Brochure Instandhoudingssubsidie 2019-2020, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Nationale Roadmap voor Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur 2016

Exacte en Natuurwetenschappen

Sociale en Geesteswetenschappen

Toegepaste en Technische Wetenschappen Zon Mw

2020

1. Inleiding

1.1. Achtergrond

De investeringsambities van Nederlandse onderzoekers in grootschalige wetenschappelijke infrastructuur (GWI) zijn aanzienlijk groter dan de beschikbare middelen. Dit betekent dat niet alle initiatieven gefinancierd konden worden in de financieringsronde "Nationale Roadmap voor Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016". Vandaar dat er naast deze subsidieronde aanvullende middelen beschikbaar worden gesteld voor instandhouding van GWI die een ontvankelijk voorstel hebben ingediend maar niet gehonoreerd zijn.

De RvB heeft de Permanente Commissie Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur (PC-GWI) gevraagd te adviseren over de inzet van deze middelen, alsmede over de voorwaarden waaronder deze kunnen worden verstrekt. Ontvankelijke aanvragers worden uitgenodigd om een kort voorstel in te dienen. De middelen zijn daarbij specifiek bedoeld voor GWIs die in de Tweede ronde Roadmap 2016-ronde niet zijn gehonoreerd, en waarvan verwacht wordt dat door deze afwijzing hun voortbestaan ernstig in gevaar komt. Uitgangspunt voor de inzet van middelen is dat de bij de GWI betrokken instellingen ook een bijdrage leveren aan de oplossing van het/de knelpunt(en) ten aanzien van het voortbestaan van de GWI.

1.2. Beschikbaar budget

Voor toekenning van Instandhoudingssubsidie in de ronde 2019-2020 is M€ 2 beschikbaar.

1.3. Deadline indienen aanvragen

De deadline voor het indienen van aanvragen is 14 januari 2020, om 14:00 uur CE(S)T.

2. Doel

2.1. Doel van het programma

De instandhoudingssubsidie is bedoeld om bij te dragen aan het voorbestaan van GWI's die in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016" een ontvankelijk voorstel hebben ingediend welke niet gehonoreerd is en waarvan daardoor het voortbestaan van de GWI in gevaar komt.

2.2. Inhoudelijk kader

Grootschalige wetenschappelijke infrastructuur (GWI) omvat faciliteiten, hulpbronnen en diensten waarvan de onderzoeksgemeenschap gebruik maakt om onderzoek te verrichten en innovatie te bevorderen. Naast gebruik voor onderzoeksdoelen kan GWI waar relevant ook voor andere doelen worden aangewend, bijvoorbeeld voor onderwijs of voor openbare dienstverlening. Het betreft onder meer belangrijke wetenschappelijke apparatuur of verzamelingen van instrumenten; op kennis gebaseerde hulpbronnen zoals verzamelingen, archieven, collecties of wetenschappelijke gegevens; e-infrastructuur zoals (gekoppelde) databestanden, computersystemen en communicatienetwerken; en elke andere unieke infrastructuur die van wezenlijk belang is om excellentie in onderzoek en innovatie te bereiken. Het kan gaan om infrastructuur die zich op één locatie bevindt, of om virtuele dan wel gedistribueerde infrastructuur in Nederland of daarbuiten.

3. Richtlijnen voor aanvragers

3.1. Wie kan aanvragen

Aanvragen kunnen alleen worden ingediend door GWI die op de actuele Nationale Roadmap zijn opgenomen, mits zij een ontvankelijke en inhoudelijk beoordeelde aanvraag hebben ingediend in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016" die uiteindelijk niet gehonoreerd is.

Om de instellingsprioriteiten en de eigenbijdrage van de indienende instellingen te waarborgen, dienen aanvragen te worden ingediend door de projectleider van de oorspronkelijke aanvraag die NWO ontvangen heeft binnen de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016", namens het hoogste bestuur van de betreffende kennisinstelling, of de beoogde penvoerder van een consortium.

3.2. Wat kan aangevraagd worden

De instandhoudingssubsidie kan worden aangevraagd wanneer het voortbestaan van de GWI bedreigd is door het uitblijven van subsidie in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016".

De NWO-subsidie die aangevraagd kan worden bedraagt maximaal € 400.000. De middelen moeten worden ingezet voor het einde van het eerste kwartaal 2023. Subsidiëring van aanvragen geschiedt op voorwaarde van medefinanciering door het betrokken consortium of hun eventuele (externe) private of publieke partners. Er kunnen meerdere private en publieke partners bij een aanvraag betrokken zijn. De bijdragen van de verschillende partners mogen bij elkaar opgeteld worden. Er zijn geen vooraf ingestelde regels met betrekking tot welk type en welk deel van de medefinanciering iedere partner moet inbrengen, zolang de totale medefinanciering voldoet aan de onderstaande voorwaarden.

De medefinanciering kan zowel in-cash als in-kind zijn en moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

Enkel kosten die essentieel zijn voor het oplossen van een acute bedreiging voor het voortbestaan van de GWI kunnen aangevraagd worden, mits grondig onderbouwd in het voorstel. Subsidiabele kosten zijn materiële kosten, personele kosten, kleine investeringen, ICT kosten, en lidmaatschapskosten. Indien onvoldoende gespecificeerd kan de gevraagde subsidie naar beneden worden bijgesteld.

Materiele kosten zijn kosten met betrekking tot verbruiksgoederen, materialen, kleine instrumenten en andere middelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Hieronder worden mede begrepen (internationale) reis- en verblijfskosten; kosten voor kennisoverdracht, kennisvalorisatie, internationalisering; kosten voor gebruik van reeds bestaande infrastructuur, datacollecties, tools en apparatuur; werk door derden; onderhoudskosten.

Indien subsidie voor personeelskosten wordt aangevraagd, of indien personeelskosten als medefinancieringsbijdrage worden opgevoerd, dient men te onderbouwen waarom deze personeelskosten noodzakelijk zijn voor de instandhouding van de infrastructuur. Enkel personeelskosten voor medewerkers die essentieel zijn voor de bouw en exploitatie van de infrastructuur zijn subsidiabel. Kosten voor de uitvoering van onderzoek zijn dus niet ontvankelijk. De aanvrager dient in de begroting een gedetailleerde beschrijving op te nemen van de afzonderlijke taken en kosten. De hoogte en specificatie van personeelskosten moeten in overeenstemming zijn met de normen die hiervoor zijn vastgelegd in het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek van NWO en VSNU.

Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek is raadpleegbaar via www.nwo.nl/contractvsnu.Subsidiëring van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel is/wordt aangesteld:

N.B. De uitzondering op de maximumtarieven van het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek zoals toegepast in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016" is niet van toepassing op deze subsidie.

Investeringen zijn alle middelen die worden ingezet voor de uitvoering van het plan van aanpak die na afloop van het werk economische waarde hebben c.q. kunnen worden hergebruikt. Dat wil zeggen apparatuur, software met restwaarde, infrastructuur, etc. Indien de aard van de GWI maakt dat het onderscheid van de GWI en de huisvesting moeilijk te bepalen is (bijvoorbeeld in het geval van een kas of een cleanroom) moet vooraf goedkeuring worden gevraagd om NWO-middelen in te zetten voor specifieke onderdelen van de huisvesting van de GWI.

Onder informatie (en communicatie) technologie (ICT)-kosten wordt verstaan de kosten voor de realisatie en gebruik van benodigde ICT-infrastructuur, voor zover deze bovenop de reeds regulier beschikbare ICT-infrastructuur komt die de betrokken instellingen bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, zoals SURF. Er wordt verwacht dat waar van toepassing de benodigde ICT-infrastructuur wordt afgestemd en/of geharmoniseerd met SURF.

Onder ICT-kosten wordt mede begrepen specifieke analysesoftware (de aanschaf of ontwikkeling daarvan), rekentijd, opslagcapaciteit, en kosten voor repositories en datastewardship voor langdurige opslag van data conform de FAIR principes.

ICT-gerelateerde personeelskosten kunnen onder de personeelskosten in de begroting worden opgenomen.

Lidmaatschapskosten omvatten de lidmaatschapsbijdragen van Nederland aan een internationale onderzoeksfaciliteit of een internationaal project indien die van belang zijn voor de ontwikkeling, aanschaf/bouw of exploitatie van de beoogde GWI.

De volgende kosten zijn niet subsidiabel:

In-kind bijdragen zijn rechtstreeks aan het plan van aanpak toe te rekenen en door partijen die onderdeel zijn van het aanvragende GWI consortium of hun eventuele (externe) private of publieke partners gemaakte kosten. In-kind bijdragen zijn essentieel voor het plan en moeten opgenomen zijn in de door NWO goedgekeurde begroting van de kosten van de aanvraag waarin de private dan wel (semi-) publieke partij participeert.

In te brengen in-kind bijdragen zijn loonkosten, materiele kosten, gebruik van apparatuur en machines en dienstverlening. NB op in-kind bijdragen zijn dezelfde regels van toepassing als op die voor subsidiabele kosten. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat kosten voor onderzoekspersoneel niet kunnen worden opgevoerd. De regels voor niet-subsidiabele kosten zijn ook van toepassing op de medefinanciering.

De waarde van in-kind bijdragen die in de vorm van mensuren wordt geleverd, wordt vastgesteld aan de hand van de door NWO vastgestelde tarieven voor onderzoekers (zie www.nwo.nl/financiering/hoe-werkt- dat/salaristabellen). Wanneer wordt afgeweken van VSNU-tarieven wordt uitgegaan van een uurloon, berekend op basis van het jaarloon bij een volledige dienstbetrekking volgens de kolom loon voor de loonbelasting van de loonstaat, verhoogd met de wettelijke dan wel de op grond van een individuele of collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, en van 1650 productieve uren per jaar. Hierover mag een opslag worden opgevoerd voor overige algemene kosten, met grootte ten hoogste 50% van de hierboven bedoelde loonkosten. Het hieruit volgende aan het plan van aanpak toe te schrijven uurtarief, inclusief de genoemde 50% opslag voor algemene kosten, is gemaximeerd op € 100.

De waarde van in-kind bijdragen die in de vorm van materiële zaken c.q. investeringen wordt geleverd, wordt vastgesteld op grond van de kostprijs waarop reeds gedane afschrijvingen in mindering worden gebracht. Deze kostprijs dient naar rato van het gebruik aan het plan van aanpak te worden toegerekend.

Volgende kosten met betrekking tot het gebruik van apparatuur en machines kunnen verrekend worden als in-kind bijdrage:

In-kind bijdragen in de vorm van korting op de normale aanschafprijs in het economisch verkeer (list-prijs) van machines en apparatuur zijn enkel aanvaardbaar indien de korting minimaal 25% van de list-prijs bedraagt. De kosten die ten laste gebracht worden van het apparatuur budget van het plan van aanpak bedragen dan de listprijs verminderd met die korting.

De waarde van dienstverlening of achtergrondkennis die wordt geleverd, dient deugdelijk onderbouwd te zijn. Voorwaarde daarbij is dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd.

Cash bijdragen zijn contante bijdragen aan het plan van aanpak die direct door de hoofdbegunstigde worden geïnd. Indien de cash bijdrage door de hoofdbegunstigde wordt geleverd, dan wordt deze expliciet gereserveerd voor het plan van aanpak.

3.3. Wanneer kan aangevraagd worden

De deadline voor het indienen van aanvragen is 14 januari 2020, om 14:00 uur CE(S)T.

Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u ook online nog gegevens in te voeren. Begin daarom ten minste één dag vóór de deadline van deze call for proposals met het indienen van uw aanvraag. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

3.4. Het opstellen van de aanvraag

Hieronder staat stapsgewijs aangegeven hoe u een aanvraag kunt opstellen en indienen.

In de instandhoudingsaanvraag moeten de volgende aspecten worden toegelicht.

Bij elk ingediend voorstel gaat NWO ervan uit dat de aanvrager de instelling heeft geïnformeerd en dat de universiteit of het instituut de subsidievoorwaarden van dit programma aanvaardt.

3.5. Subsidievoorwaarden

Op alle aanvragen is het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek van toepassing (zie www.nwo.nl/contractvsnu).Daarnaast dienen de aanvragen in overeenstemming te zijn met de eisen inzake het voorkomen van Staatssteun. Verdere informatie over ons Open Science beleid staan hieronder beschreven. Ook lichten we het Nagoya protocol toe, evenals verdere toelichting op ethische aspecten binnen wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijke integriteit.

Voor universiteiten, UMC’s en NWO instituten wordt het OCW controleprotocol gehanteerd voor de financiële verantwoording en controle op de medefinanciering. Voor organisaties waarop het OCW controleprotocol niet van toepassing is, geldt dat bij de financiële verantwoording een accountantscontrole gevraagd wordt, waarin de medefinanciering verantwoord wordt.

Het Open Science principe streeft naar wereldwijde vrij toegankelijke onderzoeksresultaten wanneer die zijn betaald uit publieke middelen. Hieronder valt het Open Accesspubliceren, welke beoogt de uitkomsten van wetenschappelijk onderzoek zoals wetenschappelijke publicaties wereldwijd voor iedereen vrij toegankelijk te maken. Ook onderzoeksgegevens moeten in principe met anderen gedeeld kunnen worden. Op die manier kan waardevolle kennis benut worden door onderzoekers, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Dit proberen wij te stimuleren door een datamanagement beleid te hanteren.

Alle wetenschappelijke publicaties gebaseerd op de realisatie en het gebruik van de infrastructuur die mede wordt gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend uit deze financieringsronde dienen op het moment van publicatie wereldwijd vrij toegankelijk te zijn. Deze zogeheten Open Access wijze van publiceren kan op verschillende manieren. Een uitgebreide toelichting hierop vindt u op www.nwo.nl/openscience.

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. NWO wil dat onderzoeksdata die voortkomen uit met publieke middelen gefinancierd onderzoek zo veel mogelijk ‘vrij’ en duurzaam beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO wil bovendien het bewustzijn bij onderzoekers over het belang van verantwoord datamanagement vergroten. Aangezien GWI een belangrijke rol kunnen spelen in data verzameling, wordt verwacht dat zij bijdragen aan deze doelen. Aanvragen dienen daarom te voldoen aan het datamanagementprotocol van NWO.

Als startvoorwaarde voor een gehonoreerde aanvraag wordt daarom gevraagd een datamanagementplan in te dienen als de aard van het plan van aanpak daar aanleiding toe geeft. De aanvrager beschrijft in het plan of gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar gemaakt wordt. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: www.nwo.nl/datamanagement.

Het Nagoya Protocol is op 12 oktober 2014 van kracht gegaan en zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS).

Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (www.absfocalpoint.nl). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

Voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek is het belangrijk dat onderzoeksvoorstellen die ethische vragen kunnen oproepen zorgvuldig worden behandeld. Voor bepaalde onderzoeksprojecten is een goedkeurende verklaring van een erkende Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC) of de Centrale Commissie Dierproeven (CCD) nodig. Daarnaast is voor bepaalde onderzoeksvoorstellen een vergunning nodig op grond van de Wet Bevolkingsonderzoek (WBO). Meer informatie over de METC is beschikbaar bij de Centrale Commissie Mensgebonden onderzoek (CCMO). Bij de Nederlandse Vereniging voor Dierexperimentencommissies (NVDEC) is informatie over CCD beschikbaar. Bij o.a. de Gezondheidsraad is informatie over de WBO beschikbaar.

Onderzoekers die gebruik maken van infrastructuur zijn zelf verantwoordelijk voor het nagaan of hun onderzoeksvoorstel ethische vragen kan oproepen en voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring van de juiste ethische commissie(s) en/of het verkrijgen van een vergunning op grond van de WBO, of van gelijksoortige organisaties, indien nodig.

NWO onderschrijft de code Openheid Dierproeven en de code Biosecurity Onderzoekers die met NWO-middelen gebruik willen maken van infrastructuur dienen de bestaande codes te onderschrijven en na te leven. Voor deze projecten geldt dat zij pas kunnen starten als NWO (indien nodig) een kopie van de goedkeurende ethische verklaring en/of vergunning WBO ontvangen heeft.

Indien NWO na overleg met de aanvrager van mening is dat een ethische toets voor een dergelijke aanvraag nodig is, is de aanvrager verplicht alsnog maatregelen te treffen voor een toetsing door een ethische commissie. Bij het uitblijven van een noodzakelijke goedkeurende verklaring van een ethische commissie trekt NWO de subsidie in.

NWO eist dat al het onderzoek dat NWO financiert, uitgevoerd moet worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018). Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van voornoemde normen bij een door NWO gefinancierd onderzoek, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid van NWO op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: www.nwo.nl/integriteit.

3.6. Het indienen van een aanvraag

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Een hoofdaanvrager is verplicht de aanvraag via een eigen ISAAC-account in te dienen en kan desgewenst contactgegevens van een collega opgeven. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie paragraaf 5.1.2.

4. Beoordelingsprocedure

4.1. Procedure

De eerste stap in de beoordelingsprocedure is een toets uitgevoerd door het NWO bureau of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze brochure. Alleen als uw voorstel aan alle voorwaarden voldoet kunnen wij uw aanvraag in behandeling nemen.