security baseline voldoet niet altijd voor een vastgestelde risicoklasse zodat additionele maatregelen noodzakelijk kunnen zijn.

6.2. Eisen aan scholen

In dit hoofdstuk staan de eisen met betrekking tot de uitwisseling geformuleerd waaraan de scholen moeten voldoen. Uitgangspunt is dat de aanlevering van de gegevens van de scholen aan het register onderwijsdeelnemers valt onder ‘risicoklasse II’. Dat impliceert dat de scholen gebonden zijn aan de beveiligingsvoorwaarden die horen bij de risicoklasse II.

Indicatie bekostigbaar inschrijving

Het merendeel van de eisen is technisch van aard en bedoeld voor de softwareleveranciers.

Voor deze eisen wordt verwezen naar het ‘PvE leerlinggegevens ten behoeve van softwareleveranciers en scholen B3/B4’. De (procedurele) eisen aan de scholen worden hier genoemd.

7. PvE leerlingen

De scholen zijn verantwoordelijk voor de tijdigheid van het doorgeven van de mutaties aan het register onderwijsdeelnemers. De scholen dragen zorg voor de beschikbaarheid van de eigen programmatuur (het schoolpakket) om de berichten naar het register onderwijsdeelnemers te versturen conform de gestelde specificaties.

7. PvE leerlingen

7.1.1. Geslacht

Voor de gegevens met betrekking tot de BRP wordt verwezen naar de site van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, http://publicaties.rvig.nl/Landelijke_tabellen.

7.2. Referentietabellen BRP

Voor de gegevens met betrekking tot de BRP wordt verwezen naar de site van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, http://publicaties.rvig.nl/Landelijke_tabellen.

Het betreft hier de volgende tabellen:

De referentietabellen van de BRP zijn te vinden: op http://publicaties.rvig.nl/Landelijke_tabellen/Landelijke_tabellen_32_t_m_60_excl_tabel_35/Landelijke_Tabellen_32_t_m_60_in_csv_formaat?pagenr=1

Het bestuur van een onderwijsinstelling als bedoeld in de WVO 2020 levert aan de minister op grond van artikel 6 van elke onderwijsdeelnemer die is of was ingeschreven aan die school of agrarisch opleidingscentrum de volgende basisgegevens:

en, voor zover van toepassing:

Specificatie van de basisgegevens met betrekking tot examens

Voor de specificatie in de bijlage worden de volgende definities gehanteerd:

D. De te leveren basisgegevens met betrekking tot de inschrijving en resultaten en specificatie van die gegevens van onderwijsdeelnemers aan het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs

A. Basisgegevens van de instellingen en de specificatie van dat gegeven

In de bijlage met gegevens worden onder andere de volgende Formaten gehanteerd:

Te leveren basisgegevens van de onderwijsinstelling

Specificatie van basisgegevens van de onderwijsinstelling

Toelichting bij de gegevens

Als referentietabel dient de door DUO gehanteerde codering in de Basisregistratie Instellingen (BRIN) te worden gehanteerd.

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.

Deze tekst wordt gepubliceerd onder de eigen hergebruiksvoorwaarden van BWB, niet onder een licentie van Legalize of van het publieke domein. BWB
CC0 1.0 Universeel (publiek domein)