Besluit van de Autoriteit Consument en Markt (hierna: ACM) van 7 mei 2024, ACM/24/189053, tot vaststelling van archiefbeheersregels (Archiefbeheersregeling ACM 2024)

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. ACM-organisatie: de organisatie van het personeel als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Instellingswet Autoriteit Consument en Markt.

• b. Zorgdrager: degene die bij de krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, lid d, van de Archiefwet 1995. De ACM is zorgdrager voor de archiefbescheiden van de ACM.

• c. Archiefbescheiden: de bescheiden en reproducties als bedoeld in artikel 1, lid c, van de Archiefwet 1995. Waar ‘archiefbescheiden’ staat, kan ook ‘document’ gelezen worden.

• d. Documenten: alle informatie die de ACM maakt of ontvangt in het kader van haar publieke taken, ongeacht op welke drager of in welke vorm de informatie is vastgelegd. Het kan dus gaan om schriftelijke stukken, digitale tekstbestanden, films, foto’s, e-mails, websites, databases en algoritmes, et cetera.

• e. minister: de Minister van Economische Zaken en Klimaat

• f. Chief Information Officer (CIO): de CIO is de hoogst ambtelijk verantwoordelijke in een organisatie op het gebied van ICT. Deze rol wordt bij de ACM vervuld door de directeur van de Directie Bedrijfsvoering.

• g. Archiefbeheer: geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.

• h. Archiefsysteem of archiveringssysteem: het geheel van archiefbescheiden (ongeacht hun vorm), gegevens en metagegevens, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie voor bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording.

• i. Archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormer.

• j. Archiefvorming: het onder beheer brengen van archiefbescheiden.

• k. Dossier: Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde archiefbescheiden die op één onderwerp betrekking hebben.

• l. Vervanging: het vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden. Zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 2

Artikel 3

De ACM is zorgdrager in de zin van artikel 1 lid d van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van de ACM.

Artikel 4

De CIO:

• 1. is overeenkomstig artikel 3.8 Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging ACM 2013 verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de ACM;

• 1. stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders vast op het gebied van document- en archiefbeheer;

• 1. zorgt ervoor dat op het gebied van archiefbeheer procedures en algemene voorschriften worden vastgesteld;

• 1. houdt toezicht op de naleving van deze Archiefbeheersregeling en Rijksbrede kaders, wet- en regelgeving die betrekking hebben op archiefbeheer;

• 1. is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer en heeft de bevoegdheid om te toetsen of het archiefbeheer binnen de directies voldoet aan de gestelde eisen;

• 1. onderkent dat de beschreven verantwoordelijkheden gelden voor zowel digitaal als fysiek document- en archiefbeheer.

Artikel 5

De teammanager CIO-office:

• 1. is verantwoordelijk voor het opstellen van strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van document- en archiefbeheer;

• 1. is verantwoordelijk voor het opstellen van procedures en algemene voorschriften op het gebied van archiefbeheer.

Artikel 6

De teammanager DIV:

• 1. voert het archiefbeheer uit van de ACM;

• 1. bereidt de procedures en de algemene voorschriften ten aanzien van het archiefbeheer voor;

• 1. zorgt voor een generiek normenkader waarmee de volledigheid, kwaliteit en duurzame toegankelijkheid van dossiers getoetst wordt;

• 1. monitort namens de CIO de kwaliteit van het archiefbeheer en rapporteert hierover aan in- en externe toezichthouders en/of managers;

• 1. Voorziet de directeuren van informatie over kwaliteit en volledigheid van archiefregistraties, zodat tijdig maatregelen getroffen kunnen worden;

• 1. informeert gevraagd en ongevraagd de CIO over de staat van archiefbescheiden en over de wijze waarop het document- en archiefbeheer wordt vormgegeven.

Artikel 7

De directeur van een directie van de ACM:

• 1. is verantwoordelijkheid voor de archiefvorming binnen zijn directie;

• 1. houdt toezicht op de kwaliteit van archiefvorming binnen zijn directie;

• 1. is verantwoordelijk voor de archiefvorming binnen een directie, welke en plaatsvindt overeenkomstig directie-specifieke taken en bedrijfsprocessen, zoals vastgelegd in de Selectielijst Autoriteit Consument en Markt;

• 1. voert het archiefbeheer uit volgens het proces, zoals vastgesteld door CIO.

Hoofdstuk 3. Beheer

Artikel 8

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 9

De Archiefbeheersregeling ACM 2013 (Staatscourant 2013, 9715) wordt ingetrokken.

Artikel 10

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie in de Staatscourant.

Artikel 11

Dit besluit wordt aangehaald als: Archiefbeheersregeling ACM 2024.