Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024

Gelet op artikel 18, tweede lid, onder c, van het Reïntegratiebesluit;

Besluit:

Artikel 1

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen hanteert bij het beoordelen en monitoren van een rechtspersoon die tot doel heeft diensten te verlenen die kunnen worden aangemerkt als Persoonlijke Ondersteuning, het Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024, als weergegeven in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2019 (Staatscourant nummer 51103 van 18 september 2019) wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juli 2024.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024.

Bijlage

Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2024

Begripsbepalingen

Hoofdstuk 1. – Inleiding

Dit Erkenningskader 2024 bestaat uit de volgende onderdelen:

Onderdeel A

Hoofdstuk 2. – Eisen om erkend te worden als jobcoachorganisatie

Wil een rechtspersoon (hier na te noemen aanbieder) in aanmerking komen voor erkenning als Jobcoachorganisatie op basis van het Erkenningskader 2024, dan moet zij aantonen aan een aantal eisen te voldoen. Deze eisen worden ook wel erkenningseisen genoemd. Het gaat om de volgende erkenningseisen:

2.1. Betrouwbaarheid van de aanbieder tot erkenning als Jobcoachorganisatie

Bij de beoordeling van de betrouwbaarheid van de aanbieder om als Jobcoachorganisatie te worden erkend laat UWV onder andere de volgende feiten en omstandigheden meewegen:

Ten bewijze dat zich geen van de hiervoor genoemde feiten of omstandigheden voordoet, dient aanbieder de volgende documenten te overleggen bij zijn aanvraag tot erkenning:

Als bewijs dat het genoemde onder de punten b, d en e niet van toepassing is op aanbieder, volstaat het indienen van de aanvraag tot erkenning.

De originele verklaringen onder punt 1 en 2 genoemd, mogen op datum ondertekening van de aanvraag niet ouder dan 6 maanden zijn. (Bijlage 1 en 2).

2.2. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

*Inschrijving Kamer van Koophandel*

Zoals opgenomen in het Reïntegratiebesluit artikel 18, lid 2 onder c, kunnen alleen aanbieders die een rechtspersoon zijn in aanmerking komen voor erkenning als Jobcoachorganisatie. Een aanbieder dient ter bevestiging van zijn identiteit aan te tonen ingeschreven te zijn als rechtspersoon bij de Kamer van Koophandel. Een buitenlandse aanbieder dient door inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister een vergelijkbaar document aan de inschrijving in de Kamer van Koophandel te overleggen (bijlage 3).

UWV vraagt indien nodig ter toelichting van deze gegevens, nadere informatie over de bestuur situatie en de eigendomsverhoudingen. Het verstrekken van de gevraagde informatie behoort tot de eisen die in deze Erkenningskader 2024 zijn gesteld. Indien aanbieder de gevraagde gegevens niet verstrekt, kan UWV besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten onder toepassing van artikel 4:5 Awb.

UWV eist in dit verband dat de bestuurder(s) van aanbieder geen bestuurder zijn (geweest) van een Jobcoachorganisatie wier erkenning door UWV is ingetrokken als gevolg van door UWV vastgestelde ernstige tekortkomingen. Voor de definitie van rechtspersoon wordt verwezen naar de inhoud van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Onder een rechtspersoon wordt niet begrepen de eenmanszaken en samenwerkingsvormen van natuurlijke personen, zoals een maatschap of vennootschap onder firma.

*Inzicht in het concern*

Indien aanbieder deel uitmaakt van een concern dient een overzicht van het desbetreffende concern te worden overgelegd bij de aanvraag. Aanbieder maakt in een organogram inzichtelijk hoe de werkmaatschappij(en) en de moedermaatschappij zich tot elkaar verhouden.

Tevens geeft aanbieder – in een organogram – per werkmaatschappij en van de moedermaatschappij aan wie de bestuurder(s) zijn (bijlage 4). Er is in ieder geval sprake van een concern als bij de Kamer van Koophandel een ander bedrijf (bijvoorbeeld een holding) staat aangegeven als eigenaar.

Let op: Het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel mag bij aanmelding niet ouder dan 6 maanden zijn op datum van indiening van de aanvraag.

2.3. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Aanbieder beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering waarbij aanbieder verzekerd is voor de aansprakelijkheid voor zaak- en personenschade door een verkeerde (be)handeling, een nalatigheid of een bedrijfsfout. Het minimaal verzekerde bedrag bedraagt € 1.000.000,- per jaar. Als bewijs dat aanbieder beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering volstaat het indienen van de aanvraag tot erkenning.

ZZP

Maakt aanbieder gebruik van een of meerdere ZZP’ers, dan dienen deze ZZP’ers eveneens te voldoen aan bovenstaande verzekeringseis.

Wanneer er aanleiding toe is kan UWV van de aanbieder of ZZP’er(s) een kopie van de polis of een verklaring van de verzekeraar of verzekeringstussenpersoon opvragen. De aanbieder dan wel de ZZP’er dienen de gevraagde kopie of verklaring binnen een door UWV gestelde redelijke termijn aan UWV te verstrekken.

2.4. Kwaliteit van de Jobcoaching

UWV erkent uitsluitend aanbieders die een voldoende kwaliteit van Jobcoaching kunnen borgen. De kwaliteit komt o.a. tot uitdrukking in de bekwaamheid van het personeel dat als Jobcoach optreedt en de continuïteit in dienstverlening. Hierna is een aantal deelaspecten uitgewerkt van wat onder kwaliteit van de Jobcoaching wordt verstaan.

2.4.1. Vakbekwaamheid personeel

Aanbieder beschikt over vakbekwaam personeel dat de Jobcoaching uitvoert en de kwaliteit van zijn Jobcoaches is een permanent aandachtpunt. Aanbieder maakt daarbij gebruik van personeel met welke een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is gesloten of van ZZP’er(s) waarmee een overeenkomst tot opdracht is gesloten.

Jobcoach is (nog) geen erkend beroep en voor het vak van Jobcoach bestaat (nog) geen reguliere vakopleiding. UWV stelt de volgende eisen aan de vakbekwaamheid van het personeel:

Aanbieder toont aan dat de kwaliteit van haar Jobcoaches een permanent aandachtspunt is, uit de bijlagen moet blijken dat aan bovenstaande eisen wordt voldaan. De in dit kader te verstrekken stukken zijn:

2.4.2. Minimale bezetting

Van belang is dat de organisatie qua personele bezetting waarborg biedt voor de continuïteit van de dienstverlening. Uitgangspunt is dat Jobcoaches elkaar kunnen vervangen en vakmatig onderling kunnen afstemmen (intervisie, intercollegiale toetsing). Een capaciteit van twee Jobcoaches is een minimale voorwaarde om vervanging en onderlinge afstemming goed te kunnen borgen. Voor het voldoen aan de eis van minimale bezetting tellen personen die als ZZP’er op basis van een overeenkomst van opdracht werkzaam zijn niet mee.

Mede gelet op erkenningseis 2 en de bepaling inzake de minimale bezetting, kunnen individuen niet door UWV als erkende Jobcoachorganisatie worden erkend.

Aanbieder dient (bijlage 9) informatie te verstrekken (zoals arbeidsovereenkomsten, uitzend-, inleen- of detacheringsovereenkomsten) waaruit blijkt hoeveel Jobcoaches voor aanbieder werkzaam zijn, het aantal uren dat zij als Jobcoach worden ingezet en de duur van de arbeidsovereenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd). Zet een aanbieder een Jobcoach in met wie hij bijvoorbeeld een detacheringsovereenkomst heeft gesloten, dan dienen zijn taken en de omvang en de duur uit deze overeenkomst te blijken. UWV kan aanbieder nadere informatie vragen ten aanzien van de continuïteit van de personeelsbezetting.

2.4.3. Beschrijving werkproces

Een Jobcoachorganisatie is voor de cliënt bereikbaar en beschikbaar. Zo kan hij actueel inspelen op de begeleidingsvraag van de cliënt. Een aanbieder voegt bij zijn aanvraag een beschrijving van zijn werkproces (bijlage 10) toe. In deze beschrijving zet aanbieder uiteen hoe hij zaken met betrekking tot bereikbaarheid, beschikbaarheid en continuïteit van de Jobcoaching heeft geborgd. Tevens maakt aanbieder inzichtelijk hoe hij zijn procedures rondom aanvraag en declaratie heeft ingeregeld. De beschrijving bevat minimaal de volgende normvoorschriften:

2.4.4. Beheersing Nederlandse taal

Een Jobcoach heeft zowel contact met werkgevers als zijn cliënten. Naast de ondersteunende rol bij de uitvoering van de werkzaamheden van de cliënt kan hij een verbindende schakel zijn tussen de cliënt en zijn werkgever. Om deze reden dienen de Jobcoaches de Nederlandse taal in woord en geschrift goed te beheersen.

2.5. Privacy en Beveiliging

Aanbieder is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen AVG). Ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens is de AVG van toepassing. In dit artikel noemen we de aanvullingen die gelden ten opzichte van de AVG.

De voorwaarden die betrekking hebben op de bescherming van de privacy van de cliënt en de beveiliging van gegevens, die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren, blijven naar hun strekking van kracht na beëindiging van de werkzaamheden als Jobcoachorganisatie en/of nadat de erkenning is beëindigd.

In aanvulling op de artikelen 12 t/m 14 en 32 lid 4 AVG kan UWV aan Aanbieder verzoeken om aan te tonen hoe hij onderstaande processen heeft ingeregeld.

UWV hecht veel waarde aan de privacy van cliënten. Aanbieder neemt alle overeenkomstig artikel 32 AVG vereiste maatregelen ter beveiliging van de (persoons)gegevens van cliënten. Aanbieder zorgt voor vernietiging van de informatie op het moment dat deze niet meer noodzakelijk is voor het uitvoeren van Jobcoaching, tenzij hij zich kan beroepen op een wettelijke uitzondering.

De Autoriteit Persoonsgegevens biedt informatie over bewaren en vernietigen van (persoons)gegevens.

Aanbieder is volgens artikel 33 AVG verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanvullend hierop:

2.6. Klachtenreglement

Aanbieder beschikt over een klachtenreglement en maakt deze bij de start van de dienstverlening aan cliënten bekend. Aanbieder zorgt dat het klachtenreglement toegankelijk en inzichtelijk is.

Het klachtenreglement bevat ten minste een omschrijving van de wijze waarop cliënt een klacht in kan dienen en de wijze waarop deze in behandeling wordt genomen. Hierbij worden concrete en redelijke termijnen van de terugkoppeling en de afhandeling van de klacht genoemd. Klachten worden alleen in behandeling genomen door een persoon die niet betrokken is geweest bij de situatie waarop de klacht betrekking heeft. Aanbieder informeert de cliënt over de mogelijkheid dat, als de klacht niet naar behoren is afgehandeld, dit geëscaleerd kan worden naar een contactpersoon van UWV.

Als UWV daarom verzoekt overhandigt aanbieder zijn klachtenreglement en geeft hij inzicht in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten.

2.7. Uitsluiting

Een aanbieder van wie de erkenning als Jobcoachorganisatie door UWV is ingetrokken, kan gedurende een bepaalde periode niet in aanmerking komen voor erkenning. Dit noemen we de uitsluitingsperiode. In hoofdstuk 4 wordt uiteengezet onder welke omstandigheden UWV de erkenning intrekt en welke uitsluitingsperiode van toepassing is. Doet een aanbieder, nadat zijn erkenning is ingetrokken, een nieuwe aanvraag binnen deze uitsluitingsperiode, dan wijst UWV zijn aanvraag af.

Onderdeel B

Hoofdstuk 3. – Verplichtingen die voortvloeien uit de erkenning als jobcoachorganisatie

Aanbieder blijft gedurende de gehele duur van de erkenning voldoen aan de erkenningseisen en aan de in de navolgende paragrafen uitgewerkte verplichtingen. Een aantal verplichtingen is nader uitgewerkt in Bijlage 2.

3.1. Toepasselijkheid Beleidsregels UWV

3.1.1. Protocol Jobcoach

Een Jobcoachorganisatie dient bij de uitvoering van zijn werkzaamheden te voldoen aan de vigerende Beleidsregel Protocol Jobcoach UWV. Dit Protocol Jobcoach bevat onder andere de richtlijnen onder welke voorwaarden UWV aan een cliënt Jobcoaching kan toekennen, de intensiteit van de begeleiding en de activiteiten die UWV tot Jobcoaching rekent.

3.1.2. Besluit UWV normbedragen voorzieningen

Een Jobcoachorganisatie hanteert het tarief Persoonlijke Ondersteuning gehandicapten (bedrag vergoeding per uur exclusief BTW) dat wordt vastgesteld in het kader van de Beleidsregel UWV normbedragen voorzieningen, zoals gepubliceerd in de Staatscourant. UWV stelt de normbedragen periodiek bij.

3.2. Borging onafhankelijkheid als Jobcoachorganisatie

Volgens de methodiek Supported Employment is Jobcoaching een laatste fase van het proces van begeleiding naar duurzaam werk. Daarom zal de Jobcoachorganisatie die de begeleiding op de werkplek verzorgt ook vaak de begeleiding in het traject dat hieraan vooraf gegaan is voor zijn rekening hebben genomen. De Jobcoachorganisatie is dan ook re-integratiebedrijf.

Het komt voor dat de cliënt werkzaam zal zijn binnen een bedrijfsonderdeel van dezelfde re-integratie- of Jobcoachorganisatie of bij een werkgever die zakelijk en/of persoonlijk verbonden is aan de re-integratie- of Jobcoachorganisatie. Professioneel kan de Jobcoach zijn onafhankelijke rol ten opzichte van de ‘werkgever‘ in dergelijke constellaties niet garanderen.

3.3. Verplichting tot het voeren van een deugdelijke administratie

UWV stelt eisen aan de administratieve inrichting van een Jobcoachorganisatie. De administratie moet o.a. bestaan uit een administratie waar de personen voor wie het Jobcoaching uitvoert zijn opgenomen, urenadministratie, personeelsadministratie (o.a. verlof- en verzuimregistratie), evenals uit een financiële administratie die voldoende waarborgen biedt voor een correcte en adequate vastlegging van gegevens. Alle gegevens moeten controleerbaar zijn met bewijsstukken. Dit om een adequate rapportage, verantwoording en controle over de door de Jobcoachorganisatie uitgevoerde werkzaamheden mogelijk te maken. Om een goede verantwoording te borgen is de Jobcoachorganisatie verplicht om gebruik te maken van het logboek in het door UWV beschikbaar gestelde Jobcoachportaal.

Het klachtenmanagement is onderdeel van het voeren van een deugdelijke administratie. Het klachtenmanagement betreft de wijze waarop een Jobcoachorganisatie met klachten omgaat.

3.4. Uitbesteding Jobcoaching

UWV erkent een aanbieder als Jobcoachorganisatie op zijn bedrijfssituatie. Dit betekent dat een erkenning aan die specifieke rechtspersoon wordt toegekend. Een Jobcoachorganisatie mag om deze reden zijn werkzaamheden niet uitbesteden.

Hierop bestaat één uitzondering. In geval er sprake is van bijzondere omstandigheden (denk bijvoorbeeld aan langdurige ziekte van één of meer Jobcoaches of overmacht), overlegt aanbieder de uitbesteding met zijn accounthouder.

De uitbesteding betreft altijd een tijdelijke situatie. In geval van uitbesteding blijft de uitbestedende Jobcoachorganisatie verantwoordelijk voor het correct en rechtmatig uitvoeren van de Jobcoaching. UWV spreekt de uitbestedende Jobcoachorganisatie aan op de status en begeleiding van de cliënt. Uitsluitend de uitbestedende Jobcoachorganisatie kan de geleverde Jobcoaching in het Jobcoachportaal registreren en bij UWV factureren.

Het inzetten van ZZP’ers middels een overeenkomst van opdracht wordt in het kader van deze Beleidsregel niet beschouwd als uitbesteding.

3.5. Klanttevredenheid

Aanbieder heeft zowel de werknemer als de werkgever als klant. Daarom is het belangrijk dat beiden de dienstverlening van aanbieder waarderen als van toegevoegde waarde en effectief. In die zin dat beiden tevreden zijn over de begeleiding door de Jobcoach en dat het dienstverband, mede door zijn inzet, in stand blijft dan wel wordt uitgebreid. De Jobcoachorganisatie is verplicht om jaarlijks de resultaten van een klanttevredenheidsmeting aan UWV te overleggen.

Zowel de gemiddelde klanttevredenheid van de klant-werknemer als de gemiddelde klanttevredenheid van de klant-werkgever dient minimaal een 6,5 te bedragen op een schaal van 1 tot 10.

3.6. Verlenen van medewerking aan periodiek overleg en controles

UWV en de Jobcoachorganisatie voeren periodiek en voorts wanneer daartoe aanleiding is, overleg over de kwaliteit van de geleverde Jobcoaching en andere verplichtingen die voortvloeien uit de erkenning. Het initiatief voor een overleg kan zowel van de Jobcoachorganisatie als UWV komen. Het afleggen van bedrijfsbezoeken door UWV behoort tot de mogelijkheden. Een Jobcoachorganisatie verleent in dit verband alle medewerking die redelijkerwijs gevorderd kan worden, binnen een door UWV gestelde redelijke termijn.

Tijdens de controle kan UWV bijvoorbeeld verzoeken om inzage in het dossier van de Jobcoaching van de cliënt. Ook kan het aantal en de aard van de door de Jobcoachorganisatie ontvangen klachten en de wijze waarop en de termijn waarbinnen hij deze heeft afgehandeld onderwerp van gesprek zijn. Daarnaast is het mogelijk dat zowel de Jobcoachorganisatie als UWV aandachtspunten ter bespreking voordragen.

Zowel UWV als de Jobcoachorganisatie draagt ieder voor zich de eigen kosten van het overleg en brengen elkaar geen kosten in rekening.

3.7. Verplicht gebruik Jobcoachportaal

De informatie die elke Jobcoachorganisatie vastlegt in het urenverantwoordingssysteem, vormt voor UWV grondslag voor het opstellen van (branchebrede) rapportages over de ontwikkelingen in de voorziening Jobcoaching. Op basis van deze ontwikkelingen zal UWV sturing aan de effectieve inzet van Jobcoaching geven.

Voor Jobcoachorganisaties geldt dat zij verplicht gebruik maken van het Jobcoachportaal. Vanuit dit Jobcoachportaal wordt de individuele aanvraag voor de Jobcoaching van een klant verzorgd, verantwoording afgelegd over de bestede uren en gedeclareerd. Daarnaast houdt de Jobcoachorganisatie zich met het gebruik van het Jobcoachportaal aan de werkinstructies van het Jobcoachportaal en leeft deze na. De handleiding jobcoachportaal is gepubliceerd op uwv.nl.

3.8. Wijziging bedrijfsorganisatie

De Jobcoachorganisatie is verplicht om UWV direct op de hoogte te stellen van een (voornemen tot) wijziging van de rechtsvorm van zijn bedrijf, een fusie, een wijziging in de aandeelhouders, de aandelenverhoudingen en zijn bestuur. Deze verplichting geldt ook betreffende een wijziging van zijn statutaire domicilie. UWV beoordeelt of een wijziging van invloed is op de erkenning als Jobcoachorganisatie en/of de dienstverlening voor de klanten.

Onderdeel C

Hoofdstuk 4. – De maatregelen en de intrekking