Regeling van het bestuur van de Kansspelautoriteit van 3 september 2024, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Ksa 2024)

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het duurzaam beheer van de documentaire informatie van de Kansspelautoriteit.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is, na overdracht aan hem/haar door de betreffende afdelingen, verantwoordelijk voor het beheer van afgesloten archieven. De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering kan het beheer van deze aan hem/haar overgedragen archieven uitbesteden aan externe partijen.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid en kaders op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover, het houden van toezicht op het informatiebeheer en de archieven van de Kansspelautoriteit en het rapporteren daarover aan de raad van bestuur.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de selectielijst en beheersregels voor documentaire informatie en voor het voorlichten van de medewerkers hier over.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering verstrekt op aanvraag van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed informatie over de staat van documentaire informatie en over de wijze waarop aan de zorg voor het informatiebeheer vorm wordt gegeven.

Het afdelingshoofd van een afdeling is de eigenaar van de documentaire informatie van de betreffende afdeling.

In het geval van de vernietiging van archieven geeft het afdelingshoofd in de hoedanigheid van eigenaar toestemming tot vernietiging op basis van het vermelde op de vernietigingslijst.

De coördinator DIV beheert de documentaire informatie conform de regels van deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.

De coördinator DIV is bevoegd om aanwijzingen te geven voor het beheer van documentaire informatie van de afdeling voor zover deze in lijn zijn met de voorliggende regeling en andere wet- en regelgeving.

De coördinator DIV draagt afgesloten documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat over aan de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering.

Documentaire informatie wordt direct na ontvangst, na opmaak of voor verzending vastgelegd in een voor de Kansspelautoriteit passend informatiesysteem.

De medewerker DIV is verantwoordelijk voor het identificeren en vastleggen van nieuwe documentaire informatie. Direct bij binnenkomst of bij creatie van een document beoordeelt de behandelend medewerker of het te archiveren informatie betreft. Vervolgens legt de medewerker deze informatie vast door in het document in het juiste dossier op te slaan.

Voor bepaalde, in werkafspraken genoemde, documentaire informatie geldt dat de administratieve ondersteuner (griffie) van de afdeling verantwoordelijk is voor de in lid 2 genoemde activiteiten.

Ordening van de documentaire informatie vindt proces gebonden plaats. Alle documenten die op basis van de inhoud een logisch oorzakelijk verband kennen, worden samengevoegd tot een dossier zodanig dat:

Het afdelingshoofd bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn. De selectielijst geeft hierbij aan welke processen van de Kansspelautoriteit archiefwaardig zijn en de bewaartermijnen die hieraan zijn gekoppeld. Het afdelingshoofd is in de hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers van de eigen afdeling.

De afdelingen dragen er zorg voor dat alle documentaire informatie binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar of waarneembaar is.

De afdeling DIV draagt, in samenwerking met de andere afdelingen er zorg voor dat voor alle permanent te bewaren documentaire informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:

Documentaire informatie wordt tot het tijdstip van vernietiging, vervreemding dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden. Dit geldt voor zowel fysieke al digitale archiefbescheiden.

Als de dragers en de beheermaterialen van permanent te bewaren documentaire informatie onvoldoende duurzaam zijn om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, worden deze dragers vervangen. Waar het digitaal opgeslagen archiefbescheiden betreft is migratie/conversiebeleid van toepassing.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate digitale duurzaamheidsstrategie voor de afdelingen.

Indien de kans bestaat dat, als gevolg van wijzigingen in de besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale documenten wordt aangetast, gaat het afdelingshoofd Informatisering en Automatisering, tevens CISO, na overleg met de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering, over tot conversie of migratie. Hiervan wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie bevat van de geconverteerde of gemigreerde documenten en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie of migratie de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat is behouden.

De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren, laten vaststellen en implementeren van een selectielijst voor de Kansspelautoriteit. Deze wordt door het bestuur van de Kansspelautoriteit vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant.

De selectielijst wordt opgesteld overeenkomstig artikel 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 en wordt, indien noodzakelijk, naar aanleiding van organisatie- en/of taakveranderingen geactualiseerd.

De selectielijst bevat een vermelding van de periode waarop zij betrekking heeft, alsmede een overzicht van de eenduidige selectiecriteria die worden gehanteerd.

De verantwoordelijke voor de Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst bij het archiefbeheer wordt toegepast.

De afdelingshoofden zijn voor de eigen afdeling verantwoordelijk voor:

De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering stelt een verklaring van vernietiging op van de te vernietigen documentaire informatie. De verklaring bevat een specificatie van de te vernietigen documentaire informatie, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Dossiers, die op basis van de selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden door de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering na afsluiting van de documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat conform de in de Archiefwet genoemde termijn overgebracht naar het Nationaal Archief.

Bij de over te brengen dossiers wordt vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de dossiers is geregeld.

Bij de overbrenging kunnen door het bestuur beperkingen aan de openbaarheid van de dossiers worden gesteld.

Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte dossiers. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

De raad van bestuur kan besluiten documentaire informatie te vervreemden voor zover deze niet is overgebracht naar het Nationaal Archief.

Er is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist als vervreemding niet plaats vindt op basis van een wettelijk voorschrift.