Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2023

In deze regeling wordt verstaan onder:

Deze regeling is niet van toepassing op (onderdelen van) een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat bij of krachtens wet door de Eerste Kamer openbaar moeten worden gemaakt.

De afdeling Postregistratie en archief registreert een vertrouwelijk stuk in het postregistratiesysteem.

In het postregistratiesysteem worden van een vertrouwelijk stuk de volgende gegevens geregistreerd:

Indien door de afzender is aangegeven dat op het stuk een embargo rust, wordt de datum en het tijdstip van het vervallen van het embargo door de afdeling Postregistratie en archief aangegeven op het stuk. Na afloop van het embargo draagt de afdeling Postregistratie en archief zorg voor openbaarmaking van het stuk.

Een bericht waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt in het postregistratiesysteem opgenomen, met uitzondering van het bericht of onderdelen daarvan die als vertrouwelijk zijn of moeten worden aangemerkt.

Vertrouwelijke stukken worden niet in het postregistratiesysteem opgenomen of anderszins vermenigvuldigd, tenzij een stuk daarvoor in aanmerking komt.

Vertrouwelijke stukken worden bij de afdeling Postregistratie en archief voorzien van een griffienummer en bewaard in een afgesloten ruimte.

De volgende personen kunnen vragen om inzage in een vertrouwelijk stuk:

Het inzien van vertrouwelijke stukken vindt plaats op een door de griffier van de behandelende commissie aangewezen plaats in aanwezigheid van de griffier of een stafmedewerker van de behandelende commissie. Het meenemen van het vertrouwelijke stuk naar een andere dan de aangewezen plaats is niet toegestaan.

De personen, bedoeld in het eerste lid, kunnen bij de inzage aantekeningen maken. De aantekeningen worden op naam van de betreffende persoon bewaard in een afzonderlijke, gesloten envelop bij het vertrouwelijke stuk waarop de aantekeningen betrekking hebben. De aantekeningen liggen slechts voor de betreffende persoon ter inzage met toepassing van het tweede lid.

De griffier van de behandelende commissie kan de aantekeningen ophalen ten behoeve van een besloten overleg. Direct na het overleg brengt de griffier van de behandelende commissie de aantekeningen terug naar de plaats waar de aantekeningen worden bewaard.

Het is niet toegestaan om op enigerlei wijze een vertrouwelijk stuk, delen van een vertrouwelijk stuk of gemaakte aantekeningen te vermenigvuldigen, waaronder het maken van foto’s (bij de inzage).

Het vijfde lid is niet van toepassing in het geval de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor de vermenigvuldiging van het vertrouwelijke stuk.

Indien de afzender kopieën van het vertrouwelijke stuk voegt bij het vertrouwelijke stuk, draagt de griffier van de behandelende commissie zorg voor het verspreiden van deze kopieën onder de personen of groepen die bevoegd zijn kennis te nemen van de stukken. Het vijfde lid is tevens op deze kopieën van toepassing, tenzij de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor vermenigvuldiging.

Na overleg tussen de griffier die de behandelende commissie bijstaat en de Griffier of de eerste plaatsvervangend griffier kan op verzoek van de afzender worden afgeweken van het eerste lid. Dit wordt geregistreerd bij de gegevens als bedoeld in artikel 2, tweede lid en geagendeerd in een procedurevergadering van de behandelende commissie als bedoeld in artikel 5, eerste lid.

De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een vertrouwelijk stuk heeft gehad en de datum van inzage. Deze griffier kan de registratie inzien. De registratie is vertrouwelijk en kan slechts in uitzonderlijke gevallen door anderen worden ingezien indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier.

De personen die op grond van het eerste lid om inzage in een vertrouwelijk stuk kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van het vertrouwelijke stuk onderling bespreken, ongeacht of zij inzage in het betreffende stuk hebben gehad. Alvorens zij de inhoud van een vertrouwelijk stuk met andere personen bespreken, dienen zij zich ervan te vergewissen dat deze personen recht hebben op inzage van het vertrouwelijke stuk.

De brief waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt voor behandeling op een procedurevergadering van de behandelende commissie geagendeerd. Hierbij wordt vermeld dat de motivering van de vertrouwelijke behandeling van het stuk en andere voorwaarden daaromtrent ter bespreking zijn.

De commissie kan, indien zij van oordeel is dat de vertrouwelijkheid en voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden niet genoegzaam zijn gemotiveerd, besluiten:

Indien de commissie na een besluit als bedoeld in het tweede lid een ander oordeel dan de afzender heeft over de vertrouwelijkheid van het stuk of over de voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden, kan zij de Kamer verzoeken hierover een uitspraak te doen.

De commissie kan met de afzender schriftelijk nadere afspraken maken over de behandeling van vertrouwelijke stukken van de afzender.

In uitzonderlijke gevallen kan een vertrouwelijk stuk tijdelijk ter inzage worden gelegd. Bij de brief ter aanbieding van het stuk wordt nadrukkelijk gemotiveerd waarom het stuk slechts tijdelijk ter inzage wordt gelegd en wordt de termijn voor de ter inzagelegging vermeld.

Na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid wordt het vertrouwelijke stuk teruggezonden aan de afzender. Hiervan wordt melding gemaakt in het postregistratiesysteem bij de geregistreerde gegevens als bedoeld in artikel 2, tweede lid.

De Kamer kan na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid de afzender verzoeken het betreffende stuk opnieuw aan de Kamer aan te bieden.

De artikelen 2 tot en met 5 zijn van overeenkomstige toepassing.

Bij het aanbieden van een staatsgeheim stuk wordt nadrukkelijk het staatsgeheime karakter van het stuk gemotiveerd en worden ook eventuele voorwaarden toegelicht waaronder het stuk wordt aangeboden. Indien de motivering of onderdelen daarvan staatsgeheim of vertrouwelijk zijn, dan doet de afzender daarvan mededeling in het bericht van aanbieding en voegt de motivering afzonderlijk bij.

Artikel 2, eerste en tweede lid en artikel 3, eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat aan de afdeling Postregistratie en archief uitsluitend de brief ter aanbieding van het staatsgeheime stuk wordt verstrekt en onder de vermelding niet openbaar in het postregistratiesysteem wordt opgenomen. Het staatsgeheime stuk wordt uitsluitend verstrekt aan de griffier die de behandelende commissie bijstaat. Direct na ontvangst brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar de plaats die als geschikte plaats voor het bewaren van het stuk is aangewezen.

Het staatsgeheime stuk wordt ter inzage gelegd bij de griffier die de behandelende commissie bijstaat of bij de eerste plaatsvervangend griffier. Voor de inzage brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar een voor inzage geschikte plaats. Inzage vindt plaats in aanwezigheid van de griffier die de behandelende commissie bijstaat of de eerste plaatsvervangend griffier. Direct na de inzage retourneert de bij de inzage aanwezige griffier het staatsgeheime stuk naar de plaats die voor het bewaren daarvan is aangewezen.

Slechts leden van de Eerste Kamer der Staten-Generaal, de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier en de griffier die de behandelende commissie bijstaat, hebben inzage in staatsgeheime stukken. De inzage door leden vindt niet eerder plaats dan nadat zij schriftelijk zijn gewezen op het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken en zij dit kader voor gezien hebben ondertekend. Indien de afzender daarom verzoekt, kan de behandelende commissie besluiten om van de eerste volzin af te wijken.

De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een staatsgeheim stuk is gegeven. De registratie is staatsgeheim en is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen in te zien door anderen dan deze griffier indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier.

De in het vierde lid bedoelde personen die om inzage in staatsgeheime stukken kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van de stukken onderling bespreken, mits zij zich vooraf ervan vergewissen dat de bij de bespreking aanwezige personen het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend. Alvorens zij de inhoud van de stukken met andere dan de in het vierde lid bedoelde personen bespreken, moet door tussenkomst van de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier of de griffier die behandelend commissie bijstaat worden nagegaan of deze personen recht hebben op inzage en het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend.

Artikel 4, derde tot en met vijfde lid, artikel 5 en artikel 6 zijn van overeenkomstige toepassing.

De Beveiligingsambtenaar van de Eerste Kamer houdt toezicht op de naleving van de voorschriften in deze regeling.

Een ieder die werkzaam is bij of voor een lid, fractie of de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer dient een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging van vertrouwelijke en staatsgeheime stukken onmiddellijk bij de Beveiligingsambtenaar te melden.

De Beveiligingsambtenaar neemt, nadat hij op de hoogte is gebracht van een inbreuk op de beveiliging, onmiddellijk (nood)maatregelen om verdere inbreuken te voorkomen.

De Beveiligingsambtenaar informeert de Griffier over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden en brengt de Griffier onmiddellijk op de hoogte van een (gemelde) inbreuk en eventuele maatregelen.