LegalizeBesluit vervanging archiefbescheiden ZonMw 2023
Gelet op:
De regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10 265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
Besluit(en):
Artikel 1
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen en vanaf 10 oktober 2023 worden ontvangen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging ZonMw;
Artikel 2
Dit besluit (na bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant) treedt in werking op 10 oktober 2023
Artikel 3
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden ZonMw 2023.
Bijlage. Handboek vervanging ZonMw 2023
Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw 2023
30 Augustus 2023
concept
Inleiding en leeswijzer
ZonMw wil digitaal werken en het archiveren van de documentaire neerslag (documenten en dossiers) van haar processen optimaal faciliteren.
ZonMw doet dat door digitale ondersteuning in te richten voor de documentaire informatiehuishouding, deze beschikbaar te stellen en een duidelijke rol- en taakverdeling vast te stellen.
Op het moment van het schrijven van dit document heeft ZonMw voor het opslaan en archiveren de volgende applicaties/locaties beschikbaar:
De werkwijze zoals beschreven in dit “Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw” blijft van toepassing als deze systemen worden vervangen. De wijziging van systeem wordt opgenomen in het logboek.
Om volledig digitaal te kunnen werken, worden de documenten die ZonMw op papier bereiken, gedigitaliseerd (gescand) voordat ze in behandeling worden genomen. Vanaf dat moment geldt het digitale exemplaar als het origineel: het vervangt het papieren exemplaar dat wordt vernietigd. Daarbij moet gegarandeerd kunnen worden dat de gescande documenten een exacte kopie zijn van de papieren documenten.
Dit handboek beschrijft de procedures, werkwijze en techniek die ZonMw hanteert om betrouwbare vervanging te realiseren. Daarbij wordt ook ‘de verdere levensloop’ van de gescande documenten geschetst.
Op basis van dit handboek kan ZonMw met volledig vertrouwen besluiten de papieren documenten te vervangen en te vernietigen, waarmee volledige digitale archivering ook formeel de enige juiste manier van archiveren is.
Om het proces van vervanging transparant te beschrijven, moet ZonMw de volgende zaken beschrijven zoals genoemd in de Archiefregeling:
Deze zaken staan beschreven in de verschillende hoofdstukken van dit Handboek. Het is als volgt opgebouwd:
In hoofdstuk 1 worden de Kenmerken, uitgangspunten en reikwijdte van dit handboek beschreven.
Het tweede hoofdstuk beschrijft de inrichting van het vervangingsproces. Hierbij gaat het om de vervanging van papieren door digitale originelen, de kern van de vervanging. Daarnaast is er aandacht voor de rest van de levenscyclus van de nieuwe originelen die door vervanging ontstaan.
De hoofdstuk 3 wordt de hard- en software beschreven die ZonMw gebruikt voor de vervanging.
De laatste twee hoofdstukken (4 en 5) gaan over de vernietiging van de gescande documenten (een voorwaarde voor vervanging) en over de actualisatie van het handboek.
We spreken in het handboek voornamelijk over ‘documentaire informatie(huishouding)’: de ongestructureerde (bijvoorbeeld niet in databases opgenomen) informatie die meestal in documentvorm is of wordt vastgelegd.
1. Kenmerken, uitgangspunten en reikwijdte
1.1. Kenmerken van de vervanging
De vervanging bij ZonMw heeft de volgende kenmerken:
1.2. Uitgangspunten van de vervanging
ZonMw hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:
1.3. Reikwijdte
De vervanging, zoals beschreven in het “Handboek vervanging archiefbescheiden”, geldt voor alle documenten in alle processen van ZonMw waarbij een papieren origineel wordt vervangen door een digitaal origineel.
De invoering van vervanging in de organisatie vindt plaats samen met de implementatie van het DMS Corsa.
In het dagelijks bestuur van 25 september 2023 is het handboek vastgesteld. De vervanging geldt (zonder enige terugwerkende kracht) voor post die vanaf 10 oktober 2023 wordt ontvangen.
2. Inrichting van het vervangingsproces
Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop het proces van vervanging is ingericht bij ZonMw.
Aandacht is er voor:
2.1. Inkomende papieren documenten
Het proces van vervanging van inkomende papieren documenten kent de volgende stappen:
2.1.1. Ontvangen papieren post
Post die via de postbus of antwoordnummer wordt ontvangen wordt door PostNL bij NWO bezorgd. De bode van NWO brengt de post naar de receptie van ZonMw. Pakketpost wordt direct afgegeven bij de receptie. Post die op het huisadres wordt bezorgd haalt de receptionist uit de brievenbus.
De receptionist sorteert de post en maakt daarbij de volgende keuzes:
De post die niet voor ZonMw is gaat terug naar NWO met het verzoek ‘retour afzender’ of ter bezorging bij NWO.
De enveloppen worden niet geopend tenzij uit de adressering niet blijkt voor welk organisatieonderdeel het poststuk bestemd is.
Na sortering op organisatieonderdeel worden tijdschriften, publicaties, brochures e.d. door de receptionist(e)in het postvak van het desbetreffende organisatieonderdeel gelegd. Deze worden niet gescand.
De brieven gaan in het postvak van DIH, zij openen de enveloppen en doen een check op wel/niet scannen.
2.1.2. Het scanproces
Ter voorbereiding van het scannen wordt:
De DIH medewerkers scannen documenten naar de DIH mailbox en na toepassing van het vier ogenprincipe worden de scans verdeeld over de organisatieonderdelen. De scans bestemd voor AIMS, Afas of UBW worden verzonden naar de groepsmailbox van het desbetreffende organisatieonderdeel. Scans die worden opgenomen in Corsa worden door DIH in Corsa geplaatst en vanuit Corsa verzonden aan het desbetreffende organisatieonderdeel.
Het organisatieonderdeel registreert de scan in de daartoe aangewezen applicatie.
Controlepunten zijn:
De papieren documenten gaan in een archiefdoos waarin ze nog 3 maanden worden bewaard waarna DIH ze vernietigd.
2.2. Zelf scannen door medewerkers
Medewerkers kunnen zelf papieren documenten scannen met de multifunctionals. Deze apparaten worden ook gebruikt om te scannen ten behoeve van de vervanging. De instellingen zijn niet aan te passen door medewerkers.
Scannen ten behoeve van vervanging is een taak van DIH.
2.3. Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijken binnen het vervangingsproces zijn per werkproces verschillend. Om het overzichtelijk te houden zijn deze op genomen in bijlage 4 Taken en verantwoordelijkheden.
3. Specificaties van de hardware en software
3.1. Inleiding
Voor het scannen gebruikt ZonMw multifunctionals van Canon, de Image RUNNER advance c5550i. Deze worden onderhouden door de servicedesk en de leverancier.
Indien nodig, wordt een multifunctional vervangen door een van hetzelfde type of een type dat aan de specificaties en instellingen zoals opgenomen in het handboek kan voldoen. Bij aanbesteding voor vervanging van de huidige multifunctionals worden de specificaties ten behoeve van het vervangingsproces als eis vermeld.
3.2. Specificaties / instellingen van de multifunctionals
Alle multifunctionals worden geïnstalleerd op basis van de volgende specificaties:
3.3. Onderhoud van de multifunctionals
De multifunctionals worden regelmatig onderhouden. Dat onderhoud bestaat uit:
3.3.1. Kalibreren
De multifunctionals zijn door de leverancier gekalibreerd. Door de mutifunctional te verschuiven wordt de kalibratie ontregeld en moet de leverancier deze opnieuw kalibreren.
Alleen medewerkers van de servicedesk mogen de multifunctional verplaatsen. Op het moment dat een multifunctional door anderen is verschoven moet dit worden gemeld aan servicedesk@zonmw.nl. Een verstoring van de kalibratie veroorzaakt scheve scans. Met deze multifunctional mag niet meer worden gescand t.b.v. de vervanging totdat deze opnieuw is gekalibreerd.
4. Vernietigingsprocedures
4.1. Vernietiging vervangen archiefbescheiden
Als ZonMw overgaat tot vervanging, zorgt zij ervoor dat de oorspronkelijke papieren originelen drie maanden na het scannen procedureel worden vernietigd. Voordat ze worden vernietigd, worden ze in archiefdozen bewaard, want in uitzonderlijke gevallen blijkt uit controle op kwaliteit of volledigheid dat opnieuw scannen noodzakelijk is.
De papieren originelen worden nooit ter afhandeling naar de behandelend medewerker gestuurd.
4.2. Vernietiging digitale archiefbescheiden
Digitale archiefbescheiden zijn na vervanging de originelen geworden. Ze worden procedureel vernietigd op basis van de waardering en bewaartermijn volgens de selectielijst van ZonMw.
5. Actualiseren handboek en aanbevelingen
Het “Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw” wordt jaarlijks in de maand december door de medewerkers DIH getoetst op actualiteit. Deze toetsing is met name gericht op proces- en procedurele aanpassingen die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. Indien van toepassing worden ze verwerkt in het handboek.
Op basis van de uitgevoerde kwaliteitstoetsen kan de medewerker DIH ook met vooruitwerkende kracht voorstellen doen voor verbetering van de processen en procedures en deze verwerken in het handboek.
Als aanpassingen plaatsvinden in de hardware- of softwarematige technieken die worden gebruikt bij vervanging, wordt het handboek hierop direct aangepast. Zolang de nieuwe hardware en software worden toegepast met instellingen die voldoen aan de minimale eisen voor vervanging, hoeft ZonMw geen nieuw besluit te nemen.
In het logboek (bijlage 1) worden alle wijzigingen opgenomen.
Bijlage 1. Logboek
Bijlage 2. Controlelijst
Poststuknummer:
Poststuknummer:
Bijlage 3. Taken en verantwoordelijkheden
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.