Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) houdt op grond van artikel 16, onderdeel d, van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de Wet langdurige zorg (Wlz).

Op grond van artikel 4.1.1, vierde lid, van de Wlz mag een rechtspersoon de Wlz niet eerder uitvoeren dan nadat de NZa heeft vastgesteld dat die rechtspersoon in voldoende mate is voorbereid op de uitvoering van de wet. Ten behoeve van deze beoordeling gaat de NZa ten minste na of de rechtspersoon die de wet wenst te gaan uitvoeren voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, Besluit langdurige zorg (Blz) gestelde eisen. Ter beoordeling van de eisen uit artikel 4.1.1, eerste lid, Blz laat de NZa zich door de rechtspersoon zijn statuten alsmede een programma van werkzaamheden overleggen. Op grond van artikel 4.1.1, vierde lid, van het Blz is de NZa bevoegd om nadere regels te stellen omtrent de inhoud van het programma van werkzaamheden.

Na aanmelding is de rechtspersoon op grond van artikel 4.1.1, tweede lid, Wlz verplicht te voldoen aan de voorschriften die bij of krachtens deze wetaan Wlz-uitvoerders zijn opgelegd. De Wlz-uitvoerder dient op basis van artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz er ook zorg voor te dragen dat het dagelijks beleid wordt bepaald of mede wordt bepaald door personen die geschikt zijn in verband met de uitvoering van de wettelijke taken en daaruit voorvloeiende werkzaamheden, en wier betrouwbaarheid buiten twijfel staat. De NZa stelt op grond van artikel 4.1.2, eerste lid, van het Blz vast of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de geschiktheid en de betrouwbaarheid van voornoemde personen buiten twijfel staat.

Ingevolge artikel 62 en artikel 68 van de Wmg is de NZa bevoegd tot het stellen van regels op het gebied van informatieverstrekking door Wlz-uitvoerders om vast te kunnen stellen of de Wlz-uitvoerders voldoen aan de eisen bij of krachtens de Wlz gesteld, waaronder de voornoemde eisen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Voor de begrippen die in deze regeling voorkomen wordt verwezen naar de Beleidsregel definities Wlz.

Artikel 2. Doel van de regeling

Deze regeling beoogt regels te stellen ten aanzien van de informatie die een Wlz-uitvoerder moet indienen bij de NZa ten tijde van de aanmelding en, ten aanzien van reeds aangemelde Wlz-uitvoerders waarvan eerder is vastgesteld dat zij voldoende zijn voorbereid op uitvoering van de Wlz, bij wijzigingen in die feiten en omstandigheden zoals die bij aanmelding zijn getoetst door de NZa. Voornoemde informatie gebruikt de NZa in de beoordeling of (nog steeds) wordt voldaan aan de eisen die bij en krachtens de Wlz worden gesteld aan Wlz-uitvoerders.

Artikel 3. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op Wlz-uitvoerders als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wlz.

Artikel 4. Aanmelding

Indien de Wlz-uitvoerder geen toegang heeft tot het Uitwisselportaal van de NZa, dan kan toegang worden aangevraagd per e-mail (info@nza.nl). Hierbij dient de Wlz-uitvoerder de volgende gegevens ten aanzien van de beoogde gebruiker aan te leveren:

• •. Naam organisatie;

• •. Voornaam;

• •. Achternaam;

• •. E-mailadres;

• •. Mobiele telefoonnummer.

Artikel 5. Het melden van wijzigingen

Indien de Wlz-uitvoerder geen toegang heeft tot het Uitwisselportaal van de NZa, dan kan toegang worden aangevraagd per e-mail (info@nza.nl). Hierbij dient de Wlz-uitvoerder de volgende gegevens ten aanzien van de beoogde gebruiker aan te leveren:

• •. Naam organisatie;

• •. Voornaam;

• •. Achternaam;

• •. E-mailadres;

• •. Mobiele telefoonnummer.

Te verstrekken informatie

Artikel 6. Onderdeel van groep

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel a, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon behoort tot een groep als bedoeld in artikel 24b van Boek 2 van het BW waarvan ten minste één zorgverzekeraar deel uitmaakt levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i. een organogram en beschrijving van de groep, inclusief positionering van de Wlz-uitvoerder en de aandeelhoudersstructuur;

• ii. bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Artikel 7. Statuten

Om te beoordelen of de statuten van de rechtspersoon voldoen aan het bij en krachtens artikel 4.1.2 van de Wlz gestelde levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i. de meest actuele statuten van de Wlz-uitvoerder.

Artikel 8. Organisatiestructuur

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel c, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate organisatiestructuur heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i. een organogram van de Wlz-uitvoerder;

• ii. een overzicht met de namen van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;

• iii. een beschrijving van de organisatiestructuur, waaronder governancestructuur omvattende de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• iv. een beschrijving van de positionering van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders binnen de Wlz-uitvoerder;

• v. een beschrijving van de positionering van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer binnen de Wlz-uitvoerder of de groep;

• vi. een beschrijving van de inrichting van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, inclusief eventuele daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en);

• vii. de gehanteerde procedures voor werving en toetsing van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• viii. het opleidingsplan voor alle medewerkers.

Artikel 9. Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel d, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan;

• i. een beschrijving van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed en de wijze van samenstelling van dit orgaan;

• ii. een beschrijving van de besluitvormingsprocessen en frequentie van vergaderen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer zijn georganiseerd;

• iii. een beschrijving van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, waarbij aandacht wordt besteed aan onafhankelijke uitvoering;

• iv. de functieprofielen van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders;

• v. de interne reglementen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer zijn georganiseerd en van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed.

Artikel 10. Rechten en verplichtingen

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel e, van het Blz genoemde eis dat de rechten en verplichtingen binnen de rechtspersoon adequaat zijn vastgelegd, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan;

• i. de informatie die beschikbaar wordt gesteld aan verzekerden over hun rechten en verplichtingen;

• ii. een beschrijving van de wijze waarop verzekerden worden geïnformeerd over hun rechten en verplichtingen;

• iii. een beschrijving van de wijze waarop rechten en verplichtingen die door de organisatie worden aangegaan, worden vastgelegd.

Artikel 11. Bedrijfsvoering vastgelegd en afgestemd

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel g, van het Blz genoemde eis dat de bedrijfsvoering van de rechtspersoon op een inzichtelijke wijze is vastgelegd en is afgestemd op de werkzaamheden die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal uitvoeren of laten uitvoeren, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i. een beschrijving van de werkzaamheden van de Wlz-uitvoerder en de wijze waarop deze zijn ingericht in de organisatie;

• ii. indien van toepassing, een beschrijving van het voorgenomen gebruik van volmacht/uitbesteding, inclusief de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en);

• iii. het handboek Administratieve Organisatie;

• iv. het Intern Controleplan, inclusief risicoanalyse;

• v. het beleid ten aanzien van het risicobeheersysteem.

Artikel 12. rapportagelijnen, informatievoorziening en communicatie

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel f, van het Blz genoemde eis dat de rechtspersoon beschikt over adequate rapportagelijnen en over een adequaat systeem van informatievoorziening en communicatie, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan:

• i. een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de functies compliance, interne audit en risicobeheer rapporteren aan de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders;

• ii. een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aan elkaar rapporteren;

• iii. een beschrijving van het informatiesysteem dat wordt gebruikt voor de Wlz en op welke wijze dit is gescheiden van het informatiesysteem van de overige onderdelen van de groep;

• iv. een beschrijving van procedures en maatregelen om de continuïteit, integriteit, voortdurende beschikbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen;

• v. een beschrijving van de systematiek van het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen;

• vi. het beleid en de richtlijnen van ieder van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer.

Artikel 13. Verwachte beheerskosten

Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de in artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel h, van het Blz genoemde eis dat, gegeven de verwachte beheerskosten die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal maken, zal kunnen worden voorzien in een recht- en doelmatige uitvoering van de wet, levert de Wlz-uitvoerder bij aanmelding ten minste aan;

• i. een beschrijving en onderbouwing van de verwachte beheerskosten voor de eerste 3 jaar.

Artikel 14. Geschiktheid

Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de geschiktheid van personen als bedoeld in artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz buiten twijfel staat:

• i. levert de Wlz-uitvoerder bij benoeming ten minste aan:

• a. de gehanteerde procedure voor werving en toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders voor de functie bij de Wlz-uitvoerder, tenzij deze procedure al eerder is aangeleverd en ongewijzigd is gebleven;

• b. het functieprofiel van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder;