LegalizeRegeling archiefbeheer UWV 2023
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. archiefbescheiden: bescheiden (informatie objecten) als bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995 en nader gespecificeerd in het ordeningsstructuurplan, inclusief de bijbehorende context en metadata die direct hieraan verbonden zijn;
- b. archiefbestanddeel: Geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen;
- c. archiefomgeving: ruimte, zowel fysiek als digitaal en alle daarbij behorende fysieke, elektronische en digitale (hulp)middelen, bestemd voor de goede, geordende en toegankelijke opslag van archiefbescheiden die hetzij op termijn worden vernietigd, hetzij op termijn worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- d. archiefstructuurplan: overzicht van de gebruikte archiefstructuren waarmee de organisatie permanent overzicht en inzicht heeft waar welke archiefbescheiden zijn opgeslagen, en op welke wijze deze gevonden kunnen worden binnen het logisch archief;
- e. archivaris: een door de zorgdrager belegde rol met de in de artikelen gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden;
- f. archief: het geordende geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, organisatie, persoon of groep personen en die naar hun aard bestemd zijn om onder een persoon, bestuur of orgaan te berusten;
- g. beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede de wettelijke verplichtingen die er op rusten uit te voeren;
- h. beheereenheid: (onderdeel van) een afdeling waar taken van beheer van archiefbescheiden zijn neergelegd al dan niet toegespitst op een bepaald deel van het archief van UWV;
- i. besturingsprogrammatuur: Programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem;
- j. context: informatie direct verbonden aan het archiefobject waarin het ontstaan, de betekenis en het gebruik ervan is vastgelegd;
- k. documentaire informatievoorziening: het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat een organisatie over de archiefbescheiden beschikt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar wettelijke taken;
- l. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, gearchiveerd, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
- m. Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed: het op basis van de Archiefwet 1995 ingestelde toezichthoudende orgaan dat bewaakt of de vorming en het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid goed plaatsvindt en daartoe onder meer de registratie van archiefbescheiden toetst en de toegankelijkheid, veilige en duurzame opslag, selectie en vernietiging alsmede de juiste en tijdige overbrenging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden controleert.
- n. IV-verantwoordelijke: een door de zorgdrager belegde rol met de in de artikelen gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden;
- o. Nationaal Archief (of diens rechtsopvolger): de wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats waar de blijvend te bewaren archieven van UWV komen te berusten en waar de zorgplicht voor bewaring en openbaarmaking van die archieven na de overbrenging wordt overgenomen;
- p. ordeningsplan: een plan waarin de relaties worden gedefinieerd tussen de taken die UWV uitvoert, het wettelijk kader waarbinnen dit gebeurt, de producten die het UWV levert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht en de neerslag van het handelen in de vorm van verzamelingen van archiefbescheiden die hier het resultaat van is.
- q. overbrenging: het fysiek of digitaal overbrengen van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die ouder zijn dan 20 jaar naar het Nationaal Archief;
- r. postregistratie: het registreren van informatiedocumenten, het bijhouden van de verblijfplaats, de voortgang en de afdoening en de controle hierop;
- s. proceseigenaar: eindverantwoordelijke van een UWV bedrijfsproces dat zelfstandig archiefbescheiden registreert, ordent en beheert, en daarbij gebruik maakt van informatiesystemen;
- t. proces-verbaal van selectie en vernietiging: een schriftelijke verklaring van de archivaris voor de zorgdrager over het verloop en de resultaten van het selectie- en het vernietigingsproces, zoals bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit.
- u. Raad van Bestuur: de Raad van Bestuur UWV als bedoeld in artikel 1, onder letter f. jo. art. 2 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;
- v. selectielijst: het concretiserende besluit van algemene strekking van UWV waarin voor UWV is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen dan wel op welke termijn ze vernietigd worden;
- w. SZW: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- x. toepassingsprogrammatuur: de programmatuur die bestemd is voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;
- y. UWV: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen;
- z. vernietiging: het dusdanig materieel of digitaal bewerken van een informatiedrager dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;
- aa. vervanging: het proces van in de plaats stellen van reproducties van archiefbescheiden voor de originele archiefbescheiden, waarna laatstgenoemde bescheiden vernietigd worden;
- bb. vervreemding: het overdragen van de zorgplicht op de archiefbescheiden op een andere zorgdrager;
- cc. Wet SUWI: Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;
- dd. zorgdrager: Raad van Bestuur van UWV die verantwoordelijk is voor het archiveren van de archiefbescheiden die qua aard bestemd zijn onder UWV te berusten, volgens de regels bij of krachtens de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk 2. Reikwijdte
Artikel 2. Reikwijdte
Deze regeling is integraal van toepassing op alle organisatieonderdelen van UWV en op alle daaronder berustende onderdelen van het archief van UWV, waaronder mede begrepen zijn de archiefonderdelen gehouden voor derden als bedoeld in het tweede lid.
Binnen UWV kunnen archiefbescheiden voorkomen van derden, waarvoor UWV in opdracht van derden op grond van artikel 5 Wet SUWI het beheer in het kader van uitvoering van andere werkzaamheden op zich heeft genomen.
De in deze regeling opgenomen aanvullende bepalingen voor zowel fysieke als digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel blijvend te bewaren archiefbescheiden als te vernietigen archiefbescheiden.
De voor de ordening en toegankelijkheid gebezigde metadata bij zowel fysieke als digitale archiefbescheiden maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
Hoofdstuk 3. Zorg, verantwoordelijkheden en overleggen voor het archiefbeheer
Artikel 3. Zorg
De zorg voor de archiefbescheiden bij het UWV berust bij de zorgdrager. De zorgdrager voorziet daartoe in het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefomgevingen waarbinnen de opslag en bewaring van archiefbescheiden mogelijk is en die te allen tijde voldoen aan de wettelijke vereisten.
De zorgdrager maakt de aanstelling van voldoende deskundig personeel mogelijk, dat verantwoordelijk is voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en de archiefomgevingen.
De zorgdrager verschaft de middelen voor de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor het behoud, de integriteit en de authenticiteit van deze archiefbescheiden.
De zorgdrager verschaft de middelen waarmee ervoor gezorgd kan worden dat de kwaliteit van het verantwoordelijke personeel, het onderhoud, eventuele aanpassingen aan archiefomgevingen, alsmede het instrumentarium bestemd voor blijvend te bewaren archiefbescheiden, voldoen aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden
De zorgdrager heeft de archivaris aangemerkt als degene die belast is met:
- a. Het toezicht op het beheer van het archief van UWV en de daarin opgenomen archiefbescheiden van UWV, alsmede de archiefbescheiden van derden als bedoeld in artikel 2, tweede lid;
- b. de bewaking op voldoende financiële middelen, personeel en opleidingen ten behoeve van het beheer van het UWV archief;
- c. het toezicht op de voorzieningen die de duurzaam toegankelijke staat, de integriteit, de bewaring, de ordening en de authenticiteit van de archiefbescheiden garanderen;
- d. de voorbereiding en het opstellen van het UWV beleid en de beleidslijnen aangaande het archief van UWV;
- e. het toezicht op de functionele werking van het archiefdeel van informatiesystemen die behoren bij een geheel aan archiefbescheiden en die worden ingezet als onderdeel van het archief van UWV;
- f. het ingevolge de eisen van de Archiefwet 1995 opstellen en onderhouden van:
- 1e. de selectielijst, voor dat deel waarvoor UWV verantwoordelijk is,
- 2e. het ordeningsplan,
- 3e. het archiefstructuurplan.
- g. het ontwerpen en onderhouden van uitvoeringsregels die betrekking hebben op de taken die voortvloeien uit deze regeling;
- h. het uitvoeren van audits op het archief van UWV;
- i. het adviseren en ondersteunen van de zorgdrager met betrekking tot alle taken die voortvloeien uit deze regeling;
- j. het verlenen van de noodzakelijke medewerking aan onderzoeken en inspecties van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed;
- k. het aanmaken en in standhouden van een register waarin informatie over blijvend te bewaren archiefbescheiden is opgenomen;
- l. het maken van afspraken met de proceseigenaren van de informatiesystemen over de te volgen richtlijnen aangaande:
- 1e. back- ups van data;
- 2e. de besturingsprogrammatuur;
- 3e. de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende data die ingezet wordt bij het beheer van het archief en de archiefbescheiden van UWV.
De zorgdrager acht de proceseigenaar verantwoordelijk voor de tijdige en juiste overdracht van de door hem ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden aan een beheereenheid ter archivering. De proceseigenaar houdt daarbij rekening met de relevante archiefbeleidskaders.
De zorgdrager heeft de IV- verantwoordelijke aangemerkt als degene die belast is met:
- a. de technische werking van de apparatuur en programmatuur die wordt ingezet voor het archief van UWV, overeenkomstig de functionele eisen die in samenwerking en onder verantwoordelijkheid van de archivaris zijn opgesteld;
- b. het inrichten, bewaken en monitoren van de back-ups en bijhorende back-up procedure aangaande de digitale archiefbescheiden en het archief van UWV.
De zorgdrager heeft de mogelijkheid aanvullende taken en opdrachten te beleggen bij de archivaris en de IV verantwoordelijke.
Artikel 5. Overleg
De archivaris voert periodiek overleg met de Raad van Bestuur over de gang van zaken rondom de archiefomgeving van UWV, de archiefbescheiden en de beheertaken die hier op betrekking hebben.
De archivaris voert periodiek overleg met de IV verantwoordelijke aangaande de toegepaste archiefarchitectuur.
De archivaris voert in het kader van de toezichtrol periodiek overleg met de proceseigenaren aangaande de status en werking van de archiefdelen die bij de proceseigenaren in beheer zijn.
De archivaris voert periodiek overleg met de IV verantwoordelijke over de gang van zaken rondom de digitale archiefbescheiden, de daartoe in gebruik zijnde informatiesystemen en de ict- middelen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de ontvangst, het ontstaan, de behandeling en het afstoten van digitale archiefbescheiden of de overdracht van de zorgplicht voor de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden naar het Nationaal Archief.
De archivaris onderhoudt contacten en voert zo nodig overleg met degenen die de documentaire informatievoorziening verzorgen bij ketenpartners van UWV en SZW.
De archivaris onderhoudt contacten en voert zo nodig periodiek overleg met het Nationaal Archief en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
De archivaris onderhoudt contacten en voert overleg met derden zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid.
Hoofdstuk 4. Beheer van archiefbescheiden
Artikel 6. Maatregelen t.b.v. in geordende en toegankelijke staat houden archiefbescheiden
Gelet op artikel 4, eerste lid stelt de archivaris kaders en richtlijnen en houdt deze actueel op de hieronder genoemde punten van het archiefbeheer.
- a). Bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van middelen, materialen en formaten volgens de standaarden voorzien bij of krachtens de Archiefbesluit 1995 opdat de duurzaamheid daarmee gewaarborgd kan worden.
- b). Het opstellen en uitvoeren van conversies of migraties wordt tijdig ter hand genomen indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden.
- c). Bij het bewaren, overdragen of vernietigen van archiefbescheiden worden de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels betreffende selectie en vernietiging toegepast.
- d). De bij het beheer van het archief van UWV ingeschakelde medewerkers wordt de benodigde kennis bijgebracht en er worden voldoende instructies gegeven aangaande de kaders en richtlijnen van het vakgebied.
- e). Er zijn afspraken over de duurzaamheid van de (digitale) archiefsystemen en archiefbescheiden met de IV-verantwoordelijke die zorgt voor het technische- en functionele beheer en het technisch onderhoud van de bij UWV in gebruik zijnde informatiesystemen.
- f). Ten aanzien van archiefbescheiden zijn kenmerken zodanig vastgelegd, dat de archiefbescheiden met behulp daarvan op een tijdige en eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
- g). Er zijn uitvoeringsregels voor de bewaring en ordening van archiefbescheiden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
- h). Er zijn overzichten van al dan niet blijvend te bewaren archiefbestanddelen die worden ingericht volgens een ordeningsplan.
- i). De toegankelijke staat van archiefbescheiden is zodanig gewaarborgd dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is.
De zorgdrager stelt het door de archivaris opgestelde ordeningsplan vast. De archivaris is belast met het periodieke onderhoud van het ordeningsplan.
Artikel 7. Beveiliging en toegang verlenen tot archiefbescheiden
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.