LegalizeBesluit van het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand tot vaststelling van het reglement van de Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken
gelet op artikel 3:5 van de Algemene wet bestuursrecht jo. artikel 8, eerste lid, van de Wet op de Rechtsbijstand en artikel 2 van het Instellingsbesluit Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken
Stelt vast het Reglement voor de Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken:
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a. de Raad: het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand;
- b. de commissie: de Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken zoals bedoeld in artikel 1 van het Instellingsbesluit Adviescommissie extra uren;
- c. aanvraag: aanvraag tot toekenning van extra uren en aanvraag tot vaststelling van de vergoeding als bedoeld in de artikel 31 van het Besluit vergoedingen rechtsbijstand (Bvr);
- d. aanvrager: de indiener van de aanvraag zoals bedoeld in artikel 1 onder c van dit Reglement.
Artikel 2. Taken en werkzaamheden
De commissie is belast met de advisering over aanvragen zoals bedoeld in artikel 1 sub c van dit reglement, voor zover de Raad advies van de commissie gewenst acht.
De Raad beoordeelt of een aanvraag wordt voorgelegd aan de commissie.
Artikel 3. Samenstelling commissie en benoeming leden
De fungerende commissie houdt zitting en beraadslaagt met drie externe leden, waarvan één voorzitter.
De voorzitter is een (gewezen) lid van de rechterlijke macht.
De voorzitter kan een plaatsvervanger aanwijzen.
De overige leden zijn (gewezen) rechtsbijstandverleners en/of (gewezen) leden van de rechterlijke macht, met ervaring in civiele zaken en bestuurszaken, c.q. advocaten die ook rechter-plaatsvervanger zijn.
De Raad benoemt de voorzitter en de leden.
De voorzitter en de leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar. De voorzitter en de leden kunnen één keer voor een periode van 4 jaar herbenoemd worden.
Artikel 4. Ontslag
De voorzitter of een lid van de commissie kan door de Raad tussentijds worden ontslagen indien op grond van feiten of omstandigheden gerede twijfel bestaat over zijn/haar competenties, zoals bedoeld in de bijlage 1 of anderszins naar het oordeel van de Raad blijkt van ongeschiktheid als voorzitter, c.q. lid van de commissie.
De voorzitter of lid van de commissie kan door de Raad op diens verzoek worden ontslagen.
Indien de voorzitter of lid van de commissie voornemens is ontslag te nemen, geeft hij hiervan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk zes weken voordat hij zijn lidmaatschap wil beëindigen, kennis aan de Raad.
Artikel 5. Ondersteuning van de commissie
De commissie wordt ondersteund door een secretaris en een administratief medewerker. Deze worden door de Raad aangewezen.
De secretaris verzorgt alle correspondentie namens de commissie.
De secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen adviserende stem.
Artikel 6. Verschoningsrecht
Een lid van de commissie kan zich verschonen op grond van feiten of omstandigheden, die zijn onpartijdigheid kunnen aantasten.
Artikel 7. Geheimhouding
Een lid van de commissie, alsmede de secretaris en de administratief medewerker, is verplicht tot geheimhouding van gegevens die hij bij de uitvoering van zijn adviestaak tot zijn beschikking krijgt, waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.
Artikel 8. Behandeling adviesaanvragen
De Raad behandelt de adviesaanvragen overeenkomstig de procesbeschrijving zoals genoemd in bijlage 2.
Artikel 9. Hoorzitting
De voorzitter kan bepalen dat er een hoorzitting plaatsvindt, voorafgaand aan het uitbrengen van een advies.
In het geval er een hoorzitting plaatsvindt:
- a. ontvangen de aanvrager en de Raad een uitnodiging voor een hoorzitting;
- b. de hoorzitting is niet openbaar;
- c. de secretaris maakt een beknopt verslag van de hoorzitting.
Artikel 10. Besluitvorming
De commissie geeft een advies met meerderheid van stemmen.
Een advies wordt slechts gegeven indien tenminste drie leden, waaronder de (plaatsvervangend) voorzitter, bij de totstandkoming van het advies betrokken zijn geweest.
Wanneer de stemmen staken, is de stem van de voorzitter bepalend.
Bij ontstentenis van de voorzitter komen de bevoegdheden van de voorzitter toe aan de plaatsvervangend voorzitter. In het advies doet de commissie verslag van haar onderzoek naar de vraag of de aanvrager in aanmerking komt voor besteding c.q. vergoeding van extra uren en zo ja, het aantal uren c.q. de hoogte daarvan.
Artikel 11. Advisering
De commissie stelt een advies op dat zij binnen de beslistermijn zoals bedoeld in artikel 12 van dit reglement toestuurt aan de Raad.
Indien een hoorzitting heeft plaatsgevonden, wordt het verslag van de hoorzitting daarvan in het advies opgenomen.
In het advies doet de commissie verslag van haar onderzoek naar de vraag of de aanvrager in aanmerking komt voor besteding c.q. vergoeding van extra uren en zo ja, de hoogte daarvan.
Artikel 12. Beslistermijn Raad
De Raad beslist uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag.
Als de beslissing niet binnen deze weken kan worden genomen, verdaagt de Raad het besluit voor ten hoogste vier weken.
Artikel 13. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie hiervan in de Staascourant.
Artikel 14. Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken.
Bijlage 1
Competentieprofiel leden van de Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken (artikel 3 van het Reglement Adviescommissie extra uren)
Voor de leden van de Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken heeft het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand het volgende profiel opgesteld:
-
- Eigenschappen Van de commissieleden wordt verwacht dat zij affiniteit hebben met het systeem van gesubsidieerde rechtsbijstand:
- ○. zij staan achter de doelstellingen van de Wet op de Rechtsbijstand en het beleid van de Raad voor Rechtsbijstand, zoals neergelegd in de werkinstructies extra uren en hebben oog voor de reeds gevormde lijnen in de jurisprudentie op het terrein van extra uren;
- ○. zij hebben gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
- ○. zij opereren vanuit objectieve en neutrale principes: zorgvuldigheid, betrouwbaarheid, onpartijdigheid en integriteit;
- ○. zij hebben kennis van en affiniteit met ICT-processen.
-
- Beschikbaarheid Van de leden wordt de bereidheid verwacht dat zij in ieder geval vier keer per jaar beschikbaar zijn voor het deelnemen aan zittingen van de commissie.
-
- Samenstelling
- •. De Adviescommissie bestaat uit ten minste drie leden.
- •. De Adviescommissie houdt zitting en beraadslaagt met drie leden, waarvan één voorzitter.
- •. Hun taak is aan het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand advies uit te brengen over aanvragen voor besteding c.q. vergoeding van extra uren en zo ja, de hoogte daarvan.
-
- Vaardigheden op het gebied van het civiele- en bestuursrecht
-
- (Oud-)rechter, met voorkeur met ervaring in de advocatuur
-
- (Oud-)advocaten:
- ○. 10 jaar ervaring op het gebied van het civiel- en/of bestuursrecht;
- ○. ervaring met feitelijk en juridische complexe zaken.
Bijlage 2
Procesbeschrijving Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken
(Artikel 8 van het Reglement Adviescommissie extra uren)
-
- aanvraag exu en vas/vax komt binnen:
- ○. via mijn RVR in de invoerbak;
- ○. per post, wordt gescand en komt in invoerbak (termijn 2 à 3 dagen);
-
- De AO registreert de aanvraag in GRAS en voert de aanvraag vanuit de invoerbak door naar de beoordelings-batch
-
- De exu-beschikker neemt de aanvraag uit de beoordelings-batch. Als de beschikker oordeelt dat de zaak in aanmerking komt om voor advies voor te leggen aan de Adviescommissie, plaatst hij de zaak in zijn inbox en bespreekt dit met collega’s van het team. Indien besloten wordt de zaak voor te leggen aan de Adviescommissie, wordt de aanvraag voorgelegd aan het hoofd, die de beslissende stem heeft.
-
- Indien het hoofd akkoord is, wordt gehandeld zoals hierna beschreven. De beschikker: De secretaris:
- ○. deelt de advocaat telefonisch mee dat de aanvraag voor advies aan de commissie wordt voorgelegd en maakt daarvan een telefoonnotitie in WFM;
- ○. de voorlegging aan de commissie wordt per e-mail bevestigd aan de aanvrager. Hierin wordt opgenomen dat de Raad gebruik maakt van de mogelijkheid de beslistermijn te verlengen conform artikel 12 van het Reglement;
- ○. De beschikker maakt een voorlegger met zijn vraagstelling/voorstel en mailt dit samen met de stukken naar de secretaris;
- ○. registreert de zaak in Excel-overzicht/GRAS-WFM;
- ○. maakt een digitaal dossier aan:
- –. in chronologische volgorde de deelbesluiten en aanvragen
- –. in chronologische volgorde de processtukken e.d.
- ○. de voorleggen en het (digitale) dossier wordt verzonden per beveiligende e-mail of per aangetekende post aan de geagendeerde commissieleden. De commissieleden zullen de ontvangen stukken nadat het advies is gegeven, retourneren of vernietigen. Hiervoor worden aparte afspraken gemaakt.
- ○. In het geval de voorzitter van de commissie een hoorzitting wenst, nodigt de secretaris per e-mail de aanvrager en vertegenwoordiger van de Raad uit voor een hoorzitting bij de commissie.
-
- Bijeenkomst beraadslaging geagendeerde zaken door leden van de commissie;
- ○. Deze bijeenkomst kan gecombineerd worden met een hoorzitting;
- ○. De secretaris maakt een beknopt verslag van de hoorzitting indien deze heeft plaatsgevonden. Dit verslag wordt aan het advies gehecht;
- ○. het advies wordt na de bijeenkomst opgesteld en door de voorzitter van de commissie ondertekend;
- ○. De voorlegger en het advies wordt door de secretaris in WFM opgenomen;
- ○. Het advies wordt vervolgens verzonden aan het hoofd en de beschikker die de voorlegger heeft gemaakt en aan de aanvrager;
- ○. Het advies wordt separaat en voorafgaand aan het besluit toegezonden aan de aanvrager dan wel meegezonden met het besluit;
- ○. De beschikker zorgt voor het aanmaken van een beslissing EXU in WFM. Op de beslissing komt een tekst waarin staat dat de beslissing is genomen met inachtneming van het advies;
- ○. Indien de Raad afwijkt van het advies van de adviescommissie, zal in het te nemen besluit gemotiveerd moeten worden waarom van het advies wordt afgeweken. Het advies wordt meegezonden met het besluit.
-
- De beslissing op de (vervolg) aanvraag extra uren moet binnen de beslistermijn worden genomen. De beslistermijn is acht weken. Deze termijn kan worden verlengd met vier weken. Derhalve worden de navolgende termijnen gehanteerd:
- ○. De aanvraag met de onderliggende stukken wordt zo spoedig mogelijk – in ieder geval binnen twee weken nadat de aanvraag extra (vervolg)uren is ontvangen – aan de commissie ter beschikking gesteld;
- ○. De commissie verstrekt het advies aan de Raad uiterlijk twee weken vóór de beslistermijn zoals genoemd in artikel 12 Besluit tot vaststelling van het Reglement en de toelichting hierop, zodat de Raad tijdig het besluit op de aanvraag kan nemen.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.