Reglement Vervangingsfonds 2023, Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs

Type ZBO-regeling

Publication 2024-08-12

State In force

Source BWB

In 1992 richtten de sociale partners in het onderwijs de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs op. Het doel van het Vervangingsfonds is het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van gewezen personeel en het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het primair onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van die zorg.

Het bestuur stelt, conform het bepaalde op grond van artikel 188, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs juncto artikel 167, vierde lid van de Wet op de expertisecentra, het Reglement Vervangingsfonds vast. In dit reglement wordt bepaald welke rechten de aangeslotenen in het kader van de taakuitoefening van de stichting, als hierboven genoemd, jegens de stichting kunnen doen gelden en tot welke verplichtingen de aangeslotenen jegens de stichting zijn gehouden.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2023.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Hoofdstuk 2. Aansluiting bij het vervangingsfonds

§ 2.1. Vrijwillige en verplichte aansluiting

Artikel 2. Verplichte aansluiting bij het Vervangingsfonds

Artikel 3. Vervanging die niet voor bekostiging in aanmerking komt.

Personeelsleden:

zijn niet verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds. Vervanging van deze personeelsleden wordt niet bekostigd door het Vervangingsfonds.

Artikel 4. Vrijwillige aanmelding van personeel

§ 2.2. Eigenrisicodragerschap

Artikel 5. Eigenrisicodragerschap

Artikel 6. Lopende vervangingen

Hoofdstuk 3. Premie

§ 3.1. Premie

Artikel 7. Premie

Artikel 8. Premiepercentages

§ 3.2. Bonus-malus regeling

Artikel 9. Bonus-malus regeling

Artikel 10. Toepassingsbereik

Artikel 11. Maximering malus

Hoofdstuk 4. Bekostiging

Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging dan wel een eigenrisicodrager die gebruik maakt van een financiële variant, komt in aanmerking voor bekostiging van vervanging, indien is voldaan aan de voorwaarden van dit artikel.

Artikel 13. Wijze van vervanging

Vervanging kan plaatsvinden op basis van:

Artikel 14. Bekostiging

Indien is voldaan aan artikel 12 en 13, dan vindt bekostiging plaats met inachtneming van dit artikel.

Hoofdstuk 5. Vervangingspools

Artikel 15. Aanvraag en duur vervangingspools

Artikel 16. Bekostiging en inzetpercentage vervangingspool

Artikel 17. Plaatsing uit de vervangingspool

Artikel 18. Bovenbestuurlijke vervangingspools

Hoofdstuk 6. Financiële varianten

Artikel 19. Aanmelding financiële varianten

Een bevoegd gezag dat gebruik maakt van een financiële variant, komt voor bekostiging in aanmerking indien is voldaan aan artikel 12, met uitzondering van lid 7, onder a, artikel 13 en aan de voorwaarden van dit artikel.

Artikel 21. Wijziging of opzegging

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Arbo-, ziekteverzuim- en personeelsbeleid

Een bevoegd gezag kan bij het Vervangingsfonds een aanvraag indienen voor een door het Vervangingsfonds te verstrekken subsidie. Op deze aanvragen is de Kaderregeling Subsidieverstrekking Vervangingsfonds en Participatiefonds 2007 van toepassing.

Artikel 24. Administratie- en bewaarplicht

Artikel 25. Toepassing reglement

In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 27. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2023’.

Artikel 28. Bekendmaking

Bijlage 1. Premie

Schoolbesturen binnen het primair onderwijs die bij het Vervangingsfonds zijn aangesloten, dragen premie aan het Vervangingsfonds af. Dit staat vermeld in artikel 183, tweede lid van de Wpo en artikel 170, tweede lid van de Wec.

Voor het bepalen voor welke personeelsleden er wel of geen premie moet worden afgedragen, hanteert het Vervangingsfonds verschillende aansluitcodes. Ook geldt er een onderscheid tussen volledige aansluiting bij het Vf, volledig eigenrisicodragerschap en eigenrisicodragerschap met een financiële variant.

Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging, anders dan wegens ziekte of schorsing.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Personeel aangesteld voor vervanging van, wegens ziekte of schorsing, afwezig personeel waarvoor de kosten ten laste van het VF worden geboekt.
Alleen aangesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld. • Personeel met een VF-pooleraanstelling.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging van afwezig personeel.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Alle personeel aangesteld bij het bg (tijdelijk en vast).
Vrijwillig	x	x	02	• Geen personeel.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Geen personeel

Bijlage 1. Premie

Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging, anders dan wegens ziekte of schorsing.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Personeel aangesteld voor vervanging van, wegens ziekte of schorsing, afwezig personeel waarvoor de kosten ten laste van het VF worden geboekt.
Alleen aangesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld. • Personeel met een VF-pooleraanstelling.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging van afwezig personeel.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Alle personeel aangesteld bij het bg (tijdelijk en vast).
Vrijwillig	x	x	02	• Geen personeel.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Geen personeel

Het Vervangingsfonds hanteert bij vervangingsdeclaraties die door een bevoegd gezag worden ingediend de Bonus-malus regeling. Deze regeling heeft als doel om een bevoegd gezag te stimuleren om actief verzuim tegen te gaan door een bonus uit te keren indien dit bevoegd gezag weinig vervangingsdeclaraties indient en uitgekeerd krijgt, en een malus op te leggen bij veel vervangingsdeclaraties.

Voorbeelden Bonus-malus

Bij de Bonus-malus regeling worden de volgende begrippen gehanteerd.

Voorbeelden Bonus-malus

Om de werking van de Bonus-malus regeling duidelijker te maken, volgen hieronder 2 voorbeelden.

Gegevens bevoegd gezag:

Voorbeeld 2 Boven de bandbreedte

Het bevoegd gezag heeft in 2023 € 20.000 minder vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte. Op deze € 20.000 wordt het bonuspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een bonus van 20.000 x 0,3 = € 6.000 ontvangt.

Gegevens bevoegd gezag:

Maximering malus

Het bevoegd gezag heeft in 2023 € 10.000 meer vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de bovengrens van de Bonus-malus bandbreedte. Op deze € 10.000 wordt het maluspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een malus van 10.000 x 0,5 = € 5.000 opgelegd krijgt.

Maximering malus

Voorbeelden maximering malus

Gegevens:

Voorbeeld 2 Personele bekostiging regulier van € 2,5 miljoen of meer

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 1,7. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus tot een bonus-malus van 1,5. In euro’s betekent dit dat over € 150.000 – € 110.000 = € 40.000 het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 40.000 x 0,5 = € 20.000.

Gegevens:

Bijlage 3. Werkwijze normbekostiging

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 2,5. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus verhouding van 2. In euro’s betekent dit dat over € 200.000 – € 110.000 = € 90.000. Het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 90.000 x 0,5 = € 45.000.

Bij het bekostigen van vervanging vergoedt het Vervangingsfonds niet direct de kosten die een bevoegd gezag heeft gemaakt voor de vervanging, maar maakt het gebruik van het systeem van normbekostiging. Bij de normbekostiging worden de volgende begrippen gehanteerd.

Er zijn in totaal 5 normklassen, elk met een ondergrens en een bovengrens.

Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met de werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt naar aanleiding van het salaris ingedeeld in de bij dat salaris behorende normklasse. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid.

Op grond van hoofdstuk 6 van het reglement, kan een eigenrisicodrager er voor kiezen om gebruik te maken van één van de financiële varianten die door het Vervangingsfonds worden aangeboden.

Bekostiging bij een zieke vervanger

Indien een wegens ziekte afwezig personeelslid wordt vervangen en deze vervanger zelf ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen of benoemen, die dan de werkzaamheden van de vervanger overneemt en de oorspronkelijke afwezige gaat vervangen.

Bij deze variant neemt het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging van het afwezige personeelslid voor eigen rekening. Bij deze variant is dat twee maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren, van het afwezige personeelslid.

Bijlage 4. Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.

Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Er wordt gewerkt met een systeem van bevoorschotting en terugvordering. Voor pooldeclaraties die tijdig door het Vervangingsfonds zijn ontvangen en waarvoor een (pool)verantwoording door het bevoegd gezag is ingediend, wordt een vergoeding uitgekeerd. Deze vergoeding wordt maandelijks berekend conform de formule in artikel 16, lid 2. Het normbedrag is hierbij gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet op het salaris van de afwezige.

Het bevoegd gezag dient de inzetverantwoording van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden in via ‘MijnVf’. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag dat het Vervangingsfonds het bevoegd gezag heeft laten weten dat de inzetverantwoording voor de betreffende maand ingediend kan worden. Indien de inzetverantwoording buiten deze termijn door het Vervangingsfonds wordt ontvangen, dan komt de maand waarop de inzetverantwoording betrekking heeft niet voor vergoeding in aanmerking.

Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Gedurende het kalenderjaar kan een bevoegd gezag de voorlopige resultaten raadplegen in ‘MijnVf’.

De berekening van het inzetpercentage vindt plaats aan de hand van de volgende formule:

−. V = het aantal uren declarabele vervanging in de pool.

−. A = het aantal uren en minuten eigen afwezigheid wegens schoolvakantie, BAPO, ziekte of schorsing.

−. P = het totaal aantal uren en minuten in de pool.

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.

Voorbeeld hoe de terugvordering wordt berekend

−. Grootte van de vervangingspool: 4%

−. Vereist inzetpercentage: 98%

−. Goedgekeurd bedrag aan pooldeclaraties: € 80.000

−. Werkelijke inzetpercentage: 80%

Terugvordering: 98% – 80% = 18% x € 80.000 = € 14.400.

Bijlage 4. Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.